哈佛經(jīng)理時間管理通則

1、哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第八單元 哈佛經(jīng)理時間管理 第二章 哈佛經(jīng)理時間管理通則 第二二章 哈哈佛經(jīng)理理時間管管理通則則 辦公促效法法 促效法 1將公司司報表文文件原稿稿與資料料的紙張張統(tǒng)一起起來 最近的的辦公自自動化設(shè)設(shè)備，大大多具備備便捷的的功能，復(fù)復(fù)印機(jī)自自動送稿稿(ADDF)，即即為功能能之 因此，不必必再費(fèi)事事地一張張張換稿稿，一次次次按鍵鍵。即使使不在一一旁看著著，也無無所謂，可可以大大大 的節(jié)省人力力與時間間。 可是，這種種精心設(shè)設(shè)計出來來的功能能，卻出出人意料料的并未未受到廣廣泛的應(yīng)應(yīng)用。其其原因之之一在于于原稿的的紙張大大小不一一。例如如，在公公司內(nèi)部部報表文文件上經(jīng)經(jīng)?？梢砸?/p>

2、發(fā)現(xiàn)，文文章是用用文書處處理機(jī)打打在A44的紙上上，而圖圖表資料料紙是BB4大小小。即使使只有一一張大小小不一，自自動送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大減小了了，因此此必須首首先統(tǒng)一一資料等等所有文文件的紙紙張大小小，不只只是復(fù)印印上，在在各方面面都將大大大提高高效率。 2單面使使用活頁頁紙 從學(xué)生時代代起，我我們就偏偏愛以活活頁紙來來做筆記記。當(dāng)然然，有時時也會使使用一般般的筆記記本。不不過，從從講究效效率的觀觀點來說說，活頁頁紙是最最佳選擇擇，而且且最好只只使用活活頁紙的的單面。 或許，這樣樣會令人人覺得太太浪費(fèi)，但但是以單單面使用用每一張張只記一一個項目目，即使使隨著思思路起伏

3、伏隨手記記下，事事后還是是能分門門別類自自由地調(diào)調(diào)整頁碼碼，使筆筆記更加加清楚易易讀。也也就是說說，必要要的時候候活頁紙紙可以插插換。此此外復(fù)印印時只單單面使用用，可以以免去一一張張翻翻頁的麻麻煩，得得以順利利的進(jìn)行行作業(yè)。 3把書架架上大套套書籍書書背向下下排置 百科全書類類的大套套書籍，可可以稱之之為知識識的寶庫庫，平常常應(yīng)經(jīng)常常翻閱利利用才是是。事實實上，這這類書籍籍往往被被束之高高閣，無無人問津津。 把大套書籍籍排上書書架時，都都要書背背向下排排置。大大套書籍籍所以被被人敬而而遠(yuǎn)之的的原因之之一，在在于難以以放在普普通的書書架上。只只要向下下排置，就就可以解解決這個個困擾。把把書背向向

4、下排置置時，令令書底朝朝外并在在上面寫寫上書名名，這么么一來就就可以隨隨手抽取取查閱，不不會再有有笨重、不不便的感感覺了。 4利用百百科全書書的硬紙紙盒來收收藏，可可收一舉舉兩得之之效 把百科全書書排上書書架時，應(yīng)應(yīng)該一定定先把硬硬紙盒取取下來，讓讓它“赤裸裸裸”地排在在書架上上，其理理由是，事事先取下下硬紙盒盒，需要要時，即即可迅速速的抽取取查閱所所需資料料。而且且取下的的硬紙盒盒另有妙妙用。 百科全書或或全集之之類的大大套書，一一套都有有數(shù)十冊冊之多，利利用這些些硬紙盒盒做“整理盒盒”，分門門別類地地收藏明明信片、書書信等信信件資料料，實在在非常方方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又適合合

5、放置書書信、明明信片，所所以，按按類別或或用途分分別收藏藏是最理理想不過過了。以以后檢索索找尋，自自是“手到擒擒來”。 5將經(jīng)常常使用的的工作用用語記號號化、簡簡略化 在處理的事事務(wù)過程程中，只只要在訪訪客的名名片上，簡簡單地寫寫上“人、住住、印、檔檔”，然后后交給秘秘書，她她就知道道該登記記客戶的的姓名、住住址、復(fù)復(fù)印名片片、夾入入名片簿簿存檔。像像這樣將將經(jīng)濟(jì)使使用的工工作用語語記號化化、簡略略化，在在交待工工作的時時候，可可以不必必在口頭頭上一一一指示或或?qū)懽謼l條提醒要要點，得得以省去去不少麻麻煩。 不只是一般般的事務(wù)務(wù)工作，連連書信中中經(jīng)常使使用的客客套話也也可加以以簡略化化。例如如“

6、悉”表示“來函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如如此即可可大大的的提高擬擬稿的速速度，很很快就可可以交給給秘書去去打字。 6將重要要的剪貼貼資料印印成B55大小 很多人都有有剪貼報報紙、雜雜志的習(xí)習(xí)慣，不不過，如如果以此此來整理理應(yīng)用資資料，未未必是提提高效率率的方法法。 例如，把資資料貼在在剪貼簿簿上或收收集在信信封中，在在檢索的的階段上上，這種種辦法相相當(dāng)不便便。 在管管理者辦辦公室中中，剪下下的報紙紙、雜志志文章一一律要復(fù)復(fù)印，而而且利用用復(fù)印機(jī)機(jī)放大縮縮小的功功能，全全部統(tǒng)一一成B55大小，這這么一來來，不但但日后容容易整理理，而且且檢索工工作也會會更為輕輕松愉快快。 7在活

7、頁頁紙的兩兩側(cè)打孔孔 我們習(xí)慣在在活頁紙紙的兩側(cè)側(cè)打上二二十六個個孔，因因為想同同時對照照兩種資資料時，可可隨意夾夾左夾右右，資料料自然一一覽無遺遺。單面面使用法法的優(yōu)點點是，在在這種情情況下，將將性能發(fā)發(fā)揮到極極點。 如果有兩側(cè)側(cè)打孔的的活頁紙紙，在裝裝訂歸檔檔之時，就就更加方方便，何何樂而不不為呢? 8參考書書籍在復(fù)復(fù)印出所所需資料料后，要要立刻歸歸位 書架亂七八八糟，找找一本急急需要的的書都得得花上大大半天，當(dāng)當(dāng)然會導(dǎo)導(dǎo)致工作作效率降降低。書書架要以以自己的的方式隨隨時整理理得有條條不紊，如如此工作作才能順順利的進(jìn)進(jìn)行下去去。整理理的要訣訣在于盡快快將使用用過的書書籍歸位位。 通常，工作

