柳州辦事處管理制度

1、柳州辦事處辦公管理制度1. 目的為維護公司良好形象，加強柳州辦事處辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。2. 原則辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念規(guī)范:以制度規(guī)范辦公管理效率：有助于提高整體工作效率效益：減少資源耗費，降低成本3. 范圍辦公管理的范圍包括 :檔案管理辦公用品管理郵發(fā)管理 4 文件打印管理辦公現(xiàn)場管理4. 檔案管理歸檔范圍:由柳州辦事處接收和南寧總公司發(fā)出的正式公文。上述公文主要指： 公司各類規(guī)劃、 年度計劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經(jīng)營情況報告及報表、公司級會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)報告、

2、決議、合同、協(xié)議、項目方案、通告、傳真電報等?？偣炯傲蒉k事處委派人員人事檔案、委任書各類證書以上內(nèi)容的電子檔案檔案管理由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)，規(guī)范編碼，設(shè)立卷宗。密級檔案必須保證安全檔案的借閱與索取部門主管以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔部門經(jīng)理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔大區(qū)經(jīng)理可直接提檔所有檔案公司其他人員借閱密級文件需由大區(qū)經(jīng)理提報總公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密 ,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總部批準(zhǔn)方可復(fù)制，一般內(nèi)部

3、檔案由大區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。檔案的銷毀：任何組織或個人無權(quán)隨意銷毀歸檔的檔案材料若按規(guī)定需要銷毀時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可銷毀,由大區(qū)經(jīng)理監(jiān)督銷毀經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由大區(qū)經(jīng)理監(jiān)督銷毀5. 公文打印管理本制度所指公文為公司對外的請示、 報告及其它文書， 對內(nèi)的以總部或部門名義發(fā)布的各類正式文件公司公文的打印工作由經(jīng)理助理負(fù)責(zé)各部打印的公文須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交經(jīng)理助理打印各部門打印的公文一式兩份交經(jīng)理助理存檔自己存檔文件雙面打印、復(fù)印6. 辦公用品的管理辦公室用品分類公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘

4、、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；實物資產(chǎn)：物資價格達(dá) 300元以上，如：計算機、攝像機、照相機。辦公用品發(fā)放經(jīng)理助理按計劃分發(fā)給各部門，由部門負(fù)責(zé)人指定專人領(lǐng)發(fā)根據(jù)物資分類，進行不同的領(lǐng)用方式：低值易耗品：直接向經(jīng)理助理簽字領(lǐng)用管制品：向經(jīng)理助理申請并由大區(qū)經(jīng)理簽字領(lǐng)用貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用實物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀計劃以外辦公用品領(lǐng)用，須經(jīng)大區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用新聘人員辦公用品，經(jīng)理助理根據(jù)部門提供的名單，負(fù)責(zé)為其配備7. 郵發(fā)管理經(jīng)理助理負(fù)責(zé)各

5、部門郵發(fā)信件、郵件，并做好登記及簽收。大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)在每年根據(jù)各部門的需要制訂報刊訂閱計劃報總經(jīng)辦及財務(wù)部審核批準(zhǔn)后，辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。經(jīng)理助理每日負(fù)責(zé)將報刊進行處理、分類登記，并及時送達(dá)有關(guān)部門 。8. 辦公現(xiàn)場日常管理及獎懲條例服務(wù)規(guī)范：儀容儀表：衣冠整潔、得體；男員工不得留長發(fā)、胡須。電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄。辦公秩序、不得說粗口。不用電話閑聊，利用網(wǎng)絡(luò)資源瀏覽網(wǎng)頁、娛樂信息、玩游戲等公司盆栽至 11年7月止由專人定期養(yǎng)護。此制度發(fā)布日起盆栽分配到每個辦公室人員負(fù)責(zé)。詳見附件一：員工花木認(rèn)養(yǎng)實施辦法 。辦公環(huán)境上班時間隨時自

