房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度

1、PAGE PAGE 18版次：1*房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制制度第一章 總則第一條 目的：為了加加強公司司檔案管管理，維維護檔案案的完整整性、統(tǒng)統(tǒng)一性和和安全性性，有效效地為公司司的決策策、發(fā)展展及各項項工作的的需要提提供信息息，特制制定本制制度。第二章 公司文文件、材材料歸檔檔管理第二條公司司在籌備備、成立立、經(jīng)營營、管理理及產(chǎn)權(quán)權(quán)變動過過程中形形成的具具有保存存價值的的文件材材料均列列入歸檔檔范圍。1、綜合類類：主要要包括政政府企業(yè)業(yè)、行政政管理部部門在工工作中形形成的文文件材料料。2、房產(chǎn)檔檔案：主主要包括括涉及公公司產(chǎn)權(quán)權(quán)產(chǎn)籍的的房屋的的圖紙、合合同、證證件等文文件材料料。3、工程檔

2、檔案：主主要包括括公司的的每一項項目工程程開發(fā)建建設(shè)及后后期物業(yè)業(yè)管理中中形成的的圖紙、函函件、聯(lián)聯(lián)絡(luò)單、招（投）標文件、合同等文件材料。4、經(jīng)營檔檔案：主主要包括括物資采采購、房房屋銷售售及其他他經(jīng)濟活活動中形形成的檔檔案材料料。5、財務(wù)檔檔案和人人事檔案案由財務(wù)務(wù)部和人人力資源源部單獨獨歸檔。6、歸檔的的文件材材料包括括紙質(zhì)、照照（膠）片片、錄像像（錄音音）帶等等各種載載體形式式。第三條文件件材料的的歸檔要要求：1、公司各各部門負負責(zé)歸檔檔文件材材料的收收集和整整理，并并定期交交檔案室室集中管管理，任任何人不不得拒絕絕歸檔。2、歸檔文文件材料料必須齊齊全、完完整、準準確。3、歸檔文文件材料

3、料必須準準確地反反映企業(yè)業(yè)生產(chǎn)、科科研、基基建和經(jīng)經(jīng)營管理理等各項項活動的的真實內(nèi)內(nèi)容和歷歷史面貌貌。4、歸檔文文件材料料必須層層次分明明，符合合其形成成規(guī)律，保保持同一一案卷內(nèi)內(nèi)文件材材料的有有機聯(lián)系系。5、歸檔的的文件材材料主要要包括紙紙質(zhì)、光光盤、磁磁帶、照照片及底底片、膠膠片、實實物等各各種載體體形式。6、歸檔的的文件材材料必須須為正本本，本公公司編制制的文件件應(yīng)附發(fā)發(fā)文稿紙，歸檔檔的合同同必須附附有合同同會簽表表及會簽簽過程當(dāng)當(dāng)中產(chǎn)生生的修改改版。7、歸檔的的具有永永久、長長期保存存價值的的電子文文件應(yīng)有有相應(yīng)的的紙質(zhì)文文件材料料一并歸歸檔保存存。8、非紙質(zhì)質(zhì)文件材材料應(yīng)與與其文字字

4、說明一一并歸檔檔。9、外文（或或少數(shù)民民族文字字）材料料若有漢漢譯文的的應(yīng)與漢漢譯文一一并歸檔檔，無譯譯文的要要譯出標標題后歸歸檔。10、為便便于保管管和利用用，歸檔檔的文件件材料用用的紙張張必須優(yōu)優(yōu)良，紙紙面清潔潔，書寫寫文件材材料應(yīng)用用碳素墨墨水或藍藍黑墨水水，禁用用圓珠筆筆、鉛筆筆、紅墨墨水、純純藍墨水水及復(fù)寫寫紙等不不牢固的的書寫材材料。書書寫工整整、圖像像、字跡跡清晰。第四條歸檔檔時間1、公司綜綜合部和和財務(wù)部部按年度度歸檔，應(yīng)應(yīng)在次年年四月底底前歸檔檔。2、工程部部應(yīng)項目目竣工完成成后一個個月內(nèi)將將所有相相關(guān)圖紙紙、與相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)單位的的往來信信函和部部門周會會議記錄錄歸檔，合同應(yīng)

