Oracle應付帳款系統(tǒng)概述

1、應付帳款管理系統(tǒng)應付業(yè)務務概述供應商的的管理發(fā)票的管管理付款的管管理預付款的的管理員工費用用報銷創(chuàng)建日記記帳分錄錄Oracle應付帳款款系統(tǒng)主主要內(nèi)容容應付業(yè)務務概述Oracle產(chǎn)產(chǎn)品和和應付的的集成Oracle資產(chǎn)產(chǎn)Oracle總帳帳Oracle人力資源源Oracle現(xiàn)金管理理Oracle采購購Oracle應付Oracle應應付概概述輸入供應應商創(chuàng)建PO輸入發(fā)票票審批發(fā)票票付款生成日記記帳分錄錄和PO匹配輸入請購購單Unit 1:供 應商商主要內(nèi)容容：建立新供供應商查詢供應應商合并供應應商供應商: 概述述輸入供應應商創(chuàng)建PO輸入發(fā)票票發(fā)票審批批發(fā)票付款款創(chuàng)建日記記帳分錄錄和PO匹配輸入請購購

2、單供應商和和供應商商地點設設置聯(lián)系人聯(lián)系人付款地點點采購地點點RFQ唯一地點點TokyoNewYork采購地點點付款地點點聯(lián)系人 供應商Paris避免重復復供應商商在供應商商窗口設設置一個個新的供供應商之之前，要要先確認認系統(tǒng)中中沒有該供供應商存存在.提交以下下報表以以確認系系統(tǒng)中沒沒有重復復的供應應商:供應商報報表供應商審審計報表表定期審核核供應商商,以達達到如下下結(jié)果:為了防止止生成重重復發(fā)票票為了提高高系統(tǒng)執(zhí)執(zhí)行速度度為了提供供準確的的供應商商報表合并供應應商運行供應應商審計報表表ABC CorpABC Corporation審核合并并結(jié)果ABCCorporation合并供應應商明確是否

3、否有重復的供供應商保留審計計痕跡合并供應應商合并供應應商時，發(fā)票和和PO同時被更更新。更新所有有發(fā)票或或者僅僅僅是未過過帳發(fā)票票。拷貝舊供供應商地地點給新新供應商商或者閑閑置舊地地點。系統(tǒng)自動動提交報報表來記記錄合并并信息。合并供應應商保留報表表作為審審計線索索對于合并并供應商商記錄,Oracle應付不不保留在在線的審審計痕跡跡Oracle應應付自動動地打印印采購訂訂單頁眉眉更新報報表和供供應商合合并報表表將這些報報表作為為審計線線索供應商報報表報表名說明明供應商報報表查看供應商、供應商商地點和和供應商商聯(lián)系信信息供應商審審計報表表可以幫助助查看潛潛在的名名稱相似似的重復復供應商商新供應商商/

4、新供應商商復核新供供應商或或新供應應商地點點地點報表表供應商付付款歷史史報表查看單個個或一組組供應商商付款歷歷史，包括無無效付款供應商已已付發(fā)票票查看單個個或一組組供應商商付款歷歷史，包包括折扣扣歷史報表表和部分付付款Unit 2:發(fā)票票主要內(nèi)容容：發(fā)票處理理流程、概念發(fā)票的輸輸入發(fā)票和PO匹配應用費用用報表資產(chǎn)發(fā)票票經(jīng)常性發(fā)發(fā)票其他發(fā)票票管理功功能發(fā)票會計計分錄發(fā)票的處處理流程程、概念念輸入發(fā)票票:概概覽輸入供應應商輸入請求求創(chuàng)建PO輸入發(fā)票票或發(fā)票批批審批發(fā)票票付款創(chuàng)建日記記帳分錄錄調(diào)節(jié)付款款和PO匹配發(fā)票類型型發(fā)票總帳帳日期發(fā)票稅金金發(fā)票分布布集有關(guān)發(fā)票票的幾個個概念Oracle應應付發(fā)

5、發(fā)票類型型類型描述述標準發(fā)票票是是指由于于采購貨貨物或接接受勞務務從供應應商處取取得的發(fā)發(fā)票（標標準發(fā)票票既可以和和訂單匹匹 配，也可可以不匹匹配）貸項通知知單指指對于于已開發(fā)發(fā)票的貨貨物或勞勞務而從從供應商商處取得得的紅沖沖發(fā)票借項通知知單對對于已已開具的的發(fā)票供供應商未未開紅沖沖發(fā)票，而由自自已錄入入的紅沖沖發(fā)票費用報表表指指對于雇雇員發(fā)生生的相關(guān)關(guān)費用的的而開具具的發(fā)票票PO缺省和采購訂訂單匹配配的發(fā)票票。（輸輸入PO號碼后，Oracle應付自動動地提供供應商商信息。預付支支付給供供應商或或雇員的的作為預預付款的的一種發(fā)發(fā)票（視視為發(fā)票票）快速匹配配和和采購訂訂單匹配配的發(fā)票票。（輸輸入

