四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理課件

1、四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理四會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目四 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目四 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一 會(huì)前策劃與籌備 子項(xiàng)目二 會(huì)中服務(wù)與管理 子項(xiàng)目三 會(huì)后工作子項(xiàng)目四 常見會(huì)議與商務(wù) 活動(dòng)項(xiàng)目分解：子項(xiàng)目一 會(huì)前策劃與籌備 項(xiàng)目四 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理能力目標(biāo) 掌握策劃方案的編寫工作 掌握會(huì)場(chǎng)選擇與布置的方法及技巧 掌握會(huì)中與會(huì)后工作的技巧 掌握常見會(huì)議和活動(dòng)的服務(wù)與管理技巧 項(xiàng)目四 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理能力目標(biāo) 掌握策劃方案的 項(xiàng)目四 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理知識(shí)目標(biāo) 掌握會(huì)議策劃的內(nèi)容 掌握會(huì)前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容 掌握會(huì)中服務(wù)的工作內(nèi)容 掌握會(huì)后工作的程序 掌握常見會(huì)議與活動(dòng)的程序 項(xiàng)目四

2、 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)管理知識(shí)目標(biāo) 掌握會(huì)議策劃的 子項(xiàng)目一 會(huì)前策劃與籌備 一、會(huì)議策劃的含義 是指為了使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，擬定出合理可行的方案的過程。 會(huì)議策劃的內(nèi)容包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、媒體報(bào)道等。二、會(huì)議策劃的工作流程 1確定目標(biāo)，進(jìn)行調(diào)研 2分析材料，作出方案 3比較論證，選擇方案 4實(shí)施反饋 子項(xiàng)目一 會(huì)前策劃與籌備 一、會(huì)議策劃的含義 三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容 1確定會(huì)議的主題和議題 2確定會(huì)議的名稱 3確定會(huì)議的時(shí)間、會(huì)期 4確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具 5確定會(huì)議所需的文件范圍，并安排印制工作 6確定與會(huì)代表的組成 7確定宣傳機(jī)構(gòu)和模式

3、 8. 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 9. 確定會(huì)議餐飲安排10. 確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工（針對(duì)大型會(huì)議） 三、會(huì)議策劃方案的內(nèi)容四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn) 1商定會(huì)議時(shí)間需注意事項(xiàng) （1）是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。 （2）是否方便與會(huì)人員（尤其是會(huì)議的核心人物）參加出席。 （3）會(huì)議召開期間的自然因素。 （4）確定會(huì)期的長短（議題的多少、繁簡(jiǎn)、松緊要適度）。 2考察、選定會(huì)議地點(diǎn) （1）考察會(huì)場(chǎng)大小是否適中 （2）考察會(huì)場(chǎng)規(guī)格是否合適 （3）考察會(huì)場(chǎng)環(huán)境 （4）考察會(huì)場(chǎng)交通條件五、制訂會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議計(jì)劃主要包括會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序。四、商定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn) 公司關(guān)于提高

4、企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日 期時(shí) 間內(nèi)容安排地 點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備 注6月18日上午8:30報(bào)到會(huì)議大廳全體黃秘書9:3010:00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體劉秘書由副經(jīng)理主持10:2011:50公司顧問講座小會(huì)議廳全體劉秘書使用投影儀12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:304:00李副總經(jīng)理專題報(bào)告小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持4:205:30人力總監(jiān)發(fā)言小會(huì)議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持晚上6:00晚餐賓館餐廳全體鐘秘書7:30聯(lián)歡娛樂中心全體鐘秘書6月19日上午7:30早餐賓館餐廳全體鐘秘書9:0010:30分組討論小會(huì)議廳全體組長10:4011:40分組討論小會(huì)議廳全體組長12:00午餐

