文件管理控制程序

1、無憂商務(wù)網(wǎng) x5ucomx 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)卓越管理 無憂商務(wù)網(wǎng) x5ucomx 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)卓越管理 無憂商務(wù)網(wǎng) x5ucomx 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)卓越管理 無憂商務(wù)網(wǎng) x5ucomx 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)卓越管理 24文文件管理理程序目的及范范圍：建立公公司文件件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及及更新、保存等等程序，確保公公司文件件得到及及時(shí)準(zhǔn)確確的處理理和安全全有效的的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序序適用于于以上環(huán)環(huán)節(jié)所涉涉及的相相關(guān)部門門及個(gè)人人。職責(zé)：總經(jīng)理室室負(fù)責(zé)公公司文件件管理的的總協(xié)調(diào)調(diào)及總監(jiān)監(jiān)督，并并受理各各部門有有關(guān)文件件延

2、誤的的投訴；各部室資資料員負(fù)負(fù)責(zé)文件件管理的的具體工工作，即即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和和銷毀等等。工作流程程：3.1 文件件分類：3.1.1通用用文件：指公司司在生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營活活動(dòng)中普普遍使用用的文件件，分為為內(nèi)部文文件、外外來文件件和外送送文件。 AA. 內(nèi)內(nèi)部文件件：即公公司制作作的只在在公司內(nèi)內(nèi)部使用用的文件件。如請(qǐng)請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)聯(lián)系函、通知、會(huì)議文文件、周周記、制制度文件件等B.外來來文件：即公司司收到的的由外單單位制發(fā)發(fā)的文件件。如法法律法規(guī)規(guī)、政府府來文、供方來來文、顧顧客來文文、公共共事業(yè)單單位來文文等C. 外外送文件件：即公公司制作作的對(duì)外外發(fā)出的的文件。如對(duì)政

3、政府、供供方、顧顧客、公公共事業(yè)業(yè)單位發(fā)發(fā)出的文文件等 33.1.2 專用文文件：指指只在公公司一定定工作部部門或業(yè)業(yè)務(wù)范圍圍內(nèi)使用用的專門門文件。分為技技術(shù)文件件、財(cái)務(wù)務(wù)文件、人事資資料、合合同文件件和簽價(jià)價(jià)單和決決算資料料等。技術(shù)文件件：即以以圖紙為為核心的的工程建建設(shè)專用用文件。如報(bào)批批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖圖集、內(nèi)內(nèi)業(yè)資料料、圖紙紙等。財(cái)務(wù)文件件：即在公公司會(huì)計(jì)計(jì)工作中中形成和和使用的的會(huì)計(jì)核核算專業(yè)業(yè)材料。如會(huì)計(jì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及及相關(guān)的的財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告等。人事資料料：即公公司員工工在應(yīng)聘聘、轉(zhuǎn)正正、考評(píng)評(píng)等人事事活動(dòng)中中形成的的反映個(gè)個(gè)人基本本情況、工作表表現(xiàn)的個(gè)個(gè)人資料料。合同文件件：即在公

4、公司生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營活活動(dòng)中與與外單位位簽定的的具有法法律效力力的文件件。如各各類工程程合同、設(shè)計(jì)合合同、售售樓合同同等。簽價(jià)單：即審計(jì)計(jì)核算部部在簽價(jià)價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)時(shí)專用的的文件。 FF決算算資料：即審計(jì)計(jì)核算部部在辦理理工程結(jié)結(jié)算審核核過程中中產(chǎn)生的的文件。 33.1.3 記錄：即公司司各項(xiàng)質(zhì)質(zhì)量活動(dòng)動(dòng)留下的的記錄，是一種種特殊類類型的文文件。如如合格供供應(yīng)商名名錄、培培訓(xùn)記錄錄、各類類簽到表表、登記記表等3.2 總總要求：3.2.1 文件處處理必須須做到及及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確、安安全。3.2.2 內(nèi)外行行文要求求做到格格式統(tǒng)一一、要素素完整、文號(hào)分分明。對(duì)對(duì)外行文文采用國國家公文文格式，內(nèi)部行行文按公公司慣