8、作前所需需的資料料，在一一本書中中頂多占占兩、三三頁左右右，因此此，不管管搬出多多少本書書，應(yīng)都都應(yīng)只把把必要的的章節(jié)印印下來，隨隨即把書書籍放回回書架上上，這么么一來，書書架才能能保持有有條不紊紊，過后后也不必必為了找找尋書籍籍，而浪浪費(fèi)許多多不必要要的時間間。在整整理與檢檢索上，都都是非常常有效率率的，實實在是一一舉兩得得。 9編制派派得上用用場的“專屬用用書”HT55”，5SSS每每個月都都要寫相相當(dāng)多的的稿件。寫寫一、兩兩張稿件件，往往往就需要要查閱好好幾本參參考書，在在這種情情況下，一一本本翻翻閱查尋尋，就是是有再多多的時間間也不夠夠用。一一般來說說，專門門書籍大大都是厚厚重一大大本

9、，要要在這么么厚重的的書中找找出一小小段參考考資料，真真如大海海撈針，要要浪費(fèi)不不少心力力。 因此，從必必用的參參考文獻(xiàn)獻(xiàn)中，事事先印下下認(rèn)為需需要的資資料，編編成一本本“專屬用用書”。先將將資料整整理成一一冊，高高效率地地進(jìn)行工工作。 10采用用高爾夫夫球記分分法，隨隨時隨地地記下備備忘錄 喜歡打高爾爾夫球的的人大概概都知道道，高爾爾夫球的的記分卡卡上附有有鉛筆，大大小正好好可放在在上衣口口袋，在在球賽進(jìn)進(jìn)行中，無無論打到到哪，都都可立即即記下分分?jǐn)?shù)。 除了一般的的筆記外外，也應(yīng)應(yīng)備有可可放在上上衣口袋袋且附鉛鉛筆的備備忘錄，這這么一來來，即使使身邊沒沒帶公事事包，也也能立即即記下備備忘錄。

10、很很多業(yè)務(wù)務(wù)員也都都應(yīng)這樣樣，隨身身攜帶筆筆記簿。如如果采用用這種方方法，隨隨時隨地地都可迅迅速地記記下備忘忘錄。 11善用用鉛筆型型橡皮擦擦 我們在寫稿稿的時候候，都使使用一種種改良式式的橡皮皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是長方方體，不不過這種種橡皮擦擦卻是圓圓筒狀，并并包在筆筆型的塑塑膠管內(nèi)內(nèi)，可像像鉛筆一一樣一點點一點的的推出來來使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同點點在于，它它可以不不必再用用另外一一雙手按按住紙張張，能夠夠像鉛筆筆一般單單手使用用。 一旦習(xí)慣了了，就可可右手寫寫左手擦擦雙管齊齊下，大大大的提提高工作作效率。無無論插在在口袋中中或是和和鉛筆一一起隨身身攜帶使使用，都都是十

11、分分方便。 12在抽抽屜中放放置空名名片盒，以以收藏小小東西 大部分的辦辦公桌，都都會在抽抽屜中附附上整理理小東西西用的塑塑膠，不不過這種種塑膠盤盤卻不實實用，尤尤其是塑塑膠盤把把抽屜分分成上下下兩部分分，下面面的空間間有時都都浪費(fèi)掉掉了。 所以就利用用空名片片盒，來來裝抽屜屜里的小小東西，由由于名片片盒的盒盒蓋與盒盒體大致致是同樣樣的規(guī)格格，縱橫橫排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分門別類類用來放放置郵票票、大小小回紋針針、零錢錢等小東東西，移移動很方方便。 13經(jīng)常常備有文文具目錄錄 經(jīng)常在辦公公室中備備有文具具目錄，對對自己來來說，能能夠提高高工作效效率的才才是真正正便于使

12、使用的文文具，不不過由于于文具的的種類實實在太多多了，即即使到大大型的文文具專賣賣店，也也不見得得能夠找找到自己己想要的的東西，這這時候如如果手頭頭上有一一本目錄錄，就能能夠馬上上找到自自己想要要的東西西，并且且知道正正確的商商品名稱稱。 想要目錄，只只要向廠廠商索取取，他們們就會寄寄來，或或是向附附近的文文具店索索取一、兩兩年前的的舊目錄錄也可以以，包括括中小型型廠商，備備有兩、三三家以上上的目錄錄，當(dāng)然然能有效效迅速找找到適用用的文具具制品。 14事先先決定文文具的“購買庫庫存量” 要提高工作作效率，從從筆記簿簿到郵票票，復(fù)印印用紙等等的文具具用品，永永遠(yuǎn)都不不能缺少少，必須須源源不不斷的

13、供供給，所所以徹底底地實施施文具庫庫存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先決定定“購買庫庫存量”，再根根據(jù)這個個標(biāo)準(zhǔn)加加以補(bǔ)充充。 15記下下常用文文具的商商品號碼碼 前面講過，利利用目錄錄來選購購文具的的方便。此此外，管管理者還還將目錄錄上常用用文具的的商品號號碼預(yù)先先記錄下下來，這這樣就不不必一張張張的翻翻目錄，只只要一通通電話就就可完成成訂貨工工作。所所謂的商商品號碼碼，就是是商品的的正式名名稱。只只要告訴訴廠商這這個號碼碼，就能能夠正確確且迅速速的讓對對方了解解到所需需哪一類類文具。 例如，如果果指名要要“牌牌三一夾”，即指指一般的的輕便夾夾，可以以需要的的數(shù)量和和顏色來來訂購，就

14、就不會有有送錯東東西的情情形發(fā)生生。比起起在店里里對老板板費(fèi)勁的的描述了了老半天天：“我要那那種方方方的，差差不多這這么大”這這些繁瑣瑣的話，卻卻不必能能說清情情況。 16期數(shù)數(shù)完整的的雜志須須編制索索引 通常將雜志志上必要要部分印印下來之之后，加加以舍棄棄即可，然然而，有有關(guān)自己己的專業(yè)業(yè)雜志卻卻是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下來。 可是有些雜雜志自從從創(chuàng)刊以以來，已已達(dá)幾百百期，過過期雜志志已有相相當(dāng)數(shù)量量。這就就要求將將每一百百期發(fā)行行一次的的“索引”存檔，以以備必要要時加以以檢索。一一般說來來，即使使收藏完完整無缺缺的雜志志，大概概也很少少有人會會特地編編制一本本“索引

15、”。其實實把目錄錄印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后檢索時時，能節(jié)節(jié)省不少少時間。 17在書書架上為為手頭正正在進(jìn)行行的工作作保留一一個“專用區(qū)區(qū)” 整理書架時時，大概概很多人人都是根根據(jù)書籍籍的內(nèi)容容，而分分門別類類的排列列，有關(guān)關(guān)法律書書籍，就就應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容，例例如，“債權(quán)法法”、“民法”區(qū)分分成不同同的范圍圍。不過過，在書書架上為為手頭正正在進(jìn)行行的工作作保留一一個“專用區(qū)區(qū)”，為特特殊書籍籍提供隨隨時可用用的空間間。 剛剛開始著著手一項項新工作作時，資資料不會會太多，但但是隨著著工作的的進(jìn)行，有有時資料料會一直直增加，或或是內(nèi)容容發(fā)生變變化。預(yù)預(yù)先為此此保留應(yīng)應(yīng)用的空空間，縱