6、PO號碼，Oracle應付自動動地提供供應應商信息息并且和和采購定定單的每每一個裝裝運行匹匹配）混合發(fā)票票既既可以和和采購訂訂單又可可以和發(fā)發(fā)票匹配配的發(fā)票票（既可可以輸入入正數(shù)，也可以輸輸入負數(shù)數(shù)）。指定缺省省的總帳帳日期應付選項項(總帳日期期)發(fā)票給每一個個發(fā)票和和發(fā)票批批指定一一個缺省省的總帳帳日期決定發(fā)票日期期、系統(tǒng)日期期、 缺省至總帳日期期發(fā)票分配配缺省至主要內(nèi)容容：設置系統(tǒng)統(tǒng)選項-稅收自動動計算（YES/NO）設置稅名名稱-稅名稱-稅率-稅核算會會計科目目發(fā)票稅金金輸入增值值稅（VAT）稅收類型型稅名名稅率率定義供應應商賦予予稅名定義稅名名輸入含增增值稅發(fā)發(fā)票檢查稅費費發(fā)票分布布集

7、利用發(fā)票票分布集集可以快快速建立立發(fā)票分分配行。分布集行行5001200300050031402600分布集行行001100300000220026000032004000發(fā)票分布布行001100300000120026000022004000發(fā)票分布布行5001200300050031402600完整分布布集框架分布布集或供應商指定分布布集給供供應商發(fā)票1000完整分布布集框架分布布集只有會計計科目信息，沒沒有具體的金額額分配比例有會計科科目信息和具具體的金額分分配比例發(fā) 票輸輸入入使用工作作臺模式式發(fā)票批發(fā)票 (工作臺)發(fā)票查詢付款批付款(工作臺) 付款查詢付款發(fā)票付款工作臺發(fā)票工作臺輸入

8、批:概概覽輸入一個個發(fā)票批批批文件復核批控控制報告告批控制形形式批控制形形式批名: JS03041998日期: 03/04/98控制發(fā)票票數(shù)量:20控制發(fā)票票總額l:$2,600.78實際發(fā)票票數(shù)量:19實際發(fā)票票總額l:$2,200.78計數(shù)差額額:1合計差額額:$400.00輸入人: JohnSmithEntryTime(elapsed): 15 minutesNotes:Invoice#300941 forsupplierABCCorporationwas aduplicate.復核和維維護發(fā)票票批提交批控控制報表表以審核核處理的的準確性性和效率率；查看職員員輸入發(fā)發(fā)票批的的數(shù)量和和批實

9、際際總額和和控制總總額之間間的差異異。發(fā)票票信信 息明細信息息缺省信息息基本信息息信息息供應商信信息發(fā)票信息息付款計劃劃行發(fā)票分配配行類型型描述述項目記錄向供供應商購購物或勞勞務收費費金額稅記錄購買買商品或或勞務而而產(chǎn)生的的稅額運費記錄供應應商的運運輸費用用雜項費用用記錄一張張發(fā)票的的各項雜雜項費用用發(fā)票分配配類型將發(fā)票與與采購訂訂單匹配配發(fā)票和采采購訂單單匹配: 概要要發(fā)票批輸入發(fā)票票審批發(fā)票票發(fā)票和采采購訂單匹配配發(fā)票歸檔檔過帳發(fā)票票復核發(fā)票票 付款 匹配設置置選項二重匹配配三重匹配配四重匹配配發(fā)票票數(shù)量4價格150.00訂單單數(shù)量4價格150.00二重匹配配訂單單數(shù)量3價格150.00接

10、收收數(shù)量3價格150.00三重匹配配發(fā)票票數(shù)量3價格150.00訂單單數(shù)量2價格150.00接受受數(shù)量2價格150.00四重匹配配發(fā)票票數(shù)量2價格150.00接收收數(shù)量2價格150.00匹配應用借/貸項發(fā)發(fā)票匹配借/貸項發(fā)發(fā)票至指指定發(fā)票票分配行行和采購購訂單分分配行，或?qū)①J貸項金額額按比例例分配到到與采購購訂單裝裝運（與與貸項/借項通通知單匹匹配）關(guān)關(guān)聯(lián)的所所有采購購訂單Oracle應應付自自動使用用借/貸貸項發(fā)票票抵減正正常發(fā)票票，以減減少或清清除到期期應付供供應商款款總額應用費用用報表費用報表表處理輸入費用用報表應用預付付款通過提交交應付發(fā)發(fā)票引入入建立發(fā)發(fā)票支付員工工款設置費用用報表分