5、賓館餐廳全體鐘秘書下午1:303:00分組討論小會(huì)議廳全體組長3:205:00各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體組長5:207:20聚餐賓館餐廳全體鐘秘書8:00離會(huì)黃秘書 公司關(guān)于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的研討會(huì)日程表日 期時(shí) 公司20年度工作總結(jié)大會(huì)會(huì)議程序1主持人宣布公司年度總結(jié)大會(huì)正式開始。2公司總經(jīng)理彭程先生作20年度公司工作 總結(jié)報(bào)告。3會(huì)議分組討論總結(jié)報(bào)告。4各小組代表大會(huì)發(fā)言。5公司副總經(jīng)理劉青女士作大會(huì)總結(jié)發(fā)言。6宣布散會(huì)，會(huì)議結(jié)束。 公司20年度工作總結(jié)大會(huì) 六、準(zhǔn)備會(huì)議資料 1準(zhǔn)備會(huì)議資料的作用 通常，會(huì)議資料可以提前準(zhǔn)備好，然后在會(huì)前擺放在每位與會(huì)者的座位上，與會(huì)者依次就座后即可讀取材

6、料；也可以包裝成袋，在會(huì)場(chǎng)入口處由工作人員統(tǒng)一逐個(gè)發(fā)放到每位與會(huì)者手中。這些做法都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，也便于會(huì)議管理。 2會(huì)議資料的內(nèi)容 （1）開幕詞和閉幕詞 （2）講話稿 （3）工作報(bào)告 （4）議程表、日程表和程序表 （5）與會(huì)人員名單七、擬寫和發(fā)送會(huì)議通知 1擬寫會(huì)議通知 2會(huì)議通知的發(fā)送方式 六、準(zhǔn)備會(huì)議資料 會(huì) 議 通 知 1會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通知者、會(huì)議名稱、會(huì)議日期和時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或議事日程、通知者或授權(quán)者、注意事項(xiàng)、企業(yè)名稱、通知日期。 2會(huì)議通知的形式，主要有以下幾種。 文件式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被作為召集大型

7、、重要會(huì)議或活動(dòng)的通知使用。這種通知的內(nèi)容詳盡、項(xiàng)目清楚、格式規(guī)范，有利于與會(huì)者做好相關(guān)的會(huì)前準(zhǔn)備工作。 備忘錄式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被單位或部門作為召開事務(wù)性會(huì)議、例行性會(huì)議的通知來使用。 例如：會(huì)議通知： 茲定于月日上午8:309:00在公司三樓會(huì)議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會(huì)，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。公司辦公室年月日 會(huì) 議 通 知 1會(huì)議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通 請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于通知舉行諸如開幕典禮、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、簽字儀式等儀式類的活動(dòng)。其發(fā)送對(duì)象一般為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、社會(huì)名流等。 海報(bào)式會(huì)議通知，即采用公開張貼、廣而告之的通知方式。此類會(huì)議通知常被一些學(xué)

8、會(huì)、團(tuán)體和組織使用，作為自由參加的會(huì)議或活動(dòng)的通知。 例如：第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會(huì)海 報(bào) 在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓大學(xué)的教授和 大學(xué)的教授前來我校，與我校的文學(xué)愛好者進(jìn)行座談交流。 本次座談會(huì)主題： 座談時(shí)間：年月日 座談地點(diǎn)： 座談會(huì)主辦：學(xué)院文學(xué)社 歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流！ 公告式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常在一些股份制公司召開股東大會(huì)時(shí)使用，通知往往會(huì)刊登在相關(guān)報(bào)刊或網(wǎng)站上。 請(qǐng)柬式會(huì)議通知。此類會(huì)議通知常被企業(yè)或部門用于 八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi) 1會(huì)議支出預(yù)算 （1）會(huì)議費(fèi)：包括場(chǎng)地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費(fèi)等。 （2）資料