16、縱然資料料一點一一點的增增加，也也能加以以集中整整理。 18把經(jīng)經(jīng)常使用用的文字字、數(shù)字字刻成橡橡皮印HT55”，5SSS在在現(xiàn)代的的辦公室室中，OOA機(jī)器器已經(jīng)成成了不可可或缺的的必需品品，不過過除了利利用這些些機(jī)器之之外，只只要稍稍稍動點腦腦筋，還還是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如說，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁決印、住住址姓名名印等等等各種不不同的印印章，一一應(yīng)俱全全)。 在需要反復(fù)復(fù)書寫同同樣的文文字與數(shù)數(shù)字的情情況下，如如果一一一手寫，那那會耗費(fèi)費(fèi)許多時時間，所所以若能能將其刻刻成橡皮皮印，在在處理事事務(wù)上，便便能夠省省下相當(dāng)當(dāng)多的時時間。即即使要多多花點錢錢，但是是

17、由于節(jié)節(jié)省手寫寫作業(yè)的的時間而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。 19夜晚晚在枕邊邊放一支支附燈光光的園珠珠筆，靈靈感一來來可馬上上記下 躺在床上時時，突然然靈感一一閃，大大概很多多人都有有過這種種經(jīng)驗。的的確，有有許多絕絕妙的靈靈感都是是產(chǎn)生于于枕邊，不不過，要要是不立立刻記下下來，到到了第二二天早上上就會忘忘得一干干二凈，這這種情況況經(jīng)?？煽梢?。 在枕邊備有有附有燈燈光的園園珠筆與與備忘錄錄，靈感感突現(xiàn)時時，就可可立刻隨隨手記下下。這種種園珠筆筆在柄部部裝有小小燈泡，能能夠照亮亮筆尖范范圍，所所以不必必特地打打開電燈燈，就可可以記錄錄。 20深度度太高的的書架，只只會造成成空

18、間與與時間的的浪費(fèi)HT55”，5SSS以以排列AA4大小小的書籍籍來說，書書架的深深度只要要二十一一英寸，就就綽綽有有余了，可可是市面面上所出出售的書書架，深深度大都都高達(dá)三三十英寸寸，就這這是導(dǎo)致致工作效效率降低低的原因因之一。 在這種書架架上，BB5大小小的書籍籍只占一一半的位位置，AA5大小小的書籍籍兩列直直排也還還占不滿滿。把書書排得太太深入，不不但拿出出不方便便，而且且也浪費(fèi)費(fèi)空間，所所以為了了講求效效率，應(yīng)應(yīng)測量書書架的旋旋轉(zhuǎn)空間間，盡可可能的選選購尺寸寸合適的的制品。 21將剪剪貼資料料的印本本直接存存檔 前面談過，利利用印機(jī)機(jī)放大縮縮小的功功能，把把剪貼資資料一律律印成BB5大

19、小小，這樣樣不僅能能夠統(tǒng)一一紙張的的大小，而而且可以以直接夾夾在二十十六孔活活頁夾上上，方便便存檔。 如此，不但但省去粘粘貼的麻麻煩，也也不會有有日久剝剝落的現(xiàn)現(xiàn)象發(fā)生生，尤其其是資料料夾成一一冊，整整齊而不不占空間間，好像像一本書書一樣。 22將處處理完畢畢的筆記記頁要即即刻抽出出HT55”，5SSS經(jīng)經(jīng)常使用用便于插插換的活活頁筆記記，隨意意把第二二天的預(yù)預(yù)定工作作和一定定要處理理的事項項記在筆筆記本之之后，將將已處理理完畢的的事項用用紅筆劃劃掉，而而且，在在全部事事項完成成之后，即即將這一一頁從筆筆記本中中抽出移移至保存存檔案。 由于每天反反復(fù)這個個流程，有有時候在在管理者者的筆記記本上

20、，還還留有一一、兩年年前的筆筆記頁，當(dāng)當(dāng)然上面面記載的的全是些些懸而未未決的問問題。這這么一來來，即使使是成年年累月未未解決的的事項，也也可在筆筆記本上上一目了了然，想想到的時時候，就就可對其其深思一一番，以以謀求解解決之道道。 23日后后還會使使用的資資料要收收到“暫時檔檔案”里 從筆記本抽抽出已處處理完畢畢的活頁頁紙，或或許不會會馬上用用，不過過偶而也也會有再再度派上上用場的的可能，像像這樣的的資料，要要都交給給秘書，像像平日一一樣加以以復(fù)印，自自行判斷斷分類歸歸檔。但但是，并并不是馬馬上收到到最后分分類的活活頁夾檔檔案中，而而是收到到“暫時檔檔案”里。 然后，每隔隔一定時時間，就就翻閱檢

21、檢查一下下秘書的的分類有有無錯誤誤，同時時也考證證一下當(dāng)當(dāng)初未判判斷定奪奪的資料料內(nèi)容，再再將認(rèn)定定有保存存必要的的資料轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到最最后分類類的檔案案中。 24以不不同顏色色的活頁頁夾來區(qū)區(qū)別不同同內(nèi)容的的檔案 保存資料的的活頁夾夾有紅、藍(lán)藍(lán)、綠、咖咖啡等等等不同的的顏色。多多年以來來我們就就使用這這種活頁頁夾，到到它有各各種不同同的顏色色，因此此應(yīng)想出出一套使使用方法法充分利利用。 比如塑膠面面的活頁頁夾，專專門保存存內(nèi)部業(yè)業(yè)務(wù)手冊冊與呈送送法院表表格文件件等等，并并按顏色色加以區(qū)區(qū)別；而而布面的的活頁夾夾，則專專門保存存各種信信息資料料，同樣樣的也是是以顏色色加以區(qū)區(qū)分。這這么一來來，不管管

22、活頁夾夾放在哪哪里，一一眼就可可看出檔檔案的內(nèi)內(nèi)容種類類。 25經(jīng)常常備有新新的活頁頁紙HT55”，5SSS為為新書寫寫稿的時時候，要要以活頁頁紙做備備忘錄，一一有新點點子，馬馬上提筆筆寫下，然然后將其其保存在在專用的的活頁夾夾中。 存檔時，如如果發(fā)覺覺新點子子比舊點點子更好好，就將將新的存存檔，舊舊的作廢廢。久而而久之，活活頁夾中中的資料料就會越越來越豐豐富。當(dāng)當(dāng)然，一一個活頁頁夾只能能為一本本書一個個主題所所專用，為為了能夠夠隨時使使用新的的活頁夾夾，常備備有大量量的活頁頁紙。 26使用用白色活活頁紙，日日后的整整理工作作將更方方便 有的人認(rèn)為為，根據(jù)據(jù)大項目目或主題題不同，使使用不同同顏

