秘書實務(wù)第四章-商務(wù)文書運轉(zhuǎn)管理-課件

1、第四章 商務(wù)文書運轉(zhuǎn)管理第一節(jié) 商務(wù)文書工作特性與原則第二節(jié) 商務(wù)文書辦理程序第三節(jié) 商務(wù)文書管理第四節(jié) 商務(wù)電子文件的運轉(zhuǎn)處理案例導(dǎo)入第四章 商務(wù)文書運轉(zhuǎn)管理第一節(jié) 商務(wù)文書工作特性與原一、商務(wù)文書工作特性第一節(jié) 商務(wù)文書工作特性與原則紀(jì)實性時效性規(guī)范性事務(wù)性一、商務(wù)文書工作特性第一節(jié) 商務(wù)文書工作特性與原則紀(jì)實性時效二、商務(wù)文書工作原則準(zhǔn)確及時安全統(tǒng)一簡便1.發(fā)文要少而精，不要事事都發(fā)文 2.公文運轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡 3.處理文件要方便工作 4.文書管理要便于使用二、商務(wù)文書工作原則準(zhǔn)確及時安全統(tǒng)一簡便1.發(fā)文要少而精，不第二節(jié) 商務(wù)文書辦理程序發(fā)文收文草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對用印

2、登記封發(fā)立卷歸檔注辦催辦承辦批辦擬辦傳閱分發(fā)登記拆封簽收第二節(jié) 商務(wù)文書辦理程序發(fā)文收文草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對（一）簽收 1.簽收的程序 清點 檢查 簽字一、收文辦理來函簽收檢查簽字（一）簽收一、收文辦理來函簽收檢查簽字送文登記簿序號發(fā)文時間封套號發(fā)文機關(guān)收件類型簽收人簽收時間備注第 頁送文登記簿序號發(fā)文時間封套號發(fā)文機關(guān)收件類型簽收人簽收時間備 2.注意事項態(tài)度要認(rèn)真操作要耐心 2.注意事項態(tài)度要認(rèn)真操作要耐心1.由誰拆封2.如何拆封3.注意事項Add Your Title（1）拆封應(yīng)保持原封的完好，不要損壞封內(nèi)的文件或信紙（2）要把封內(nèi)文件取凈，清點準(zhǔn)確，如發(fā)現(xiàn)空封應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，

3、查明原因（3）拆封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)裝是絕密文件，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定（二）拆封Add Your Title（1）拆封應(yīng)保持原封的完好，不要（4）逐封核對來文（5）拆封后的文件要單獨存放（6）必要時把原封定在文件后面，一并處理，以便日后查閱（7）拆封后的空封筒可集中存放一段時間，以便一旦發(fā)現(xiàn)錯誤及時核對查詢（4）逐封核對來文1.登記的作用2.登記的形式3.登記形式的選擇（三）登記賬簿式登記卡片式登記聯(lián)單式登記例表1.登記的作用（三）登記賬卡聯(lián)例表1.那些文件要分發(fā)2.注意事項（四） 分發(fā)1分發(fā)要及時、準(zhǔn)確2履行分發(fā)登記手續(xù)3按分發(fā)范圍分發(fā)4分發(fā)要主次分明、手續(xù)齊全1.那些文件要分發(fā)（四） 分發(fā)1分發(fā)2履行

4、3按4分發(fā)要1.傳閱程序確定傳閱對象 選擇傳閱方式 傳遞文書履行傳閱手續(xù)（五）傳閱 傳閱文件登記單及文件傳閱單1.傳閱程序（五）傳閱 傳閱文件登記單及文件傳閱單*嚴(yán)格傳閱程序*合理調(diào)控文件傳閱*嚴(yán)禁文件橫傳*檢查清理文件2.注意事項2.注意事項（六）擬辦1.擬辦范圍2.如何擬辦 認(rèn)真閱讀來文熟悉有關(guān)政策和規(guī)定熟悉業(yè)務(wù)根據(jù)文件的內(nèi)容提出擬辦意見將擬辦意見填寫在“文件處理單”的“擬辦 欄”內(nèi)（六）擬辦1.擬辦范圍 認(rèn)真閱讀來文3.注意事項擬辦意見要結(jié)合本單位情況擬辦意見要符合文件要求、切實可行擬辦意見力求準(zhǔn)確、簡潔3.注意事項擬辦意見要結(jié)合本單位情況擬辦意見要符合文件要求、1.如何批辦（七）批辦認(rèn)