9、費(fèi)：包括購買會(huì)議辦公文具和印制資料等費(fèi)用。 （3）食宿費(fèi)：包括會(huì)議期間與會(huì)人員的餐飲費(fèi)用和住宿費(fèi)用（此項(xiàng)費(fèi)用一般為與會(huì)者自費(fèi)，但需會(huì)務(wù)組統(tǒng)籌組織）。 （4）交通運(yùn)輸費(fèi)：包括會(huì)議期間接、送與會(huì)代表所使用的租車費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)、過路費(fèi)、司機(jī)勞務(wù)費(fèi)等多項(xiàng)費(fèi)用。 （5）宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)：包括用于會(huì)議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方面的費(fèi)用。 （6）其他雜費(fèi)：包括安排會(huì)議合照，會(huì)間活動(dòng)，雇用會(huì)場(chǎng)翻譯、會(huì)場(chǎng)保安、禮儀小姐，購買會(huì)議禮品等所需的費(fèi)用。 2會(huì)議收入預(yù)算 （1）會(huì)議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會(huì)議?？睢?（2）與會(huì)者提交的會(huì)務(wù)費(fèi)。 （3）商業(yè)贊助或捐贈(zèng)。 八、預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi) 九、會(huì)場(chǎng)布置 1會(huì)場(chǎng)布置的

10、作用 （1）充分利用場(chǎng)地 （2）提供完備的會(huì)議設(shè)施 （3）安排好座位、座次，做好導(dǎo)引、保衛(wèi)工作等 （4）可以運(yùn)用座位格局和會(huì)場(chǎng)裝飾的特殊效果 2會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的不同原則及形式 （1）黨的代表會(huì)議要求樸素大方。 （2）人民代表大會(huì)要求莊嚴(yán)隆重。 （3）慶祝大會(huì)、表彰大會(huì)要求喜慶熱烈。 （4）追悼會(huì)要求莊重肅穆。 （5）座談會(huì)要求和諧融洽。 （6）紀(jì)念性會(huì)議要求隆重典雅。 （7）日常工作會(huì)議要求簡(jiǎn)單實(shí)用。 九、會(huì)場(chǎng)布置 3會(huì)場(chǎng)布置的方式（1）相對(duì)式：弦月式、禮堂式。（2）全圍式：圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。（3）半圍式：馬蹄形、T字形、橋形。（4）分散式：將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一個(gè)

11、圓桌。4營造會(huì)場(chǎng)氣氛的技巧（1）懸掛會(huì)標(biāo) （2）懸掛會(huì)徽 （3）安插旗幟 （4）張貼標(biāo)語（5）擺放花卉 （6）調(diào)設(shè)燈光 （7）調(diào)節(jié)音響 3會(huì)場(chǎng)布置的方式 5主席臺(tái)的布置（1）主席臺(tái)上與會(huì)者的座位、座次的安排。 國內(nèi)會(huì)議主席臺(tái)座次安排的通常做法是，身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人（有時(shí)是最有聲望的來賓）就座前排正中央位置，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右（以主席臺(tái)的朝向?yàn)榛鶞?zhǔn)）、一左一右的順序逐一安排座位，即名單上第二位領(lǐng)導(dǎo)人坐在第一位領(lǐng)導(dǎo)人（居中）的左側(cè)，第三位領(lǐng)導(dǎo)人則坐在右側(cè)，依此類推。 具體安排如圖4.1所示： 圖4.1 主席臺(tái)座次安排 5主席臺(tái)的布置圖4.1 主席臺(tái)座次安排 主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示

12、：圖4.2 主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置 主席臺(tái)與觀眾席的對(duì)應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2 主席 （2）代表席的安排方法。 可將與會(huì)的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領(lǐng)域的代表團(tuán)名稱來安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會(huì)代表所屬的地區(qū)來安排就座，或者直接按人名擺放座簽，落實(shí)各人座位。 需要注意的是，凡是已固定的座位和座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號(hào)，并在會(huì)議桌上擺置座簽，同時(shí)還應(yīng)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員。當(dāng)與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，會(huì)議工作人員應(yīng)做適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。當(dāng)然，并非所有的會(huì)議都要安排座位及座次，多數(shù)會(huì)議可以自由入座。 十、與會(huì)人員的名單及分組 1確定與會(huì)人員名單 2與會(huì)人員的分組方法 3與會(huì)人員

