模塊3賬務(wù)處理技能要點出納簽字課件

1、 （1）了解賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本功能和主要模塊結(jié)構(gòu)。 （2）了解信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的特點，掌握信息化賬務(wù)處理流程與手工賬務(wù)處理流程的異同。 （3）了解記賬憑證錄入以及后續(xù)處理的流程與方法，理解憑證的錄入、審核、修改、過賬等處理環(huán)節(jié)的相互關(guān)系。 （4）學會在軟件系統(tǒng)中處理憑證和輸出賬表。 模塊3 賬務(wù)處理知識目標 （1）了解賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本功能和主要模塊結(jié)構(gòu)。模塊3（1）能根據(jù)軟件菜單概括出軟件的基本功能。（2）能根據(jù)原始憑證或業(yè)務(wù)資料填制、審核記賬憑證，并完成憑證記賬操作。（3）能利用適當?shù)姆椒ǜ涃~憑證中的錯誤，并對更正憑證進行后續(xù)操作。（4）能利用軟件功能查詢輸出多種格式的總賬、

2、日記賬、明細賬與余額表；能設(shè)置、輸出多欄式明細賬。 模塊3 賬務(wù)處理能力目標（1）能根據(jù)軟件菜單概括出軟件的基本功能。模塊3 賬務(wù)處模塊3 賬務(wù)處理項目1 賬務(wù)處理工作程序 項目2 記賬憑證處理 實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（一）項目3 賬務(wù)查詢與輸出 實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（二）教學內(nèi)容模塊3 賬務(wù)處理項目1 賬務(wù)處理工作程序 項目1 賬務(wù)處理工作程序 模塊3 賬務(wù)處理項目1 賬務(wù)處理工作程序 模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)1 賬務(wù)處理流程模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)1 賬務(wù)處理流程模塊3 賬務(wù)處理原始憑證（原始憑證匯總表）記賬憑證（收、付、轉(zhuǎn)）總賬財務(wù)會計報告日記賬明細賬模塊3 賬務(wù)處理1手工操作方式下的賬務(wù)

3、處理程序 科目匯總表原始憑證記賬憑證（收、付、轉(zhuǎn)）總財務(wù)會計報告日記賬明細模塊3 賬務(wù)處理賬務(wù)處理程序：（1）根據(jù)原始憑證，按照所設(shè)置的會計科目及所確定的復式記賬方法，填制記賬憑證。（2）根據(jù)記賬憑證（收、付款記賬憑證）逐筆登記日記賬。（3）根據(jù)記賬憑證及其所附原始憑證逐筆登記明細分類賬。（4）根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表或匯總記賬憑證。（5）根據(jù)科目匯總表或匯總記賬憑證定期登記總分類賬。（6）按照對賬要求，定期核對總分類賬、日記賬、明細分類賬。（7）根據(jù)核對清查后的總分類賬、明細分類賬編報財務(wù)會計報告。模塊3 賬務(wù)處理賬務(wù)處理程序：模塊3 賬務(wù)處理 2電算化處理方式下的賬務(wù)處理程序 主憑證

4、文件余額文件賬簿文件匯總臨時憑證文件審核轉(zhuǎn)入記賬輸入處理編表總賬明細賬日記賬會計報表對賬單錄入對賬文件對賬調(diào)節(jié)表原始憑證記賬憑證機制憑證模塊3 賬務(wù)處理 2電算化處理方式下的賬務(wù)處理程序 主模塊3 賬務(wù)處理賬務(wù)處理的過程描述中，可將信息化賬務(wù)處理的具體操作步驟歸納如下：（1）將有關(guān)會計憑證（包括由手工輸入的記賬憑證和由系統(tǒng)自動生成的機制憑證）輸入或轉(zhuǎn)入到賬務(wù)處理系統(tǒng)，并存入臨時憑證數(shù)據(jù)庫。（2）對記賬憑證進行審核簽字后，進行自動記賬處理，形成記賬憑證文件、賬簿文件和余額文件，同時，按會計科目匯總數(shù)據(jù)，并更新科目匯總文件。（3）按照設(shè)置的輸出條件，生成各種正式的總分類賬、日記賬、明細分類賬賬簿，

5、生成科目匯總表。（4）通過匯總、篩選、引用等技術(shù)處理生成各類會計報表。模塊3 賬務(wù)處理賬務(wù)處理的過程描述中，可將信息化賬務(wù)處理模塊3 賬務(wù)處理軟件所依據(jù)的基本工作原理和處理特點是：（1）采用統(tǒng)一記賬憑證格式和統(tǒng)一憑證編號，以規(guī)范數(shù)據(jù)內(nèi)容和簡化處理環(huán)節(jié)。（2）采用一次登賬方式，即取一未入賬記錄，根據(jù)其明細科目代碼登記相應(yīng)明細賬或日記賬，依照其上下級科目的聯(lián)系分別累計出發(fā)生額、余額數(shù)據(jù)，并傳遞至上一級科目。（3）所有一級科目和明細科目最新的發(fā)生額、余額及數(shù)量等輔助指標即自動生成，改變了傳統(tǒng)的定期匯總、月底結(jié)賬的做法，提高了信息產(chǎn)生的及時性。（4）積累和儲存所有一級科目和明細科目各個會計期間的發(fā)生額

