群藝館文化館與站文件材料的整理

1、群藝館、文化館館、站文文件材料料整理檔案整理理檔案整理理：按照照一定原原則對(duì)檔檔案實(shí)體體進(jìn)行系系統(tǒng)分類類、組合合、排列列、編號(hào)號(hào)和編目目，使之之有序化化的過(guò)程程。檔案整理理的目的的：便于于檔案的的管理和和利用。檔案整理理文書(shū)檔案案新的整整理方法法文書(shū)檔案案以件為為單位整整理。我我省自220011年起在在省直單單位全面面推行歸檔文文件整理理規(guī)則。歸檔文文件整理理規(guī)則的意義義有利于提提高和控控制檔案案的質(zhì)量量。有利于在在降低資資源耗費(fèi)費(fèi)的同時(shí)時(shí)提高歸歸檔文件件整理的的效率。便于深化化檔案信信息資源源的開(kāi)發(fā)發(fā)、利用用和管理理。更適應(yīng)現(xiàn)現(xiàn)代化的的計(jì)算機(jī)機(jī)管理。電子公文文歸檔示示意圖電子文件件和對(duì)應(yīng)應(yīng)紙

2、質(zhì)文文件一般般單套運(yùn)運(yùn)行，雙雙套歸檔檔。檔案整理理原則遵循文件件的形成成規(guī)律，保持文文件之間間的有機(jī)機(jī)聯(lián)系；區(qū)分不同同價(jià)值；便于保管管利用。保持文件件之間的的有機(jī)聯(lián)聯(lián)系有機(jī)聯(lián)系系是指文文件在來(lái)來(lái)源、時(shí)時(shí)間和內(nèi)內(nèi)容等各各方面的的聯(lián)系能如實(shí)地地反映職職能活動(dòng)動(dòng)的面貌貌如：一個(gè)個(gè)歷史階階段、一一個(gè)年度度、處理一項(xiàng)項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一一次調(diào)查查、召開(kāi)一次次專業(yè)會(huì)會(huì)議、承承辦一起起案件區(qū)分不同同價(jià)值要根據(jù)機(jī)關(guān)文文件材料料歸檔范范圍和文文書(shū)保管管期限規(guī)規(guī)定，區(qū)分歸歸檔范圍圍內(nèi)不同同文件的的價(jià)值，劃定不不同的保保管期限限。如：保存存價(jià)值大大重點(diǎn)點(diǎn)整理和和保管保存價(jià)值值小根據(jù)條條件區(qū)別別對(duì)待無(wú)保存價(jià)價(jià)值不需歸歸檔、

3、銷銷毀便于保管管和利用用歸檔文件件整理最最基本的的原則前兩者是是手段，后者是是目的與與要求在前后兩兩者發(fā)生生矛盾時(shí)時(shí)，要充充分考慮慮檔案保保管和利利用的方方便（一）基基本概念念歸檔文件件立檔單位位在其職職能活動(dòng)動(dòng)中形成成、辦理理完畢、應(yīng)作為為檔案保保存的各各種紙質(zhì)質(zhì)文件材材料。歸檔文件件整理將歸檔文文件以件件為單位位進(jìn)行裝裝訂、分分類、排排列、編編號(hào)、編編目、裝裝盒，使使之有序序化的過(guò)過(guò)程。件歸歸檔文件件的整理理單位一般以每每份文件件為一件件；文件正本本與定稿稿為一件件；正文與附附件為一一件；正文與文文件處理理單等為為一件；原件與復(fù)復(fù)制件為為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與與被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文為一一件；報(bào)表、名名冊(cè)、圖

