采購工作流程

1、采購工作流程原料采購工作流程1、基本流程圖2、提出采購計(jì)劃：倉管員根據(jù)XXX原料入庫日報(bào)表、原料上料報(bào)表作XXXX原輔材料收支存日報(bào)表、XXXX專用材 料收支存日報(bào)表。采購員根據(jù)收貨與領(lǐng)出情況，掌握原料的當(dāng) 日收貨及當(dāng)日耗用量，了解各種原料的月使用量，從而與供應(yīng)商（或物流處）進(jìn)行溝通并安排到貨。主要注意事項(xiàng)為：1 了解生技部的生產(chǎn)變化及生產(chǎn)計(jì)劃安排，及時(shí)的備貨。2. 2 了解原料的市場行情、國家政策、供應(yīng)商生產(chǎn)情況、可替代 庫存量等情況，從而決定采購原料的多少，其中PVC為集團(tuán)公司 物流處統(tǒng)一采購。2. 3采購部既應(yīng)參考同品種可換用原料的庫存，還應(yīng)參考生技部 最近一周的生產(chǎn)變化情況及最近的生產(chǎn)

2、計(jì)劃安排，保證供應(yīng)商有 充分的時(shí)間進(jìn)行二次發(fā)貨，提前與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，以保障正常 生產(chǎn)供應(yīng)。2. 4采購部每日向公司領(lǐng)導(dǎo)、管道生技部主管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過OA提供 XXXX用材料收支存日報(bào)表。2. 5采購員需根據(jù)近段時(shí)間PVC的質(zhì)量及車間實(shí)際使用情況對到 貨數(shù)量進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)聯(lián)系物流處予以解決。3、采購：PVC為集團(tuán)物流處統(tǒng)一采購，當(dāng)原料報(bào)表中的預(yù)計(jì)可用 天數(shù)小于等于5時(shí)（不同廠家的天數(shù)能夠不同），采購員將以電 話的形式通知物流處進(jìn)行備料，采購員應(yīng)提前與物流處進(jìn)行溝 通，以保障正常供應(yīng)。其它輔料主要分為兩種形式：價(jià)格協(xié)議合 同和單批合同3.1價(jià)格協(xié)議合同：主要為與原料供應(yīng)商在月初時(shí)就協(xié)商好價(jià)格， 在需

3、要到貨時(shí)，采購員以訂單或電話形式向供應(yīng)商協(xié)商好到貨的 日期、數(shù)量等問題。主要分為以下幾步：3.1.1當(dāng)日報(bào)表中的可用庫存少于一周時(shí)，采購員此時(shí)需要考慮采 購的計(jì)劃。3.1.2填寫XXXX原料訂購單或XXXX訂購單，并與廠家銷 售人員協(xié)商具體到貨日期。3.1.3經(jīng)部門經(jīng)理確定后，將訂單以傳真形式傳給供應(yīng)商，并密切 關(guān)注到貨情況。3.2單批合同采購：主要為用量較少的輔料或一些臨時(shí)采購的原、 輔料，由于用量較少，價(jià)格隨時(shí)產(chǎn)生變化，每次訂料時(shí)均要做合 同，主要分為以下幾步：3.2.1采購員經(jīng)過多方詢價(jià)（兄弟公司的采購價(jià)格和多家供應(yīng)商的 供貨價(jià)格），充分了解市場行情。3.2.2根據(jù)自己了解的情況，與供應(yīng)

4、商協(xié)商好價(jià)格，報(bào)部門負(fù)責(zé)人 確認(rèn)。3.2.3通知供應(yīng)商擬定合同，并以傳真的形式發(fā)過來，采購員需認(rèn) 真審核合同內(nèi)容。3.2.3.1價(jià)格、數(shù)量、金額是否正確，大小寫是否一致。3.2.3.2合同條款中是否有含有歧義和對我公司不利的條款。3.2.3.3交貨的時(shí)間，地點(diǎn)是否清楚，違約責(zé)任是否明確，是否不 利于公司。3.2.3采購員填寫請購單，把相關(guān)比價(jià)信息，上次采購價(jià)格等 信息寫清楚，方便領(lǐng)導(dǎo)審批；3.2.4采購員填寫公章使用審核表，分別找部門經(jīng)理、總經(jīng)理 進(jìn)行簽字，同時(shí)匯報(bào)此次合同的有關(guān)內(nèi)容。3.2.5蓋章后，將此次合同以傳真的形式回傳廠家。并對到貨情況 進(jìn)彳丁跟蹤。3.2.6對于款到發(fā)貨的原料，及時(shí)

5、根據(jù)公司的用款程序辦理匯款， 并對匯款情況進(jìn)行跟蹤。4、檢驗(yàn)：4.1采購員應(yīng)積極的與質(zhì)管部原料測試組進(jìn)行溝通，了解原料最近 到貨的指標(biāo)有無變化，質(zhì)量有無下降的趨勢等，及時(shí)的與廠家進(jìn) 行溝通，使原料處在一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)。4.2原料在進(jìn)廠檢驗(yàn)不合格（質(zhì)管部抽檢和復(fù)檢），采購部需將原 料的基本情況通報(bào)給廠家或物流處，必要時(shí)將XXXX原材料分析 結(jié)果報(bào)表傳真至廠家或物流處，并協(xié)商解決的辦法。4.3質(zhì)管部必須對不合格批次的原料進(jìn)行留樣（特別是雙休日和節(jié) 假日），以待廠家需要時(shí)提供。4.4采購部同時(shí)密切關(guān)注此種不合格原料的庫存情況，若庫存較 小，則必須通知廠家或物流處在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將合理數(shù)量的原料 送達(dá)公司