11、分錄定義費用用報表模模板輸入員工工、地址址定義雇員員作為供供應商資產(chǎn)類發(fā)發(fā)票資產(chǎn)發(fā)票票資產(chǎn)標識識發(fā)票批準準、過帳經(jīng)常性發(fā)發(fā)票經(jīng)常性發(fā)發(fā)票:概概覽覽您可以為為可能收收不到發(fā)發(fā)票的定定期業(yè)務務費用（如租金金）輸入發(fā)票票.輸入經(jīng)常常性發(fā)票票:定義特殊殊會計日日歷定義經(jīng)常常性發(fā)票票模板生成基于于模板的的發(fā)票通過經(jīng)常常性發(fā)票票模板，您可以以:指定經(jīng)常性發(fā)發(fā)票生成成的時間間間隔.定義隨著著期間按按固定百百分比增增加或減減少的經(jīng)經(jīng)常性發(fā)發(fā)票其他發(fā)票票管理功功能（掛起、審批、調(diào)整、取消）帳戶掛起起原因No資金掛起起原因Mixed信息不足足No發(fā)票掛起起原因Yes匹配掛起起原因Mixed期間掛起起原因No采購請

12、求求掛起原原因No差異掛起起原因Mixed掛起類型型查看在審審批發(fā)票票時系統(tǒng)統(tǒng)自動置置于的掛掛起類型型預先定義義用用戶定定義手工釋放放掛起類型型審批發(fā)票票輸入發(fā)票票審批發(fā)票票和采購定定單匹配配發(fā)票文檔檔 付 款發(fā)票過帳帳發(fā)票查詢詢:概覽發(fā)票批輸入發(fā)票票審批發(fā)票票和PO匹配發(fā)票文檔檔查看發(fā)票票 付 款 接收發(fā)票票發(fā)票過帳帳借 方資產(chǎn)或費費用貸方方負債債1，和PO匹配2，使用發(fā)發(fā)票分布布集3，手工輸輸入1，財務級級缺省2，供應商商級缺省省3，供應商商地點級級缺省4，發(fā)票級級缺省生成方法法生成方法法發(fā)票會計計分錄利用選擇擇或缺省省值來自自動生成成發(fā)票會會計分錄錄Unit3:付款款主要內(nèi)容容 ：付款概

13、覽覽手工支付付、執(zhí)行行付款批批返款預付款管管理執(zhí)行停止止、無效效付款設置現(xiàn)金金控制概覽覽輸入供應應商生成PO輸入發(fā)票票發(fā)票審批批付款款生成日記記帳分錄錄和PO匹配輸入請購購單付款調(diào)節(jié)節(jié)設置付款款銀行主要內(nèi)容容：銀行名稱稱分行名稱稱銀行帳戶戶會計信息息付款單據(jù)據(jù)Oracle應應付支支付方式式支付方式式支票Clearing電子資金金轉(zhuǎn)帳電匯手工遠期期付款定義義遠期付款款給供應商商的付款款票據(jù)公司內(nèi)部部主體間間付款，不用產(chǎn)產(chǎn)生付款款文檔要求銀行行在指定定未來日日期付款款的支付付單據(jù)通過電子子傳遞付付款至供供應商銀銀行聯(lián)系銀行行將資金金要求通通過電匯匯付款至至供應商商銀行供應商指指定要求求銀行在在將來

14、指指定未來來日期付付款的支支付單據(jù)據(jù)使用工作作臺模式式發(fā)票批發(fā)票 (工作臺)發(fā)票查詢付款批付款(工作臺) 付款查詢付 款發(fā) 票付款工作臺發(fā)票工作臺手工付款款、執(zhí)行行付款批批手工付款款手工付款款是在系系統(tǒng)外部部創(chuàng)建付付款，如如以下兩兩種手工工付款方式:支票電匯現(xiàn)金要付款的的發(fā)票選擇發(fā)票票-(建立付款款)格式化付付款確定付款款打印支票票付款批：概覽返 款返款：收收取供應應商或員員工的退退款例：公司司對供應應商A存在200元的應付付帳款，同時還還存在一一張1000元的貸項項通知單單，實際際上供應應商A對公司存存在800元的負債債，這時時可以利利用返款款功能輸輸入-800的付款，同時去去核銷余余額為2

