檔案移交進(jìn)館規(guī)范課件

1、檔案移交進(jìn)館規(guī)范檔案移交進(jìn)館規(guī)范課程內(nèi)容提要 一 、到期檔案的相關(guān)概念 二、到期檔案移交進(jìn)館的法律依據(jù) 三、到期檔案移交進(jìn)館的必要性 四、移交進(jìn)館到期檔案的質(zhì)量規(guī)范 五、到期檔案移交進(jìn)館的相關(guān)手續(xù)2021/7/282課程內(nèi)容提要 一 、到期檔案的相關(guān)概念2021/7/2一、到期檔案的相關(guān)概念 （一）檔案的定義和基本涵義 1、定義 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄 。 2、基本涵義（1）檔案的形成主體是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人。（2）檔案來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。

2、（3）檔案的基本形態(tài)是多種多樣的。（4）檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性。2021/7/283一、到期檔案的相關(guān)概念 （一）檔案的定義和基本涵義20（二）檔案的種類1、檔案以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)可劃分為： 文書(shū)檔案，科技檔案（產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等），專門檔案（會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、公證檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案、婚姻登記檔案、移民檔案、商標(biāo)檔案、書(shū)稿檔案、地名檔案等）2021/7/284（二）檔案的種類1、檔案以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)可劃分為：2021/7/2、按不同形態(tài)載體可劃分為： 紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等2021/7/2852、按不同形態(tài)載體可劃分為：20

3、21/7/287（三）檔案價(jià)值 定義：檔案的價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。它是主體與客體之間的關(guān)系范疇。檔案價(jià)值作為一種關(guān)系，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一和結(jié)合。 檔案的價(jià)值形態(tài)： 1、按所起作用的性質(zhì)分：憑證價(jià)值、 參考價(jià)值 2021/7/286（三）檔案價(jià)值 定義：檔案的價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組例：某市檔案館近年來(lái)館藏知青檔案的大量提供利用為群眾延續(xù)計(jì)算工齡、增加退休工資提供了極大便利。2021/7/287例：某市檔案館近年來(lái)館藏知青檔案的大量提供利用為群眾延續(xù)計(jì)算2、按檔案產(chǎn)生作用的時(shí)間分：現(xiàn)實(shí)價(jià)值、 長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值（歷史、政 治價(jià)值）右圖：2005年4月29日，中國(guó)國(guó)民黨主席連

4、戰(zhàn)在北京大學(xué)發(fā)表演講，并獲贈(zèng)具有特殊意義的北京大學(xué)紀(jì)念品其母親趙蘭坤女士76年前在燕京大學(xué)學(xué)習(xí)時(shí)的學(xué)籍檔案和照片。 2021/7/2882、按檔案產(chǎn)生作用的時(shí)間分：現(xiàn)實(shí)價(jià)值、2021/7/2810（四）我國(guó)檔案事業(yè)體系統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理中共中央國(guó)務(wù)院國(guó)家檔案局中央檔案館中央機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室中國(guó)第一歷史檔案館中國(guó)第二歷史檔案館專門、部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案館中央級(jí)單位直屬單位檔案室中共省委省人民政府省檔案局省檔案館省級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室專門、部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案館省級(jí)單位直屬單位檔案室中共市委市人民政府市檔案局市檔案館市級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室專門、部門、企事業(yè)單

5、位檔案館市級(jí)各單位直屬單位檔案室中共縣委縣人民政府縣檔案局縣檔案館縣級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室2021/7/289（四）我國(guó)檔案事業(yè)體系統(tǒng)國(guó)家檔案局中央檔案館中央機(jī)關(guān)、團(tuán)體、（五）到期需移交檔案的定義和基本涵義1、定義 到期需移交檔案是指在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室（館）及各類專門、部門檔案館保管滿一定年限應(yīng)向國(guó)家綜合檔案館移交的各種門類各種載體的檔案。2、基本涵義（1）到期檔案接收主體是各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。（2）到期檔案移交對(duì)象涉及面廣。（3）到期需移交檔案應(yīng)保管滿一定年限并符合綜合檔案館相關(guān)進(jìn)館要求。（4）到期需移交檔案包含各種門類、各種載體。2021/7/2810（五）到期需移交檔

6、案的定義和基本涵義1、定義2021/7/2二、到期檔案移交進(jìn)館的法律依據(jù)1、中華人民共和國(guó)檔案法（1987年9月5日通過(guò)） 第三章 第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！?、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法（1999年5月5日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，以國(guó)家檔案局第5號(hào)令發(fā)布） 第二章 第九條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！?021/7/2811二、到期檔案移交進(jìn)館的法律依據(jù)1、中華人民共和國(guó)檔案法（ 3、國(guó)家檔案局第9號(hào)令各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的