13、名單的編印 （2）代表席的安排方法。 十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工 （1）秘書組。秘書組負(fù)責(zé)擬定會(huì)議日程，協(xié)調(diào)人員安排調(diào)度，做好會(huì)議記錄，印發(fā)會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)，管理會(huì)議文件、檔案等工作。 （2）總務(wù)組?？倓?wù)組負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、食宿安排、交通工具安排、衛(wèi)生保健、文娛活動(dòng)等，同時(shí)還要負(fù)責(zé)設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及籌備等工作。 （3）宣傳組。宣傳組負(fù)責(zé)制訂會(huì)議公關(guān)計(jì)劃，組織落實(shí)會(huì)議宣傳工作，提供會(huì)議新聞稿，承辦記者招待會(huì)，錄制會(huì)議音像資料等。 （4）保衛(wèi)組。保衛(wèi)組負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，負(fù)責(zé)會(huì)議的秩序和安全保衛(wèi)工作，保障與會(huì)者的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。 十一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的成立和分工 子項(xiàng)目二

14、 會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧 1接站工作要素 2接站工作要求及服務(wù)技巧二、報(bào)到與簽到 1報(bào)到： （1）設(shè)置報(bào)到處和路標(biāo) （2）查驗(yàn)有效證件 （3）登記與會(huì)人員的個(gè)人信息 （4）接收和發(fā)放材料 （5）預(yù)收費(fèi)用 （6）安排住宿 子項(xiàng)目二 會(huì)中服務(wù)與管理一、接站技巧 2常用的簽到方法： （1）簿式簽到 （2）卡片簽到 （3）會(huì)議工作人員代為簽到 （4）電子簽到三、會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作1引導(dǎo)座位，維持會(huì)場(chǎng)秩序 2保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)3保持會(huì)議上下的溝通 4做好會(huì)議值班、電話接聽工作5操作與維護(hù)會(huì)議設(shè)備 6會(huì)場(chǎng)保衛(wèi)工作7會(huì)場(chǎng)的清潔衛(wèi)生工作 8會(huì)間茶水點(diǎn)心等的供應(yīng)工作 2常用的簽到方法： 四、會(huì)議記錄 1會(huì)議記錄的

15、定義及作用 2會(huì)議記錄的分類 3會(huì)議記錄的要求及注意事項(xiàng) 4會(huì)議記錄的基本格式 5會(huì)議記錄的記錄方法 （1）摘要記錄 （2）詳細(xì)記錄 （3）速記 四、會(huì)議記錄 （1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一般包括： 寫全會(huì)議名稱 何種類型或性質(zhì)的會(huì)議 記錄該次會(huì)議屬于某專題下的第幾次會(huì)議 準(zhǔn)確記錄開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn) 出席會(huì)議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名） 記錄主持人姓名和職務(wù) 記錄人本人簽名，必要時(shí)注明記錄人真實(shí)的職務(wù)（2）第二部分：會(huì)議內(nèi)容和會(huì)場(chǎng)情況，要求記錄會(huì)議議題、與會(huì)者的討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議等，也應(yīng)及時(shí)記錄在冊(cè)，如與會(huì)者的掌聲、笑聲、遲到、中場(chǎng)退場(chǎng)等情況。這些記錄能更

16、加真實(shí)、全面地反映出會(huì)議的實(shí)際情況。（3）第三部分：結(jié)尾，沒有固定格式，標(biāo)注“散會(huì)”、“結(jié)束”、“完”等均可，如中途休會(huì)，則寫明“休會(huì)”。最后在會(huì)議記錄的右下方，由主席（或主持人）和記錄人簽名，以示對(duì)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄的基本格式 （1）第一部分：基本情況，可在會(huì)議召開之前寫好，其內(nèi)容一 五、會(huì)間活動(dòng)的安排 一般情況下，會(huì)期短（一天以內(nèi)）的會(huì)議不需要娛樂節(jié)目，若會(huì)議內(nèi)容較多，會(huì)期較長，則通常需要安排一些會(huì)間文化娛樂活動(dòng)，與會(huì)者必要的會(huì)間休息和調(diào)節(jié)。 1會(huì)間活動(dòng)的作用 2組織會(huì)間活動(dòng)的原則 （1）健康、輕松原則 （2）安全至上原則 （3）組織有序原則 （4）自愿參與原則 （5）從簡(jiǎn)節(jié)約原則 3

