秘書學(xué)第1版-第三章-課件

1、學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)案例分析第三章 秘書職能環(huán)境 學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)案例分析第三章 秘書職能環(huán)秘書學(xué)第1版-第三章-課件第二節(jié) 秘書職能環(huán)境資源 第三節(jié) 秘書職能環(huán)境與 職能場(chǎng) 第一節(jié) 秘書職能環(huán)境構(gòu)成第二節(jié) 秘書職能環(huán)境資源 第三節(jié) 秘書職能環(huán)境與第一節(jié) 秘第一節(jié) 秘書職能環(huán)境構(gòu)成 本節(jié)點(diǎn)睛一、縱向?qū)哟?二、橫向要素 三、職能環(huán)境關(guān)系 第一節(jié) 秘書職能環(huán)境構(gòu)成 本節(jié)點(diǎn)睛一、縱向?qū)哟?二、橫向要 秘書職能環(huán)境與其他環(huán)境系統(tǒng)一樣，具有整體性、層次性、動(dòng)態(tài)性。它與各環(huán)境要素及自然社會(huì)大環(huán)境有著密切的關(guān)聯(lián)。 秘書職能環(huán)境與其他環(huán)境系統(tǒng)一樣，具一、縱向?qū)哟?秘書職能環(huán)境可分為

2、三個(gè)層次，即秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境、秘書所在組織的外部環(huán)境（見圖3-1）。 圖3-1 秘書職能環(huán)境縱向?qū)哟嗡诮M織外部環(huán)境 秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境所在組織內(nèi)部 環(huán)境一、縱向?qū)哟?秘書職能環(huán)境可分為三個(gè)層次，即秘書圖3 （一）秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境 秘書機(jī)構(gòu)是秘書開展業(yè)務(wù)活動(dòng)分工合作的基本單元，是各類管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的日常辦公部門即辦事機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)的人員構(gòu)成、管理制度、分工協(xié)作狀況、氣質(zhì)和諧狀況、人際關(guān)系、秘書部門負(fù)責(zé)人的影響力，以及辦公設(shè)備、辦公條件等要素，構(gòu)成秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境。 （一）秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境 秘書機(jī)構(gòu)是秘書開 形成和保持秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境必須具備以下六方面的條件： 要有一

3、位作風(fēng)正派、知識(shí)能力全面、經(jīng)驗(yàn)豐富、 具有良好的指揮和協(xié)調(diào)能力的秘書部門負(fù)責(zé)人； 要有健全的工作制度； 要建立科學(xué)合理的分工配合體系，形成高效的 工作流程； 要形成靈敏的信息處理及綜合加工機(jī)制； 要形成和保持和諧的人際關(guān)系； 要配備良好的辦公設(shè)備和具有良好的辦公條件。 形成和保持秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境必須具備（二）組織內(nèi)部環(huán)境 秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境，是秘書所在組織內(nèi)部一切影響秘書、秘書機(jī)構(gòu)工作的各種因素的總和，其中主要有以下六方面： 組織的結(jié)構(gòu)要素； 組織動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素； 組織的生態(tài)要素； （二）組織內(nèi)部環(huán)境 秘書所在組織內(nèi)部環(huán)境，是秘書所在組 組織心態(tài)要素； 組織的物質(zhì)要素； 組織信息要素。

4、上述六個(gè)方面的要素是相互聯(lián)系、相互影響的，它與其他方面的組織因素結(jié)合在一起，形成影響包括秘書在內(nèi)的一切組織成員工作成效的特定環(huán)境。 組織心態(tài)要素； （三）組織外部環(huán)境 組織外部環(huán)境是一個(gè)龐大的、具有層次的、開放的、相互聯(lián)系的系統(tǒng)。 外部環(huán)境對(duì)組織管理的各種影響，都直接關(guān)聯(lián)著秘書部門、秘書及秘書工作。因此，適應(yīng)環(huán)境，與時(shí)俱進(jìn)的秘書部門和秘書，才能充當(dāng)輔助領(lǐng)導(dǎo)者推動(dòng)組織可持續(xù)發(fā)展的近身綜合性參謀助手。（三）組織外部環(huán)境 組織外部環(huán)境是一個(gè)龐大的二、橫向要素 秘書職能環(huán)境與整個(gè)社會(huì)環(huán)境是融為一體的，由社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等要素所決定。與其他社會(huì)成員所處的具體的環(huán)境相比，這些要素對(duì)秘書職能環(huán)境的