5、應(yīng)在簽訂訂完成三三日內(nèi)歸歸檔，涉涉及招（投投）標程程序的，招招（投）標標文件應(yīng)應(yīng)與合同同一起歸歸檔。3、銷售部部客戶資資料及銷銷售合同同等文件件材料應(yīng)應(yīng)在當(dāng)期期交房工工作完成成后一個個月內(nèi)歸歸檔。4、物資采采購應(yīng)在采購購供應(yīng)合合同訂立立后3天內(nèi)歸歸檔。第五條凡由由公司與與其他單單位協(xié)作作、合資資完成的的項目，公公司必須須保存一一整套檔檔案。第六條送交交材料的的部門，要要填寫移移交檔案案材料登登記表一一式兩份份，接交交雙方簽簽字，履履行交接接手續(xù)。任任何部門門與個人人不得以以任何理理由積壓壓、滯留留應(yīng)歸檔檔的材料料。第七條歸檔檔文件留留存1、因涉及及合同履履行，經(jīng)經(jīng)辦部門門自留合合同復(fù)印印件一份

6、份，合同同履行過過程中涉涉及的其其他部門門由經(jīng)辦辦部門各各送合同同復(fù)印件件一份；2、與政府府企業(yè)、業(yè)業(yè)務(wù)單位位之間的的函件、聯(lián)聯(lián)系單等等由經(jīng)辦辦部門視視情況自自留復(fù)印印件。第七條檔案案保管期期限保管期限分分為永久久、長期期、短期期1、永久：凡是反反映公司司主要職職能活動動基本歷歷史面貌貌、對公公司有長長遠利用用價值的的檔案，列列為永久久保管。保保管期限限為50年以上上。2、長期：凡是反反映公司司的一般般工作活活動，在在較長時時間內(nèi)對對公司有有查考利利用價值值的檔案案，列為為長期保保管。保保管期限限為16至50年。3、短期：凡是在在較短時時間內(nèi)對對公司有有查考利利用價值值的檔案案，列為為短期保保

7、管。第八條檔案案管理1、檔案室室應(yīng)制訂訂科學(xué)合合理的檔檔案分類類方案，對對檔案進進行分類類、編號號、排架架；2、檔案室室應(yīng)對全全年檔案案的收進進和移出出、案卷卷數(shù)量、檔檔案的利利用等情情況進行行統(tǒng)計；3、檔案室室對保管管期限己己滿的檔檔案，應(yīng)應(yīng)造冊報報總經(jīng)理理室批準準后，予予以銷毀毀。未經(jīng)經(jīng)批準，不不得銷毀毀任何檔檔案。4、檔案室室對己破破損和字字跡褪色色的檔案案，應(yīng)及及時修復(fù)復(fù)和復(fù)制制。5、檔案室室對所存存檔案和和資料的的保管情情況定期期檢查，遇遇有特殊殊情況，應(yīng)應(yīng)立即向向董事會會及總經(jīng)經(jīng)理室報報告，及及時處理理。第九條檔案案的利用用與開放放1、公司檔檔案室所所保存的的檔案主主要供公公司內(nèi)部

8、部利用，公公司工作作人員借借出、查查閱、復(fù)復(fù)印業(yè)務(wù)務(wù)范圍內(nèi)內(nèi)的檔案案室資料料，需經(jīng)經(jīng)本部門門負責(zé)人人簽字批批準。借借出、查查閱、復(fù)復(fù)印非業(yè)業(yè)務(wù)范圍圍內(nèi)的檔檔案資料料，需經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理簽字批批準。2、其他單單位或個個人需查查閱檔案案時，應(yīng)應(yīng)持介紹紹信，并并報請總總經(jīng)理批批準，方方可接洽洽。3、借出、查查閱、復(fù)復(fù)印只限限于批準準范圍內(nèi)內(nèi)的檔案案材料，不不得隨意意擴大查查、借閱閱和復(fù)印印范圍，對對重要的的、珍貴貴的檔案案和資料料，一般般不提供供原件，如如特殊需需要，須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準準。第十條檔案案室檔案案管理員員崗位職職責(zé)1、根據(jù)部部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的安排排，積極極主動地地開展工工作，努努力完成成好各項項工

