優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)

1、6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項目計劃書項目名稱: 優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項目目的: 資產(chǎn)產(chǎn)采購從從金額上上來講，是是行政后后勤部第第二大費費用支出出項目，需需要加強強管理；從客戶戶滿意度度上來講講，采購購業(yè)務(wù)的的客戶滿滿意度一一直處于于較低的的水平，有有較大的的改進(jìn)空空間。本本項目主主要通過過優(yōu)化采采購周期期、降低低采購成成本、提提升采購購質(zhì)量三三方面提提升采購購業(yè)務(wù)的的水平，提提高客戶戶滿意度度。 項目目標(biāo)（交交付物）：項目總結(jié)報報告（附附數(shù)據(jù)、項項目各項項指標(biāo)評評測）經(jīng)項目組審審核過的的采購周周期子項項目報告告經(jīng)項目組審審核過的的價格折折扣子項項目報告告標(biāo)準(zhǔn)化的資資產(chǎn)采購購流程標(biāo)準(zhǔn)化的供供應(yīng)商管

2、管理體系系（含選選擇及評評估流程程）項目范圍（PPOS） 為了了降低公公司運營營成本，提提升資產(chǎn)產(chǎn)采購業(yè)業(yè)務(wù)的運運作水平平，自220011年9月17日220022年5月月31日,在聯(lián)想想集團有有限公司司京區(qū)平平臺實施施優(yōu)化資資產(chǎn)采購購系統(tǒng)項項目。項項目將需需工時118166工時，資資金投入入共計22830000元元(與節(jié)節(jié)電項目目一起，詳詳細(xì)數(shù)據(jù)據(jù)見第八八條資源源需求)，項目目預(yù)期使使資產(chǎn)采采購周期期平均縮縮短266%、采購折折扣率在在現(xiàn)有基基礎(chǔ)上再再提升33%的比比例，采采購合格格率提升升2個百百分點。具具體項目目指標(biāo)如如下：采購種類項目指標(biāo)實施前實施后外部采購采購周期平均（平均） （最長長

3、）通用類12.5天天7天 9天天通用類（家家具）47.542天 444天通用類(簽簽合同)16天10天 122天 通用類(簽簽合同)（家具具）51天45天 477天通用類（采采購組） 20天15天 188天通用類（采采購組）（家家具）55天50天 533天通用類（招招投標(biāo)） 35天28天 322天通用類（招招投標(biāo)）（家家具）70天63天 677天專用類(審審批建帳帳周期)4.5天2.5天內(nèi)部采購采購周期辦公用機9天5天 7天天C類內(nèi)部領(lǐng)領(lǐng)用（有有現(xiàn)貨）11天5天 9天天C類內(nèi)部領(lǐng)領(lǐng)用（訂訂單生產(chǎn)產(chǎn)）-服務(wù)器器41天 399天C類內(nèi)部領(lǐng)領(lǐng)用（訂訂單生產(chǎn)產(chǎn)）- 其他他27天20天 299天外部采購

4、通用類資產(chǎn)產(chǎn)（詳見見附件四四）折扣率現(xiàn)狀狀折扣率目標(biāo)標(biāo)家電類10. 88%13%照/攝相器器材類25.2%29%計算機外設(shè)設(shè)類7.5%11%辦公設(shè)備類類32%35%專用類資產(chǎn)產(chǎn)（詳見見附件五五）折扣率現(xiàn)狀狀折扣率目標(biāo)標(biāo)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備17%18%軟件54%60%外設(shè)18%20%電力設(shè)備14%20%生產(chǎn)設(shè)備18%20%儀器儀表17%20%通訊視頻8%15% 項目組成員員及其職職責(zé)姓 名職責(zé)倡導(dǎo)者（發(fā)發(fā)起人）李淑明1、項目預(yù)預(yù)算及全全體人員員的管理理；2、批準(zhǔn)任任命leeadeer及項項目的時時間、成成本、工工作范圍圍；3、指導(dǎo)、培培訓(xùn)項目目leaaderr；項目管理者者北京廠制造造技術(shù)發(fā)發(fā)展處Team

5、Leaaderr彭代蓮江建兵對項目的最最終結(jié)果果負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)對項目目組成員員所需66siggma知知識和工工具進(jìn)行行培訓(xùn)和和指導(dǎo)；牽頭制定項項目計劃劃并推動動項目按按計劃實實施；負(fù)責(zé)項目組組成員在在項目工工作中的的績效考考核。核心成員熊久紅趙萱協(xié)調(diào)資源，將將6SIIGMAA的推進(jìn)進(jìn)與處內(nèi)內(nèi)其他業(yè)業(yè)務(wù)及項項目融合合起來；將項目目組成員員表現(xiàn)列列入績效效考核。劉靖趙卉負(fù)責(zé)子項目目“提升采采購價格格折扣及及一次到到貨合格格率”。負(fù)責(zé)價價格折扣扣指標(biāo)的的建立及及數(shù)據(jù)收收集；供供應(yīng)商考考評體系系的確立立、渠道道梳理；組織與與供應(yīng)商商的談判判和簽約約；可打打包采購購資產(chǎn)的的梳理及及數(shù)據(jù)提提供；擬擬定招投投標(biāo)