5、影響，既有共同性，又有某些特征。二、橫向要素 秘書職能環(huán)境與整個(gè)社會(huì)環(huán)境是融（一）社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境 經(jīng)濟(jì)環(huán)境是指國(guó)家和地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的條件和水平、市場(chǎng)狀況、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、資源配置狀況、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制、經(jīng)濟(jì)政策、產(chǎn)業(yè)布局、基礎(chǔ)設(shè)施及收入分配狀況等。經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)各類社會(huì)組織的生存和發(fā)展有著極為重要的影響。 （一）社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境 經(jīng)濟(jì)環(huán)境是指國(guó)家和地區(qū)經(jīng) 經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)秘書工作的影響有以下三方面： 經(jīng)濟(jì)環(huán)境為秘書工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)； 經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響秘書工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容； 經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響秘書開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的 形式。 經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)秘書工作的影響有以下（二）社會(huì)政治環(huán)境 政治環(huán)境主要指國(guó)家政治制度、政治體制、政治目標(biāo)、方針、政策、法律、

6、法規(guī)等方面的政治文明程度。它反映了國(guó)家的政治意志和人民的政治權(quán)利，對(duì)組織和領(lǐng)導(dǎo)行為的政治方向有著直接影響。 （二）社會(huì)政治環(huán)境 政治環(huán)境主要指國(guó)家政治制 秘書工作要適應(yīng)其特定的政治環(huán)境必須做到：秘書工作必須遵從社會(huì)政治規(guī)范，必須在國(guó)家政治制度、法律法規(guī)允許的框架內(nèi)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)；秘書必須輔助其領(lǐng)導(dǎo)人與各級(jí)政治行政組織保持良好的溝通往來(lái)關(guān)系，特別是要與相關(guān)政府主管部門保持經(jīng)常性聯(lián)系，促進(jìn)相互理解與合作，以便其領(lǐng)導(dǎo)人遵從依法行政的調(diào)控，依法經(jīng)營(yíng)和管理； 秘書工作要適應(yīng)其特定的政治環(huán)境必須做 秘書必須按照社會(huì)政治原則，維護(hù)自身 的政治權(quán)利和合法權(quán)益，維護(hù)平等的人 格地位； 秘書必須適應(yīng)社會(huì)政治的發(fā)

7、展和變化， 每當(dāng)社會(huì)政治制度和政治格局出現(xiàn)發(fā)展 變化時(shí)，秘書往往要經(jīng)受特殊的考驗(yàn)。 秘書必須按照社會(huì)政治原則，維護(hù)自身（三）社會(huì)文化環(huán)境 社會(huì)文化環(huán)境包括社會(huì)成員受教育程度、價(jià)值觀念、宗教信仰、道德觀、倫理觀、社會(huì)風(fēng)氣、社會(huì)習(xí)俗等。社會(huì)文化環(huán)境具有民族性、地區(qū)性、穩(wěn)定性。 社會(huì)文化環(huán)境對(duì)秘書及秘書工作的主要影響： 它影響秘書的綜合素質(zhì)； 它影響秘書事務(wù)輔助、參謀智能輔助和綜合 協(xié)調(diào)輔助的有效性； 它影響秘書工作的效率。（三）社會(huì)文化環(huán)境 社會(huì)文化環(huán)境包括社會(huì)成員受教育程（四）科學(xué)技術(shù)環(huán)境 科學(xué)技術(shù)環(huán)境是指與組織生存發(fā)展相關(guān)科學(xué)技術(shù)、工藝設(shè)備、原材料、動(dòng)力、產(chǎn)品、管理流程等方面的水平、成果、發(fā)展

8、狀況及條件，相關(guān)科技理論研究成果及轉(zhuǎn)化為社會(huì)生產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的能力等。 科學(xué)技術(shù)環(huán)境對(duì)秘書工作有以下三方面影響： 影響其辦公設(shè)備與手段的先進(jìn)性； 影響其思維方式； 影響其學(xué)習(xí)及創(chuàng)新能力。（四）科學(xué)技術(shù)環(huán)境 科學(xué)技術(shù)環(huán)境是指與組織生存發(fā)展相關(guān)三、職能環(huán)境關(guān)系 秘書職能環(huán)境關(guān)系，指的是對(duì)秘書職能活動(dòng)影響最直接、最具體的與縱向?qū)哟螜C(jī)構(gòu)的關(guān)系、與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系、與社會(huì)公眾的關(guān)系及人際關(guān)系。三、職能環(huán)境關(guān)系 秘書職能環(huán)境關(guān)系，指的是對(duì)秘書職能（一）與縱向?qū)哟螜C(jī)構(gòu)的關(guān)系 秘書工作與縱向?qū)哟螜C(jī)構(gòu)的關(guān)系，指的是與本組織領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系、與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系、與本組織下屬機(jī)構(gòu)的關(guān)系等，如表3-1所示。 （一）與縱向?qū)哟?/p>

