辦公自動化軟件基礎講座

1、計算機技術應用基礎第3章辦辦公自自動化軟軟件3.1文文字處處理軟件件Word3.2電電子表表格軟件件Excel3.3演演示文文稿制作作軟件PowerPoint3.1文文字處處理軟件件Word3.1.1文文檔的基基本操作作3.1.2文文本格式式的編排排3.1.3圖圖文混排排3.1.4文文檔的打打印3.1.1文文檔的基基本操作作1、Word窗窗口2、輸入入文本3、編輯輯與修改改文本4、查找找與替換換文本1、Word窗窗口插入點任務窗格Office助手視圖模式選定欄文本編輯區(qū)標題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄狀態(tài)欄繪圖工具欄圖3-1 Word窗口2、輸入入文本建立新文文檔后，就可以以在文本本編輯區(qū)區(qū)中

2、的插插入點處處輸入文文本了。輸入文文本時，插入點點自動后后移，當當用戶輸輸入的文文本到達達右邊界界時，Word自動換換行，按按回車鍵鍵表示一一個段落落的結束束。3、編輯輯與修改改文本選定文本本刪除文本本：【Backspace】、【Delete】復制和移移動文本本：【Ctrl+C】、【Ctrl+X】、【Ctrl+V】撤銷和恢恢復：【Ctrl+Z】插入和改改寫文本本：【Insert】4、查找找與替換換文本搜索指定定詞搜索指定定格式3.1.2文文本格式式的編排排1、設置置字符格格式2、設置置段落格格式3、使用用樣式4、使用用格式刷刷1、設置置字符格格式（1）字字體設置字體體格式設置字符符間距設置文字

3、字效果圖3-7 字符格式設置效果設置字符符格式（2）中中文版式式拼音指南南帶圈字符符縱橫混排排合并字符符雙行合一一圖3-9 中文版式設置效果2、設置置段落格格式（1）段段落：在段落格格式設置置過程中中，如果果某個默默認的度度量單元元與要設設置的單單位不同同，只要要把原來來的單位位刪掉，直接輸輸入新的的單位即即可，如如右縮進進默認單單位為字字符，現(xiàn)現(xiàn)在需要要厘米，只要刪刪除原來來的0字字符，然然后直接接輸入0.4厘厘米即可可。設置段落落格式（2）首首字下沉沉（3）項項目符號號和編號號（4）分分欄：為了保證證分欄一一定正確確，在分分欄前最最好在要要分欄的的段前和和段后分分別插入入分隔符符（5）邊邊

4、框和底底紋3、使用用樣式內置樣式式創(chuàng)建新樣樣式4、使用用格式刷刷單處復制制格式：先選定已已經(jīng)設置置好格式式的文本本或段落落，然后后單擊“格式刷刷”按鈕鈕，鼠標標指針變變成帶有有“刷子子”的I字形狀狀，用鼠鼠標選定定需要設設置為相相同格式式的文本本或段落落。多處復制制格式：先選定有有格式的的文本，然后雙雙擊“格格式刷”按鈕，再用鼠鼠標刷各各處需要要設置為為相同格格式的文文本，最最后單擊擊“格式式刷”按按鈕，使使鼠標指指針變?yōu)闉檎顮顟B(tài)。3.1.3圖圖文混排排1、插入入圖片2、繪制制自選圖圖形3、插入入公式4、設置置格式1、插入入圖片插入剪貼貼畫插入圖片片插入藝術術字2、繪制制自選圖圖形自選圖形