5、真閱讀文件，明確文件的基本內(nèi)容和主要事項1仔細(xì)斟酌批辦意見2迅速批示3簽署姓名4及時退交擬辦部門51.如何批辦（七）批辦認(rèn)真閱讀文件，明確文件的基本內(nèi)容和主要2.注意事項要提出明確的處理原則和辦法住處貫徹上級來問的主要措施；批示承辦的原則意見；屁事傳閱、傳達(dá)的范圍與時限；表明對擬辦意見的態(tài)度，決不能模棱兩可，使承辦人難以明確理解領(lǐng)導(dǎo)意見，無所適從。承辦部門要準(zhǔn)確，一面責(zé)任不清，影響辦文效率批辦工作要及時、不要拖延，防止文件積壓2.注意事項1.承辦任務(wù)對政策性文件進(jìn)行傳達(dá)研究批辦意見，結(jié)合本部門的實際情況，貫徹落實文件精神回復(fù)文件轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件填寫處理結(jié)果（八）承辦1.承辦任務(wù)（八）承辦2.承辦

6、時限工作行為承辦時限回復(fù)信件收到信件后2個工作日內(nèi)發(fā)出；緊急信件應(yīng)該在接到信件后當(dāng)天發(fā)出回復(fù)電子郵件收到郵件后12小時內(nèi)發(fā)出；緊急電子郵件立即發(fā)送處理投訴收到后立即處理；在收到投訴信24小時內(nèi)發(fā)出回函文書的具體辦理一般文件，37天辦完；緊急文件當(dāng)日或當(dāng)時辦理文書的具體辦法當(dāng)日完成，周末清理，不積壓復(fù)印一般文書24小時內(nèi)提交；緊急文件在收到3小時內(nèi)提交2.承辦時限工作行為承辦時限回復(fù)信件收到信件后2個工作日內(nèi)發(fā)3.承辦程序1.了解文書內(nèi)容2.研究批辦意見3.具體辦理3.承辦程序1.了解2.研究3.具體辦理4.注意事項 （1）認(rèn)真領(lǐng)會批示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦 理復(fù)文 （2）遵照文件精神、有關(guān)規(guī)定或

7、慣例辦理 （3）來文內(nèi)容若涉及以前的收文，要查到 或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考 （4）區(qū)分輕重緩急 （5）做到件件有著落，事事有回音4.注意事項1.哪些文書要催辦2.催辦的形式（九）催辦電話催辦信函催辦催辦卡（單）催辦登門催辦會議催辦1.哪些文書要催辦（九）催辦電信催登會3.注意事項遵守催辦制度，按章辦事緊急文書跟蹤催辦，重要文書重點催辦，一般文書定期催辦催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報填寫收文催辦記錄單12343.注意事項遵守催辦緊急文書催辦中發(fā)填寫收文1234（十）注辦注辦是在文件處理單上簡要注明文書辦理情況和結(jié)果。收文承辦后，注明是都已經(jīng)辦復(fù)、復(fù)文字號、日期。通過電話或口頭答復(fù)的，注明答復(fù)情