5、例例采用英英文格式式。（格格式及具具體規(guī)定定詳見第第三層次次文件融僑集集團(tuán)文件件處理辦辦法之之第二章章“文件格格式”）3.2.3 各部室室資料員員為公司司文件流流轉(zhuǎn)的進(jìn)進(jìn)出口，文件不不允許由由擬寫人人直接送送領(lǐng)導(dǎo)者者個(gè)人，因特殊殊情況必必須越過過傳遞的的，應(yīng)于于事后按按程序補(bǔ)補(bǔ)辦登記記。3.2.4各部部室資料料員要做做好文書書立卷工工作。每每年年初初，根據(jù)據(jù)以往本本部門文文件的運(yùn)運(yùn)轉(zhuǎn)情況況，預(yù)計(jì)計(jì)當(dāng)年可可能形成成的文件件，擬制制或修訂訂立卷類類目。3.2.5各部部室資料料員要建建立本部部門的文文件清單單。即根根據(jù)3.2.44訂立的的立卷類類目，將將空白的的文件清清單置于于該類目目的最前前面；隨

6、隨時(shí)將已已發(fā)放完完畢的文文件按已已編好的的類目歸歸入卷內(nèi)內(nèi)，并按按文件收收進(jìn)順序序填寫文文件清單單。3.2.6 文件的的管理一一般要經(jīng)經(jīng)過如下下幾個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)：編制：文文件由相相關(guān)部門門或個(gè)人人擬寫，所在部部室資料料員進(jìn)行行編號(hào)登登記；若若以公司司名義對(duì)對(duì)外行文文則由總總經(jīng)理秘秘書編號(hào)號(hào)。批準(zhǔn)：文文件內(nèi)容容和發(fā)放放范圍由由相應(yīng)的的批準(zhǔn)人人審核簽簽發(fā)；需需要多個(gè)個(gè)部門批批準(zhǔn)的，須進(jìn)行行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)時(shí)須注明明簽發(fā)時(shí)時(shí)間；應(yīng)應(yīng)用軟件件的使用用權(quán)限需需報(bào)送總總經(jīng)理批批準(zhǔn)。登記：收收發(fā)文（除便條條、介紹紹信、回回執(zhí)等）應(yīng)登記記在相應(yīng)應(yīng)的收文文發(fā)文登登記本上上或直接接在文件件上簽收收并及時(shí)時(shí)整理文文件目錄錄。

7、來圖圖加蓋受受控分發(fā)發(fā)號(hào)。用?。汗居≌抡掠煽偨?jīng)經(jīng)理秘書書保管，部門公公章由各各部室資資料員保保管。用用印時(shí)，應(yīng)以相相關(guān)部門門主管簽簽發(fā)的文文字或經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)理簽字字的蓋章章聯(lián)系單單為依據(jù)據(jù)。發(fā)放：各各部室資資料員根根據(jù)批準(zhǔn)準(zhǔn)的發(fā)放放范圍進(jìn)進(jìn)行分發(fā)發(fā)。制度度文件換換版時(shí)，由總經(jīng)經(jīng)理室或或相關(guān)部部門根據(jù)據(jù)發(fā)放清清單發(fā)出出新版文文件。傳閱：分分為張貼貼傳閱和和傳遞傳傳閱。張張貼傳閱閱指知曉曉性文件件由發(fā)出出部門的的資料員員在公司司布告欄欄上予以以張貼，各部門門資料員員在所在在部門布布告欄上上張貼；傳遞傳傳閱指需需要傳閱閱的文件件由資料料員加蓋蓋閱文章章，填寫寫需傳閱閱人員名名單，傳傳閱人員員閱畢

8、簽簽字。更改：技技術(shù)文件件需要更更改時(shí)，應(yīng)由發(fā)發(fā)布該文文件的個(gè)個(gè)人或部部門提出出，并填填寫文文件更改改申請(qǐng)單單，通通過資料料員報(bào)原原審批人人批準(zhǔn)，并由原原文件發(fā)發(fā)布部門門按原發(fā)發(fā)放范圍圍下發(fā)，同時(shí)作作好登記記。版本公布布：制度度文件換換版時(shí)，由總經(jīng)經(jīng)理室主主任編制制最新版版本號(hào)；總經(jīng)理理室于每每年6月份匯匯總各部部室上交交的法律律法規(guī)清清單及制制度文件件版本情情況并給給予公布布?；厥眨何奈募钟杏腥艘螂x離職或工工作調(diào)動(dòng)動(dòng)不再符符合持有有資格時(shí)時(shí)，所在在部門資資料員負(fù)負(fù)責(zé)及時(shí)時(shí)收回。歸卷：各各部室資資料員要要做好平平時(shí)歸卷卷和定期期歸卷工工作。平平時(shí)歸卷卷即隨時(shí)時(shí)將發(fā)放放完畢的的文件按按事前編編