5、形是Word內內置的圖圖形，包包括線條條、正方方形、箭箭頭、流流程圖、星形等等。在文檔中中繪制各各種自選選圖形，首先應應先調出出“繪圖圖”工具具欄，利利用“繪繪圖”工工具欄中中的按鈕鈕可對其其形狀、大小、顏色、樣式以以及填充充效果等等進行設設置3、插入入公式4、設置置格式設置圖片片大小設置圖片片版式設置水印印效果設置顏色色與線條條3.1.4文文檔的打打印1、頁面面設置2、分節(jié)節(jié)符3、頁眉眉與頁腳腳4、打印印預覽5、打印印1、頁面面設置頁邊距紙張版式文檔網(wǎng)絡絡2、分節(jié)節(jié)符3、頁面面與頁腳腳注意：有時候頁頁眉設置置后又不不想要了了，刪除除頁眉上上的所有有內容，可是還還是會剩剩下一條條線，不不是很容

6、容易刪除除，這時時可以在在“格式式”工具具欄上的的“樣式式”下拉拉列表框框中選擇擇“清除除格式”，就可可以把線線刪除了了。插入頁碼頁碼格式插入時間在頁眉和頁腳間切換插入頁數(shù)插入日期頁面設置鏈接到前一個圖3-29頁頁眉和頁頁腳工具具欄4、打印印預覽5、打印印3.2電電子表表格軟件件Excel3.2.1Excel的基基本操作作3.2.2公公式與函函數(shù)的使使用3.2.3圖圖表的制制作3.2.4數(shù)數(shù)據(jù)管理理3.2.1Excel的基基本操作作1、Excel窗口2、工作作表的基基本操作作3、輸入入數(shù)據(jù)4、設置置格式1、Excel窗口工作簿名名稱行號列標工作表標標簽活動單元元格名字框全選按鈕鈕編輯欄圖3-3

7、2Excel窗口口工作簿工作表單元格活動單元元格2、工作作表的基基本操作作3、輸入入數(shù)據(jù)填充柄填充相同同數(shù)據(jù)填充有規(guī)規(guī)律的數(shù)數(shù)據(jù)填充柄4、設置置格式（1）單單元格設置數(shù)字字格式合并單元元格（2）列列（3）自自動套用用格式（4）條條件格式式3.2.2公公式與函函數(shù)的使使用1、公式式2、函數(shù)數(shù)1、公式式公式是以以“=”開頭，由常量量、單元元格地址址、運算算符等組組成。運運算符對對公式中中的元素素進行特特定類型型的運算算。MicrosoftExcel包包含四種種類型的的運算符符：算術運算算符：+、-、*、/、%比較運算算符：、=、=、=、文本運算算符：&引用運算算符：:、, 、空空格2、函數(shù)數(shù)SUM

8、IFCOUNTIFCOUNTACOUNT單元格地地址【F4】：相對地址址絕對地址址混合地址址3.2.3圖圖表的制制作1、創(chuàng)建建圖表2、格式式化圖表表1、創(chuàng)建建圖表2、格式式化圖表表圖表標題分類軸標題圖例數(shù)值軸標題圖表區(qū)背景墻數(shù)值軸分類軸系列繪圖區(qū)3.2.4數(shù)數(shù)據(jù)管理理1、排序序2、篩選選3、分類類匯總4、數(shù)據(jù)據(jù)透視表表1、排序序排序是將將數(shù)據(jù)按按關鍵字字升序或或降序進進行排列列2、篩選選篩選是按按照一定定的條件件從數(shù)據(jù)據(jù)表中提提取滿足足條件的的數(shù)據(jù)，暫時隱隱藏不滿滿足條件件的數(shù)據(jù)據(jù)。3、分類類匯總分類匯總總是將數(shù)數(shù)據(jù)表中中的數(shù)據(jù)據(jù)按某個個分類字字段排序后分類，再對相相同類別別的記錄錄的某些些匯