9、作任任務(wù)和崗崗位職責(zé)責(zé)。2、負責(zé)收收集、整整理、分分類、鑒鑒定、保保管、統(tǒng)統(tǒng)計全公公司各類類檔案資資料。3、對接收收入庫的的各類檔檔案進行行分類、整整理，編編制檢索索工具，為為公司的的各項工工作提供供優(yōu)質(zhì)服服務(wù)。4、貫徹執(zhí)執(zhí)行國家家關(guān)于保保守機密密的規(guī)定定，維護護涉密檔檔案的安安全，維維護公司司機密，不不得利用用職權(quán)擅擅自擴大大檔案室室利用范范圍，非非經(jīng)批準準，不得得擅自借借、閱和和銷毀檔檔案材料料。5、做好“八防”工作，嚴嚴格遵守守檔案的的保管、保保護制度度，確保保各類檔檔案材料料的完整整、安全全，努力力提高檔檔案的使使用壽命命。6、努力鉆鉆研各類類檔案的的業(yè)務(wù)知知識和業(yè)業(yè)務(wù)技能能，熟悉悉庫

10、藏，了了解庫藏藏，每年年度對各各類檔案案數(shù)量以以及變動動情況作作出精確確的統(tǒng)計計，積極極參加檔檔案局舉舉辦的學(xué)學(xué)習(xí)、培培訓(xùn)。7、檔案管管理員在在工作變變動時，應(yīng)應(yīng)嚴格履履行檔案案移交手手續(xù)。第十一條對對于違反反中華華人民共共和國檔檔案法的的行為，由由公司對對直接責(zé)責(zé)任人員員給予處處理。第十二條檔檔案室查查、借閱閱制度1、凡本公公司各部部門因工工作需要要，可以以查借閱閱有關(guān)檔檔案。2、查借閱閱檔案者者一律履履行查借借閱手續(xù)續(xù)，并限限于所申申請查借借閱的范范圍，完完畢后，應(yīng)應(yīng)立即歸歸還并當(dāng)當(dāng)面點清清注銷。3、查借一一般檔案案由本部部門負責(zé)責(zé)人批準準，查閱閱非本業(yè)業(yè)務(wù)范圍圍的檔案案或重要要機密文文件

11、，需需經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準準后方可可查借閱閱。4、機密檔檔案不辦辦理外借借手續(xù)，不不得復(fù)制制，不得得隨意抄抄錄，如如有特殊殊需要限限抄有關(guān)關(guān)部分，但但用完須須按有關(guān)關(guān)保密制制度和規(guī)規(guī)定處理理。5、對重要要的、珍珍貴的檔檔案室和和資料，一一般不提提供原件件使用，如如有特殊殊需要，須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準準，并辦辦理登記記手續(xù)，限限期歸還還，借出出時間最最長不超超過一個個月。6、查借閱閱檔案時時，必須須愛護檔檔案資料料，不得得私自在在文件上上作任何何標記或或涂改，不不得損毀毀和抽走走案卷的的張頁，不不得擅自自轉(zhuǎn)借他他人。7、對非機機密文件件，外單單位或個個人因工工作需要要復(fù)制時時，應(yīng)持持介紹信信，注明明閱檔內(nèi)

12、內(nèi)容、范范圍、用用途，并并報請總總經(jīng)理批批準后方方可復(fù)制制。第十三條保保密制度度1、不該說說的機密密，絕對對不說。2、不該知知道的機機密，絕絕對不記記。3、不該看看的機密密，絕對對不看。4、不得向向無關(guān)人人員透露露檔案室室陳設(shè)和和保密情情況。5、不得在在公共場場所、家家庭及子子女親友友面前談?wù)務(wù)摴舅緳C密。6、不得在在私人通通信中涉涉及公司司機密事事項。7、不得隨隨身攜帶帶機密文文件。8、不得私私自處理理無保存存價值的的文件材材料。9、檔案室室接收檔檔案應(yīng)及及時入庫庫裝柜，不不得隨意意堆放他他處。10、銷毀毀檔案材材料時，必必須造具具清報領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準準，銷毀毀時應(yīng)由由董事會會或總經(jīng)經(jīng)理室委委派兩