9、機(jī)構(gòu)的關(guān)系 秘書工作與縱向?qū)雨P(guān)系 正確處理的好處 做法 與本組織領(lǐng)導(dǎo)層 （具體見第五章） （具體見第五章） 與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) （1）有助于本組織與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系和溝通；（2）有助于及時(shí)了解和把握上級(jí)有關(guān)指示和政策精神；（3）有助于主動(dòng)把握職能環(huán)境變化的動(dòng)向，正確處理與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系（1）遵從其領(lǐng)導(dǎo)；（2）加強(qiáng)服務(wù)；（3）做好下情上達(dá)工作；（4）加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào) 與本組織下屬機(jī)構(gòu) 有利于增強(qiáng)組織的凝聚力有利于增強(qiáng)開展秘書業(yè)務(wù)的職能基礎(chǔ)，優(yōu)化其職能環(huán)境，使其獲得下屬機(jī)構(gòu)和基層的有力支持與配合（1）為下屬機(jī)構(gòu)和基層著想；（2）態(tài)度謙虛，以禮待人，公正平等處事；（3）學(xué)習(xí)基層新經(jīng)驗(yàn)、新思路；同時(shí)為

10、下屬機(jī)構(gòu)和基層提供新信息表3-1 與縱向?qū)哟螜C(jī)構(gòu)的關(guān)系關(guān)系 正確處理的好處 做法 與本組織領(lǐng)導(dǎo)層 （具體見（二）與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系 秘書與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系，既包括與本組織內(nèi)各職能管理部門的關(guān)系，也包括上級(jí)機(jī)關(guān)職能部門及不相隸屬的有關(guān)部門的關(guān)系。 秘書與橫向部門保持良好的相互配合關(guān)系必須要做到以下三點(diǎn)： 要做好綜合性辦公服務(wù)； 要尊重部門的職能管轄權(quán)； 要保持密切有效的溝通。 （二）與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系 秘書與橫向部門機(jī)構(gòu)的關(guān)系（三）與社會(huì)公眾的關(guān)系 組織內(nèi)外的社會(huì)公眾是開展領(lǐng)導(dǎo)和管理活動(dòng)的社會(huì)基礎(chǔ)。秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助和服務(wù)，也必須要以此為基礎(chǔ)。 秘書與社會(huì)公眾的關(guān)系狀態(tài)主要體現(xiàn)在以下六

11、個(gè)方面： 體現(xiàn)在工作目標(biāo)上：為人民服務(wù)、為社會(huì)公眾 服務(wù)應(yīng)是秘書工作的根本宗旨，為領(lǐng)導(dǎo)工作服 務(wù)必須與這一根本宗旨統(tǒng)一起來(lái)； （三）與社會(huì)公眾的關(guān)系 組織內(nèi)外的社會(huì)公眾 體現(xiàn)在工作內(nèi)容上：秘書的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，都應(yīng)了 解社會(huì)公眾的意愿和要求，在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間 充當(dāng)橋梁和紐帶； 體現(xiàn)在工作過(guò)程上：秘書在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作 的過(guò)程中，能否得到廣大群眾的支持與配合， 是其工作成敗的關(guān)鍵； 體現(xiàn)在工作行為上：秘書應(yīng)將圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需 要展開業(yè)務(wù)活動(dòng)與深入聯(lián)系群眾發(fā)揮補(bǔ)益作用 有機(jī)地結(jié)合起來(lái)； 體現(xiàn)在工作內(nèi)容上：秘書的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，都應(yīng)了 體現(xiàn)在工作作風(fēng)上：尊重群眾、關(guān)心群眾、甘 做群眾的小學(xué)生，待人以誠(chéng)，熱情大方，