8、況，簽上承辦人的姓名。無需答復(fù)的或傳閱的文件，注明“已閱”，簽注閱知的日期。（十）注辦注辦是在文件處理單上簡要注明文書辦理情況和結(jié)果。發(fā)文辦理程序是指 根據(jù)工作的需要形成的向外發(fā)出文件的整個運行過程，是商務(wù)秘書日常文書處理的重要組成部分 包括： 草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、注冊、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)二、發(fā)文辦理發(fā)文辦理程序是指二、發(fā)文辦理1.如何草擬（一）草擬明確寫作意圖選擇正確的文種按寫作要求草擬文件擬定主題詞1.如何草擬（一）草擬明確寫作意圖選擇正確的文種按寫作要求草正確地反映客觀實際情況確實體現(xiàn)發(fā)文意圖內(nèi)容符合有關(guān)政策、規(guī)定文字簡明，觀點明確，條理清楚，標(biāo)點準(zhǔn)確文稿中的人名、地名、數(shù)

9、字、引文要準(zhǔn)確，日期寫具體的年、月、日文稿中涉及的計量單位要使用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計量單位文稿中的數(shù)字一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)使用漢字2.注意事項正確地反映客觀實際情況2.注意事項1.如何審核（二）審核看是否需要行文看文稿內(nèi)容看文字表述看文件體式 看文件處理程序看有關(guān)部門和單位是否會簽同意1.如何審核（二）審核看是否需要行文2.注意事項1.審核中發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，2.屬于原則性或具體業(yè)務(wù)問題，要提出意見退辦部門修改3.屬于文字表述上的問題，可修改后請承辦人閱知4.書寫不工整或改動過多的文稿，應(yīng)重新謄寫2.注意事項1.審核中發(fā)現(xiàn)1.如何簽發(fā)審閱文件對文件的內(nèi)容和文字審閱修改

10、確定文件可否發(fā)出審批同意發(fā)出時，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，簽署全名，注明年、月、日（三）簽發(fā)1.如何簽發(fā)（三）簽發(fā)2.注意事項在職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)簽發(fā)文件態(tài)度要明朗意見明確、簡練2.注意事項在職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)復(fù)核的重點（四）復(fù)核看文稿的審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備看附件材料是否齊全，注意附件的份數(shù)、頁數(shù)書否符合正文的要求，內(nèi)容是否完整看格式是否統(tǒng)一、規(guī)范復(fù)核的重點（四）復(fù)核看文稿的審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備看附件材料（五）注冊（六）繕印排版要規(guī)整用紙要符合規(guī)格避免末頁無正文1.如何繕印2.如何排版字體字號要適當(dāng)（五）注冊（六）繕印排版要規(guī)整用紙要符合

11、規(guī)格避免末頁無正文13.注意事項以前發(fā)文稿為依據(jù)，忠于原稿嚴(yán)肅認(rèn)真，細(xì)致準(zhǔn)確，清晰規(guī)范，確保質(zhì)量繕印的文件要符合格式要求，設(shè)計美觀，頁面整潔注意保密3.注意事項以前發(fā)文稿為依據(jù)，忠于原稿嚴(yán)肅認(rèn)真，細(xì)致準(zhǔn)確，清（七）校對1.如何校對對清樣上的錯字、漏字、多字進(jìn)行校訂，同時規(guī)范字體字號檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀核對引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計算單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤依據(jù)定稿檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處（七）校對1.如何校對將繕印件與原稿對照2.注意事項1.校對要以原稿為依據(jù)2.校對要認(rèn)真仔細(xì)3.校對文稿時要正確使用校對符號4.校對一般有

12、一校、二校、三校。文稿不長，一校、二校即可；文稿較長或很重要，校對的次數(shù)相對要多一些。重要文稿還應(yīng)將校對后的清樣送領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改5.將繕印件與原稿對照2.注意事項1.校對要以原稿為依據(jù)2.校對要認(rèn)真仔細(xì)3.校對（八）用印1.如何蓋印核對文件簽發(fā)手續(xù)是否完備檢查所要用的印章是否與制發(fā)文件的單位或部門一致按規(guī)定用印如果是代用章，用印后應(yīng)注明“代章”二字辦理用印登記手續(xù)（八）用印1.如何蓋印2.注意事項防止將印章蓋在空白紙上用印文件份數(shù)要與原稿要求相符保管者不得托他人代蓋印章，印章不得隨意帶出辦公室，更不得交他人拿走使用蓋印要領(lǐng)：握法標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)2.注意事項用印要注意印泥均勻適