23、色的的活頁紙紙，分類類時將更更為簡便便。 但是是，最好好一律使使用白色色活頁紙紙，因為為本來可可以隨心心所欲大大肆使用用的活頁頁紙，一一旦區(qū)別別顏色，不不但日后后分類非非常麻煩煩，而且且一一區(qū)區(qū)分顏色色也很累累人。另另外，在在復(fù)印時時，除了了彩色復(fù)復(fù)印以外外，資料料會有不不清楚等等麻煩。 基于上述的的理由，應(yīng)應(yīng)一律使使用白色色活頁紙紙。 27使用用二十六六孔的活活頁紙 應(yīng)一直使用用活頁式式筆記本本，而且且一律使使用二十十六孔的的活頁紙紙?？讛?shù)數(shù)太少，紙紙張撕破破的危險險性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基基于上述述的考慮慮，應(yīng)選選擇二十十六孔的的活頁紙紙。此外外，二十十六孔的的活

24、頁紙紙歸檔時時也非常常簡便。 當(dāng)然不只是是筆記，連連收集雜雜志、報報紙等資資料復(fù)印印本時，也也要打上上二十六六個孔，然然后再夾夾到活頁頁夾上。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說來，應(yīng)該是五十二孔才對。 28使用用電動打打孔機(jī)比比較方便便 除了活頁式式筆記本本之外，報報紙、雜雜志的剪剪貼資料料也一律律復(fù)印成成B5大大小，然然后打上上二十六六個孔，再再夾到活活頁夾上上。 以前使用手手動式打打孔機(jī)，但但是在數(shù)數(shù)量增多多的情況況下，打打孔實在在是件既既麻煩又又費(fèi)時的的工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動動式打孔孔機(jī)已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動式打打孔機(jī)之之后，即即可節(jié)省省很多時時間

25、。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機(jī)，還還是電動動式的比比較方便便省時。 299. 在在活頁紙紙上寫上上大標(biāo)題題 活頁式筆記記本都劃劃有標(biāo)線線，其使使用方法法是，在在最上面面寫上大大標(biāo)題，比比如“效率法法”之類的的大標(biāo)題題，其下下寫上“收集資資料”之類的的中標(biāo)題題，接著著按照標(biāo)標(biāo)題分別別列出小小標(biāo)或?qū)崒嵭兄械牡狞c子。 如果記載事事項無法法全部寫寫在一張張紙上，則則在另一一張活頁頁紙上同同樣的寫寫上大標(biāo)標(biāo)題、中中標(biāo)題并并且按順順序編上上號碼，這這么一來來，即使使筆記散散亂無序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。 300. 在在加上新新活頁紙紙的同時時，順便便做整理理淘汰的的工作 使用活頁式式

26、筆記，其其最大優(yōu)優(yōu)點在于于能夠自自由地插插換頁數(shù)數(shù)，必要要時可以以重新插插入，不不要的可可以丟棄棄。這樣樣活頁夾夾中的資資料，其其正確性性與精密密度都會會增加，并并且越來來越充實實、豐富富，這種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點，正正是活頁頁紙的魅魅力所在在。 所以，在活活頁夾上上加上新新的活頁頁紙同時時，除了了插換的的頁數(shù)之之外，也也順便瀏瀏覽一下下前后的的內(nèi)容，一一發(fā)覺有有不要的的東西即即撕下丟丟棄，借借此筆記記得以保保持精簡簡、易讀讀，而且且也可以以大幅度度地縮短短檢索時時間。 31呈送送出去的的書類文文件也要要做標(biāo)題題和目錄錄 除了時間太太過倉促促的情況況外，在在對訂約約的公司司客戶提提出報告告時，

27、一一定要在在上面附附標(biāo)題和和目錄，同同時也要要求部屬屬，在呈呈送任何何書類文文件時，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。 因為標(biāo)題和和目錄能能夠使人人在閱讀讀內(nèi)容之之前，對對文件的的整體觀觀點與主主題方向向，有一一個概括括性的了了解。 乍聽之下，似似乎令人人覺得很很麻煩，不不過只要要想到這這項工作作不但能能縮短他他人的工工作時間間，也能能夠縮短短自己的的工作時時間，其其效果絕絕對是很很好的。 32寫報報告時，先先將問題題列在紙紙上，事事后再一一并查閱閱 在寫報告時時，即使使中途有有疑問或或不了解解之處，只只要它不不是個影影響巨大大的問題題，可都都不致馬馬上去翻翻查資料料或文獻(xiàn)獻(xiàn)，因為為或

28、許因因此解決決了問題題，可是是卻因思思考中斷斷浪費(fèi)時時間，反反而耽誤誤了工作作進(jìn)度。 所以一旦有有必須查查閱的事事項，可可先將其其列在紙紙上，最最后再一一并去查查資料。此此外，列列在紙上上的問題題也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。 33寫報報告或書書信時，根根據(jù)思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改 在工作之中中，為雜雜志寫稿稿、寫書書信占了了相當(dāng)大大的份量量，不過過畢竟是是本行以以外的副副業(yè)，如如果不講講求工作作效率的的話，一一定會影影響到業(yè)業(yè)務(wù)的進(jìn)進(jìn)度。 要提高寫稿稿的工作作效率，必必須放松松心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫千古古文章”。如果果一開始始就想寫寫出完美

29、美無缺的的作品，終終究只會會寫一字字涂一字字，寫一一張撕一一張，所所以不如如隨著思思路先打打個草稿稿，然后后再加以以修改。 34利用用業(yè)余時時間構(gòu)思思文稿 在寫稿工作作上，構(gòu)構(gòu)思要費(fèi)費(fèi)很大的的功夫，毫毫無準(zhǔn)備備就提筆筆，往往往文思閉閉塞難以以成行，所所以在寫寫稿之前前，最好好在不同同的場合合，進(jìn)行行構(gòu)思與與草稿的的寫作。 下了班在公公車上，完完全不受受電話干干擾地專專心思索索，是最最適合構(gòu)構(gòu)思的時時段。而而且，剛剛從繁重重的工作作中解放放出來，心心情為之之一松，往往往會產(chǎn)產(chǎn)生許多多絕妙的的靈感。想想好了整整個結(jié)構(gòu)構(gòu)大綱之之后，再再用口述述錄音機(jī)機(jī)和文書書處理機(jī)機(jī)，就可可以迅速速地完成成草稿工工

30、作。 35利用用文書處處理機(jī)來來輸入文文稿HT55”，5SSS商商業(yè)文件件也和法法律文件件一樣，有有很多都都是相同同的格式式。文書書處理機(jī)機(jī)不但能能保存已已打好的的文章，而而且還能能自由地地加以刪刪除、修修改。最最初雖然然不得不不多花一一點時間間來輸入入，不過過為了日日后的方方便，還還是用文文書處理理機(jī)來輸輸入文稿稿比較理理想。 36. 文文書處理理機(jī)的磁磁碟片以以一張一一個為原原則 使用文書處處理機(jī)時時，必須須特別注注意磁碟碟片的整整理方法法。舉例例來說，原原則上一一張磁碟碟片中，只只儲存一一個資料料。 磁碟片的容容量，因因機(jī)種而而有所不不同，不不過一張張大約可可儲存多多達(dá)一本本書的資資料，