6、、余額及數(shù)量、外幣等指標，大大擴充了系統(tǒng)的信息量，為進行財務(wù)管理和財務(wù)分析準備了豐富的信息源。 模塊3 賬務(wù)處理軟件所依據(jù)的基本工作原理和處理特點是：模塊3 賬務(wù)處理3電算化賬務(wù)處理程序與手工賬務(wù)處理程序的比較（1）賬務(wù)處理流程的靈活性不同。信息化系統(tǒng)中可以在一個賬務(wù)處理系統(tǒng)中完成多種賬務(wù)處理流程。（2）會計數(shù)據(jù)的存儲方式不同。信息化更多的會計數(shù)據(jù)保存在磁盤或其他光電介質(zhì)上。（3）會計數(shù)據(jù)與會計信息閱讀方式不同。信息化方式下須借助于計算機程序和軟件。（4）會計科目編碼體系的嚴密程度不同。信息化方式下必須有一套嚴密的會計科目及其相關(guān)分類項目的編碼體系。（5）會計數(shù)據(jù)處理過程的規(guī)范性不同。信息化使

7、會計流程與會計數(shù)據(jù)的規(guī)范性大大提高。（6）會計處理結(jié)果的正確程度不同。模塊3 賬務(wù)處理3電算化賬務(wù)處理程序與手工賬務(wù)處理程序任務(wù)2 賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)2 賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能模塊3 賬務(wù)處理模塊3 賬務(wù)處理一個包含初始化設(shè)置、日常處理和輔助核算功能的賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能（模塊）結(jié)構(gòu)如圖所示。 賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)初始化憑證處理賬簿輸出出納管理輔助核算系統(tǒng)維護科目設(shè)置余額錄入環(huán)境參數(shù)設(shè)置運行要素設(shè)置憑證錄入憑證查詢憑證修改憑證審核憑證匯總憑證過賬期末處理賬簿查詢賬簿打印現(xiàn)金、銀行存款日記賬日報表銀行對賬往來銷賬往來賬、項目賬輸出自動轉(zhuǎn)賬期末調(diào)匯結(jié)賬數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復數(shù)據(jù)交換

8、模塊3 賬務(wù)處理一個包含初始化設(shè)置、日常處理和輔助核算功模塊3 賬務(wù)處理通用賬務(wù)處理系統(tǒng)操作過程中涉及的主要操作項目：（1）系統(tǒng)初始化。包括設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類型、錄入期初余額、設(shè)置外幣與匯率、設(shè)置結(jié)算方式等等。（2）日常憑證業(yè)務(wù)處理。包括記賬憑證的填制、修改、審核、過賬以及必要時對憑證的查詢輸出。（3）賬簿管理。包括各種賬簿的查詢與打印。（4）出納業(yè)務(wù)。對貨幣資金的處理業(yè)務(wù)。（5）輔助核算。包括部門核算、往來核算、通用項目核算等。（6）期末業(yè)務(wù)。包括各項結(jié)轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)賬、調(diào)匯以及對賬、結(jié)賬等內(nèi)容。（7）系統(tǒng)維護。包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)導入導出等內(nèi)容。模塊3 賬務(wù)處理通用賬務(wù)處理系統(tǒng)操作過

9、程中涉及的主要操作（1）早期財務(wù)軟件中賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能模塊一般按照手工核算習慣來設(shè)計。隨著信息化系統(tǒng)的普及以及財務(wù)軟件的成熟，許多軟件已逐漸放棄原完全依照手工核算貫例設(shè)計系統(tǒng)的思路，改從軟件處理會計業(yè)務(wù)的特點出發(fā)來設(shè)計和開發(fā)軟件的功能。賬務(wù)處理系統(tǒng)中對傳統(tǒng)手工規(guī)范的遵循正在被逐漸淡化。（2）不同軟件對功能項目的歸集存在著差異，即某一功能模塊內(nèi)所包含的功能項目是有區(qū)別的。例如，系統(tǒng)運行要素設(shè)置可單獨設(shè)立一個模塊（如用友軟件的“企業(yè)門戶”），也可在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)置“系統(tǒng)維護”或“系統(tǒng)設(shè)置”項目。 模塊3 賬務(wù)處理知識要點（1）早期財務(wù)軟件中賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能模塊一般按照手工核算習項目2 記賬憑

10、證處理 模塊3 賬務(wù)處理項目2 記賬憑證處理 模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)3 記賬憑證的錄入與修改模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)3 記賬憑證的錄入與修改模塊3 賬務(wù)處理1記賬憑證錄入方式一種是，先由手工方式填制記賬憑證，審核后再錄入到計算機系統(tǒng)內(nèi)，即所謂的后臺處理方式；第二種是，直接在計算機上根據(jù)審核無誤的原始憑證編制錄入記賬憑證，即所謂的前臺處理方式。一般來說，業(yè)務(wù)量不多且軟件應(yīng)用基礎(chǔ)較好的單位，或以網(wǎng)絡(luò)方式應(yīng)用財務(wù)軟件的用戶，可采用前臺處理方式。而在信息化實施初期，或手工與信息化并行運行階段，則可以采用后臺處理方式。模塊3 賬務(wù)處理1記賬憑證錄入方式模塊3 賬務(wù)處理 2記賬憑證的基本內(nèi)容及其處理規(guī)則模塊3

11、賬務(wù)處理 2記賬憑證的基本內(nèi)容及其處理規(guī)則模塊3 賬務(wù)處錄入方法： （1）憑證日期。即填制會計憑證的日期。有些會計科目如銀行存款、庫存現(xiàn)金等，其相應(yīng)賬簿資料需按日期排序生成，所以，錄入憑證應(yīng)盡可能顧及業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序。（2）憑證種類。類型是在系統(tǒng)初始化時設(shè)定，一般由操作員直接錄入憑證類型代碼，或輸入憑證類型名稱，也可以使用系統(tǒng)提供的引導功能錄入憑證類別。（3）憑證編號。編號的產(chǎn)生規(guī)則各不相同，有以憑證類別為基本編號，如收款憑證類別代碼為“1”，則收款憑證編號為“1001”、“1002”等。也有以憑證類別名，如“收001”或“收款001”等。更多軟件將憑證類別與憑證編號分別管理，如“收”字第0

