國家行政機關(guān)公文格式課件

1、國家行政機關(guān)公文格式國家行政機關(guān)公文格式國家行政機關(guān)公文格式 國家行政機關(guān)公文格式是公司現(xiàn)行公文格式標準化的基礎(chǔ)規(guī)則。 主要內(nèi)容：公文紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。 國家行政機關(guān)公文格式 國家行政機關(guān)公文格式是公司現(xiàn)行一、公文用紙要求 由于公文地位比較特殊，一方面要保證外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮要經(jīng)常使用，而且要作為檔案長期保存，因此國標對公文用紙類型和技術(shù)指標作了明確規(guī)定。 1.技術(shù)指標：使用紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.59.5。 2.公文用紙幅面尺寸： 規(guī)定公文用紙

2、類型：A4型紙。 尺寸：210mm297mm。一、公文用紙要求 由于公文地位比較特殊，一方面要保證外3、公文頁邊與版心尺寸 同時，對公文頁邊與版心尺寸也做了規(guī)定公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm1mm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm1mm。 版心尺寸為：156mm225mm(不含頁碼)版心37mm28mm3、公文頁邊與版心尺寸 版37mm28mm 1、制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。 2、印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。墨要實、均勻；字面不花、

3、不白、不能有斷劃。 現(xiàn)在的打印設(shè)備和印刷設(shè)備都比較先進，都可以達到要求。 二、印制裝訂要求 1、制版要求 二、印制裝訂要求 3、裝訂要求 公文應左側(cè)裝訂，不能掉頁。包本公文的封面與書芯不能脫落，后背要平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。 裝訂方式:騎馬訂、平訂。 訂位:為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm； 3、裝訂要求 1/41/43mm5mm1/41/43mm5mm 在學習各要素標識規(guī)則之前，先了解兩個定義： 1.字（word）標識公文橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。 2.行（line）標識公文縱向距離的長度單位。本

4、標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。 *字、行主要是用于描述每個要素的具體位置*一基準行 在學習各要素標識規(guī)則之前，先了解兩個定義：一基準行三、公文各要素標識規(guī)則 公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。 三、公文各要素標識規(guī)則 公文的各要素可劃分為眉首、主體、 （一）眉首部分 眉首指紅色反線及以上要素。包括份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。眉首 （一）眉首部分眉 1.公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。 規(guī)定：用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。 公文份數(shù)序號 1.公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號

5、了解公文的印制份數(shù)以及分發(fā)的范圍和對象。如果文件需要收回保管或銷毀的時候，我們可以對照份數(shù)序號看是否有遺漏或丟失。 并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。規(guī)定是帶密的公文必須編制。非密文件，如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可以編制。 了解公文的印制份數(shù)以及分發(fā)的范圍和對象。如果文件需要收回 2.秘密等級 如果公文涉及國家秘密，必須標識密級。 根據(jù)涉密程度可分別標識： 絕密、機密、秘密 對企業(yè)來說主要是商業(yè)秘密： 油商密、油商密，油商密 2.秘密等級 標識方法：用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 標識方法：用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行， 3.保密期限 標識方法:用3號

6、黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“”隔開。前標密級，后標保密期限。機密一年，即密級是機密，保密期限一年，一年后即可解密。 絕密30年，機密20年，秘密10年。 3.保密期限 絕密30年，機密20年，秘密10年。 4. 緊急程度 如果是緊急公文,可根據(jù)緊急程度分別標注:“特急”、“急件”字樣。 標識方法：用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 4. 緊急程度 如需同時標識秘級和緊急程度，密級標在第1行，緊急程度標在第2行。 如需同時標識秘級和緊急程度，密級標在第1行，緊急程度標 5.發(fā)文機關(guān)標識 即人們通常所稱的“紅頭”。 標識方法：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)