31、因因而容易易在一張張磁碟片片中，同同時存入入各種不不同的資資料，但但是檢索索時，就就非常的的麻煩，不不太合乎乎效率原原則。 按種類準(zhǔn)備備不同的的磁碟片片，不會會花太多多的錢，就就能以易易于檢索索的方式式，將存存入磁碟碟片的資資料分門門別類。 37. 以以不同顏顏色的標(biāo)標(biāo)簽來區(qū)區(qū)分不同同內(nèi)容的的磁碟片片HT55”，5SSS雖雖然將不不同的資資料分別別存在不不同的磁磁碟之中中，不過過如果不不一一顯顯示屏幕幕，還是是無法了了解其內(nèi)內(nèi)容，這這樣就失失去了分分類的意意義。為為了解決決這個缺缺點，一一般應(yīng)該該采用的的方法是是在磁磁碟片上上貼彩色色標(biāo)簽。 舉例來說，會計事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示

32、“個別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。 38. 保保存舊磁磁碟片中中的資料料，不斷斷使用新新磁碟片片 和錄像帶一一樣，文文書處理理機(jī)的磁磁碟片可可反復(fù)使使用，因因此一張張磁碟片片往往被被使用好好幾次。且且大家都都認(rèn)為，再再買新的的磁碟片片是一種種無謂的的浪費(fèi)。 輸入資料要要花費(fèi)相相當(dāng)?shù)墓すし颍缛绻麑⑵淦鋾r間成成本列入入考慮，則則長久不不用的資資料有朝朝一日也也會派上上用場，如如將其消消除反而而是一種種浪費(fèi)，所所以要在在一張磁磁碟片中中存入相相關(guān)的資資料，至至于新的的資料，就就

33、毫不吝吝惜地輸輸入新的的磁碟片片中。 39.活活頁式手手冊既能能插換頁頁數(shù)，又又能縮短短找尋資資料的時時間 不論到哪里里，隨身身攜帶一一本活頁頁式手冊冊。在下下班回家家的公車車上、就就寢之前前，突然然想到第第二天應(yīng)應(yīng)該繼續(xù)續(xù)進(jìn)行哪哪些工作作，就馬馬上記在在手冊上上。而且且，活頁頁式手冊冊可隨時時增加頁頁數(shù)，不不要的頁頁數(shù)也可可任意抽抽出作廢廢。 40.備備忘錄上上要標(biāo)明明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看看電視時時，一旦旦看到想想記下的的文句，可可立刻提提筆在BB5的活活頁紙上上，記下下備忘錄錄。備忘忘錄是分分項寫下下來的，以以一頁一一個項目目為原則則，至少少標(biāo)明“主題”“日期期”、“出

34、處”。如果果備忘錄錄上標(biāo)明明主題與與日期，事事后重讀讀時，即即使記得得不太完完整，但但只要回回想一下下當(dāng)時的的狀況，就就可以清清楚地了了解其內(nèi)內(nèi)容，而而出處則則需要詳詳細(xì)調(diào)查查?？晒┕﹨⒖贾?，備備忘錄上上如果標(biāo)標(biāo)明這三三項，則則資料就就會越來來越有份份量。 41.在在“單純作作業(yè)”時間，利利用耳機(jī)機(jī)充實自自己 在剛進(jìn)入機(jī)機(jī)關(guān)工作作時，在在“單純作作業(yè)”時間里里，最適適合利用用耳機(jī)來來充實自自己。工工作中有有復(fù)印之之類的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時間間內(nèi)，可可趁機(jī)學(xué)學(xué)習(xí)語言言或準(zhǔn)備備某項考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機(jī)。經(jīng)經(jīng)由耳朵朵的刺激激，更可可提高學(xué)學(xué)習(xí)的成成效，當(dāng)當(dāng)然復(fù)印印的工作作

35、也可以以不受妨妨礙地順順利進(jìn)行行。在辦公公時間就就比較不不適合了了，但在在離開座座位去做做某種單單純作業(yè)業(yè)時，推推廣這個個一舉兩兩得的點點子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。 42.增增強(qiáng)工作作意念的的妙法 將平常該做做的事情情列成一一張表，做做好之后后就用紅紅筆劃掉掉，因為為這么一一來，每每劃掉一一項就可可確認(rèn)“這項工工作已經(jīng)經(jīng)完成”，當(dāng)時時心中的的成就感感與滿足足感，即即成為下下回工作作意念的的來源。 如此看來似似乎沒什什么意義義，不過過在工作作無甚進(jìn)進(jìn)展的情情況下，多多半原因因都在于于工作流流于單調(diào)調(diào)、冗長長。大部部分的工工作都是是由小作作業(yè)累積積而成的的，由于于這樣很很容易造造成繁瑣瑣，所以以可

36、以列列表方式式來處理理。此外外，采用用這個方方式還可可免于遺遺漏某項項工作。 43.防防止厭倦倦單調(diào)工工作的“成功畫畫面思考考法” 撰寫一本書書著實需需要有強(qiáng)強(qiáng)烈的意意志力，但但多達(dá)數(shù)數(shù)百頁的的稿紙，雖雖說用口口述錄音音機(jī)或文文書處理理機(jī)之類類的文明明工具，可可達(dá)到很很高的工工作效率率，不過過，有時時候也是是一件非非常痛苦苦的事。 在這種情況況下，只只要想到到這是完完成一本本書的必必經(jīng)過程程，就會會再次提提起干勁勁。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前單單調(diào)的工工作，不不但會心心生厭煩煩，而且且工作效效率也會會一落千千丈。試試用成功功畫面思思考法，想想像計劃劃成功或或完成工工作時的的成就感感，

37、是防防止這些些弊端的的方法之之一。 44.“悅音音”卡帶以以回轉(zhuǎn)式式為佳 很多人在做做單調(diào)工工作時，都都習(xí)慣聽聽輕音樂樂(BGGM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機(jī)器器或?qū)傧孪氯プ觯?dāng)當(dāng)四周吵吵得令人人無法專專心做事事時，就就可放點點輕音樂樂，聽聽聽小河的的流水聲聲和小鳥鳥的歌聲聲。也就就是說，以以“悅音”來對抗抗噪音，同同時，這這種卡帶帶最好采采用回轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)式的，這這樣就可可以不必必為換卡卡帶而中中斷手頭頭上的工工作。 45.以以上的方方法處理理問題 經(jīng)常有人發(fā)發(fā)牢騷說說，就是是因為工工作太無無聊，所所以才無無法提高高工作效效率。一一成不變變的奉行行上司的的指示，工工作的確確不