12、05號、“轉(zhuǎn)”字第200號等。模塊3 賬務(wù)處理錄入方法： 模塊3 賬務(wù)處理錄入方法： （4）摘要。手工處理時，一張憑證編制一個完整的摘要；信息化系統(tǒng)中，摘要是以“行”為單位編制的，即憑證中的每一行都要有一個相對獨立的摘要。摘要庫，是系統(tǒng)為了提高憑證錄入速度，事先對一些使用頻率較高、內(nèi)容較為規(guī)范的憑證摘要所作的定義。如“提取現(xiàn)金”、“支付貨款”、“收到銷貨款”等。（5）會計科目。軟件允許用戶以輸入科目編碼、助記碼和科目名稱中的任意一項的方法來錄入科目。會計科目輸入過程中，軟件將完成一些自動檢查程序。例如，檢查科目是否已經(jīng)過設(shè)置，檢查所輸入科目是否為最末級科目，等等。模塊3 賬務(wù)處理錄入方法： 模

13、塊3 賬務(wù)處理錄入方法： （6）金額。金額輸入可分為直接輸入和計算生成兩種情況。根據(jù)屏幕提示輸入數(shù)量外幣等輔助信息，由計算機根據(jù)初始設(shè)置時確定的方法及用戶輸入的數(shù)量、單價或外幣、匯率等要素自動計算生成發(fā)生額。（7）合計。指一張憑證上的借方金額合計和貸方金額合計。在合計欄里可以看出借貸是否平衡。保存憑證時，若借貸不平衡，系統(tǒng)會拒絕存盤并提示用戶進行修改，直到修改平衡后才準予存盤保存。（8）附件張數(shù)。指憑證所附的原始憑證張數(shù)，根據(jù)實際原始憑證數(shù)填入即可。 模塊3 賬務(wù)處理錄入方法： 模塊3 賬務(wù)處理（1）憑證上的部分項目可由軟件自動生成，一般有憑證編號、金額合計數(shù)、制證人簽字，以及由數(shù)量單價生成的

14、金額、由外幣匯率生成的本位幣等等。其中一些項目是否由系統(tǒng)自動生成可由用戶通過設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)來設(shè)定或調(diào)整，如憑證編號可由系統(tǒng)自動生成，也可由用戶手工輸入。 （2）軟件對憑證的正確性進行自動校驗。校驗項目通常有以下幾項：一是借貸平衡校驗，即對憑證的借貸方金額合計數(shù)進行比對，不平衡的憑證不允許存盤；二是憑證類別與內(nèi)容比對，即根據(jù)憑證分類條件對憑證內(nèi)容進行驗證，不符合所選類別設(shè)定條件的憑證將被報錯并要求修改正確；三是憑證內(nèi)容完整性校驗，缺少必填項內(nèi)容的憑證不能被接受。模塊3 賬務(wù)處理知識要點（1）憑證上的部分項目可由軟件自動生成，一般有憑證編號、金額3輔助核算數(shù)據(jù)的輸入方法（1）數(shù)量輔助數(shù)據(jù)錄入。在錄入

15、憑證時輸入數(shù)量和單價，由系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量和單價計算出金額，并在憑證的金額欄顯示計算結(jié)果。（2）外幣與匯率錄入。在彈出的對話框內(nèi)輸入外幣原幣金額，若在系統(tǒng)參數(shù)中將匯率折算方式設(shè)置為浮動匯率，則同時需要輸入折算匯率。（3）結(jié)算方式錄入。要求用戶輸入結(jié)算方式和結(jié)算票據(jù)號，有的軟件還要求輸入業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。其中“結(jié)算方式”是在系統(tǒng)初始化時由用戶定義的，“結(jié)算票據(jù)號”則根據(jù)原始憑證中的號碼填入。模塊3 賬務(wù)處理3輔助核算數(shù)據(jù)的輸入方法模塊3 賬務(wù)處理4輔助性憑證輸入功能的利用（1）常用憑證的設(shè)置與使用。原理是建立一個憑證的通用模型，并將其定義為常用憑證。在錄入憑證時，可利用常用憑證調(diào)用功能提取對應(yīng)憑證模型，

16、在生成憑證基本框架的基礎(chǔ)上，對其中的金額、日期等稍作修改便可完成對這一憑證的錄入。（2）編碼提示輸入功能。為輔助編碼輸入，當光標位于特定內(nèi)容輸入對話框時，屏幕上跳出窗口，列示與輸入內(nèi)容相對應(yīng)項目的編碼與內(nèi)容的對照表。隨著操作員輸入內(nèi)容的變化，提示區(qū)內(nèi)及時篩選出適配內(nèi)容以供選擇，操作員很容易在提示區(qū)找到所需要的特定內(nèi)容。模塊3 賬務(wù)處理4輔助性憑證輸入功能的利用模塊3 賬務(wù)處理5記賬憑證的查詢查詢有簡單查詢和綜合查詢兩種基本形式，簡單查詢是輸入憑證月份和憑證號等少量要素來查詢相應(yīng)憑證；綜合查詢是可對多個輸入條件進行任意組合的查詢方式。金蝶軟件中綜合查詢被稱為“憑證過濾”。譬如，要查詢科目為“現(xiàn)金

17、”或“銀行存款”、金額在2 0005 000元之間的記賬憑證，則查詢條件可設(shè)置為： “會計科目”“等于”“1001”“且”“金額”“大于”“2 000”“且”“金額”“小于”“5 000”“或”“會計科目”“等于”“1002”“且”“金額”“大于”“2 000”“且”“金額”“小于”“5 000”。 模塊3 賬務(wù)處理5記賬憑證的查詢模塊3 賬務(wù)處理從系統(tǒng)開發(fā)的角度看，軟件常將記賬憑證文件分為臨時憑證文件和正式憑證文件兩部分。記賬憑證錄入后先放置于臨時憑證文件（庫）內(nèi)，待憑證過賬后再轉(zhuǎn)入正式憑證文件（庫）內(nèi)。臨時憑證庫中的數(shù)據(jù)可進行直接的修改或增刪，而正式憑證庫內(nèi)的數(shù)據(jù)由于與各類賬簿及輔助數(shù)據(jù)庫