9、制的立立卷類目目歸入卷卷內(nèi)；定定期歸卷卷即一個(gè)個(gè)較長時(shí)時(shí)間段后后，對(duì)手手頭的所所有文件件進(jìn)行清清理，對(duì)對(duì)無存檔檔價(jià)值的的文件材材料可備備文件夾夾單獨(dú)存存放。聯(lián)聯(lián)合辦理理的文件件原件由由主辦部部門歸卷卷，其他他部門保保存復(fù)印印件。涉涉及付款款的合同同和請(qǐng)示示單原件件由財(cái)務(wù)務(wù)計(jì)統(tǒng)部部保存。借閱：文文件需要要借閱或或復(fù)印時(shí)時(shí)，借閱閱人應(yīng)填填寫文文件借閱閱登記表表或圖紙借借閱登記記表。公司文文件不外外借給其其他單位位，如遇遇特殊情情況，需需經(jīng)部門門經(jīng)理批批準(zhǔn)。保護(hù)：文文件不管管處于使使用或是是保存狀狀態(tài)，都都要注意意保持字字跡清晰晰、份數(shù)數(shù)完整。歸卷時(shí)時(shí)，復(fù)寫寫件、圓圓珠筆書書寫件或或傳真件件等均應(yīng)應(yīng)

10、重新復(fù)復(fù)印。歸檔：各各部室按按規(guī)定的的歸檔時(shí)時(shí)間將整整理過的的有保存存價(jià)值的的文件向向圖書檔檔案室移移交，無無歸檔或或存查價(jià)價(jià)值的文文件，經(jīng)經(jīng)鑒別和和主管部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)確認(rèn)后后銷毀。在文件處處理時(shí)限限方面，一般文文件2個(gè)個(gè)工作日日，加急急文件11個(gè)工作作日（加加急文件件可加蓋蓋加急章章）。若若超過時(shí)時(shí)限，必必須先通通知文件件發(fā)出部部門，并并說明原原因和預(yù)預(yù)計(jì)文件件處理完完結(jié)時(shí)間間。牽涉涉到較大大審核工工作量的的文件在在審計(jì)核核算部、財(cái)務(wù)計(jì)計(jì)統(tǒng)部等等控制性性部門的的處理時(shí)時(shí)間可根根據(jù)實(shí)際際需要合合理延長長，但必必須將延延長的時(shí)時(shí)限告知知文件發(fā)發(fā)出部門門。部門門之間也也應(yīng)加強(qiáng)強(qiáng)橫向聯(lián)聯(lián)系，發(fā)發(fā)文部門

11、門應(yīng)對(duì)已已明顯延延誤的文文件進(jìn)行行追蹤。在文件處處理權(quán)限限方面，部門經(jīng)經(jīng)理和副副經(jīng)理之之間因應(yīng)應(yīng)進(jìn)行合合理分工工。在正正職經(jīng)理理出差或或病假或或因其他他原因未未能及時(shí)時(shí)履行處處理、簽簽發(fā)文件件職責(zé)時(shí)時(shí)，由副副經(jīng)理替替代，必必要時(shí)可可通過電電話向正正職經(jīng)理理請(qǐng)示，有若干干個(gè)副經(jīng)經(jīng)理的部部門應(yīng)明明確指定定常務(wù)副副經(jīng)理?？偨?jīng)理室室指定專專人將正正式合同同與會(huì)簽簽的合同同草案進(jìn)進(jìn)行核定定并簽認(rèn)認(rèn)，以省省略各部部室二次次重復(fù)會(huì)會(huì)簽的環(huán)環(huán)節(jié)。（具體做做法參見見合同同管理制制度）。總經(jīng)理室室負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)文件的的傳遞、執(zhí)行情情況進(jìn)行行督查，受理各各部室有有關(guān)文件件延誤的的投訴，并定期期向總經(jīng)經(jīng)理匯報(bào)報(bào)；各部室可可