17、會(huì)間活動(dòng)的種類和形式 一類是有教育性質(zhì)的娛樂活動(dòng)，一類是較為單純的娛樂性活動(dòng)。 4組織會(huì)間活動(dòng)的注意事項(xiàng) 五、會(huì)間活動(dòng)的安排 六、會(huì)間食、宿工作 1會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng) （1）會(huì)議餐飲安排要量入為出，即根據(jù)實(shí)際的會(huì)議收入作相應(yīng)的安排，不可鋪張浪費(fèi)。 （2）會(huì)議餐飲食品要安全衛(wèi)生。 （3）在具體菜式的選擇上，工作餐要遵循顧全大局的原則。 （4）注意餐桌禮儀。 2會(huì)議餐飲工作注意事項(xiàng) （1）了解住宿賓館的檔次。 （2）了解房間的設(shè)備設(shè)施。 （3）了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)。 （4）了解住宿者有無特殊要求。 六、會(huì)間食、宿工作 子項(xiàng)目三 會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人員離場(chǎng) 1會(huì)場(chǎng)善后工作 （1）

18、清理會(huì)場(chǎng)（ 收走通知牌和方向標(biāo)志； 清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他物品； 通知配電人員和服務(wù)人員。） （2）歸還所借物品 （3）結(jié)算會(huì)議支出費(fèi)用 （4）了解住宿者有無特殊要求。 2安排與會(huì)人員離場(chǎng) （1）安排與會(huì)人員返程 （2）安排與會(huì)人員離場(chǎng)需注意的細(xì)節(jié) （3）送客禮儀 子項(xiàng)目三 會(huì)后工作一、會(huì)場(chǎng)善后工作與安排與會(huì)人 二、會(huì)后文書工作 1會(huì)務(wù)文件與會(huì)議案卷 （1）會(huì)務(wù)文件的分類： 會(huì)前文件，按用途可細(xì)分三小類：用于會(huì)務(wù)管理方面的文件，主要指會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議指南、會(huì)議須知、會(huì)議議程、會(huì)議程序、會(huì)議日程等；用于會(huì)議參考方面的文件，主要有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、典型事例調(diào)查報(bào)告、情況報(bào)道、歷史資料、檔案材料，

19、有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策性文件的文件匯編、書籍報(bào)刊等；用于宣傳禮儀方面的文件，如賀信（電）、祝詞、宣傳口號(hào)等。 會(huì)中文件。會(huì)中文件包括開幕詞、閉幕詞、會(huì)議講話稿、會(huì)議工作報(bào)告、會(huì)議記錄等。 會(huì)后文件。會(huì)后文件主要指會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定、新聞發(fā)布稿、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。 二、會(huì)后文書工作 （2）會(huì)議案卷的內(nèi)容。一個(gè)大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容。 會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。 會(huì)議參閱文件。 會(huì)議安排的發(fā)言稿。 會(huì)議上的講話記錄。 其他有關(guān)材料。2會(huì)后文件清退、收集工作 （1）文件清退工作 （2）清退文件的方法 （3）會(huì)議文件的收集工作3會(huì)議文件的立卷歸檔工作 （1）立卷歸檔工