6、文件件并組織織招標(biāo)；客戶需需求分析析；找標(biāo)標(biāo)桿；對對價格折折扣率、采采購合格格率指標(biāo)標(biāo)負(fù)責(zé)。趙卉負(fù)責(zé)專用類資產(chǎn)采購流程的優(yōu)化。杜青負(fù)責(zé)子項目目“縮短采采購周期期”。采購周周期各項項指標(biāo)建建立及數(shù)數(shù)據(jù)收集集；客戶戶需求分分析；優(yōu)優(yōu)化通用用類資產(chǎn)產(chǎn)采購流流程；建建立采購購流程中中各崗位位的作業(yè)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；對采購購周期指指標(biāo)負(fù)責(zé)責(zé)。趙雪峰負(fù)責(zé)收貨環(huán)環(huán)節(jié)的控控制及數(shù)數(shù)據(jù)收集集，一次次到貨合合格率及及返修率率數(shù)據(jù)的的提供。李秀芳負(fù)責(zé)收集匯匯總專用用類采購購周期負(fù)負(fù)責(zé)匯總總專用類類采購周周期數(shù)據(jù)據(jù)；審核核內(nèi)外部部采購原原始數(shù)據(jù)據(jù)，優(yōu)化化建帳環(huán)環(huán)節(jié)及信信息化系系統(tǒng)。其他項目組組成員劉鳳姣負(fù)責(zé)報銷環(huán)環(huán)節(jié)的優(yōu)優(yōu)化及

7、數(shù)數(shù)據(jù)收集集。楊振營 趙趙英剛潭麗華 陳陳霆蔣克平 李李秀云馮鳳英 張張聰杰陳曉真 郭郭欣按規(guī)范填寫寫原始數(shù)數(shù)據(jù)收集集表單，輔輔助自己己的直接接主管完完成項目目職責(zé)。項目推進(jìn)計計劃WBS DDICTTIONNARYY（見附附件二）項目甘特圖圖（見附附件六）標(biāo)注里程碑碑資產(chǎn)采購項項目里程程碑制表日期: 20001/9/111 制表表人: 江建兵兵 負(fù)負(fù)責(zé)人:杜青、劉劉靖、趙趙卉里程碑交付物完成日期責(zé)任人最終成果1100%項目總結(jié)報報告（附附數(shù)據(jù)、項項目各項項指標(biāo)評評測）經(jīng)項目組審審核過的的采購周周期子項項目報告告經(jīng)項目組審審核過的的價格折折扣子項項目報告告標(biāo)準(zhǔn)化的資資產(chǎn)采購購流程標(biāo)準(zhǔn)化的供供應(yīng)商

8、管管理體系系（含選選擇及評評估流程程） 渠道現(xiàn)狀狀分析報報告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青劉靖杜青/趙卉卉劉靖趙卉/劉靖靖中期目標(biāo)775%采購周期新新數(shù)據(jù)采采集及分分析報告告 修訂后的資資產(chǎn)采購購流程，通通過審批批采購技能培培訓(xùn)教材材，實施施培訓(xùn)采購周期指指標(biāo)分析析報告（應(yīng)應(yīng)達(dá)到平平均周期期再次縮縮短:通用類類2天、專專用類11天、內(nèi)內(nèi)部領(lǐng)用用1.55天）采購價格折折扣、采采購合格格率指標(biāo)標(biāo)的跟蹤蹤報表價格折扣等等指標(biāo)的的分析報報告（指指標(biāo)包括括價格折折扣、采采購合格格率，此此時價格格折扣應(yīng)應(yīng)已

9、達(dá)到到項目預(yù)預(yù)期即提提升了33個百分分點）供應(yīng)商季度度評估報報告2002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青劉靖/趙卉卉劉靖/趙卉卉趙卉/劉靖靖中期目標(biāo)550%對確立為談?wù)勁袑ο笙蟮墓?yīng)應(yīng)商的考考察報告告與供應(yīng)商簽簽署的合合作協(xié)議議大金額采購購招標(biāo)的的標(biāo)書樣樣本及招招標(biāo)報告告建立優(yōu)化后后采購周周期的新新的數(shù)據(jù)據(jù)采集體體系對于新采購購流程的的宣貫培培訓(xùn)教材材，培訓(xùn)訓(xùn)實施審批完的新新流程，投投入實施施2002/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001