7、范化簡稱后加“文件”2字組成；對一些特定的公文可以不加文件二字。全稱+文件規(guī)范化簡稱+文件 5.發(fā)文機關(guān)標識全稱+文件規(guī)范化簡稱+文件 發(fā)文機關(guān)標識字體推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則自定，但一般不應大于22mm15mm（高寬）。 發(fā)文機關(guān)標識字體推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號 聯(lián)合行文:主辦機關(guān)名稱在前，文件二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布. 聯(lián)合行文:主辦機關(guān)名稱在前，文件二字置于發(fā)文機關(guān)名25mm80mm平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上行文中的請示，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 80mm領(lǐng)導批示區(qū)域25

8、mm80mm平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣 6.發(fā)文字號 發(fā)文字號由三部分組成。發(fā)文機關(guān)代字年份序號。 年份用阿拉伯數(shù)碼標識全稱，用六角括號“”括入；不能使用（）或 ，序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。 例： 發(fā)文機關(guān)代字 年份 序號 吐哈油工研字200919號 6.發(fā)文字號字體是3號仿宋體字，在發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，居中排布；發(fā)文字號距紅色反線4mm。30mm字體是3號仿宋體字，在發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，居中排布；發(fā)文字 7.簽發(fā)人 上行文必須標識簽發(fā)人。上行文一般是需要上級單位批復或批示的請示件，標識簽發(fā)人姓名一是體現(xiàn)公文的嚴肅,也便于機關(guān)聯(lián)系和查詢。簽發(fā)人一般為

9、單位主要領(lǐng)導。 7.簽發(fā)人 簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人三個字用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后簽發(fā)人姓名要用3號楷體字。3號楷體字 簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字， 如果是聯(lián)合上行文,需標識多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，與紅色反線的距離4mm。 如果是聯(lián)合上行文,需標識多個簽發(fā)人，主辦 （二）主體部分 主體指紅色反線與主題詞之間的要素。包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、生效標識、附注等。 （二）主體部分 標題位置在紅

10、色反線下空2行的位置，字體用2號小標宋體，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。人名、地名、詞組不能分割成兩行,以免產(chǎn)生異義。空2行 1.公文標題 空2行 1.公文標題 2.主送機關(guān) 主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)?？梢杂萌Q、規(guī)范化簡稱或是統(tǒng)稱。 (各單位-統(tǒng)稱 中國石油吐哈油田公司-規(guī)范化簡稱) 在文件標題下空1行，左側(cè)頂格，字體設(shè)置是3號仿宋體字，回行時要頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。 2.主送機關(guān) 如果主送機關(guān)名稱過多，或者是“決定”、“通報”兩類公文，按慣例主送機關(guān)名稱都會移到版記位置，具體在主題詞之下,抄送之上，標識方法同抄送。 如果主送機關(guān)名

11、稱過多，或者是“決定”、“通報”兩類 正文字體是3號仿宋體字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。 一般每面排22行，每行排28個字。小標題3.正 文 正文字體是3號仿宋體字。文中如有小標題可用3號小標宋體 如果正文中穿插一些圖表、名單、規(guī)定等內(nèi)容，會隔斷公文前后意思的聯(lián)系，不方便閱讀。這種情況我們一般都會用附件單獨表述。 附件是正文的一部分，與正文具有同等效力。 4.附 件 如果正文中穿插一些圖表、名單、規(guī)定等內(nèi)容，會隔斷 標識方法：在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”兩字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，要用阿拉伯數(shù)字編序號，注意：序號后加圓點。附件名稱后不加標點

12、符號。 下空1行 標識方法：在正文下空1行左空2字，用3號仿宋 附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標注“附件”2字，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致；如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。 吐哈油字200912號附件1 附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標注 5.成文日期 成文日期就是公文的落款日期，是公文生效的時間，一般為領(lǐng)導簽發(fā)的時間，如果是聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。 規(guī)定：成文日期要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”； 如：二九年六月二日 5.成文日期 1.單一機

13、關(guān)發(fā)文： 標識方法：只標識成文日期，不落單位名稱，成文日期右空4字；印章加蓋在日期上之后，印章上邊緣應與正文的距離應在1行之內(nèi)，防止變造公文。 端正、居中，下壓成文日期。具體的加蓋方式視印章的實際情況來定。6.公文生效標識 ： 1.單一機關(guān)發(fā)文： 標識方法：只標識成文日期當印章下弧有文字時，采用中套方式， 即印章中心線壓在成文日期上。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 兩種印章加蓋方式:下套方式中套方式當印章下弧有文字時，當印章下弧無文字時，兩種印章加蓋方式:下 2.兩個單位聯(lián)合行文 加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文