7、規(guī)定（2011年11月11日通過(guò)） 規(guī)定：各級(jí)各類檔案館收集同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人大、政協(xié)、審判和檢察機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、民主黨派、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織和個(gè)人應(yīng)向綜合檔案館移交的各種門類各種載體形態(tài)的檔案。2021/7/2812 3、國(guó)家檔案局第9號(hào)令各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī) 4、監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定（2013年3月1日起施行） 第四條拒不按照國(guó)家規(guī)定向指定的國(guó)家檔案館移交檔案的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予警告或者記過(guò)處分；情節(jié)較重的，給予記大過(guò)或者降級(jí)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職處分。 2021/7/2813 4、監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、

8、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布三、到期檔案移交進(jìn)館的必要性（一）檔案室檔案保存條件的局限性1、很多檔案室檔案保管場(chǎng)所、設(shè)備有限，人員、經(jīng)費(fèi)不足，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量越來(lái)越龐大，檔案室已無(wú)法達(dá)到檔案安全保管的“八防”要求。2、很多檔案室檔案信息化能力不夠，檔案查閱利用不便，不能很好地發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值。3、各單位保存的檔案是國(guó)家檔案資源不可分割的一部分，其最終歸屬是國(guó)家綜合檔案館。2021/7/2814三、到期檔案移交進(jìn)館的必要性（一）檔案室檔案保存條件的局限性（二）綜合檔案館大批接收檔案進(jìn)館的客觀條件成熟1、綜合檔案館新館建設(shè)近年來(lái)掀起熱潮，檔案庫(kù)房面積不斷擴(kuò)大，檔案保管設(shè)施設(shè)備得以改善，功能布局更加

9、合理，綜合檔案館檔案安全保管的能力進(jìn)一步加強(qiáng)2、綜合檔案館近年來(lái)大力推進(jìn)檔案資源建設(shè)的需要3、檔案資源的集中保管，方便提供利用，便利民生2021/7/2815（二）綜合檔案館大批接收檔案進(jìn)館的客觀條件成熟2021/7/ 綜合檔案館檔案密集架2021/7/28162021/7/2818 檔案館回行走廊 安全監(jiān)控設(shè)備 自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)2021/7/28172021/7/2819 滅火器固定式EBM氣溶膠自動(dòng)滅火裝置 空調(diào)機(jī) 2021/7/28182021/7/2820四、移交進(jìn)館到期檔案的質(zhì)量規(guī)范（一）組織保障1、檔案局（館）：加強(qiáng)檔案進(jìn)館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，派發(fā)移交通知書(shū)，并上門指導(dǎo)，使到期檔案規(guī)范化進(jìn)館。

10、2、各移交單位：專（兼）職檔案管理員在單位分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，做好到期檔案移交進(jìn)館的各項(xiàng)具體工作，確保檔案齊全、完整，整理規(guī)范，檢索工具齊備。2021/7/2819四、移交進(jìn)館到期檔案的質(zhì)量規(guī)范（一）組織保障2021/7/2（二）檔案收集進(jìn)館范圍各單位根據(jù)國(guó)家檔案局第9號(hào)令編制本館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則下面以某市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則中檔案收集進(jìn)館的范圍為例：第四條 市檔案館依法接收中華人民共和國(guó)成立后某市下列組織機(jī)構(gòu)形成的檔案：1、中共某市委員會(huì)、中共某市紀(jì)律檢查委員會(huì)及其所屬各部門形成的檔案；2、某市人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)形成的檔案；3、某市人民政府及其所屬各部門和單位形成的檔案；4、某

11、市政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)形成的檔案；5、某市人民法院、人民檢察院形成的檔案；2021/7/2820（二）檔案收集進(jìn)館范圍各單位根據(jù)國(guó)家檔案局第9號(hào)令編制本6、某市總工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、文聯(lián)、僑聯(lián)、殘聯(lián)、工商聯(lián)、科協(xié)等群團(tuán)組織形成的檔案；7、某市開(kāi)發(fā)區(qū)、新區(qū)、駐外辦事處形成的檔案；8、某市各民主黨派機(jī)關(guān)形成的檔案；9、屬于市委、市政府和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的檔案；10、市屬具有代表性的企事業(yè)單位，破產(chǎn)改制國(guó)有企業(yè)和撤銷事業(yè)單位形成的檔案；11、以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的檔案。2021/7/28216、某市總工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、文聯(lián)、僑聯(lián)、殘聯(lián)、工商聯(lián)、科協(xié)第五條 市檔案館依法接收中