10、/12/012001/12/01趙卉/劉靖靖趙卉/劉靖靖趙卉/劉靖靖杜青杜青杜青中期目標(biāo)225%采購周期數(shù)數(shù)據(jù)采集集體系（指指標(biāo)定義義、數(shù)據(jù)據(jù)收集表表單、收收集制度度、測算算方法等等） 采購流程優(yōu)優(yōu)化的需需求調(diào)研研報告梳理完的流流程（以以對流程程進(jìn)行了了優(yōu)化，并并向上報報批）新流程下采采購周期期的分析析報告（應(yīng)應(yīng)達(dá)目標(biāo)標(biāo)周期平平均縮短短:通用類類3天、專專用類11天、內(nèi)內(nèi)部領(lǐng)用用2.55天）價格折扣率率、采購購合格率率指標(biāo)的的收集體體系（指指標(biāo)定義義、數(shù)據(jù)據(jù)收集表表單、收收集制度度、測算算方法等等）通用類價格格折扣現(xiàn)現(xiàn)狀及改改進(jìn)目標(biāo)標(biāo)報告專用類價格格折扣現(xiàn)現(xiàn)狀及改改進(jìn)目標(biāo)標(biāo)報告通過報批的的供應(yīng)

11、應(yīng)商管理理規(guī)范供應(yīng)商原始始數(shù)據(jù)分分析報告告（通過過分析數(shù)數(shù)據(jù),確確立下一一階段的的談判對對象及談?wù)勁杏媱潉潱┛蛻粜枨髨髨蟾?001/10/302001/10/302001/10/302001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青杜青杜青/趙卉卉杜青趙卉/劉靖靖劉靖趙卉劉靖趙卉/劉靖靖趙卉/劉靖靖項目標(biāo)志 第四四項項目目描述中中的各項項指標(biāo)均均達(dá)成，并并給出第第三項項項目交付付物中的的5項交交付物即即標(biāo)志著著項目的的成功。項目資源需需求及收收益預(yù)測測資源需求：項目從從20001年9月17日開開始至2

12、20022年5月月31日結(jié)結(jié)束，預(yù)預(yù)計投入入工時118166工時、 資金投入入： 與節(jié)電項項目一起起共需資資金：共共計28830000元 外部培訓(xùn)訓(xùn)（咨詢詢公司）220萬元元； 內(nèi)部培訓(xùn)訓(xùn)（二次次培訓(xùn)及及采購技技能培訓(xùn)訓(xùn)）：33萬元； 差差旅費（22人6次次）：4480000元活動費（項項目中期期及終期期，順利利完成項項目計劃劃和目標(biāo)標(biāo)時使用用）：550000元收益預(yù)測：直接收益：價格折折扣的提提高節(jié)約約了采購購成本 -220000萬*33%=660萬 從從20001年55月份以以后每年年可節(jié)約約-2220000萬*3%=6600萬間接收益：采購周周期平均均縮短了了26%，審批批環(huán)節(jié)的的簽字人

13、人次減少少，可大大大節(jié)約約 采購的的人工成成本；采采購合格格率的提提高也會會有效降降低人工工成本；以上指指標(biāo)的改改善會大大大提高高采購業(yè)業(yè)務(wù)的客客戶滿意意度。對部門持續(xù)續(xù)改善的的貢獻(xiàn)：形成了標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化的資資產(chǎn)采購購流程及及供應(yīng)商商管理體體系摸索了6ssigmma項目目管理的的方法，積積累一定定的經(jīng)驗驗，可供供其他業(yè)業(yè)務(wù)處參參考；培養(yǎng)了一些些具有66siggma理理念、善善用6ssigmma工具具解決問問題的團團隊，為為后續(xù)推推動6ssigmma的應(yīng)應(yīng)用起到到促進(jìn)作作用；項目的柔性性：時間間（最小?。?資資源 （中中） 范范圍（最最大）項目風(fēng)險管管理計劃劃資產(chǎn)采購項項目風(fēng)險險表表1風(fēng)險號嚴(yán)重度發(fā)生

14、的頻度度可探測程度度總體威脅1流程審批批時間長長HHHH2原始數(shù)據(jù)據(jù)不準(zhǔn)確確HHMH 核心成成員流失失HMLH相關(guān)部門門協(xié)調(diào)失失敗HMHM5成員瀆職職MMHM表2風(fēng)險號預(yù)防行動應(yīng)急行動起動信號起動人員1領(lǐng)導(dǎo)層在流流程討論論的關(guān)鍵鍵階段介介入溝通，啟動動臨時性性操作辦辦法流程簽批在在計劃時時間內(nèi)無無結(jié)果劉靖/杜青青2加強數(shù)據(jù)采采集過程程的監(jiān)控控抽查力力度核對原始數(shù)數(shù)據(jù)抽查時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)5%數(shù)數(shù)據(jù)不符符劉靖/趙卉卉/杜青青3加強溝通、明明確項目目意義及及對自身身影響，準(zhǔn)準(zhǔn)備后備備人員后備人員接接手核心成員流流失熊久紅獲得上層領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)支持持上層協(xié)調(diào)項目組協(xié)調(diào)調(diào)失敗江建兵5培訓(xùn)和教育育，建立立監(jiān)督檢檢查機制制