12、寬以 待人，嚴(yán)于律己，這樣的秘書才能受到群眾的 歡迎； 體現(xiàn)在工作成效上：秘書工作的各項(xiàng)工作成效， 都應(yīng)落實(shí)到輔助領(lǐng)導(dǎo)干出有利于人民的事業(yè)來(lái)。 若有悖于人民的利益，秘書的工作成效就失去 了積極作用。 體現(xiàn)在工作作風(fēng)上：尊重群眾、關(guān)心群眾、甘 （四）秘書與人際關(guān)系 秘書的人際關(guān)系指的是秘書開展業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)踐中的人與人之間的關(guān)系。這種關(guān)系既滲透在組織內(nèi)部，又存在于組織外部。不同的人際關(guān)系狀態(tài)對(duì)秘書及秘書工作都存在著特定的影響。（四）秘書與人際關(guān)系 秘書的人際關(guān)系指的是秘書開展業(yè) 和諧人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人際環(huán)境 氛圍。具體要注重以下三方面： 加強(qiáng)上情下達(dá)，下情上達(dá)，左右溝通，內(nèi)外溝通，

13、促進(jìn)人與人之間的相互理解與信任，促進(jìn)相互支持 與配合； 要將貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖與真實(shí)反映群眾意愿有機(jī)結(jié)合起 來(lái)，加強(qiáng)團(tuán)體意識(shí)； 把服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作與服務(wù)于全體組織成員相結(jié)合， 促進(jìn)共識(shí)，整合整體利益。 和諧人際關(guān)系是最佳發(fā)揮秘書職能作用的人際環(huán)境 秘書針對(duì)淡漠的人際環(huán)境要注重以下四個(gè)方面： 要注重加強(qiáng)橋梁紐帶作用，把群眾的意見和要求及 時(shí)集中起來(lái)向領(lǐng)導(dǎo)反映，使領(lǐng)導(dǎo)和管理舉措符合民 意，增強(qiáng)團(tuán)體凝聚力； 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與群眾聯(lián)系，開發(fā)群體潛能，激發(fā)群 眾開拓事業(yè)的熱情； 要將領(lǐng)導(dǎo)正確意圖及時(shí)向群眾傳達(dá)和宣傳，強(qiáng)化群 眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的理解和認(rèn)同； 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善處理矛盾和問(wèn)題，化解各種隔閡，謀 求協(xié)調(diào)與和諧，逐

14、漸形成和諧人際關(guān)系。 秘書針對(duì)淡漠的人際環(huán)境要注重以下四個(gè)方面： 在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書應(yīng)該注意以下四個(gè) 方面： 不介入領(lǐng)導(dǎo)人之間的無(wú)原則糾紛，不分親疏，不傳 是非，不傳小道消息，不搞人身依附，堅(jiān)持正常的 組織生活原則； 一視同仁，誠(chéng)懇相待，一切從組織公利出發(fā)，不為 小團(tuán)體利益損害組織公利； 按職責(zé)分工對(duì)口請(qǐng)示匯報(bào)工作，避免多頭請(qǐng)示、交 叉請(qǐng)示和多頭指示、交叉指示引發(fā)的矛盾； 多做協(xié)調(diào)工作，增進(jìn)矛盾各方相互理解，促進(jìn)關(guān)系 協(xié)調(diào)。 在緊張的人際關(guān)系環(huán)境里，秘書應(yīng)該注意以下四個(gè)秘書學(xué)第1版-第三章-課件第二節(jié) 秘書職能環(huán)境資源 本節(jié)點(diǎn)睛一、環(huán)境資源的支撐 二、環(huán)境資源的制約 第二節(jié) 秘書職能

15、環(huán)境資源 本節(jié)點(diǎn)睛一、環(huán)境資源的支撐 二、 特定職能環(huán)境資源對(duì)秘書工作的支撐和制約，是每一位秘書工作者都必須準(zhǔn)確把握的。 特定職能環(huán)境資源對(duì)秘書工作的支撐 秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的客觀環(huán)境中，一切有利于秘書實(shí)現(xiàn)其職能目標(biāo)、完成職能任務(wù)的要素的總和。 秘書職能環(huán)境資源指的是秘書所處的一、環(huán)境資源的支撐 秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)和管理工作一樣，在特定的職能環(huán)境中運(yùn)作，以環(huán)境資源為基礎(chǔ)，進(jìn)行與特定環(huán)境的物質(zhì)、能量、信息交換，展開各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，充分發(fā)揮其職能作用。正確有效地利用職能環(huán)境資源的支撐作用，是有效發(fā)揮秘書工作職能的前提。 一、環(huán)境資源的支撐 秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)和管理工作（一）資源供給的基礎(chǔ)性 社會(huì)