18、相關(guān)聯(lián)，通常不允許作直接的修改或增刪。 模塊3 賬務(wù)處理知識要點從系統(tǒng)開發(fā)的角度看，軟件常將記賬憑證文件分為臨時憑證文件和正6記賬憑證的修改（1）記賬憑證的直接修改。在個別軟件中也稱作無痕跡修改，是指調(diào)出原已錄入的憑證，直接修改其中的內(nèi)容，而不留下任何曾經(jīng)修改的痕跡或線索。憑證尚未審核，或?qū)徍宋赐ㄟ^，可直接修改；憑證已審核但尚登記入賬，應(yīng)先取消審核，再進行修改。（2）記賬憑證的間接修改。在個別軟件中也稱作有痕跡修改，即以紅字沖銷或補充登記的方法來改正憑證中的錯誤。通常情況下，對已記賬的錯誤憑證可以采用類似手工操作中的“紅字沖銷法”和“補充登記法”的方法進行修改。紅字沖銷和藍字補充而增加的憑證，

19、應(yīng)視同正常憑證進行后續(xù)處理。模塊3 賬務(wù)處理6記賬憑證的修改模塊3 賬務(wù)處理（1）一些軟件為提高處理效率，提供自動生成紅字沖賬憑證的功能，使錯賬更正在操作上變得比較正確而便捷。當調(diào)用紅字沖賬功能時，系統(tǒng)將自動生成一張與原憑證內(nèi)容相同但金額為負數(shù)的“紅字”憑證，但沖賬后的藍字補充憑證還得由用戶手工錄入。 （2）對于錄入而未作后續(xù)處理的記賬憑證，一般可進行直接修改；對于已審核或已由出納員簽字的記賬憑證，則要求由原審核簽字人員取消簽字后，由原錄入人員對憑證進行修改；對于已登記入賬的記賬憑證，通常不允許對憑證進行直接修改，而應(yīng)使用相應(yīng)方法進行間接修改；若賬務(wù)系統(tǒng)月末結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證有錯，則只能在下月做相

20、應(yīng)的調(diào)整處理。模塊3 賬務(wù)處理知識要點（1）一些軟件為提高處理效率，提供自動生成紅字沖賬憑證的功能任務(wù)4 記賬憑證審核與簽字模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)4 記賬憑證審核與簽字模塊3 賬務(wù)處理1憑證審核 記賬憑證一般須經(jīng)過審核人員的簽章才允許作為記賬依據(jù)。同時，作了審核標記的憑證是不可以隨意更改的。如已審核憑證有錯，則必須先清除已審核標記，然后才能修改。記賬憑證審核一般采用屏幕顯示逐張核對的方法。計算機自動為“審核員”簽字。清單核對法（憑證審核的專用方法） ：先將需審核的憑證打印輸出，由審核員逐一審核，待審核完成后，再在系統(tǒng)內(nèi)使用成批簽字功能予以一次性簽章。審核員和憑證制單員始終應(yīng)是不同的操作員，這是軟

21、件內(nèi)在規(guī)則所體現(xiàn)的強制要求。 模塊3 賬務(wù)處理1憑證審核 模塊3 賬務(wù)處理2出納簽字對于涉及到現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出的憑證，應(yīng)該由出納人員審核并簽章?？赏ㄟ^“出納憑證必須經(jīng)出納簽字”復選項激活或略過這一功能。須在初始設(shè)置時為出納員指定需簽字的會計科目，一般為“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款” 。如果在系統(tǒng)環(huán)境選項中設(shè)置為憑證必經(jīng)出納簽字，那么這一環(huán)節(jié)就成為憑證過賬前的必要過程。模塊3 賬務(wù)處理2出納簽字模塊3 賬務(wù)處理根據(jù)會計內(nèi)部控制的要求，憑證制單員和審核員不能為同一人，即任何用戶都不能審核自己編制的憑證，也不能修改他人填制的憑證。所以，審核員發(fā)現(xiàn)憑證有錯誤時，只能將其交與制單員處理，而不能（或

22、沒有權(quán)限）直接予以修改。實際控制中，由系統(tǒng)管理員授予不同操作員以不同的權(quán)限，以達到會計人員相互聯(lián)系相互制約的目的。模塊3 賬務(wù)處理知識要點根據(jù)會計內(nèi)部控制的要求，憑證制單員和審核員不能為同一人，即任任務(wù)5 憑證過賬模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)5 憑證過賬模塊3 賬務(wù)處理1賬務(wù)系統(tǒng)記賬原理從數(shù)據(jù)處理過程來看，記賬實際上是會計數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的傳遞與匯總，并伴隨有數(shù)據(jù)的各種運算。從機內(nèi)數(shù)據(jù)性質(zhì)上看，僅僅通過審核而未登記入賬的憑證實際上并未正式成為合法有效的憑證，而只有經(jīng)過記賬處理后的憑證才是真正合法有效的憑證。記賬實際上成了形成正式有效數(shù)據(jù)的一個關(guān)卡。模塊3 賬務(wù)處理1賬務(wù)系統(tǒng)記賬原理模塊3 賬務(wù)