14、日期。印章加蓋方式只能采用同一種，保證印章排列整齊、美觀。兩印章之間不能相交或相切，相距不能超過3mm.空7字空7字 2.兩個單位聯(lián)合行文 加蓋兩個 3.當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時： 為防止出現(xiàn)空白印章。要求所有發(fā)文單位都要落單位名稱，印章要蓋在單位名稱上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如果是一個或兩個印章，要居中排布；在最后一排印章之下右空2字的位置標識成文時間 ?？諆蓚€字 3.當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時：空兩個字 加蓋印章的時候，還有一種特殊情況要說明: 當公文排好版后，如果剩余空白容不下印章位置的時候，我們要調(diào)整行距、字距，必須使印章與正文同處一

15、面，為防止變造公文。不能采取標識此頁無正文的方法。 加蓋印章的時候，還有一種特殊情況要說明: 7.附注 附注一般是說明公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項等等，如“此件發(fā)至縣團級”、 “此件可見報”等。還有上報文件必須以附注的形式注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。 標識方法：用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。 7.附注 附注一般是說明公文的發(fā)下空1行集團公司規(guī)定：上報公文附注標識在成文日期下空一行處。下空1行集團公司規(guī)定：上報公文附注標識在成文日期下空一行處。 （三）版記部分 版記指主題詞以下的各要素。包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等。 版記中各要素之間均加一條黑色反線隔開，

16、寬度于版心的寬度相同（156mm)。 （三）版記部分 版記指 1.主題詞 主題詞是概括公文內(nèi)容的詞組，主要用于公文檢索查詢。 標識規(guī)則：“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；主題詞詞目用3號小標宋體字；詞目之間要空1字。 1.主題詞 2.抄送機關(guān) 抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或是知曉公文的其他機關(guān)，標識的時候應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或是統(tǒng)稱。 標識方法：在主題詞的下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識，“抄送”后標全角冒號；抄送機關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊（內(nèi)對齊）；最后一個抄送機關(guān)后標句號。 2.抄送機關(guān) 3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機關(guān)是公文印制的

17、主管部門。 位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置；左空1字，字體是3號仿宋字。 印發(fā)日期與印發(fā)機關(guān)是在同一行，右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，要與成文日期區(qū)分開。 3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 4.版記的位置 版記應置于公文最后一面; 版記的最后一個要素置于最后一行。 電子文件的版記要求必須在偶數(shù)頁。 4.版記的位置頁 碼 頁碼外側(cè)設(shè)置，即：單頁在右，雙頁在左。印成雙面紙制文件便于閱讀。 用4號半角白體阿拉伯數(shù)字標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識

18、頁碼。 頁 碼 頁碼外側(cè)設(shè)置，即：單頁在右，雙頁在左。印成雙左下角左上角表頭 公文如需附橫排A4表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼在表的左下角，雙頁碼在表的左上角。 裝訂:單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。保證連續(xù)的表格可以依次順序向下看,不用反復顛倒。左下角左上角表頭 公文如需附橫排A4表格，應 公文如需附A3表格，且A3表格是公文的最后一頁時，封三、封四應為空白，將A3表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封四)上。 公文如需附A3表格，且A3表格是公文的最后一頁時，封三四、公文的特定格式 所謂公文的特定格式是相對于前面我們所講的通常意義上的文件格式而言的，主要有信函格式、命令（令）格式和會議紀要格式。這些公文格式有其特定的作用，與通常的公文格式印制的公文作用和效力是相同的，只是表現(xiàn)形式有所不同。四、公文的特定格式 所謂公文的特定格式是相對于前面 1.信函格式 是針對非普發(fā)性公文所采用的一種格式，通常用于答復、解釋或說明某具體事項。 1.信函格式30mm20mm 發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關(guān)標識推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)自定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)；距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。正文每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印