16、環(huán)境資源為秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)提 供了基礎(chǔ)性的時(shí)代推動(dòng)力； 社會(huì)各界、各不同社會(huì)領(lǐng)域都有秘書工作。行業(yè)環(huán) 境資源是秘書綜合輔助和服務(wù)具有廣泛適應(yīng)性的基 礎(chǔ)； 各管理層次環(huán)境資源是該層次秘書工作為其領(lǐng)導(dǎo)和 管理提供綜合輔助和服務(wù)的基礎(chǔ)； 秘書所在崗位的環(huán)境資源，是秘書開展其具體業(yè)務(wù) 工作的基礎(chǔ)。（一）資源供給的基礎(chǔ)性 社會(huì)環(huán)境資源為秘書工作產(chǎn)生（二）資源發(fā)展的導(dǎo)向性 宏觀導(dǎo)向； 業(yè)務(wù)內(nèi)容導(dǎo)向； 具體工作行為的導(dǎo)向。（二）資源發(fā)展的導(dǎo)向性 宏觀導(dǎo)向；（三）資源配置的促動(dòng)性 適應(yīng)性促動(dòng)，工作績(jī)效使得秘書必須適應(yīng) 這種變化，促動(dòng)自己不斷增長(zhǎng)才干，提高 工作效率； 誘導(dǎo)性促動(dòng)，功利性誘導(dǎo)是調(diào)動(dòng)人

17、的主觀 能動(dòng)性的有效辦法； 比較性促動(dòng)，在公平競(jìng)爭(zhēng)和穩(wěn)定發(fā)展的客 觀環(huán)境里，秘書人員及其他工作人員都在 自身的工作崗位上競(jìng)相謀求發(fā)展。（三）資源配置的促動(dòng)性 適應(yīng)性促動(dòng)，工作（四）資源變化的機(jī)遇性 秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者綜合輔助和服務(wù)的實(shí)踐中，若能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展的需要，在自身的業(yè)務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行創(chuàng)新，有效提高工作質(zhì)量和效率，就能抓住發(fā)展機(jī)遇，取得良好的發(fā)展成效。資源變化提供的機(jī)遇往往是與風(fēng)險(xiǎn)同在的。（四）資源變化的機(jī)遇性 秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者綜合輔 秘書在職能活動(dòng)中要開發(fā)利用環(huán)境資源，客觀職能環(huán)境中的資源條件也能對(duì)秘書及秘書工作產(chǎn)生不同形式、不同程度的制約和影響，其主要體現(xiàn)在以下方面： （一）信任度 秘書職能

18、環(huán)境的信任度，是指秘書工作對(duì)象及秘書業(yè)務(wù)所關(guān)聯(lián)到的組織內(nèi)外公眾對(duì)秘書的信任度。它是由秘書職能環(huán)境內(nèi)的物質(zhì)、精神及政治文明等要素與秘書的工作表現(xiàn)及成效相互作用所決定的。 二、環(huán)境資源的制約 秘書在職能活動(dòng)中要開發(fā)利用環(huán)境資源，客觀職二、環(huán)境資 提高職能環(huán)境的信任度，秘書必須做到： 要忠于職守，嚴(yán)格按組織規(guī)范辦事，不折不扣完 成各項(xiàng)任務(wù)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)自己工作能力和 負(fù)責(zé)精神的信任感； 在與各方面配合中誠(chéng)懇、務(wù)實(shí)、嚴(yán)守諾言、熱情 合作，共同完成任務(wù)； 在公務(wù)服務(wù)中對(duì)組織內(nèi)外公眾講真話、言必信， 行必果； 要事事從組織功利出發(fā)，不摻雜個(gè)人功利，嚴(yán)守 規(guī)范，克己奉公。 提高職能環(huán)境的信任度，秘書必須