9、總項項進行匯匯總統(tǒng)計計（求和和、求平平均、最最大值、計數(shù)等等）4、數(shù)據(jù)據(jù)透視表表數(shù)據(jù)透視視表是交交互式報報表，可可快速合合并和比比較大量量數(shù)據(jù)；可旋轉轉其行和和列以看看到源數(shù)數(shù)據(jù)的不不同匯總總，而且且可顯示示感興趣趣區(qū)域的的明細數(shù)數(shù)據(jù)。3.3演演示文文稿制作作軟件PowerPoint3.3.1演演示文稿稿的建立立3.3.2演演示文稿稿的修飾飾3.3.3演演示文稿稿的放映映3.3.4演演示文稿稿的打包包與輸出出3.3.1演演示文稿稿的建立立1、PowerPoint窗窗口2、創(chuàng)建建PowerPoint演示示文稿3、幻燈燈片的基基本操作作1、PowerPoint窗口大綱/幻燈片窗格視圖切換按鈕編輯窗

10、格備注窗格任務窗格圖3-65 PowerPoint窗口編輯窗格格大綱/幻幻燈片窗窗格備注窗格格視圖切換換按鈕2、創(chuàng)建建PowerPoint演示示文稿新建空演演示文稿稿根據(jù)設計計模板新新建演示示文稿3、幻燈燈片的基基本操作作插入幻燈燈片復制和移移動幻燈燈片刪除幻燈燈片3.3.2演演示文稿稿的修飾飾1、幻燈燈片母版版2、配色色方案3、插入入超鏈接接4、插入入聲音5、插入入可執(zhí)行行文件1、幻燈燈片母版版每個演示示文稿都都有幻燈燈片母板板、備注注母板和和講義母母板等幾幾個母板板加入頁碼碼添加背景景圖片2、配色色方案配色方案案指背景景、文本本和線條條、陰影影、強調調文字和和超鏈接接等配制制了不同同的顏色

11、色。3、插入入超鏈接接用戶可以以對幻燈燈片上的的文字、圖片或或動作按按鈕等對對象插入入超鏈接接，放映映演示文文稿時，單擊這這些鏈接接可以跳跳轉到演演示文稿稿的其他他幻燈片片、其他他文件、網(wǎng)頁等等4、插入入聲音為使放映映幻燈片片的同時時播放解解說詞或或音樂，可在幻幻燈片中中插入聲聲音對象象5、插入入可執(zhí)行行程序3.3.3演演示文稿稿的放映映1、設置置動畫效效果2、設置置幻燈片片切換效效果3、使用用排練計計時4、放映映幻燈片片1、設置置動畫效效果在缺省情情況下，幻燈片片上的所所有對象象都是無無聲無息息的同時時出現(xiàn)的的。利用用PowerPoint提供供的動畫畫功能，可以為為幻燈片片上的每每個對象象設

12、置出出現(xiàn)的順順序、方方式、伴伴音等，以控制制播放的的流程和和提高演演示的趣趣味性。2、設置置幻燈片片切換效效果幻燈片切切換效果果是指放放映時從從當前的的幻燈片片過渡到到下一張張幻燈片片的動畫畫效果。如果不不設置切切換效果果，則單單擊鼠標標后屏幕幕上立即即換成下下一張幻幻燈片。3、使用用排練計計時用戶可通通過排練練計時功功能自動動控制幻幻燈片的的放映時時間，使使幻燈片片按設置置好的時時間和順順序自動動進行播播放，不不需要人人為的干干預。4、放映映幻燈片片幻燈片的的放映方方式很多多：按【F5】鍵從從第一張張幻燈片片開始播播放；單擊“幻幻燈片放放映”“觀看放放映”命命令，也也是從第第一張幻幻燈片開開始播放放；單擊屏幕幕左下角角的“放放映”按按鈕，從從當前幻幻燈片開開始播放放。按【Esc】鍵鍵，結束束放映回回到幻燈燈片編輯輯狀態(tài)。3.3.4演演示文稿稿的打包包與輸出出1、打包包演示文文稿2、放映映打包的的演示文文稿3、演示示文稿的的打印1、打包包演示文文稿2、放映映打包的的演示文文稿3、演示示文稿的的打印小結Word的基本本操作，包括文文本的輸輸入、編編輯、修修改和查查找。文本格式式的編排排，包括括字符格格式、段段落格式