4、圖冊(cè)等一一冊(cè)（本本）為一一件；來(lái)文與復(fù)復(fù)文可各各為一件件。（二）文文件修整整一般包括括：對(duì)破損文文件進(jìn)行行修校；對(duì)字跡模模糊或易易褪變的的文件進(jìn)進(jìn)行復(fù)制制；對(duì)過(guò)大的的文件進(jìn)進(jìn)行折疊疊；去除文件件上易銹銹蝕的金金屬物。（三）文文件裝訂訂歸檔文件件應(yīng)按“件”裝訂從實(shí)體上上最終確確定“件”的形態(tài)態(tài)；并起起到固定定文件頁(yè)頁(yè)次，防防止文件件張頁(yè)丟丟失，便便于歸檔檔后保管管和利用用的作用用?！凹眱?nèi)內(nèi)排序?qū)R方式式裝訂方式式對(duì)齊方式式裝訂前應(yīng)應(yīng)將“件”內(nèi)的各各頁(yè)按一一定方式式對(duì)齊，便于將將來(lái)翻閱閱利用。采用左上上角裝訂訂的，應(yīng)應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)對(duì)齊。采用左側(cè)側(cè)裝訂的的，應(yīng)將將左、下下側(cè)對(duì)齊齊。裝訂方式式和用品

5、品：常用用的有三三種線裝：縫縫紉機(jī)軋軋線粘接式：包角變形材料料：不銹銹鋼夾、燕尾夾夾、塑料料夾符合檔案案保護(hù)要要求，降降低成本本、簡(jiǎn)便便易行（四）歸歸檔文件件的分類類分類是將將歸檔文文件按其其內(nèi)容和和形式特特征劃分分類別和和層次，使歸檔檔文件成成為一個(gè)個(gè)有機(jī)整整體，便便于系統(tǒng)統(tǒng)地提供供利用。分類方法法：年度度分類法法機(jī)構(gòu)/問(wèn)問(wèn)題分類類法保管期限限分類法法分類方案案1 ：年度機(jī)機(jī)構(gòu)（問(wèn)問(wèn)題）保管期期限（例1、例2）分類方案案2 ：保管期限限年度度機(jī)構(gòu)構(gòu)（問(wèn)題題）（例3、例4）分類方案案3 ：年度保管期期限(例5)分類方案案4 ：保管期限限年度度(例6)（五）歸歸檔文件件的排列列歸檔文件件的排列列

6、是指在在分類方方案的最最低一級(jí)級(jí)類目?jī)?nèi)內(nèi)，按照照一定的的原則和和方法確確定歸檔檔文件的的先后排排列次序序的過(guò)程程。如：保管管期限年度機(jī)機(jī)構(gòu)分類類法，機(jī)構(gòu)構(gòu)為最最低一級(jí)級(jí)類目。則文件件應(yīng)在機(jī)機(jī)構(gòu)下進(jìn)進(jìn)行排列列。1、排列列原則“事由原原則”，即同同一事由由有密切切聯(lián)系的的文件材材料應(yīng)當(dāng)當(dāng)排列在在一起。事由可以以指一個(gè)個(gè)事件、一個(gè)事事物、一一個(gè)人物物、一項(xiàng)項(xiàng)工作活活動(dòng)、一一項(xiàng)具體體業(yè)務(wù)、一種工工作性質(zhì)質(zhì)、一個(gè)個(gè)具體問(wèn)問(wèn)題對(duì)事由的的界定可可以有較較大的靈靈活性。如：一次請(qǐng)示示或報(bào)告告，批復(fù)復(fù)收到后后，可以以視為事事由一個(gè)個(gè)事由；一項(xiàng)工程程、一次次活動(dòng)或或一次會(huì)會(huì)議，可可視為一一個(gè)事由由；一項(xiàng)工作作如果

7、辦辦理時(shí)間間長(zhǎng)需跨跨年度，為了及及時(shí)歸檔檔，也可可以按不不同階段段分為幾幾個(gè)事由由；一次會(huì)議議，也可可分為籌籌備、開(kāi)開(kāi)幕、不不同議程程、閉幕幕等幾個(gè)個(gè)事由。事由的的具體劃劃分要根根據(jù)辦理理時(shí)間長(zhǎng)長(zhǎng)短、形形成文件件材料的的數(shù)量以以及文書(shū)書(shū)處理程程序的不不同等，本著便便于整理理和利用用的原則則自行掌掌握。2、排列列方法（1）同同一事由由內(nèi)歸檔檔文件排排列（按按時(shí)間或或重要程程度排列列）（2）不不同事由由間的歸歸檔文件件排列（按時(shí)間間或重要要程度或或?qū)r(shí)間間和重要要程度結(jié)結(jié)合起來(lái)來(lái)排列）（3）會(huì)會(huì)議文件件、統(tǒng)計(jì)計(jì)報(bào)表等等成套性性文件可可集中排排列（六）歸歸檔文件件的編號(hào)號(hào)歸檔文件件應(yīng)依分分類方案案和