19、做到：（二）和諧度 秘書職能環(huán)境的和諧度，指的是組織運(yùn)轉(zhuǎn)中各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度及秘書工作中與各相關(guān)方面協(xié)同配合的和諧程度。組織運(yùn)轉(zhuǎn)中的和諧度是由組織與外部環(huán)境因素的協(xié)同程度及組織內(nèi)部分工合作、權(quán)力及利益分配、團(tuán)隊(duì)精神等因素決定的；秘書工作與職能環(huán)境的和諧度，既受組織運(yùn)轉(zhuǎn)和諧度的影響，又與秘書綜合輔助和服務(wù)的有效性、周密性及與相關(guān)方面協(xié)同配合程度有著直接的關(guān)聯(lián)。（二）和諧度 秘書職能環(huán)境的和諧度，指的是組織運(yùn)轉(zhuǎn) 提高職能環(huán)境的和諧度，秘書必須做到： 要增強(qiáng)主動(dòng)配合的服務(wù)意識(shí)； 要態(tài)度謙虛，尊重別人、真誠(chéng)合作； 要加強(qiáng)溝通，促進(jìn)相互理解和信任，卓 有成效地支持別人的同時(shí)往往就能獲得 更廣泛

20、的支持。 提高職能環(huán)境的和諧度，秘書必須做到：（三）開放度 職能環(huán)境的開放度，是由秘書所在組織及秘書工作中與組織內(nèi)外公眾進(jìn)行物質(zhì)、能量、信息交換的靈敏程度、廣度、深度所決定的。 如何提高職能環(huán)境的開放度： 要靠領(lǐng)導(dǎo)者增強(qiáng)組織管理及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的開 放性； 秘書開闊視野，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中主動(dòng)聯(lián)系實(shí) 際、聯(lián)系群眾，加強(qiáng)溝通。（三）開放度 職能環(huán)境的開放度，是由秘書所在組織及（四）自由度 職能環(huán)境的自由度，是指秘書主動(dòng)按領(lǐng)導(dǎo)工作需要開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，即發(fā)揮主觀能動(dòng)性的程度。管理組織中的自由度，是由管理體制、權(quán)力運(yùn)行方式、制度規(guī)范及領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格等因素決定的。對(duì)具體的秘書而言，其職能環(huán)境的自由度，還受著信任度、和諧度和

21、開放度的影響。 （四）自由度 職能環(huán)境的自由度，是指秘書主動(dòng) 當(dāng)秘書獲得較大自由度后要做到： 嚴(yán)格地規(guī)范自己的行為，自覺(jué)遵從組織紀(jì) 律和約束； 準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)客觀職能環(huán)境及其變化，在適 應(yīng)客觀職能環(huán)境、有效吸取環(huán)境資源、遵 從環(huán)境規(guī)范的基礎(chǔ)上，通過(guò)努力工作取得 卓越的工作成效，逐步優(yōu)化職能環(huán)境。這 樣才能使其工作不斷地取得進(jìn)展。 當(dāng)秘書獲得較大自由度后要做到：第三節(jié) 秘書職能環(huán)境與職能場(chǎng) 本節(jié)點(diǎn)睛一、秘書職能場(chǎng)的構(gòu)成 二、秘書職能場(chǎng)的適應(yīng) 三、清除環(huán)境障礙與優(yōu) 化職能場(chǎng) 第三節(jié) 秘書職能環(huán)境與職能場(chǎng) 本節(jié)點(diǎn)睛一、秘書職能場(chǎng)的構(gòu)成 秘書在其特定的職能環(huán)境中開展秘書工作，為其領(lǐng)導(dǎo)工作綜合輔助和公務(wù)服務(wù)

22、的影響力范圍內(nèi)，就形成了秘書的職能場(chǎng)。 秘書在其特定的職能環(huán)境中開展秘書工一、秘書職能場(chǎng)的構(gòu)成 秘書職能場(chǎng)是在秘書職能環(huán)境中秘書職能活動(dòng)影響力的范圍；從某種意義上講，它是職能環(huán)境資源要素作用下秘書通過(guò)其本職工作對(duì)環(huán)境的反作用并產(chǎn)生實(shí)際效應(yīng)的范圍。 （一）職能場(chǎng)的大小 秘書職能場(chǎng)的大小是由其在領(lǐng)導(dǎo)身邊綜合輔助及公務(wù)服務(wù)的基本職能特征和所處的職能地位決定的。 一、秘書職能場(chǎng)的構(gòu)成 秘書職能場(chǎng)是在秘書職能環(huán)境中秘 秘書職能場(chǎng)的概念，有以下含義： 秘書職能場(chǎng)應(yīng)在其領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)范圍及職責(zé)范圍 之內(nèi)這是秘書對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系決定的； 秘書職能場(chǎng)應(yīng)與其領(lǐng)導(dǎo)者工作對(duì)秘書的綜合 輔助和服務(wù)的需要相吻合； 秘書有能力