23、處理2記賬過程記賬過程是由計算機自動完成的。記賬處理過程包括以下操作步驟：（1）選擇記賬憑證。即通過選擇范圍來控制計算機系統(tǒng)的工作對象。（2）對所選記賬憑證進行合法性檢驗。主要是檢驗是否存在不平衡的憑證或不符合會計規(guī)范的憑證。（3）輸出記賬憑證匯總表。對所選憑證進行匯總并輸出匯總表。（4）正式記賬。開始進行具體的數(shù)據(jù)傳遞和運算處理并形成新的數(shù)據(jù)信息。模塊3 賬務(wù)處理2記賬過程模塊3 賬務(wù)處理3記賬過程中的數(shù)據(jù)處理模塊3 賬務(wù)處理記賬臨時記賬憑證數(shù)據(jù)庫記賬憑證數(shù)據(jù)庫科目匯總表數(shù)據(jù)庫明細分類賬數(shù)據(jù)庫銀行未達賬數(shù)據(jù)庫往來輔助賬數(shù)據(jù)庫部門個人輔助數(shù)據(jù)通用項目輔助賬數(shù)據(jù)庫3記賬過程中的數(shù)據(jù)處理模塊3 賬

24、務(wù)處理記賬臨時記賬憑證（1） 憑證一經(jīng)記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務(wù)的賬簿上直接修改。如果在記賬后發(fā)現(xiàn)有錯誤憑證，則應(yīng)使用紅字沖銷或補充登記等間接修改方法予以更正。（2）在記賬開始后，一般不能中斷系統(tǒng)的運行，也不允許進行其他相關(guān)操作，以免干擾軟件系統(tǒng)的正常運行而造成對數(shù)據(jù)文件的破壞。（3）所選范圍內(nèi)的憑證如有未經(jīng)審核簽字的憑證，系統(tǒng)將給出提示并自動中止記賬，或在記賬時自動剔除并在記賬結(jié)束后給出報告。模塊3 賬務(wù)處理知識要點（1） 憑證一經(jīng)記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務(wù)的賬簿上（4）多數(shù)軟件具有記賬前提示備份或強制備份（如金蝶軟件）功能。一旦出現(xiàn)記賬過程因斷電、死機或其他原因而造成異

25、常中斷的情況時，可利用備份的數(shù)據(jù)恢復到記賬前的狀態(tài)。軟件也會自動進行數(shù)據(jù)保護，意外中斷時將自動恢復到記賬前狀態(tài)。（5）記賬功能隨時可運行，每月可執(zhí)行記賬的次數(shù)是任意的。 模塊3 賬務(wù)處理知識要點（4）多數(shù)軟件具有記賬前提示備份或強制備份（如金蝶軟件）功能4記賬憑證匯總用戶可以匯總已記賬憑證，也可以匯總未記賬憑證，或匯總所有憑證，這也方便于用戶在全部憑證未入賬前，隨時查看企業(yè)當前的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。憑證匯總不受時間和業(yè)務(wù)處理進度的約束。匯總憑證時一般允許用戶輸入月份、憑證類別、憑證編號、科目級次、業(yè)務(wù)日期等條件。輸入并確認匯總條件后，系統(tǒng)自動對憑證進行匯總處理，并輸出記賬憑證匯總表。模塊3 賬

26、務(wù)處理4記賬憑證匯總模塊3 賬務(wù)處理實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（一）模塊3 賬務(wù)處理實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（一）模塊3 賬務(wù)處理進程1 錄入記賬憑證模塊3 賬務(wù)處理進程1 錄入記賬憑證模塊3 賬務(wù)處理（1）首部內(nèi)容輸入。參照輸入憑證類型，自動產(chǎn)生順序號，系統(tǒng)默認制單日期（可修改），手工直接填入附單據(jù)數(shù)。模塊3 賬務(wù)處理（1）首部內(nèi)容輸入。參照輸入憑證類型，自動產(chǎn)生順序號，系統(tǒng)默（2）主體內(nèi)容輸入。直接輸入摘要內(nèi)容，輸入會計科目，輸入借方金額，回車至下一行自動復制上一行摘要內(nèi)容。（3）銀行輔助項錄入。在銀行科目欄回車后自動彈出“輔助項”對話框，或雙擊輔助信息區(qū)“票號”后空白區(qū)域，彈出“輔助項”對

27、話框如圖。在指定區(qū)域輸入結(jié)算方式，票號，發(fā)生日期。模塊3 賬務(wù)處理（2）主體內(nèi)容輸入。直接輸入摘要內(nèi)容，輸入會計科目，輸入借方（4）數(shù)量輔助項錄入。在科目名稱欄輸入數(shù)量科目，回車后系統(tǒng)彈出數(shù)量核算“輔助項”對話框如圖。在數(shù)量輔助項對話框輸入產(chǎn)品數(shù)量，單價，“確認”退回。系統(tǒng)自動將數(shù)量與單價的乘積帶入借方金額欄，單擊空格鍵可使金額跳至貸方金額欄。模塊3 賬務(wù)處理（4）數(shù)量輔助項錄入。在科目名稱欄輸入數(shù)量科目，回車后系統(tǒng)彈 （5）部門輔助項錄入。在錄入部門業(yè)務(wù)記賬憑證時，在會計科目欄輸入部門輔助科目并回車時，系統(tǒng)彈出部門“輔助項”對話框如圖。在部門文本框輸入部門編碼，或參照選擇部門名稱，單擊“確認

28、”命令返回。模塊3 賬務(wù)處理 （5）部門輔助項錄入。模塊3 賬務(wù)處理（1）記賬憑證中的制單人、出納員、審核人、記賬人等都由系統(tǒng)自動簽注。當憑證被另一操作員修改后，制單人簽名也被系統(tǒng)自動修改。（2）憑證中的摘要內(nèi)容需要與科目名稱以及金額欄內(nèi)容配合應(yīng)用，即摘要欄內(nèi)編寫在科目名稱與金額欄內(nèi)未反映的內(nèi)容。一張憑證中各行的摘要內(nèi)容可以相同，也可以不同。編制憑證摘要是一項較具技術(shù)性的操作項目，高質(zhì)量的摘要能夠幫助閱讀者準確理解憑證以及所涉及明細賬的內(nèi)容。（3）當憑證的借方金額之和與貸方金額之和相等時，回車進入下一行將不再自動復制上一行的摘要內(nèi)容。模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）記賬憑證中的制單人、出納員、審