8、排列列順序逐逐件編件件號(hào)1、件號(hào)號(hào)的編制制件號(hào)即文文件的排排列順序序號(hào)，它它是反映映歸檔文文件在全全宗中的的位置和和固定歸歸檔文件件的排列列先后順順序的重重要標(biāo)識(shí)識(shí)。包括室編編件號(hào)和和館編件件號(hào)室編件號(hào)號(hào)的編制制室編件號(hào)號(hào)即歸檔檔文件在在分類方方案的最最低一級(jí)級(jí)類目?jī)?nèi)內(nèi)排列順順序號(hào)。室編件件號(hào)在分分類方案案最低一一級(jí)類目目?jī)?nèi)，按按文件排排列順序序從1開(kāi)始始標(biāo)注。2、加蓋蓋檔號(hào)章章在文件首首頁(yè)上端端的空白白位置加加蓋歸檔檔章并填填寫(xiě)相關(guān)關(guān)內(nèi)容，以明確確歸檔文文件在全全宗中的的位置。同時(shí)可可以借助助歸檔章章上項(xiàng)目目的提示示，保證證歸檔文文件在借借閱后能能夠正確確歸檔。歸檔章必必要項(xiàng)為為：全宗宗號(hào)、

9、年年度、類類別號(hào)、保管期期限和件件號(hào)，選選擇項(xiàng)為為：機(jī)構(gòu)構(gòu)。（七）歸歸檔文件件的編目目歸檔文件件應(yīng)依據(jù)據(jù)分類方方案和室室編件號(hào)號(hào)順序編編制歸歸檔文件件目錄歸檔文文件目錄錄由二二部分構(gòu)構(gòu)成歸檔文件件目錄歸檔文件件目錄封封面歸檔文件件目錄歸檔文件件應(yīng)逐件件編目，目錄中中一件只只體現(xiàn)一一條條目目。如：來(lái)文文與復(fù)文文件為一一件時(shí)，只對(duì)復(fù)復(fù)文進(jìn)行行編目。歸檔文件件目錄各各項(xiàng)目應(yīng)應(yīng)體現(xiàn)歸歸檔文件件的內(nèi)容容和形式式特征，方便檢檢索和利利用。歸檔文件件目錄包包括件號(hào)號(hào)、責(zé)任任者、文文號(hào)、題題名、日日期、頁(yè)頁(yè)數(shù)和備備注等項(xiàng)項(xiàng)目。歸檔文件件目錄歸檔文件件目錄用用紙采用用國(guó)際標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A44型紙豎豎排歸檔文件件目錄應(yīng)應(yīng)打印裝裝訂成冊(cè)冊(cè)并編制制封面歸檔文件件目錄封封面設(shè)置置全宗名名稱、年年度、保保管期限限、類別別（機(jī)構(gòu)構(gòu)）等項(xiàng)項(xiàng)目歸檔文件件目錄封封面（八）歸歸檔文件件的裝盒盒裝盒包括括將歸檔檔文件按按件號(hào)順順序裝入入檔案盒盒，填寫(xiě)寫(xiě)備考表表、編制制檔案盒盒封面及及盒脊項(xiàng)項(xiàng)目等內(nèi)內(nèi)容。裝盒要求求不同形成成年度的的歸檔文文件不應(yīng)應(yīng)放入同同一檔案案盒；不同保管管期限的的歸檔文文件不應(yīng)應(yīng)放入同同一檔案案盒；分機(jī)構(gòu)或或問(wèn)題的的情況下下，不同同機(jī)構(gòu)或或問(wèn)題形形成的歸歸檔文件件不應(yīng)放放入同一一檔案盒盒；應(yīng)視文件件的