15、，準(zhǔn)備備后備人人員溝通，后備備人員接接手未按計劃完完成階段段目標(biāo)江建兵團隊公約計劃階段1.1 溝溝通形式式：會議議、郵件件1.2 參參加人員員：核心心成員-熊熊久紅、趙趙萱、杜杜青、劉劉靖、趙趙卉、李李秀芳、趙趙雪峰1.3 完完成時間間：20001年年9月117日1.4 成成果：經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)的的總項目目計劃書書、各自自職責(zé)的的甘特圖圖。實施跟蹤階階段2.1 在在計劃完完成時間間內(nèi)對進(jìn)進(jìn)展進(jìn)行行交流，遇遇困難或或新問題題時隨時時溝通；2.2 由由各任務(wù)務(wù)的責(zé)任任人按時時完成實實施各階階段的回回顧及分分析報表表，提交交江建兵兵；2.3 由由江建兵兵匯總階階段成果果，提交交倡導(dǎo)者者。對項目計劃劃和目標(biāo)標(biāo)

16、的調(diào)整整：調(diào)整流程：如因特特殊原因因需對計計劃或目目標(biāo)進(jìn)行行調(diào)整，核核心成員員以數(shù)據(jù)據(jù)為基礎(chǔ)礎(chǔ)提出理理由和建建議，經(jīng)經(jīng)項目組組討論，評評估影響響，達(dá)成成一致后后交項目目管理者者和倡導(dǎo)導(dǎo)者批準(zhǔn)準(zhǔn)，只有有經(jīng)項目目管理者者和倡導(dǎo)導(dǎo)者批準(zhǔn)準(zhǔn)后的變變更方可可生效。項目文件管管理4.1 需需要存檔檔的文件件：凡是是與項目目相關(guān)的的具有保保存或參參考價值值的文件件，如不不同版本本的項目目計劃書書、項目目原始數(shù)數(shù)據(jù)記錄錄表格、流流程文件件、管理理規(guī)定文文件、調(diào)調(diào)查報告告、分析析文件；項目成成員參加加會議考考勤記錄錄、項目目會議紀(jì)紀(jì)要等。4.2 文文件存檔檔的方式式：電子子、紙質(zhì)質(zhì)溝通機制5.1 會會議：核心成

17、員每每周五上上午9：3010：30召召開一次次例會，進(jìn)進(jìn)行項目目進(jìn)展回回顧，并并商討解解決存在在的問題題；必要要時組織織臨時會會議；向倡導(dǎo)者匯匯報：兩兩周一次次，遇重重要問題題的決策策時，組組織臨時時會議；會議的通知知、會議議室及儀儀器等的的預(yù)訂和和準(zhǔn)備、會會議紀(jì)要要等由核核心成員員輪流負(fù)負(fù)責(zé)；因故不能參參會者，需需征得項項目LEEADEER的同同意；會議紀(jì)要在在會后一一個工作作日內(nèi)發(fā)發(fā)相關(guān)人人員。5.2電話話/郵件：隨時將將本人所所負(fù)責(zé)的的工作進(jìn)進(jìn)展通報報項目組組全體核核心成員員。項目組成員員的績效效考核6.1 比比重：根根據(jù)參與與程度的的不同，占個人績效考核的一定比例（該比例應(yīng)不低于個人季度工作計劃中6sigma項目工作所占的比重）；6.2 依依據(jù)：個個人計劃劃是否按按時按標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)完成成；是否否對項目目各項資資料和成成果進(jìn)行行認(rèn)真整整理歸檔檔；會議議、活動動是否按按時參加加，是否否積極發(fā)發(fā)表意見見；遇問問題時是是否及時時交流；是否學(xué)學(xué)會使用用6siigmaa工具及及PROOJECCT軟件件。6.3 方方式：以以參與評評價的方方式體現(xiàn)現(xiàn)在季度度績效考考核表中中。團隊成員承承諾：使用6siigmaa語言、團團隊協(xié)作作、知識識與經(jīng)驗驗共享。嚴(yán)格按計劃劃推進(jìn)，出出現(xiàn)突發(fā)發(fā)事件及及時溝通通匯報，收收集準(zhǔn)確確數(shù)據(jù)。爭議解決：在項目目執(zhí)行過過程中，如如果出現(xiàn)現(xiàn)爭議首首先由