13、度重要文件如合同書等應(yīng)在蓋好公章后加蓋騎縫章使用印章應(yīng)嚴(yán)格審核，小心驗證。既不能隨心所欲濫用，也不能用印謀私，或者有意刁難需要蓋印的人，損害企業(yè)的根本利益用印要注意印泥均勻適度（九）登記登記的具體項目序號日期發(fā)文號密級文件標(biāo)題發(fā)往機關(guān)份數(shù)備注（九）登記登記的具體項目序號日期發(fā)文號密級文件標(biāo)題發(fā)往機關(guān)份（十）封發(fā)1.封發(fā)的基本操作程序和規(guī)則核對文件的印數(shù)和封發(fā)份數(shù)是否相符合，查看文件是否有漏蓋印章的情況根據(jù)主送和抄送的要求分別裝封準(zhǔn)確地填寫封套封面，有的需要加蓋密級、急件印戳（十）封發(fā)1.封發(fā)的基本操作程序和規(guī)則核對封面與裝入的文件及份數(shù)是否一致密件要加蓋騎縫印章填寫發(fā)文登記簿登記完畢后送交發(fā)送

14、部門，雙方當(dāng)面按“發(fā)文登記簿”各欄點清、簽名核對封面與裝入的文件及份數(shù)是否一致封發(fā)的文書要折疊整齊文件袋封口要貼實文書封裝后要及時發(fā)送文書的封發(fā)要準(zhǔn)確周密、避免差錯文書封發(fā)要安全可靠，確保機密利用計算機或傳真機傳輸機密文書須采用加 密裝置絕密文書不得利用計算機或傳真機發(fā)送2.注意事項2.注意事項第三節(jié) 商務(wù)文書管理一、商務(wù)文書管理的原則統(tǒng)一管理統(tǒng)一制度統(tǒng)一處理渠道第三節(jié) 商務(wù)文書管理一、商務(wù)文書管理的原則統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)一處理渠二、商務(wù)文書運轉(zhuǎn)終結(jié)處理（一）商務(wù)文書的收集 （二）商務(wù)文書的清退 1.什么是清退 清退就是將辦理完的留在各個工作人員手 中的文件按規(guī)定收回來1.平時收集3.重點收集2.主動收集

15、二、商務(wù)文書運轉(zhuǎn)終結(jié)處理（一）商務(wù)文書的收集1.平時收集3.2.清退的步驟1.通知清退清點核對清退交接2.清退的步驟1.通知清退清點核對清退交接（三）商務(wù)文書的保存1.商務(wù)文書的保存方法2.商務(wù)文書的保存要求存放文件的柜、抽屜等設(shè)備應(yīng)堅固耐用，存放文件的地點應(yīng)安全、合理秘密文件必須存放在有數(shù)字密碼鎖等保密設(shè)施的文件柜里平時使用完畢的秘密文件，不能隨手放，應(yīng)及時放進(jìn)文件柜內(nèi)并加鎖應(yīng)經(jīng)常檢查保密設(shè)施對文件夾或文件盒中的文件應(yīng)定期整理，隨時調(diào)整置放錯位的文件（三）商務(wù)文書的保存1.商務(wù)文書的保存方法（四）商務(wù)文書的銷毀 銷毀是指對運轉(zhuǎn)處理完畢且無保存價值的文書進(jìn)行焚毀1.哪些文書可以銷毀 不須歸檔的