38、怎么么愉快。 同樣地，不不妨不要要理睬別別人怎么么說，以以自己的的方式來來處理例例行公事事。 在動腦筋想想如何以以自己的的方式工工作的當(dāng)當(dāng)兒，會會發(fā)現(xiàn)前前所未有有的樂趣趣，這樣樣才能提提高效率率。 46.辦辦公桌最最理想的的狀態(tài) 對某些人而而言，只只是外觀觀的整齊齊，不見見得是最最方便、順順手的工工作環(huán)境境。主要要是，最最合乎自自己方便便的狀態(tài)態(tài)，就是是“整齊有有序的狀狀態(tài)?！?47.自自己整理理辦公桌桌 自己的辦公公桌一定定要自己己動手整整理，以以保持自自己最方方便使用用的狀態(tài)態(tài)。如果果任由他他人多事事“收東收收西”，等到到自己開開始工作作時，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。 為了保持

39、隨隨手取來來，工作作順暢迅迅速的狀狀況，辦辦公桌上上的一切切，最好好能親自自處理。從從這個意意義上來來說，就就是保持持在合乎乎自己使使用習(xí)慣慣的狀況況下。 如果任由他他人隨便便動自己己辦公桌桌上的東東西，工工作效率率就會顯顯著下降降。 48.過過暗或過過亮的工工作場所所都會導(dǎo)導(dǎo)致效率率低落 當(dāng)因出差必必須投宿宿旅館時時，可隨隨身攜帶帶折疊式式的臺燈燈，因為為一般旅旅館的照照明大部部分都過過暗。光光線不足足，眼睛睛容易疲疲勞，根根本沒有有辦法看看書；但但光線太太強(qiáng)，也也會造成成同樣的的效果。 過暗或或過亮的的光線都都會降低低工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 雖然大家都都知道光光線所造造成的影影響，但但是真

40、正正注意關(guān)關(guān)心的人人，實在在是太少少了。經(jīng)經(jīng)常把工工作帶回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明設(shè)備備，在過過暗的工工作場所所中工作作，往往往會事倍倍功半。 49.臺臺燈要放放在左側(cè)側(cè) 前面提過，辦辦公桌上上的擺設(shè)設(shè)，以最最合乎自自己方便便使用的的狀況為為最佳。不不過桌上上的照明明設(shè)備卻卻是例外外，對慣慣用右手手的人來來說，臺臺燈如果果不放在在左側(cè)，是是非常不不方便的的，因為為如果臺臺燈放在在右側(cè)，寫寫字時就就會受到到手影的的干擾，無無形中降降低了工工作效率率。 而且，這樣樣對眼睛睛也不好好。這雖雖然是最最普通的的常識，不不過如果果桌子左左側(cè)靠墻墻，往往往就把臺臺燈移置置右側(cè)，請請務(wù)必遵

41、遵守“臺燈左左放”原則。 50.將將內(nèi)容固固定的文文章格式式化 能夠統(tǒng)一某某種格式式的內(nèi)容容，盡可可能準(zhǔn)備備專用的的表格，這這樣一來來，即可可減少處處理的時時間與精精力。這也可可以應(yīng)用用于一般般商業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)工作作，比如如對象不不同內(nèi)容容卻大同同小異的的文書，可可分別準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的基本本表格，然然后再視視情況的的需要稍稍加修改改，即可可應(yīng)用，如如此可大大幅度地地縮短工工作時間間。 51.抽抽屜整理理盡可能能細(xì)分化化 當(dāng)然，如果果不注意意整理的的話，抽抽屜越多多麻煩也也會越多多。 抽屜如果不不整理得得有條不不紊的話話，實在在很難搞搞清楚那那個抽屜屜中裝的的是什么么東西，所所以抽屜屜的整理理盡可能能細(xì)

42、分化化。回紋紋針、鉛鉛筆等等等文具用用品，自自是當(dāng)然然的事，連連文件書書類也得得分門別別類地收收在不同同位置，這這樣開抽抽屜找東東西時，就就可一下下子找到到。 52.圓圓珠筆之之類的文文具，要要經(jīng)常保保持在三三支以上上 一般而言，隨隨身所攜攜帶的圓圓珠筆最最好經(jīng)常常保持在在三支以以上。 這固然是為為油墨用用完、遺遺失等臨臨時狀況況而準(zhǔn)備備的，不不過另有有其他用用意，比比如寫字字寫到一一半，就就外出辦辦事，把把筆忘在在桌上，即即使如此此，也不不會有所所不便。而而回來之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就就連這么么一點點點小事，也也會影響響到工作作效率

43、。 53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范圍內(nèi)內(nèi)HT55”，5SSS依依各人個個性的不不同，辦辦公桌上上也呈現(xiàn)現(xiàn)不同的的風(fēng)貌，有有的人不不加整理理雜亂無無章，也也有人一一絲不茍茍整理得得有條有有理，究究竟哪一一種好，不不可一概概而論。不不過，平平常使用用的文具具用筆雖雖不一定定要放在在桌上，但但最好盡盡可能放放在手邊邊上。 比如處理文文件時，要要伸手拿拿支筆就就得特地地移動身身子或站站起來，這這樣會影影響工作作的專注注?；谟诖?，文文具用筆筆最好放放在伸手手可及的的范圍之之內(nèi)，避避免些無無謂的時時間浪費(fèi)費(fèi)。 54.文文具用筆筆備有三三套，分分成“家里用用”、“辦公室室用”、“隨身用用” 備有

44、“家里里用”、“辦公室室用”、“隨身用用”三套不不同的用用筆，以以便在不不同的場場所使用用。如此此一來，隨隨時隨地地都不會會缺少必必要的文文具用筆筆。 在家里或上上下班的的車上看看書時，想想要在書書中重要要字句下下劃線，或或想要記記下突來來的靈感感，如果果手上隨隨時有筆筆的話，效效率會非非常的高高。從效效率投資資的觀點點來看，三三套用筆筆的花費(fèi)費(fèi)并不算算貴。 55.有有玻璃窗窗的書架架效率不不佳 如果書籍不不能迅速速拿出放放入，那那么書架架的價值值就會減減半，假假如能縮縮短書籍籍的出入入時間，就就可能加加速工作作的進(jìn)行行。從這這個觀點點來看，經(jīng)經(jīng)常可見見的附玻玻璃窗的的書架，就就稍有問問題了。

45、 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。 56.即即使價錢錢貴一點點，也要要選用高高及天花花板的書書架 一般來說，在在規(guī)劃房房間的空空間上，盡盡可能完完全利用用地板到到天花板板之間的的空間，可可收到很很好的空空間效率率。在選選購書架架之際，即即使多花花一點錢錢，還是是可選用用高及天天花板的的尺寸。 在購進(jìn)新書書架之前前，要精精確地測測量放置置書架的的空間大大小，以以隨時備備用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后

