科技公司文件資料管理辦法相關(guān)

1、科技公司文件資料管理方法科技公司文件資料管理方法之相關(guān)制度和職責(zé)，Z科技公司 文件資料管理方法本方法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行 了具體規(guī)定。一、文件歸檔范圍1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部 歸檔管理乂1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、Z科技公司文件資料管理方法本方法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。一、文件歸檔范圍1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理：涉及公司開發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管 理體系方面的文件資料。涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書、投標(biāo)書、各種協(xié) 議等。上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理：(

2、1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理方法等。(3)外來(lái)文件的回復(fù)文件。各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理：(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。各部門提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)，詳見文件 收、發(fā)流程圖及文件處理單。三、文件編號(hào)規(guī)定1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記以便管理。2、編號(hào)格式為:zX字XXXX第Y號(hào)。X表示文件來(lái)源部門o開-技術(shù)開發(fā)部，支-技術(shù)支持部,市-市場(chǎng)部, 工-工

3、程部，人-人力資源部，綜-綜合辦，質(zhì)-質(zhì)量部，企-企發(fā)部，財(cái)-財(cái) 務(wù)部。Y表示文件的編號(hào),發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。對(duì)于發(fā)文或 修改的文件，各部門按順序進(jìn)行流水編號(hào)。XXXX-表示年號(hào)，如;2021、2021o四、文件資料的移交各部門移交文件時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，交接均由專人負(fù)責(zé)，并填寫移交文件清單，見附表。五、規(guī)章制度、管理方法的報(bào)批及下發(fā)各部門制定的規(guī)章制度和管理方法，經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見 并通過(guò)后，填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理方法及填寫好的建議處 理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理方法附上 建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān) 部門。未

4、獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見反響給相關(guān)部門。 綜合辦保存原始批件，并做記錄。六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門文檔資料和 移交相關(guān)文件資料。七、文件保管制度1、技術(shù)質(zhì)量部，綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜,并具備防火、 防潮、防蟲等平安條件。2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。文檔性

5、資料保管期為5年。(3)有明確規(guī)定保存期的文檔，從其規(guī)定。5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件資料應(yīng)蓋上“受控文件 章。將已過(guò)期文件資料蓋上作廢文件”章，報(bào)批予以銷毀。6、嚴(yán)格遵守文件平安保密制度，做好文件流失防護(hù)工作。7、文件管理人員要定時(shí)檢查文件專柜，核對(duì)件數(shù)，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I, 喪失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。8、根據(jù)公司的實(shí)際情況，新工程(例如:建議書、投標(biāo)書、合同等) 要求工程完成后應(yīng)及時(shí)歸檔，對(duì)于工程周期較長(zhǎng)的，建議各部門3周內(nèi) 將現(xiàn)有文件歸檔。八、文件保密級(jí)別文件級(jí)別分為兩級(jí):機(jī)密和一般。文件保密級(jí)別由文件制作部門確定，技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。九、檔案借閱制度1、屬于公司機(jī)密檔案的，未經(jīng)許可不得外借、外傳。2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由 檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總 經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、 復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否那么, 追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借出檔案資料，因保管不慎喪失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告技術(shù)質(zhì) 量部及時(shí)予以處理。7、發(fā)生檔案損壞、喪失事件后,如系人為造