12、根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要制定各各類表單單，但必必須根據(jù)據(jù)本程序序提供的的相應(yīng)表表單樣式式及要素素進(jìn)行調(diào)調(diào)整；若若需要增增設(shè)程序序以外的的表單，在部門門內(nèi)部使使用的需需經(jīng)部門門經(jīng)理審審批同意意，涉及及其他部部門的需需經(jīng)涉及及部門主主管同意意并報(bào)總總經(jīng)室。電子郵件件及傳真真收發(fā)時(shí)時(shí)應(yīng)進(jìn)行行登記和和存盤，如需要要電話確確認(rèn)的應(yīng)應(yīng)在備注注欄做好好確認(rèn)記記錄。3.3 分分類管理理：3.3.1 通用文文件： A 內(nèi)部部文件： a請(qǐng)示單單：即各部部室請(qǐng)求求總經(jīng)理理指示意意見或批批準(zhǔn)事項(xiàng)項(xiàng)時(shí)使用用的陳述述性文件件，以固固定的表表單形式式出現(xiàn)。經(jīng)辦人人有時(shí)限限要求的的需在文文中注明明，各級(jí)級(jí)審批人人無法實(shí)實(shí)現(xiàn)的需需及時(shí)

13、向向經(jīng)辦人人反饋。各部室資料員分發(fā)給經(jīng)辦人各部室資料員交部門經(jīng)理審閱總經(jīng)理秘書分發(fā)給各部室資料員總經(jīng)理簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記相關(guān)部室會(huì)簽或所在部室經(jīng)理簽發(fā)所在部室資料員編號(hào)登記經(jīng)辦人擬寫報(bào)告：即即各部室室向總經(jīng)經(jīng)理匯報(bào)報(bào)工作情情況時(shí)使使用的陳陳述性文文件，在在我司，可視為為請(qǐng)示單單的補(bǔ)充充形式。 a) 知曉性性報(bào)告：相關(guān)部門或個(gè)人擬寫總經(jīng)理審閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā) b）執(zhí)行性性報(bào)告：部門經(jīng)理安排執(zhí)行相關(guān)部門或個(gè)人擬寫總經(jīng)理秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經(jīng)理審閱簽發(fā)總經(jīng)理秘書登記該部室資料員登記該部室經(jīng)理審核簽發(fā)通知：即即總經(jīng)理理室或人人力資源源部要求求

14、全公司司或相關(guān)關(guān)部室了了解或辦辦理事項(xiàng)項(xiàng)時(shí)使用用的文件件，一般般公司層層面的、指示性性質(zhì)的通通知由總總經(jīng)理室室發(fā)出，周知性性通知由由人力資資源部發(fā)發(fā)出?？偨?jīng)理秘書登記編號(hào)總經(jīng)理委托相關(guān)個(gè)人擬寫總經(jīng)理或辦公室主任簽發(fā)總經(jīng)理秘書公布并存檔 a）總經(jīng)理理室發(fā)文文：人力資源部經(jīng)理擬寫或委托相關(guān)個(gè)人擬寫b）人力力資源部部發(fā)文：人力資源部資料員登記編號(hào)人力資源部經(jīng)理簽發(fā)人力資源部資料員公布并存檔d工作作聯(lián)系函函：即公司司部門之之間進(jìn)行行的一般般日常工工作聯(lián)系系時(shí)使用用的告知知性函件件。有反反饋需求求的，須須在文末末寫明此此種需求求和反饋饋時(shí)限。如有抄抄送部門門，對(duì)方方反饋時(shí)時(shí)應(yīng)同時(shí)時(shí)將反饋饋情況函函告抄送

15、送部門。部門資料員發(fā)給對(duì)方部門資料員，并存檔一份部門經(jīng)理簽發(fā)部門資料員登記相關(guān)個(gè)人擬寫對(duì)方部門資料員交部門經(jīng)理審閱相關(guān)人員根據(jù)經(jīng)理意見反饋或執(zhí)行e會(huì)議議性文件件：即記載載公司經(jīng)經(jīng)理例會(huì)會(huì)、專題題例會(huì)、工程監(jiān)監(jiān)理例會(huì)會(huì)等會(huì)議議的主要要精神、主要情情況及議議定事項(xiàng)項(xiàng)的一種種文件。文件流流程詳見見會(huì)議議制度。周記：即即各部室室每周的的工作總總結(jié)及計(jì)計(jì)劃、存存在問題題的文字字記錄。部門資料員自存一份，送交總經(jīng)理室四份部門資料員登記部門經(jīng)理簽發(fā)部門經(jīng)理擬寫或委托相關(guān)人員擬寫總經(jīng)理室編制當(dāng)前版本號(hào)并根據(jù)批準(zhǔn)的范圍發(fā)放給各部門?？偨?jīng)理或管理者代表審核簽發(fā)總經(jīng)理室組織相關(guān)人員評(píng)審，并擬定發(fā)放范圍總經(jīng)理室組織人