46、選購購大小適適合的書書架。這這么一來來，空間間有限的的辦公室室就得以以徹底利利用，達(dá)達(dá)到最高高的使用用效率。 57.書書架上的的書籍按按內(nèi)容主主題來排排列整理理 藏書不多的的人，根根據(jù)法律律、經(jīng)濟(jì)濟(jì)、語言言等等一一般的書書別來整整理，大大概沒有有什么問問題?？煽墒?，一一旦各類類藏書多多達(dá)數(shù)百百冊，如如果不以以一個主主題，比比如“繼承法法”之類，來來排列整整理的話話，那么么檢索就就要浪費(fèi)費(fèi)很多時時間，效效率實在在太低。 58.有有計算功功能的手手表，隨隨時隨地地都可驗驗算數(shù)字字 在公車上突突然想要要計算數(shù)數(shù)字，計計算機(jī)手手表十分分方便，不不必專門門從公文文包中，拿拿出計算算機(jī)，且且對口算算心算沒

47、沒有把握握時，這這種“計算機(jī)機(jī)手表”更能發(fā)發(fā)揮特有有的功能能。雖然然，按鍵鍵太小不不容易操操作，但但是在這這些功能能之下，這這個缺點點不足掛掛齒。 59.即即使貴一一點，對對電腦處處理的投投資也要要在所不不惜 最近市面上上電腦的的價格急急速降低低，有不不少人除除了文書書處理機(jī)機(jī)外，還還在家里里自備傳傳真機(jī)、電電腦等家家庭辦公公設(shè)備，以以期提高高工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 只要能夠運(yùn)運(yùn)用自如如，對電電腦設(shè)備備的投資資，絕對對是值得得的。 溝通促效法法 1.站著著開會也也能提高高開會效效率 一般說來，大大家似乎乎都認(rèn)定定開會一一定要坐坐著開，其其實，偶偶而站著著開會也也是個很很好的方方法。站站著說話話

48、，會產(chǎn)產(chǎn)生要盡盡快把話話說完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以獲得得結(jié)論，問問題一下下子就決決定了。所所以相對對而言，那那種又臭臭又長的的會議，只只是浪費(fèi)費(fèi)時間而而已。目目前也有有相當(dāng)多多的企業(yè)業(yè)采用這這種方法法。 2.除了了通訊錄錄之外，也也要編制制“人才錄錄” 任何人都有有通訊錄錄，不過過除了通通訊錄之之外，最最好還編編制一本本“人才錄錄”，專門門記載詳詳細(xì)的個個人資料料。 在人才錄上上，包括括姓名欄欄全部有有十二個個項目，詳詳細(xì)記錄錄個人的的專長、特特征、學(xué)學(xué)歷背景景等等，所所以在求求才的時時候，非非常方便便。 “人才錄”可用硬硬紙板做做成，并并用釘針針外皮裝裝訂成冊冊。 3

49、.與人人會面選選在書店店最適合合 與人會面時時，如果果對方?jīng)]沒有不便便之處，你你可以利利用書店店做為會會面的地地點，并并且特別別指定大大書店中中你所喜喜歡的專專柜為會會面處。在在等人的的時間中中，也可可以用來來收集信信息，一一點也不不浪費(fèi)時時間。 如果比約定定的時間間早到，就就可以看看看雜志志或自己己喜歡的的書，以以吸取信信息，即即使對方方遲到，也也可有意意義地打打發(fā)時間間。只要要稍加用用心，等等人時間間就可以以變成充充實、有有意義的的時間，而而且大書書店目標(biāo)標(biāo)很容易易找，可可以說是是最適當(dāng)當(dāng)?shù)臅婷鎴鏊?4.名片片的整理理 在整理通訊訊錄時，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏來排列列。不

50、過過名片方方面，就就不用要要這個方方法，而而是要分分成工作作、公司司等幾個個項目來來整理。 如此，即使使一下子子想不起起對方的的姓名，只只要知道道對方是是“A公司司的職員員”，仔細(xì)細(xì)找找AA公司那那一份就就可以，此此起按姓姓氏排列列，這個個方法更更容易檢檢索。 此外，整理理名片時時，不要要把名片片放在名名片盒里里，要放放在名片片簿中，這這樣較容容易翻閱閱找尋。 5.在“工作手手冊”上詳細(xì)細(xì)記錄零零散信息息 出門辦點小小事，卻卻不巧趕趕上擁擠擠時間，結(jié)結(jié)果白白白等了半半個多鐘鐘頭，這這種情況況經(jīng)常會會發(fā)生，只只是平常常不太會會感覺到到，其實實這些浪浪費(fèi)掉的的時間，一一累積起起來，也也是相當(dāng)當(dāng)可觀

51、的的。 所以，為了了防止這這種無謂謂的浪費(fèi)費(fèi)，連乍乍看之下下很可笑笑的瑣碎碎信息，最最好也記記在“工作手手冊”上，比比如郵局局在哪一一天哪個個時間人人最少，或或是哪個個窗口辦辦事速度度最快，將將這些具具體的信信息記在在手冊上上，辦起起事來將將更為方方便、迅迅速。 6開會時時間要加加上尾數(shù)數(shù)，以防防止遲到到 召集會議時時，如果果把時間間訂在“一點”、“兩點”，一定定會有人人遲到。這這種幾點點“整”的時刻刻，大都都會令人人感覺這這只是個個概括性性的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，很容容易漫不不經(jīng)心的的珊珊來來遲。 所以，你你盡可能能在開會會時間加加上尾數(shù)數(shù)，如“一點十十五分”，這樣樣一來，會會令人心心生疑惑惑：“這個時時

52、間是不不是具有有什么特特別意義義?”因而產(chǎn)產(chǎn)生極高高的興致致，如此此會議就就能準(zhǔn)時時開始。 7立刻在在收到的的名片上上寫“當(dāng)事人人”的資料料 對商界人士士而言，交交換名片片似乎是是不可缺缺少的“儀式”。從初初次見到到的人手手中所收收到的名名片，不不要隨便便亂放，應(yīng)應(yīng)整理得得有條不不紊，日日后將成成為寶貴貴的個人人資料來來源。 當(dāng)與人交換換名片后后，你可可以馬上上在對方方的名片片上書寫寫他的專專長、興興趣、資資歷等等等，這么么一來，要要找人才才就輕松松多了。主主要的是是，為方方便日后后利用，先先在名片片上多加加幾個字字，這一一點是非非常重要要的。 8與沒有有時間觀觀念的人人約會時時，可接接著安排

53、排另一個個約會 約會老是遲遲到，沒沒有時間間觀念的的人，大大多在事事情已告告一段落落之后，仍仍喋喋不不休地說說個沒完完，即使使是事情情已談完完，他們們也無意意離開，仍仍興致勃勃勃地準(zhǔn)準(zhǔn)備暢談?wù)勔环Ｔ谠谂c這種種沒有時時間觀念念的人約約會時，你你可接著著又安排排另一個個約會，并并且事前前聲明：“我兩點點十五分分有約會會，我早早一點在在一點四四十分見見面吧”! 這么一來，幾幾乎所有有的人都都會準(zhǔn)時時赴約，由由于時間間有限，會會面得以以快速地地進(jìn)行。從從第二個個意義上上來說，又又可防止止時間的的浪費(fèi)。 9與公司司主管會會面時，在在對方名名片上書書寫秘書書小姐的的芳名 當(dāng)你與公司司董事高高級主管管交換