29、核人、記賬人等都由系統(tǒng)自進程11 查詢記賬憑證模塊3 賬務(wù)處理進程11 查詢記賬憑證模塊3 賬務(wù)處理1記賬憑證查詢在“總賬”系統(tǒng)主窗口，選擇“憑證”項下的“查詢憑證”命令，打開“憑證查詢” 對話框如圖。 模塊3 賬務(wù)處理可根據(jù)列示項目編輯輸入或點擊選擇多個查詢條件。 1記賬憑證查詢模塊3 賬務(wù)處理可根據(jù)列示項目編輯輸入或在基本條件查詢窗口，輸入或編輯相應(yīng)查詢項目后，單擊“確認” ，顯示“查詢憑證”列表窗口如圖。雙擊其中任意憑證行，自動顯示此記賬憑證。模塊3 賬務(wù)處理在基本條件查詢窗口，輸入或編輯相應(yīng)查詢項目后，單擊“確認” （1）在“查詢憑證”功能中既可以查詢已記賬憑證，也可以查詢未記賬憑證。

30、而在填制憑證功能中只能查詢到未記賬憑證。（2）在“查詢憑證”功能中還可以查詢“作廢憑證”、“有錯憑證”、某制單人填制的憑證、其他子系統(tǒng)傳遞過來的憑證以及一定日期區(qū)間、一定憑證號區(qū)間的記賬憑證。 （3）已記賬憑證除了可以在查詢憑證功能中查詢之外，還可以在查詢賬簿資料時，以賬證聯(lián)查的方式查詢。 模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）在“查詢憑證”功能中既可以查詢已記賬憑證，也可以查詢未進程12 憑證審核和簽字模塊3 賬務(wù)處理進程12 憑證審核和簽字模塊3 賬務(wù)處理1記賬憑證審核在總賬系統(tǒng)主窗口，雙擊“憑證”|“審核憑證”項，打開憑證審核條件設(shè)置窗口，選擇憑證類別為“轉(zhuǎn)賬憑證”，默認憑證標志選項以及日期、月

31、份等其他各項參數(shù)，點擊“確定”命令，打開憑證審核列表窗口模塊3 賬務(wù)處理1記賬憑證審核模塊3 賬務(wù)處理 雙擊要審核的憑證，或單擊憑證行再單擊“確定” ，進入“審核憑證” 操作窗口 逐項檢查憑證內(nèi)的項目，確認無誤后單擊“審核”命令，“審核”簽章處自動簽上當前操作員姓名 模塊3 賬務(wù)處理 雙擊要審核的憑證，或單擊憑證行再單擊“確定” ，進入“審（1）如果系統(tǒng)檢測到憑證審核人員與填制人員為同一操作員，則拒絕接受審核簽字命令。（2）對憑證審核員應(yīng)首先在“系統(tǒng)管理”窗口的權(quán)限設(shè)置中進行授權(quán)，使其擁有審核憑證的權(quán)限；同時還要注意在總賬系統(tǒng)的選項中是否設(shè)置了“憑證審核控制到操作員”的選項，如果設(shè)置了該選項，

32、則應(yīng)繼續(xù)設(shè)置審核的明細權(quán)限，即“數(shù)據(jù)權(quán)限”中的“用戶”權(quán)限，只有在“數(shù)據(jù)權(quán)限”中設(shè)置了某用戶有權(quán)審核其他某一用戶所填制憑證的權(quán)限，該用戶才真正擁有了審核憑證的權(quán)限。（3）在憑證審核的功能中除了可以分別對單張憑證進行審核外，還可以執(zhí)行“成批審核”的功能，對符合條件的待審核憑證進行一次性的批量簽字。 模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）如果系統(tǒng)檢測到憑證審核人員與填制人員為同一操作員，則拒2出納簽字以出納員身份登錄“總賬”主窗口，選擇“憑證”項 “出納簽字”命令，打開“出納簽字”查詢條件對話框。模塊3 賬務(wù)處理單擊“全部”單選按鈕，輸入月份，單擊“確認”按鈕，進入“出納簽字”的憑證列表窗口。雙擊某一需要

33、簽字的憑證，或選擇某一行再單擊“確定”命令，進入“出納簽字”的簽字窗口。2出納簽字模塊3 賬務(wù)處理單擊“全部”單選按鈕，輸入月（1）出納簽字的操作既可在“憑證審核”后進行，也可以在“憑證審核”前進行。（2）要進行出納簽字的操作需滿足以下三個條件：首先，在總賬系統(tǒng)的“選項”中已經(jīng)設(shè)置了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”；其次，已經(jīng)在會計科目中進行了“指定科目”的操作；再次，憑證中所使用的主要會計科目是已經(jīng)在總賬系統(tǒng)中設(shè)置為“日記賬”輔助核算類別的會計科目。 （3）會計科目設(shè)置中的“指定科目”操作，是指由操作員來指定“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，以便軟件系統(tǒng)將這些科目列為出納業(yè)務(wù)處理對象。如果