23、發(fā)揮作用產(chǎn)生實(shí)際效果的范圍， （見圖3-2）。 秘書職能場(chǎng)的概念，有以下含義： 圖3-2 職能場(chǎng)大小與領(lǐng)導(dǎo)工作需要的吻合 A 客觀職能環(huán)境（開發(fā)的具有層次并與各要素構(gòu)成的）B 領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)范圍C 領(lǐng)導(dǎo)工作需要綜合輔助和公務(wù)服務(wù)的范圍（動(dòng)態(tài)變化的）D 秘書職能場(chǎng)（與領(lǐng)導(dǎo)輔助需要吻合）C=D 吻合正常CD 輔助不足不正常CD 輔助太過(guò)不正常ABCD圖3-2 職能場(chǎng)大小與領(lǐng)導(dǎo)工作需要的吻合 A 客觀職能環(huán) 秘書職能場(chǎng)的運(yùn)作方向，指的是秘書在職能領(lǐng)域內(nèi)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的價(jià)值取向，功利目標(biāo)的指向及產(chǎn)生各種影響力的方向。秘書在其職能場(chǎng)開展的職能活動(dòng)，只有正向的才能產(chǎn)生正面積極的效應(yīng)；負(fù)向的則產(chǎn)生負(fù)面消極效應(yīng)；

24、偏向的則看偏離的程度產(chǎn)生有利有弊且利弊占不同份額的效應(yīng)。 （二）職能場(chǎng)的運(yùn)作方向 秘書職能場(chǎng)的運(yùn)作方向，指的是秘書在職（二）職 無(wú)論秘書人員在其實(shí)際工作中是有意還是無(wú)意、是主動(dòng)還是被動(dòng)使自身工作運(yùn)作的方向發(fā)生偏離或負(fù)向運(yùn)作，其產(chǎn)生的負(fù)面影 響都是有損于事業(yè)發(fā)展功利的， 也是對(duì)組織管理及領(lǐng)導(dǎo)工作的健 康發(fā)展有害的。 無(wú)論秘書人員在其實(shí)際工作中是有意還（三）職能場(chǎng)的能量 秘書工作者職能場(chǎng)的能量是指其在特定職能環(huán)境中開展其業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生影響的能力及強(qiáng)度。它是由其領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度、工作指派任務(wù)的輕重，秘書個(gè)人的知識(shí)、信息、經(jīng)驗(yàn)的擁有量、能力、態(tài)度，與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合的關(guān)系狀態(tài)等因素所決定的。職能場(chǎng)能量較高

25、的秘書，綜合輔助對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)的影響較大；反之，則較小。 （三）職能場(chǎng)的能量 秘書工作者職能場(chǎng)的能量是 必須強(qiáng)調(diào)的是，越是其職能場(chǎng)能量較大，秘書越要嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，越要嚴(yán)格按客觀規(guī)律辦事，越要堅(jiān)持正確的職能活動(dòng)方向，忠誠(chéng)守職地為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助和服務(wù)。 必須強(qiáng)調(diào)的是，越是其職能場(chǎng)能量較（四）職能場(chǎng)大小、方向、能量 的調(diào)適 在實(shí)踐中，每一個(gè)秘書的職能場(chǎng)的大小、方向和能量都是相互影響、相互關(guān)聯(lián)，并在動(dòng)態(tài)變化之中的。職能場(chǎng)越大、能量越大并能堅(jiān)持正方向，其取得的正面積極作用就越大；職能場(chǎng)大、能量大，若運(yùn)作方向偏離或錯(cuò)誤的負(fù)方向運(yùn)作，則造成的負(fù)面消極作用越大。（四）職能場(chǎng)大小、方向、能量 的調(diào)適 在實(shí) 調(diào)

26、適秘書職能場(chǎng)大小、能量及其運(yùn)作方向，其方法是： 靠組織對(duì)秘書的教育、培養(yǎng)、引導(dǎo)和規(guī)范； 領(lǐng)導(dǎo)者在主輔配合中加強(qiáng)指導(dǎo)，正確使用，合理控 制，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，使其秘書沿著正確的方向成長(zhǎng) 并準(zhǔn)確地運(yùn)用職能場(chǎng)； 秘書自身的努力和嚴(yán)格規(guī)范自己，這是起決定作用 的。只有做一個(gè)忠誠(chéng)無(wú)私、勤奮工作的秘書，其職 能場(chǎng)大小能量及運(yùn)作方向才能符合事業(yè)功利和客觀 事物發(fā)展規(guī)律的要求，才能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的綜合輔助和 服務(wù)起到積極正面的作用。 調(diào)適秘書職能場(chǎng)大小、能量及其運(yùn)作方向，其方法 由于組織運(yùn)轉(zhuǎn)與秘書工作實(shí)踐的積淀以及領(lǐng)導(dǎo)工作的習(xí)慣不同，每一個(gè)組織的秘書崗位的職能場(chǎng)，都具有某些特征。新上崗的秘書必須了解、熟悉和適應(yīng)這些特征