20、作概述。 （2）會(huì)議文件立卷方法。會(huì)議立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”，會(huì)議文件的立卷方法有： 編制案卷目錄； 靈活運(yùn)用文件的特征立卷。 （3）會(huì)議文件立卷工作程序：將收集的文件資料進(jìn)行登記向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況甄別整理、分類歸卷卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目填寫卷內(nèi)文件的備考表擬制案卷標(biāo)題填案卷封面移交給檔案室清理、銷毀不再利用的紙張。 （2）會(huì)議案卷的內(nèi)容。一個(gè)大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷主 三、會(huì)議總結(jié) 1會(huì)議總結(jié)的概念 2會(huì)議總結(jié)的結(jié)構(gòu)四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作 1收款工作 2付款工作五、會(huì)議效果的評(píng)估方法 1影響會(huì)議效果的因素 （1）會(huì)前影響會(huì)議效果的因素。如：開會(huì)的通知時(shí)間不當(dāng)；欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確、欠

21、缺會(huì)議議程等。 （2）會(huì)間影響會(huì)議效果的因素。如：外界的干擾；視聽器材發(fā)生故障；主持人離題等。 （3）會(huì)后影響會(huì)議效果的因素。如：欠缺會(huì)議記錄；未對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)；與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿等。 三、會(huì)議總結(jié) 2會(huì)議評(píng)估方法與常見表格編制工作 （1）會(huì)議評(píng)估的方法：調(diào)查問卷、面談、 電話調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)觀察、會(huì)務(wù)人員述職報(bào)告。 （2）常見會(huì)議效果評(píng)估表格的編制六、會(huì)后的催辦、反饋與落實(shí)工作 1會(huì)議決議的催辦與登記 2會(huì)議決議的反饋 3會(huì)議決議的落實(shí) 2會(huì)議評(píng)估方法與常見表格編制工作 子項(xiàng)目四 常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 一、開業(yè)慶典 1臨時(shí)工作小組 2活動(dòng)目標(biāo)的確立 3活動(dòng)主題 4場(chǎng)地的選擇 5.時(shí)間的選

22、擇 6.賓客的邀請(qǐng) 7.宣傳工作二、會(huì)見工作 1會(huì)見的含義 2安排會(huì)見的具體工作 3會(huì)見座次的安排（見圖4.3 會(huì)見的座次安排） 子項(xiàng)目四 常見會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 一、開業(yè)慶典圖4.3 會(huì)見的座次安排注：1主人； 2主賓； 3第二主賓； 4客陪同人（或主客陪同插 排）； 5主陪同人； 6攝影師圖4.4 常見攝影圖圖4.3 會(huì)見的座次安排注：1主人； 三、會(huì)談 1會(huì)談的含義 2會(huì)談活動(dòng)的特點(diǎn) 3會(huì)談?dòng)闷返呐渲煤蛿[設(shè)程序 4會(huì)務(wù)工作人員服務(wù)程序 5會(huì)談的安排： 一般是，雙邊會(huì)談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人在背門一側(cè)，客人面向正門，主談人居中。 如果會(huì)談桌呈豎一字形排列

23、，則以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，客人居右方，主人居左方。譯員的座位應(yīng)安排在主持會(huì)談的主賓和主人的右側(cè)，其他人按禮賓次序左右排列。記錄員一般是在會(huì)談桌的后側(cè)另行安排桌椅就座，如果參加會(huì)談的人數(shù)較少，也可安排在會(huì)談桌邊側(cè)就座，如圖4.5所示。 多邊會(huì)談可擺成圓形、方形等，如圖4.6所示。 三、會(huì)談 圖4.5 會(huì)談座次安排圖4.6 多邊會(huì)談圖 圖4.5 會(huì)談座次安排圖4.6 多邊會(huì)談圖 四、簽字儀式 1位次排列 （1）并列式（2）相對(duì)式（3）主席式 2基本程序 （1）宣布開始（2）簽署文件（3）交換文本（4）飲酒慶賀五、宴會(huì) 1準(zhǔn)備宴會(huì)（宴會(huì)開始之前必須要明確宴請(qǐng)的對(duì)象、宴會(huì)目的、宴會(huì)范圍以及形式） 2選擇時(shí)間、地點(diǎn) 3邀請(qǐng) 4安排席位 5擬訂菜單和用酒 6宴會(huì)中主人的禮儀 7赴宴的禮儀 四、簽字儀式每一次的加油，每一次的努力都是為了下一