15、00元的應付付發(fā)票和和1000元的貸項項通知單單。預 付款款管管 理預付款管管理內(nèi)容容預付款輸輸入確定預付付款何時時應用輸入預付付款分配配信息審批、支支付預付付款使用發(fā)票票去核銷銷或取消消核銷預預付款應用費用用報表核核銷預付付款預付款步步驟：概覽輸入預付付款狀態(tài)=未審批審批預付付款狀態(tài)=未付支付預付付款發(fā)票票狀態(tài)=可用選擇發(fā)票票核銷一一或多張張預付款款選擇預付付款并應應用于一一或多張張發(fā)票預付款審批、支支付預付付款輸入預付付款狀態(tài)=未審批審批預付付款狀態(tài)=未付支付預付付款狀態(tài)=可用的選擇發(fā)票票核銷一一或多張張預付款款選擇預付付款并應應用于一一或多張張發(fā)票使用預付付款狀態(tài)態(tài)報表去去檢查未未核銷預

16、預付款明明細.確定并檢檢查可用用的預付付款可用預付付款核銷金額額核銷/取消核銷銷在發(fā)票工工作臺取取消預付付款.如果預付付款已被被支付，則只有有當取消消付款后后才能取取消預付付款.除非預付付款從未未被核銷銷，否則則對應的的付款是是不允許許被取消消的.在發(fā)票界界面查看看預付款款取消信信息.取消預付付款停止、無無效付款款停止和取取消付款款:概概覽銀行帳戶戶余額不不足；錄入錯誤誤的付款款信息使用停止止和取消消付款的的情況：利用選擇擇或缺省省值來自自動生成成付款會會計分錄錄借方方負債債發(fā)票負債債科目生成方法法貸方方 現(xiàn)金金獲得折扣扣系統(tǒng)級設設定科目目銀行會計計科目生成方法法生成方法法付款會計計分錄的的生

17、成Unit4：報表、會會計、和和審計主要內(nèi)容容：報表、報報告集完成AP會計周周期AP其他他功能（公司間間業(yè)務、外幣等等）報表表報表名稱稱提交報表表完成AP會計周期期傳送資產(chǎn)產(chǎn)明細信信息至Oracle資資產(chǎn)傳送帳戶戶明細至至總帳關(guān)閉應付付會計周周期調(diào)節(jié)周期期應付事事項清除記錄錄主要內(nèi)容容AP周周期循環(huán)環(huán)檢查、解解決AP問題傳送至 Oracle總帳轉(zhuǎn)移未解解決問題題至下一會會計期關(guān)閉應付付周期調(diào)節(jié)應付付事項日記帳分錄過帳帳檢查傳送送結(jié)果解決過帳帳問題在應付輸輸入資產(chǎn)信息息提交成批批增加程程序檢查結(jié)果果將附加過過入資產(chǎn)產(chǎn)將資產(chǎn)信信息傳送送至FA：提交交成批增增加調(diào)節(jié)應付付帳款活活動使用以下下報表調(diào)調(diào)

18、節(jié)已過過帳付款款、發(fā)票票與應付付帳款試試算平衡衡:已過帳發(fā)發(fā)票登記記已過帳付付款登記記應付帳款款試算表表應付試算算表（本期）=應應付試算算表余額額（上期期）+已過帳帳發(fā)票登登記- 已過過帳付款款登記使用其他他會計功功能平衡公司司間交易易記錄以非發(fā)票票幣種付付款輸入、支支付多種種貨幣發(fā)發(fā)票檢查未實實現(xiàn)匯兌兌損益使用文檔檔序列使用公司司間帳戶戶Invoice for$150501505050Company 01Company 02Company03ExpensesAPExpensesExpensesStep 1Step 2Company 01Company02Company 03IntercompanyIntercompanyIntercompanyReceivablePayablePayableIntercompany1005050 BalancingEntry使用多幣幣種:概概覽設置付款款選項使用多多幣種過帳帳設置供應應商缺省省貨幣設置多幣幣種銀行帳戶戶輸入外幣幣發(fā)票付款款使用文檔檔序列號號手工或自自動輸入入發(fā)票和和付款文文檔序列列號通過文檔檔序列號號可以審審核發(fā)票票的連續(xù)續(xù)性以下幾類類單據(jù)必必須自動動生成文文檔序列列號：應付發(fā)票票引入生生成的發(fā)發(fā)票經(jīng)