16、員編寫或修改制度文件件：即公司司對(duì)某項(xiàng)項(xiàng)工作或或某一方方面活動(dòng)動(dòng)所制定定的要求求，具有有約束力力。制度度文件作作為一種種規(guī)范，其編制制、批準(zhǔn)準(zhǔn)、發(fā)放放、評(píng)審審、更改改、換版版等均須須嚴(yán)格受受控。如如質(zhì)量手手冊(cè)由總總經(jīng)理批批準(zhǔn)，管管理制度度和程序序文件由由管理者者代表批批準(zhǔn)。各各部門內(nèi)內(nèi)部使用用的制度度文件（第三層層次文件件）由各各部室主主管批準(zhǔn)準(zhǔn)。在制度運(yùn)行階段，總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集和匯總反饋信息結(jié)合內(nèi)外審、管理評(píng)審及制度平時(shí)運(yùn)行情況，由總經(jīng)理室組織人員進(jìn)行評(píng)審并確定是否進(jìn)行修改B.外來來文件：相關(guān)個(gè)人收到外來文件或通過入會(huì)、與信息站掛鉤等形式收到外來文件法律法規(guī)規(guī)：資料員交所在部門經(jīng)理審閱，并根

17、據(jù)經(jīng)理確定的發(fā)放范圍向相關(guān)部門傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年6月份向總經(jīng)理室上交法律法規(guī)清單。外部來文文：如政府府來文、供方來來文、顧顧客來文文等資料員根據(jù)經(jīng)理指示分發(fā)并存檔一份經(jīng)理確定傳遞范圍或指定專人經(jīng)辦資料員進(jìn)行登記并交部門經(jīng)理審閱個(gè)人收到外部來文后交本部室資料員以部門名義對(duì)外發(fā)文的交本部門資料員登記編號(hào)和蓋章、存檔，以公司名義對(duì)外發(fā)文的，填寫蓋章聯(lián)系函后交總經(jīng)理秘書登記編號(hào)和蓋章，并存檔一份相關(guān)部門經(jīng)理審閱認(rèn)可相關(guān)個(gè)人擬寫C外送送文件：如對(duì)政政府、供供方、顧顧客等發(fā)發(fā)出的文文件3.3.2專用用文件：A技術(shù)術(shù)文件：a. 圖圖紙：具體管管理詳見見設(shè)計(jì)計(jì)過程管管理程序序 b. 施工工專

18、用文文件：具體管管理詳見見施工工管理程程序 B財(cái)務(wù)文文件：具體管管理詳見見財(cái)務(wù)務(wù)管理制制度C人事事資料：具體管管理詳見見人力力資源管管理體系系之人事檔檔案控制制程序D. 合合同文件件：具體管管理詳見見合同同管理制制度E簽價(jià)價(jià)單：具體管管理詳見見工程程造價(jià)管管理程序序 F決算資資料：具體管管理詳見見工程程造價(jià)管管理程序序3.3.3記錄錄：記錄歸歸檔前的的管理嚴(yán)嚴(yán)格按本本程序執(zhí)執(zhí)行，歸歸檔后則則按檔檔案管理理程序管理。4. 相相關(guān)文件件：4.1融僑集集團(tuán)文件件處理辦辦法（見第三三層次文文件融融僑集團(tuán)團(tuán)檔案工工作手冊(cè)冊(cè)之文件處處理辦法法）4.2 設(shè)計(jì)計(jì)過程管管理程序序 4.3 施工管管理程序序 4.

19、4 財(cái)務(wù)管管理制度度 4.5 合同管管理制度度 4.6 工程造造價(jià)管理理程序5. 相相關(guān)表單單：5.1 發(fā)文登記記表 5.22 收收文登記記表5.3 文件件清單/移交清清單請(qǐng)示單登登記表文件借閱閱登記表表工作請(qǐng)示示單工作聯(lián)系系函工作周記記蓋章聯(lián)系系單圖紙收發(fā)發(fā)登記表表(見設(shè)計(jì)過過程管理理程序)圖紙作廢廢通知單單(見設(shè)計(jì)過過程管理理程序)圖紙借閱閱登記表表 (見見設(shè)計(jì)計(jì)過程管管理程序序)文件更改改申請(qǐng)表表編制：包包秋霞日期：220022.4.22審核：林林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌斌日期：220022.4.28批準(zhǔn)：林林 權(quán)權(quán)日期：220022.4.30融僑/元元洪房地地產(chǎn)有限限公司發(fā)文登記記表類目名稱稱：頁號(hào)號(hào)：頁號(hào)文件編號(hào)號(hào)責(zé)任者日期