12、華人民共和國(guó)成立前某市行政區(qū)域內(nèi)下列組織機(jī)構(gòu)形成的檔案：1、某市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)中國(guó)共產(chǎn)黨組織、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)組織、革命政權(quán)、地方人民武裝和革命群眾團(tuán)體形成的革命歷史檔案；2、某市行政區(qū)域內(nèi)各個(gè)歷史時(shí)期舊政權(quán)機(jī)構(gòu)、黨派、社會(huì)組織、著名人物形成的檔案。2021/7/2822第五條 市檔案館依法接收中華人民共和國(guó)成立前某市行政區(qū)域內(nèi)第六條 除接收上述接收范圍的檔案外，市檔案館還依法收集其他對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案：1、某市行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)、重大事件所形成的檔案，涉及民生的專業(yè)檔案；2、某市行政區(qū)域內(nèi)市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案；3、統(tǒng)計(jì)檔案；4、市屬部門檔案館保存的反映本部門及其直屬單位履行行政管

13、理職能的檔案。2021/7/2823第六條 除接收上述接收范圍的檔案外，市檔案館還依法收集其他第七條 市檔案館通過(guò)協(xié)商收集、接受捐贈(zèng)、代存、購(gòu)買等形式征集對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值檔案：1、本行政區(qū)域內(nèi)社會(huì)組織、集體和民營(yíng)企業(yè)、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案；2、反映某市經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育、衛(wèi)生、體育等領(lǐng)域突出成就或反映本市名優(yōu)特產(chǎn)品、工藝美術(shù)、名勝古跡、遺產(chǎn)保護(hù)等具有地方特色的檔案；3、某市籍貫或在某市行政區(qū)域工作過(guò)的黨政領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士及其他重要人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案。2021/7/2824第七條 市檔案館通過(guò)協(xié)商收集、接受捐贈(zèng)、代存、購(gòu)買等形式征第

14、八條 市檔案館收集上述單位形成的反映其主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，保管期限為永久、長(zhǎng)期和30年的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案。2021/7/2825第八條 市檔案館收集上述單位形成的反映其主要職能活動(dòng)和基本第九條 市檔案館在收集各單位檔案進(jìn)館時(shí)，還同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位歷史面貌的、立檔單位編印的公開(kāi)出版或內(nèi)部發(fā)行的各種資料。1、收集解放后各單位的資料包括：簡(jiǎn)報(bào)、通訊、書(shū)籍、報(bào)刊、雜志、學(xué)報(bào)、畫(huà)報(bào)、手冊(cè)、地圖、年鑒、回憶錄、文件匯編和資料匯編、會(huì)議特刊、?？⒖萍假Y料、成果匯編、產(chǎn)品目錄等。2、收集解放前編印的反映某市我黨、政、軍、群革命活動(dòng)的革命歷史資料，舊政權(quán)某市級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)的

15、內(nèi)部刊物、資料匯編、報(bào)紙、雜志、年鑒、地方志以及族譜、家譜等。3、收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。 2021/7/2826第九條 市檔案館在收集各單位檔案進(jìn)館時(shí)，還同時(shí)收集有助于了（三）移交進(jìn)館檔案種類包括文書(shū)檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等各種門類各種載體的檔案。2021/7/2827（三）移交進(jìn)館檔案種類包括文書(shū)檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、（四）進(jìn)館檔案質(zhì)量要求文書(shū)檔案1、相關(guān)法規(guī)文件1）參照國(guó)家檔案局第8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表制定本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表2）按照歸檔文件整理規(guī)范（DB36T 3802016）具體要求

16、將到期需移交檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。2021/7/2828（四）進(jìn)館檔案質(zhì)量要求文書(shū)檔案2021/7/28302、立卷文書(shū)檔案整理規(guī)范1）立卷要求： 保持全宗內(nèi)文件材料的齊全完整，要按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。2）分類：一般采用年度組織機(jī)構(gòu)或年度問(wèn)題的方法進(jìn)行分類。3) 立卷4）卷內(nèi)文件材料的排列5）案卷排列6）案卷的編目7）案卷封面項(xiàng)目8）案卷號(hào)9）卷內(nèi)文件目錄10）案卷各部分的排列格式11）案卷裝訂2021/7/28292、立卷文書(shū)檔案整理規(guī)范2021/7/28313、歸檔文件整理規(guī)范1）建立健全歸檔制度，確保歸檔文件收集齊全完整2）將歸檔文件按