34、未進行“指定科目”操作，則出納簽字不能進行。 模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）出納簽字的操作既可在“憑證審核”后進行，也可以在“憑證3主管簽字打開總賬系統(tǒng)主窗口，雙擊“憑證”|“主管簽字”項，打開主管簽字條件設(shè)置窗口，默認各選項值，點擊“確定”命令打開主管簽字憑證列表窗口模塊3 賬務(wù)處理在主管簽字操作窗口，單擊“簽字”命令，主管會計的紅色印章即出現(xiàn)在憑證名稱的右上角。3主管簽字模塊3 賬務(wù)處理在主管簽字操作窗口，單擊“簽（1）主管簽字可以在出納簽字與審核憑證之后進行，也可以在出納簽字與審核憑證之前進行。（2）可以通過工具欄“批處理”|“成批主管簽字”命令，對符合條件的待簽字憑證進行一次性的批量簽

35、字。模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）主管簽字可以在出納簽字與審核憑證之后進行，也可以在出納進程13 將憑證登入賬簿模塊3 賬務(wù)處理進程13 將憑證登入賬簿模塊3 賬務(wù)處理在記賬范圍欄輸入本次記賬的范圍，或單擊“全選”命令選中全部符合條件的記賬憑證，單擊“記賬”命令，如果是第一次記賬，則系統(tǒng)彈出窗口顯示“期初試算平衡表”窗口；如果不是第一次記賬，則系統(tǒng)開始記賬并顯示進程。模塊3 賬務(wù)處理在記賬范圍欄輸入本次記賬的范圍，或單擊“全選”命令選中全部符模塊3 賬務(wù)處理記賬結(jié)束后彈出窗口顯示“記賬完畢”的信息，單擊“確定”命令，顯示本次記賬的科目匯總表模塊3 賬務(wù)處理記賬結(jié)束后彈出窗口顯示“記賬完畢”的信

36、息（1）系統(tǒng)啟用后首次執(zhí)行記賬功能時，由系統(tǒng)自動檢查期初余額的平衡狀況。如果期初余額試算不平衡，則不允許進行記賬。所以，在期初余額錄入完成前，可以錄入并審核記賬憑證，但不可以記賬。只有當期初余額試算平衡后，才能將憑證登記入賬。（2）若上月未結(jié)賬，則本月不能記賬；未審核的憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于或等于已審核范圍；在記賬過程中，非特殊原因不得中斷退出；記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷，系統(tǒng)會自動調(diào)用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后再重復記賬。 模塊3 賬務(wù)處理技能要點（1）系統(tǒng)啟用后首次執(zhí)行記賬功能時，由系統(tǒng)自動檢查期初余額的項目3 賬務(wù)查詢與輸出 模塊3 賬務(wù)處理項目3 賬務(wù)查詢與輸出 模

37、塊3 賬務(wù)處理任務(wù)6 總賬、明細賬與日記賬查詢模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)6 總賬、明細賬與日記賬查詢模塊3 賬務(wù)處理總賬：總賬的賬簿格式通常有兩種，一種是傳統(tǒng)的借、貸、余三欄式總賬，另一種是包含全部發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)的“發(fā)生額及余額對照表”。三欄式總賬：可以查詢各個總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計數(shù)和月末余額，還可查詢各級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計數(shù)和月末余額；科目“發(fā)生額及余額對照表”用于查詢統(tǒng)計各級會計科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和期初期末余額資料。為了節(jié)約成本，提高工作效率，一般認為可以用“發(fā)生額及余額對照表”來代替總分類賬。模塊3 賬務(wù)處理總賬：模塊3 賬務(wù)處理明細賬： 信息化系統(tǒng)中

38、不僅可輸出三欄式明細賬，還可根據(jù)對科目屬性的定義，按特殊要求輸出多種格式的明細賬。可輸出的明細賬包含三欄式、數(shù)量金額式、外幣式、數(shù)量外幣式等格式種類。數(shù)量金額式明細賬是同時提供數(shù)量、單價與金額資料的明細賬簿，適用于存貨類科目；外幣式明細分類賬同時提供外幣金額、匯率和本位幣金額三個指標，需要在設(shè)置會計科目時指定其外幣核算屬性；數(shù)量外幣式明細賬則是同時提供數(shù)據(jù)與外幣數(shù)據(jù)的明細賬，其格式上可看作是對數(shù)量式明細賬與外幣式明細賬的迭加。模塊3 賬務(wù)處理明細賬： 模塊3 賬務(wù)處理日記賬： 日記賬一般要求嚴格按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序來記載，同時，日記賬中的記錄每天都有一個結(jié)賬記載。不同軟件對日記賬的處理方法稍

39、有區(qū)別：用友軟件將出納管理的貨幣資金日記賬與一般日記賬區(qū)別開來，需要用戶對出納管理的貨幣資金日記賬科目進行特別設(shè)置，比如在會計科目設(shè)置模塊中定義科目的出納管理屬性；從數(shù)據(jù)處理的復雜程度看，提供日記賬只是增加一種系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞或處理的形式，在采取輸出時臨時生成賬簿數(shù)據(jù)模式情況下，并不會增加會計人員和軟件系統(tǒng)的負擔。 模塊3 賬務(wù)處理日記賬： 模塊3 賬務(wù)處理輸出總分類賬、明細分類賬、日記賬一般程序：（1）用戶選擇確認所要輸出的賬簿的限定條件。（2）系統(tǒng)按設(shè)定條件輸出所選范圍內(nèi)的會計賬簿。（3）通過翻頁鍵可查看上一頁、下一頁、首頁、末頁的頁面。（4）通過賬頁格式切換鍵，顯示其他賬頁格式。 查詢明