6、倉庫，并同時(shí)關(guān)注到貨的情況。4.5若庫存較少，則及時(shí)的通知生技部對可代換原料做好換料準(zhǔn) 備，以防措手不及。若原料在進(jìn)廠檢驗(yàn)中合格，而在使用過程中 發(fā)現(xiàn)不合格，采購部應(yīng)立即將此批原料進(jìn)行封存。同時(shí)，將基本 情況電話通報(bào)給廠家，并協(xié)商解決具體的辦法，具體參照退貨 基本流程。5、不合格產(chǎn)品處理：5.1退貨：作業(yè)流程示意圖如下：5.1.1即時(shí)退貨處理：5.1.1.1若原料在司機(jī)未離開公司時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格，倉管員應(yīng)立即上 報(bào)采購員進(jìn)行處理。采購員立即聯(lián)系廠家或物流處，若該運(yùn)輸車 輛能夠裝貨離開，則要求廠家立即發(fā)傳真（包括司機(jī)姓名、車牌 號、聯(lián)系方式、退貨數(shù)量等）。5.1.1.2倉管員組織人員為其裝貨，裝貨完

7、畢后開具發(fā)貨清 單，且按照10元/噸向司機(jī)收取裝卸費(fèi)，并為其開具收款證 明，給運(yùn)輸車輛按規(guī)定辦理出廠手續(xù)。5.1.1.3倉管員在當(dāng)日XXXX原料入庫日報(bào)表中表示一正一負(fù)兩 筆收貨，且在正的收貨一行“備注”欄中注明檢驗(yàn)不合格”字樣， 在負(fù)的收貨一行備注欄中注明退貨字樣。5.1.1.4內(nèi)勤接到倉管員的XXXX原料入庫日報(bào)表后，應(yīng)在當(dāng)天 的原輔材料收支存日報(bào)表中的備注中標(biāo)明收貨與退貨的數(shù) 量，并注明原因如“檢驗(yàn)不合格退貨字樣。5.1.1.5采購員建立原料質(zhì)量問題的臺(tái)帳，詳細(xì)注明退貨數(shù)量、時(shí) 間及其原因等。5.1.2延期退貨處理：5.1.2.1若原料在司機(jī)離開公司或者在使用過程中發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問 題，采購

8、員應(yīng)立即聯(lián)系廠家或物流處說明基本情況。5.1.2.2采購員與質(zhì)管部原料測試組進(jìn)行溝通，要求對不合格原料 進(jìn)行復(fù)檢，協(xié)調(diào)管道生技部對問題原料進(jìn)行試料。5.1.2.3如果復(fù)檢合格，且管道生技部試料后正常，則做入庫處 理。5.1.2.4如果復(fù)檢不合格，且管道生技部試料后，發(fā)現(xiàn)原料不能正 常使用，則應(yīng)立即聯(lián)系廠家做退貨處理。5.1.2.5采購員在同供應(yīng)商協(xié)調(diào)好退貨日期后，通知倉管員準(zhǔn)備好 退貨，并要求廠家發(fā)傳真確認(rèn)（包括司機(jī)姓名、車牌號、聯(lián)系方 式、退貨數(shù)量等）。5.1.2.6。采購員建立原料質(zhì)量問題的臺(tái)帳，詳細(xì)注明退貨的數(shù) 量、時(shí)間及其原因等。5.2放行：若質(zhì)檢檢驗(yàn)不合格但生技部試料后對生產(chǎn)影響不大

9、，同 時(shí)合格品原料的庫存較少而且在沒有可代換原料的情況下，為了 保證生產(chǎn)，能夠走放行程序。5.2.1采購員填制緊急放行申請單，采購部負(fù)責(zé)人簽字，質(zhì)管 部負(fù)責(zé)人確認(rèn)，公司總經(jīng)理審批。5.2.2簽批后的緊急放行申請單，采購部留存一份，復(fù)印送質(zhì) 管部，各生技部各一份。5.2.3采購員必須對放行的原料使用情況進(jìn)行跟蹤，并第一時(shí)間聯(lián) 系廠家配送新的原料。6、各基地原料之間的調(diào)撥：出于采購成本或者其它原因考慮須在 幾個(gè)生產(chǎn)基地進(jìn)行原料調(diào)撥時(shí)，采購部必須按如下作業(yè)流程開展 工作。作業(yè)流程示意圖6.1XX調(diào)撥給其它基地：6.1.1采購員收到其它基地調(diào)撥原料的書面通知后，應(yīng)立即聯(lián)系供 應(yīng)部安排運(yùn)輸車輛事宜。6.1.2車輛到達(dá)公司后，倉管員應(yīng)立即組織裝卸工裝車。同時(shí)，