13、名名以上工工作人員員監(jiān)毀，并并在清冊冊上簽名名。11、一年年內(nèi)結(jié)合合節(jié)、假假日進行行幾次保保密檢查查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題及及時解決決，對保保密有功功者給予予表揚或或獎勵，對對違反保保密規(guī)定定者，應(yīng)應(yīng)根據(jù)國國家保密密法令，視視情節(jié)輕輕重，給給予批評評或處分分。第十四條保保管制度度1、公司除除財務(wù)檔檔案和人人事檔案案外的所所有檔案案由檔案案室統(tǒng)一一保管，任任何部門門或個人人不得占占為己有有。2、非檔案案室工作作人員，未未經(jīng)允許許，不得得隨意進進入檔案案室。3、每年定定期接受受各部門門、各項項目工程程應(yīng)歸檔檔的檔案案。4、工作人人員要加加強責(zé)任任心，對對檔案的的收集、借借出、利利用、銷銷毀情況況及時進進行登

14、記記，調(diào)閱閱后的檔檔案當(dāng)即即檢查，歸歸還原位位。5、檔案室室的全部部檔案，按按分類大大綱整理理排列、編編目、上上架。6、保證檔檔案的絕絕對安全全，注意意維護檔檔案室內(nèi)內(nèi)的清潔潔衛(wèi)生，禁禁止吸煙煙，嚴禁禁易燃、易易爆物品品及其他他雜物，做做好防火火、防盜盜、防蟲蟲、防有有害氣體體、防光光、防高高溫、防防潮、防防霉等工工作，門門窗箱柜柜的鑰匙匙要妥善善保管，隨隨時注意意關(guān)閉上上鎖。第三章 附則第十五條 綜合管管理部為為檔案室室的管理理部門。第十六條本本制度由公公司綜合合管理部部負責(zé)解解釋。第十七條 本制度度自發(fā)布布之日起起實施。附表一 各類文文件保存存期限一一覽表附表二 移交檔檔案材料料登記表表附

15、表一序號文件類型保存期限備注1通知、名單單、議程程、報告告、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人講話話、大會會發(fā)言、提提案、選選舉結(jié)果果、討論論通過的的文件、決決議、紀紀要、公公報、主主席團會會議記錄錄、簡報報、重要要的照片片、錄音音（像）帶帶等文件件永久2賀信、賀電電、討論論未通過過的文件件長期3小組會議記記錄、參參考文件件、會議議服務(wù)機機構(gòu)的計計劃、總總結(jié)等文文件材料料短期4公報、決議議、決定定、記錄錄、紀要要、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人講話話、討論論通過的的文件材材料永久5討論未通過過的文件件材料等等短期6主要文件材材料長期7其它文件材材料短期8直屬上級企企業(yè)頒發(fā)發(fā)的，屬屬本企業(yè)業(yè)主管業(yè)業(yè)務(wù)的，和和非直屬屬上級企企業(yè)頒發(fā)發(fā)的針對對本

16、企業(yè)業(yè)主管業(yè)業(yè)務(wù)并要要執(zhí)行的的重要的的文件材材料永久9直屬上級企企業(yè)頒發(fā)發(fā)的屬本本企業(yè)主管管業(yè)務(wù)并并要執(zhí)行行的一般般文件材材料長期10其它需要執(zhí)執(zhí)行的文文件材料料短期11黨和國家領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人、上上級企業(yè)業(yè)視察、檢檢查本地地區(qū)、本本企業(yè)工作作時形成成的題詞詞、講話話、聲像像等重要要文件材材料永久12本企業(yè)黨組組（包括括實行黨黨委制的的黨委）和和行政辦辦公會的的記錄、紀紀要、討討論通過過的文件件永久13通知、名單單、日程程、報告告、講話話、決議議、決定定、紀要要、重要要的聲像像材料永久14典型材料、代代表發(fā)言言、簡報報長期15小組會議記記錄、參參考材料料短期16紀要、通知知、總結(jié)結(jié)、講話話、報告告、重