40、細賬時，有的系統(tǒng)還為用戶提供了綜合查詢（條件組合查詢）功能。方法與前述對記賬憑證的綜合查詢大致相同。模塊3 賬務(wù)處理輸出總分類賬、明細分類賬、日記賬一般程序：模塊3 賬務(wù)處（1）從會計原理上講，總賬科目（一級科目）登記總分類賬，明細科目登記明細分類賬，貨幣資金科目登記日記賬。而在信息化系統(tǒng)中，各級科目所能提供的賬簿種類不再有任何限制。只要用戶需要，系統(tǒng)可輸出任意級別科目的總分類賬和明細分類賬，也可輸出任意一個科目的日記賬。對不同賬簿來講，只有輸出格式上的差別，而不再有適用科目級別上的差別。（2）通常，數(shù)量金額式、外幣式等明細賬相互間不具有兼容性，需要在設(shè)置會計科目時特別指定。所以，多數(shù)軟件要求

41、用戶在設(shè)置會計科目時設(shè)置其明細賬的輸出格式。而總賬、三欄式明細賬、日記賬等賬簿格式則適用于任何一個會計科目，可在不進行特別設(shè)置的情況下隨時予以輸出。 模塊3 賬務(wù)處理知識要點（1）從會計原理上講，總賬科目（一級科目）登記總分類賬，明細任務(wù)7 多欄賬設(shè)置與查詢模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)7 多欄賬設(shè)置與查詢模塊3 賬務(wù)處理多欄賬是指多欄式明細賬，主要用于對收入、費用、成本等類別科目的明細分類核算。在軟件系統(tǒng)中，多欄賬是在賬簿輸出環(huán)節(jié)由用戶根據(jù)需要進行定義的。凡是設(shè)有下級明細科目的科目，均可將其下級明細科目設(shè)置為欄目，以多欄賬的格式輸出賬簿數(shù)據(jù)。例如，“材料采購”（1401）科目下設(shè)“X33薄鋼板”（14

42、0101）、“菱形不銹鋼管”（140102）和“水性樹脂漆”（140103）三個二級科目，可將三個二級科目設(shè)置為借方欄目，以輸出借方為三個項目加一個“合計”欄的多欄式明細賬。一些軟件提供多欄式賬簿的自動設(shè)置功能，系統(tǒng)能針對用戶選擇的科目結(jié)合其下級科目結(jié)構(gòu)（余額方向）自動設(shè)置其多欄賬格式。模塊3 賬務(wù)處理多欄賬是指多欄式明細賬，主要用于對收入、費用、成本等類別科目由于多欄式明細賬放置在賬簿輸出環(huán)節(jié)進行處理，所以財務(wù)軟件中的針對會計科目所設(shè)置的賬簿格式中就不再有“多欄式”這一條目。對于希望以多欄賬方式輸出其賬簿的科目，應(yīng)該在設(shè)置會計科目時將欲開辟的欄目設(shè)置為下級科目，再利用賬務(wù)輸出的相應(yīng)功能來定義

43、和應(yīng)用多欄式賬簿格式。 模塊3 賬務(wù)處理知識要點由于多欄式明細賬放置在賬簿輸出環(huán)節(jié)進行處理，所以財務(wù)軟件中的任務(wù)3 賬證聯(lián)查模塊3 賬務(wù)處理任務(wù)3 賬證聯(lián)查模塊3 賬務(wù)處理所謂賬證聯(lián)查，是指在查詢賬簿的時候，通過聯(lián)動操作直接查詢與當前顯示內(nèi)容相關(guān)的記賬憑證或其他表單，或者在輸出系統(tǒng)內(nèi)置表單時通過聯(lián)動操作直接查詢與當前表單相關(guān)的賬簿與憑證。利用賬證聯(lián)查功能將大大減少查詢操作的步驟，有效提高憑證賬簿查詢的效率。賬證聯(lián)查的原理：通過在不同賬簿格式與數(shù)據(jù)匯總方式信息資料間的跳轉(zhuǎn)，實現(xiàn)多種會計信息輸出界面的直接切換。模塊3 賬務(wù)處理所謂賬證聯(lián)查，是指在查詢賬簿的時候，通過聯(lián)動操作直接查詢與當賬證聯(lián)查一般

44、可滿足以下查詢要求：（1）記賬憑證中查看憑證其他信息。通過聯(lián)查操作可以顯示憑證的輔助核算項目內(nèi)容以及與輔助項目相關(guān)聯(lián)的其他內(nèi)容。（2）查明細賬（日記賬）時聯(lián)查憑證和總賬。查詢明細賬或一般序時賬時，可查看相應(yīng)的憑證和該科目的總賬。（3）查詢總賬時聯(lián)查明細賬（日記賬）。在總賬或“發(fā)生額及余額對照表”中，可聯(lián)查當前科目的明細賬（日記賬）。在查詢余額表時，可聯(lián)查對應(yīng)科目的輔助賬余額表；在查看輔助項目總賬時，可聯(lián)查當前項目當前科目的明細賬。（4）科目匯總表中聯(lián)查各類賬表。輸入憑證匯總條件后，系統(tǒng)即生成記賬憑證（科目）匯總表，在此可通過相應(yīng)的聯(lián)查命令查詢各科目的總賬、明細賬和日記賬。 模塊3 賬務(wù)處理賬證聯(lián)查一般可滿足以下查詢要求：模塊3 賬務(wù)處理實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（二）模塊3 賬務(wù)處理實訓5 基本會計業(yè)務(wù)處理（二）模塊3 賬務(wù)處理進程14 翻閱并聯(lián)查基本賬簿模塊3 賬務(wù)處理進程14 翻閱并聯(lián)查基本賬簿模塊3 賬務(wù)處理1總賬查詢輸出在企業(yè)應(yīng)用平臺的業(yè)務(wù)工作主窗口，雙擊“財務(wù)會計”|“總賬”|“賬表”|“科目賬”|“總賬”項，彈出總賬查詢條件設(shè)置對話框模塊3 賬務(wù)處理1總賬查詢輸出模塊3 賬務(wù)處理手工輸入或參照選擇開始科目“1403”（原材料），輸入結(jié)束科目“140305”