54、名名片時，你你可以請請教對方方專任秘秘書的芳芳名，趁趁著記憶憶猶新，馬馬上寫在在收到的的名片上上。 因為在與這這種高階階層人物物聯(lián)絡(luò)時時，他們們不可能能會親自自接電話話，通常常都經(jīng)過過秘書轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接，如如果事先先曉得秘秘書的芳芳名，聯(lián)聯(lián)絡(luò)起來來自然會會順利多多了，而而且，借借此博得得秘書小小姐的好好印象，對對日后的的工作自自是大有有益處。 10名片片上除“個人資資料外”，另記記錄其他他資料以以加深印印象 除了“個人人資料”之外，你你還可在在收到的的名片上上，書寫寫種種資資料，比比如一般般的“見面日日期”、“見面場場所”、“介紹人人”、“會談要要事”等等，此此外出身身地和外外表特征征，也都都盡可能能

55、地寫下下來。當(dāng)當(dāng)然，這這些都是是人才錄錄上的珍珍貴資料料，同時時借此加加深對他他人的印印象，即即使是很很久不見見的人，只只要看看看名片，腦腦海中就就能夠浮浮現(xiàn)鮮明明的印象象。 最好在交換換名片的的當(dāng)天，就就把這些些資料全全寫上去去，以免免日久忘忘懷。 11牢記記女職員員的生日日 整體工工作能不不能順利利進(jìn)行，關(guān)關(guān)鍵多半半在于女女性職員員，似乎乎每家公公司都是是如此。即即使復(fù)印印一張文文件，小小姐們肯肯不肯盡盡心幫忙忙，都會會影響到到工作效效率與工工作成果果，因此此很多人人對女性性職員都都特別用用心。基基于此點點最好的的方法是是記住小小姐們的的生日，在在當(dāng)天送送她們一一張生日日卡。以以小小一一張

56、卡片片，向她她們表示示感謝，就就算她們們平日對對你有什什么不滿滿，也會會一筆勾勾銷。 12. 通訊訊錄要采采用活頁頁卡片，以以便插換換追加 通訊錄最好好是采用用活頁式式卡片，這這種活頁頁式通訊訊錄，一一張卡片片上只登登記一個個人，所所以不管管對方搬搬了幾次次家，改改來改去去都不怕怕沒地方方可寫，換換新卡片片也是很很簡單。 此外，還可可根據(jù)情情況的需需要，隨隨意插換換追加。舉舉例來說說，如果果“陳大”的后面面是“林二”，有一一天又認(rèn)認(rèn)識一個個姓“陳三”的人，舊舊式通訊訊錄一定定追加在在最后一一頁，但但是這種種活頁式式的通訊訊錄，就就可干凈凈利落地地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀

57、賀年卡上上的“最新動動態(tài)”，要馬馬上轉(zhuǎn)記記到人才才錄上 最近賀年卡卡上的賀賀辭大部部分都是是印刷的的，頂多多在最后后一、兩兩行自己己再添上上幾句話話，有時時候，也也會順便便寫上個個人的最最新動態(tài)態(tài)，比如如換工作作、買房房子搬家家、通知知結(jié)婚、添添丁報喜喜等等。 對這些賀年年卡上的的新信息息，你必必須仔細(xì)細(xì)篩選，將將必要的的轉(zhuǎn)記到到“人才錄錄”中當(dāng)事事人的卡卡片上。這這些都是是人才信信息的基基礎(chǔ)資料料，如果果遺漏對對方搬家家的通知知，以致致于失去去聯(lián)絡(luò)，于于公于私私，都無無法再發(fā)發(fā)展下去去。 14.個個人動態(tài)態(tài)的原始始資料，要要保存一一定期間間 只要一收到到告知搬搬家、結(jié)結(jié)婚、添添丁、死死亡等等

58、等有關(guān)生生活變化化的書信信或明信信片，你你可將其其轉(zhuǎn)記到到“人才錄錄”的卡片片上。 至于那些信信件，則則收到盒盒子里保保存一定定期間，因因為如果果馬上將將原始資資料丟棄棄，就無無法對比比“人才錄錄”上的記記錄有無無錯誤，以以致于經(jīng)經(jīng)常發(fā)生生陰錯陽陽差的現(xiàn)現(xiàn)象。為為了防止止誤認(rèn)或或筆誤，最最好將原原始資料料保存一一定的期期間。 15.借借著人才才錄的幫幫助，即即使多年年不見的的人，也也能談得得很融洽洽 “人才錄”是人際際關(guān)系網(wǎng)網(wǎng)中個人人資料的的檔案，其其中設(shè)有有種種項項目，比比如“姓名欄欄”、“姓氏索索引”、“性別欄欄”、“出生年年月日欄欄”、“會面欄欄”、“學(xué)歷欄欄”、“職業(yè)欄欄”、“籍貫欄欄

59、”、“服務(wù)地地點欄”、“現(xiàn)在通通訊處欄欄”、“家庭欄欄”、“備考欄欄”等等 因此，即使使與多年年不見的的人會面面，只要要事先查查看一下下人才錄錄上的資資料，就就可知道道對方現(xiàn)現(xiàn)在在哪哪家公司司哪個單單位擔(dān)任任什么職職務(wù)、家家里有幾幾個人、結(jié)結(jié)婚紀(jì)念念日是哪哪一天，借借此彼此此不會感感到陌生生，能很很快地熟熟識起來來，相談?wù)勆鯕g。 16采用用名片大大小的卡卡片做通通訊錄，十十分方便便 采用名片大大小的卡卡片做活活頁式的的通訊錄錄的方法法是，將將卡片從從上到下下分成四四行，第第一行寫寫家庭的的郵遞區(qū)區(qū)號、地地址、電電話號碼碼，第二二行寫公公司的郵郵遞區(qū)號號、地址址、電話話號碼、傳傳真機(jī)號號碼，第第

60、三行寫寫公司名名稱、單單位名稱稱、職銜銜，第四四行寫人人名或是是團(tuán)體名名。 這些資料一一目了然然，可以以說是效效率很高高的通訊訊錄。市市售的通通訊錄大大部分都都太小，不不像這種種自制的的通訊錄錄具有充充分的填填寫空位位。 17.人人才錄要要以拼音音字母加加以細(xì)致致分類字字母區(qū)分分 活頁卡片人人才錄上上的索引引欄，并并不是按按現(xiàn)成格格式大略略地以姓姓氏分類類，而是是取其人人姓名的的前三個個字音，填填入索引引欄。以以“林達(dá)新新”來說，你你可在卡卡片的右右上角，寫寫上“L、DD、X”三個字字，如此此一來，在在L區(qū)之之中，還還可按11、2、33、4的的順序，加加以細(xì)分分化。(或者，亦亦可在LL之后以以