17、要要的聲像像材料長期17典型材料、代代表發(fā)言言、簡報報短期18方針、政策策法規(guī)性性的，重重要業(yè)務(wù)務(wù)問題的的永久19一般業(yè)務(wù)問問題的長期20事務(wù)性有參參考價值值的短期21重要的法規(guī)規(guī)性的長期序號文件類型保存期限備注22其它的短期23綜合成果、專專題成果果、方案案、總結(jié)結(jié)、報告告永久24原始記錄長期25重要的永久26一般的短期27方針政策性性的重要要問題的的永久28一般事務(wù)性性問題的的短期29主要職能活活動年度度和年度度以上的的、重要要專題的的永久30半年的、季季度的、一一般專題題的長期31年度和年度度以上的的永久32季度的、月月份的短期33匯總的、年年度和年年度以上上的、專專題的永久34季度、月

18、份份的短期35本企業(yè)機構(gòu)構(gòu)設(shè)置、撤撤并、名名稱更改改、組織織簡則、工工作條例例、人員員編制、啟啟用印信信交件材材料永久36本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)人，本本企業(yè)對直直屬單位位領(lǐng)導(dǎo)人人任免的的文件材材料永久37本企業(yè)內(nèi)部部機構(gòu)負負責(zé)人的的任免材材料長期38省級以上的的永久39地、縣級以以下的長期40影響大、問問題嚴重重的永久41影響、問題題一般的的長期42本企業(yè)中黨黨、團、工工會的基基層組織織形成的的工作報報告、總總結(jié)、會會議文件件和團員員名冊等等文件材材料長期43本企業(yè)組織織沿革、大大事記永久44本企業(yè)及本本企業(yè)批準準的有關(guān)關(guān)區(qū)域變變化和解解決邊界界糾紛、征征用土地地的文件件材料 永久45本企業(yè)財產(chǎn)產(chǎn)、物資

19、資、檔案案等的交交接憑證證長期46本企業(yè)編輯輯的并反反映主要要職能活活動的出出版物定定稿和樣樣本永久47有歷史意義義和長遠遠利用價價值的永久序號文件類型保存期限備注48重要的長期49一般的短期50重大活動的的主要文文件永久51一般活動的的審批手手續(xù)、考考察報告告長期52其它文件材材料短期53企業(yè)之間協(xié)協(xié)商工作作的往來來文件材材料短期54同級企業(yè)和和非隸屬屬企業(yè)制發(fā)發(fā)的非本本企業(yè)主管管業(yè)務(wù)但但要貫徹徹執(zhí)行的的文件材材料短期58有省以上領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人重重要批示示和處理理結(jié)果的的永久59有上級企業(yè)業(yè)或本企業(yè)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人人重要批批示和處處理結(jié)果果的長期60其它有重要要處理結(jié)結(jié)果的短期61沒有處理結(jié)結(jié)果的短期62

20、年度和年度度以上的的總結(jié)、統(tǒng)統(tǒng)計報表表，重大大問題的的專題報報告長期63年度以下的的總結(jié)一一般專題題的報告告和備案案的短期附表二會計檔案保保管期限限表序 號檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類類 1原始憑證15年 2記帳憑證15年 3匯總憑證15年 二會計帳簿類類4總帳15年包括日記總總帳5明細帳15年 6日記帳15年現(xiàn)金和銀行行存款日日記賬保保管255年7固定資產(chǎn)卡卡片固定資產(chǎn)投投資清理理后保管管5年8輔助帳簿15年 三財務(wù)報告類類包括各級主主管部門門匯總財財務(wù)報告告9月、季度財財務(wù)報告告3年包括文字分分析10年度財務(wù)報報告（決決算）永久包括文字分分析四其他類11會計移交清清冊15年12會計檔案保保管清冊冊永久 13會計檔案銷銷毀清冊冊永久 14銀行余額調(diào)調(diào)節(jié)表5年 15銀行對帳單單5年 附表三財政總預(yù)算算、行政政單位、事事業(yè)單位位和稅收收會計檔檔案保管管期限表表序號檔案名稱保 管 期 限備注財政總算行政單位事事業(yè)單位位稅收會計一會