17、年度進(jìn)行分類，一般采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法3） 對(duì)歸檔文件進(jìn)行拆釘、修整、裝釘處理4）區(qū)分文件保管期限；5）蓋歸檔章；6）一般按文件形成時(shí)間排列編件號(hào)；7）用檔案管理軟件著錄、編制歸檔文件目錄8）按不同年度、不同期限、不同機(jī)構(gòu)裝盒。2021/7/28303、歸檔文件整理規(guī)范2021/7/2832科技檔案國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件 。按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 118222008進(jìn)行規(guī)范化整理。產(chǎn)品檔案：以“型號(hào)”立卷科研檔案：以“課題”立卷基建檔案：以“單項(xiàng)工程”立卷設(shè)備檔案：以“型號(hào)”立

18、卷2021/7/2831科技檔案2021/7/2833組卷原則： 遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。組卷要求 ：1）案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整、簽章手續(xù)完備。 2）案卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫(xiě)印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。2021/7/2832組卷原則：2021/7/2834專門檔案 主要指會(huì)計(jì)、審計(jì)、 訴訟、公證、 藝術(shù)、教學(xué)、地名、標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)等專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有特殊內(nèi)容和形式的檔案。按照國(guó)家檔案行政管理部門與國(guó)家主管部門聯(lián)合印發(fā)的專門檔案管理規(guī)范或部門自行制定的專門檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理。2021/7/2833專門檔案2021/7

19、/2835會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法（2015年12月11公布施行）整理，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和會(huì)計(jì)檔案保管和銷毀清冊(cè)。 2021/7/2834會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法（2015年12月11公布公證檔案：公證檔案管理辦法第三十五條規(guī)定：直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長(zhǎng)期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考材料，一并向同級(jí)地方檔案館移交。對(duì)移交的檔案，一律填寫(xiě)檔案移出登記簿。2021/7/2835公證檔案：公證檔案管理辦法第三十五條規(guī)定：直轄市公證處照片檔案按照照片檔案管理規(guī)

20、范（GB/T 118212002 代替GB/T 118211989 20021204發(fā)布 20030501實(shí)施）進(jìn)行規(guī)范化整理。 照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。2021/7/2836照片檔案2021/7/2838電子檔案按照電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 188942002 20021204發(fā)布 20030501實(shí)施）進(jìn)行規(guī)范化整理。移交的電子檔案必須具備真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。 2021/7/2837電子檔案2021/7/2839重大建設(shè)項(xiàng)目檔案按照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 282002 20021109發(fā)布 20030401實(shí)施）進(jìn)行規(guī)范化整

21、理。2021/7/2838重大建設(shè)項(xiàng)目檔案2021/7/2840五、到期檔案移交進(jìn)館相關(guān)手續(xù) （一）各類到期檔案移交進(jìn)館時(shí)間以某市檔案館為例：1、屬于市檔案館接收范圍的立檔單位保管的檔案，自形成之日起滿10年應(yīng)當(dāng)向市檔案館移交，其電子檔案也一并移交。2、立檔單位因檔案保管條件差，可能導(dǎo)致檔案損毀的，可以將檔案提前向市檔案館移交。3、立檔單位查閱和內(nèi)容變更頻繁的專業(yè)檔案，經(jīng)省以上檔案行政管理部門同意，可以延期移交。4、市重大活動(dòng)、重大事件檔案，自活動(dòng)或事件結(jié)束之日起60日內(nèi)向市檔案館移交。 2021/7/2839五、到期檔案移交進(jìn)館相關(guān)手續(xù) （一）各類到期檔案移交進(jìn)5、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案，應(yīng)在建

22、設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向市檔案館移交。6、已故市管干部檔案，在干部逝世3年后其檔案向市檔案館移交。7、市直撤銷單位檔案應(yīng)及時(shí)向市檔案館移交。8、市屬國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)改制檔案應(yīng)及時(shí)向市檔案移交。9、國(guó)家另有規(guī)定的從其規(guī)定。2021/7/28405、市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案，應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向市檔（二）檔案進(jìn)館的相關(guān)手續(xù)1、接收檔案時(shí)，移交方應(yīng)建立檔案資料移交目錄，并填寫(xiě)交接檔案資料清單（一式兩份，移交單位留一份，市檔案館存一份），交接雙方根據(jù)移交目錄進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后履行簽章手續(xù)。2、屬首次移交檔案進(jìn)館的立檔單位，應(yīng)將本單位的全宗介紹（含組織沿革）、分類方案、保管期限表等檢索工具，隨同檔案一并移交市檔案館。其他門