6、我檢查，隨時整改文件、票據(jù)，分類歸檔。下班前上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進行清掃。5元/次扣薪處理。盆栽類別認(rèn)養(yǎng)人責(zé)任認(rèn)養(yǎng)人在有園林技工養(yǎng)護期間必須向園林技工做好護理相關(guān)知識的5元/次扣薪處理。盆栽類別認(rèn)養(yǎng)人責(zé)任認(rèn)養(yǎng)人在有園林技工養(yǎng)護期間必須向園林技工做好護理相關(guān)知識的店鋪及辦公室每月中旬進行一次大掃除， 統(tǒng)一清理辦公室的門窗、 臺面、墻角等處的衛(wèi)生。詳見附件二：辦公室大掃除安排辦公區(qū)內(nèi)除接待室外嚴(yán)禁吸煙。針對第八條，如發(fā)現(xiàn)員工違反上述規(guī)定，將給予9. 附則本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，并根據(jù)辦公區(qū)核查標(biāo)準(zhǔn)進行檢查或不定時抽查，每月評比出表現(xiàn)最好的職員給予獎勵。并對違反此規(guī)定的人員，將給

7、予扣薪處理本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)辦審批，從發(fā)布之日起生效。所有員工認(rèn)真看完以上條例后簽字附件一：員工花木認(rèn)養(yǎng)實施辦法一、辦公室大型盆栽共 10盆，小型盆栽共 6盆。品種有：大綠蘿、小綠蘿、步步高、富貴竹。二、為節(jié)約公司開支、提升辦公室人員的責(zé)任意識、愛心意識，公司商討決定把盆栽分配到每個辦公室人員負(fù)責(zé)領(lǐng)養(yǎng)！1、學(xué)習(xí)。以保證沒有專人養(yǎng)護后植物護理工作不受影響。在與園林技工合同結(jié)束后柳辦辦公室人員將全面負(fù)責(zé)花木養(yǎng)護工在認(rèn)養(yǎng)期間， 如果由認(rèn)養(yǎng)人沒有盡到自己的責(zé)任做相關(guān)護理的原因，領(lǐng)養(yǎng)盆栽明細(xì)成員分配大廳、會客室、培訓(xùn)室打掃 /托干凈在與園林技工合同結(jié)束后柳辦辦公室人員將全面負(fù)責(zé)花木養(yǎng)護工在認(rèn)養(yǎng)期間， 如果由認(rèn)

8、養(yǎng)人沒有盡到自己的責(zé)任做相關(guān)護理的原因，領(lǐng)養(yǎng)盆栽明細(xì)成員分配大廳、會客室、培訓(xùn)室打掃 /托干凈所有門、窗、櫥窗擦干凈所有桌、椅及辦公設(shè)備擦干凈玻璃窗、門標(biāo)準(zhǔn)作，包括澆水、施肥、殺蟲防治、松土、清潔葉片等工作。3、造成花木順壞，認(rèn)養(yǎng)人負(fù)責(zé)更換同一品種、同一規(guī)格的花木。三、認(rèn)養(yǎng)人簽字認(rèn)養(yǎng)人大綠蘿 2盆大綠蘿 2盆大綠蘿 2盆大綠蘿 2盆步步高 2盆小綠蘿 4盆附件二：月末大掃除安排表成員場所地面衛(wèi)生玻璃窗、門辦公設(shè)備簽字欄地面衛(wèi)生1 月份辦公設(shè)備玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門年呈報人報月文件編號抄日報抄送地面衛(wèi)生玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門玻璃窗、門年呈報人報月文件編號抄日報抄送2 月份辦公設(shè)備地面衛(wèi)生3 月份辦公設(shè)備地面衛(wèi)生4 月份辦公設(shè)備地面衛(wèi)生5 月份辦公設(shè)備地面衛(wèi)生6 月份辦公設(shè)備1、每月 25 號左右進行一次辦公室大掃除2、成員分配同事可按照自己工作日程或其他情況商量挑選合作搭檔3、如遇人員出差，按實際情況與負(fù)責(zé)同個