16、各類文書、平時請退回來的重份文件、無保存價值的其他文獻(xiàn)資料、上級單位授權(quán)銷毀的材料、翻印復(fù)印的上級文件、訂閱的內(nèi)部發(fā)行的材料與刊物等（四）商務(wù)文書的銷毀 銷毀是指對運轉(zhuǎn)處理完2.銷毀要求 1.按上級規(guī)定的銷毀權(quán)限和范圍銷毀，凡屬銷毀范圍的文件，文書管理部門和個人不得以任何借口截留不毀 2.履行銷毀審批手續(xù) 3.銷毀文件應(yīng)登記造冊 4.嚴(yán)禁向物資回收部門出售內(nèi)部文件和資料、刊物等2.銷毀要求三、商務(wù)文書的利用（一）商務(wù)文書利用的原則（二）商務(wù)文書利用的方式 1.借閱借閱的文件應(yīng)屬于利用人有權(quán)閱讀的范圍之內(nèi)借閱文件應(yīng)履行借閱登記手續(xù)文件提供要迅速、準(zhǔn)確，不要將利用后的文件亂堆亂放 1.兼顧保密與方

17、便2.既堅持原則又機動靈活借閱文件登記簿三、商務(wù)文書的利用（一）商務(wù)文書利用的原則（二）商務(wù)文書利用321閱文室分類保管文件提供利用區(qū)別對象Your Text由專人負(fù)責(zé)4管理人員同意及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)摘錄文件內(nèi)容必須征得2.閱文室閱文3.文件的傳閱和傳達(dá)4.文件的復(fù)印和匯編321閱文室分類保管文件提供利用區(qū)別對象Your Text由四、商務(wù)文書運轉(zhuǎn)全過程的管理（二）建立健全各項管理制度（一）文書運轉(zhuǎn)處理中的質(zhì)量控制收發(fā)文登記制度閱文制度保密制度傳閱制度四、商務(wù)文書運轉(zhuǎn)全過程的管理（二）建立健全各項管理制度（一）（三）商務(wù)文書管理中的安全保密紙質(zhì)文件的安全保密電子文件的保密（三）商務(wù)文書管理中的安全

18、保密紙質(zhì)電子文件的保密五、印、信的管理（一）印章管理1.印章的制發(fā) 印章刻制要嚴(yán)格按照國家規(guī)定，有上級批準(zhǔn)的正式公文，到公安部門登記，公安指定刻字單位刻制2.印章的啟用五、印、信的管理（一）印章管理4.印章的保管使用范圍3.印章的使用使用印章印章必須專人保管印章保管必須安全可靠5.印章的交接4.印章的保管使用范圍3.印章的使用使用印章印章必須專人保管（二）介紹信管理1.介紹信的格式2.介紹信的使用和管理要指定專人安全保管要履行審批手續(xù)必須認(rèn)真填寫清楚必須用印嚴(yán)禁開出空白介紹信，嚴(yán)禁使用介紹信辦私事（二）介紹信管理1.介紹信的格式一、電子文件的特性數(shù)字化的信息形態(tài)非識讀性對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性

19、信息的可變性信息與載體的可分離性載體的不穩(wěn)定性電子文件的可共享性多種信息媒體的集成性第四節(jié) 商務(wù)電子文件的運轉(zhuǎn)處理一、電子文件的特性第四節(jié) 商務(wù)電子文件的運轉(zhuǎn)處理二、電子文件的種類（一）按電子文件的數(shù)據(jù)格式分類2.數(shù)據(jù)文件1.文本文件3.圖像文件5.音頻文件4.圖形文件6.視頻文件7.命令文件二、電子文件的種類（一）按電子文件的數(shù)據(jù)格式分類2.1.3.（三）按文件的生成方式分類計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件將紙質(zhì)載體或其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件（二）按電子文件的功能分類主文件支持性文件輔助性、工具性文件（三）按文件的生成方式分類（二）按電子文件的功能分類主文件支三、電子文件的處理（一）電子文件的制作（二）電子文件的傳遞1.傳遞方式網(wǎng)路傳遞 媒介傳遞運轉(zhuǎn)傳遞三、電子文件的處理（一）電子文件