27、。 （一）業(yè)務(wù)要求適應(yīng) 不同的組織體制和管理內(nèi)容對(duì)秘書工作有不同的要求。 行業(yè)業(yè)務(wù)要求； 行業(yè)交往要求； 崗位職責(zé)要求。 二、秘書職能場(chǎng)的適應(yīng) 由于組織運(yùn)轉(zhuǎn)與秘書工作實(shí)踐的積淀以及領(lǐng)導(dǎo)工二（二）工作需要的適應(yīng) 秘書職能場(chǎng)運(yùn)作及其發(fā)揮的作用，必須適應(yīng)工作的需要。 要適應(yīng)不同領(lǐng)導(dǎo)人的風(fēng)格和習(xí)慣的需要； 要適應(yīng)不同工作節(jié)奏的需要； 要適應(yīng)不同工作內(nèi)容的要求。 （二）工作需要的適應(yīng) 秘書職能場(chǎng)運(yùn)作及其發(fā)揮（三）事業(yè)發(fā)展的適應(yīng) 秘書職能場(chǎng)運(yùn)作及職能活動(dòng)必須適應(yīng)事業(yè)的發(fā)展。職能場(chǎng)的適應(yīng)除了需要秘書自身努力外，還必須有組織者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其工作任務(wù)、分工配合關(guān)系、有關(guān)制度及要求進(jìn)行必要調(diào)整和改善，使其具有調(diào)整和

28、優(yōu)化職能場(chǎng)的必要條件。 （三）事業(yè)發(fā)展的適應(yīng) 秘書職能場(chǎng)運(yùn)作及職能活三、清除環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場(chǎng) 每一位想取得成功并謀求發(fā)展的秘書都要努力克服和清除職能環(huán)境中隨時(shí)可能出現(xiàn)的種種障礙，并不斷優(yōu)化其職能場(chǎng)，使之有效地吸取客觀環(huán)境資源，充分地發(fā)揮其作用。清除職能環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場(chǎng)是緊密聯(lián)系、相輔相成的，必須同等重視此兩個(gè)方面。 三、清除環(huán)境障礙與優(yōu)化職能場(chǎng) 每一位想取得成功（一）清除職能環(huán)境障礙 職能環(huán)境障礙指的是不利于秘書發(fā)揮職能作用的各種因素的總和。其中常見的且能夠通過(guò)主觀努力可以克服的主要障礙有以下三種： 信任障礙； 溝通障礙； 理解障礙。 （一）清除職能環(huán)境障礙 職能環(huán)境障礙指的是不利于秘

29、書（二）優(yōu)化職能場(chǎng) 優(yōu)化秘書工作的職能場(chǎng)，除了要清除和防止出現(xiàn)職能環(huán)境中的障礙外，主要從職能場(chǎng)的大小、方向、能量三方面優(yōu)化。 職能場(chǎng)大小 秘書職能場(chǎng)大小的優(yōu)化，指的是秘書要盡可能使自己對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的綜合輔助和公務(wù)服務(wù)范圍，與其領(lǐng)導(dǎo)者的公務(wù)活動(dòng)需要相吻合，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍內(nèi)工作效率的提高產(chǎn)生積極的輔助作用。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書綜合輔助和公務(wù)服務(wù)的需要是一個(gè)變量，它由領(lǐng)導(dǎo)者的自身綜合素質(zhì)和對(duì)其秘書綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)決定。其關(guān)系如下（見圖3-3）。 （二）優(yōu)化職能場(chǎng) 優(yōu)化秘書工作的職能場(chǎng)，除了要清除和圖3-3 職能場(chǎng)大小秘書職能場(chǎng)大小 =領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書綜合輔助和公務(wù)服務(wù)需要的范圍 =領(lǐng)導(dǎo)者的職能范圍 領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)自己綜合素質(zhì)水平的評(píng)價(jià) （1）領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書綜合素質(zhì)水平的評(píng)價(jià)（2） 只有在（1）、