建筑集團(tuán)公司行政事務(wù)管理制度

1、建筑集團(tuán)公司行政事務(wù)管理制度為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，促進(jìn)內(nèi) 部管理制度化，規(guī)范化，提高辦事效率，特制定本制度。（一）印鑒管理第一條 公司公章、合同專用章由公司行政部負(fù)責(zé)保管 （財(cái)務(wù)用的例外），銀行印鑒由財(cái)務(wù)部保管。第二條 公章、合同章、印鑒不得隨意轉(zhuǎn)交他人，特殊 情況下需借用的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可移交，并登記 好借用時(shí)間及歸還時(shí)間。第三條 嚴(yán)格公章、印鑒的使用手續(xù)，凡需要蓋印章、 印鑒的事項(xiàng)需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可蓋章，并進(jìn)行詳細(xì)登記，以便 備查。第四條公司公章、公司合同專用章的使用一律由公司 總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理簽字許可，經(jīng)登記后，方可蓋章。如 違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)

2、任人員負(fù)責(zé)。第五條 公司所有需要蓋公章的介紹信、文字材料、說 明及對(duì)外發(fā)出的任何公文，均應(yīng)由董事長、總經(jīng)理簽字同意 后方可發(fā)出。第六條蓋章必須符合公文規(guī)范，公司一般不允許開具 空白介紹信或在沒有填寫內(nèi)容的空白紙、表上蓋章，如因工 作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理、主 管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開出。持空白介紹信外出工作回公司 后必須補(bǔ)辦其介紹信的用途手續(xù)，未使用的必須交回。第七條確因公司需要往外部辦理工作業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，經(jīng) 公司法人批準(zhǔn)后，由辦公室委派專人一同前往蓋章，公章、 印鑒一律不準(zhǔn)外借，必須確保公司利益。第八條印章專管人員若離職或因公務(wù)離崗或休假等 原因需要移交保管時(shí)，應(yīng)辦理移交

3、手續(xù)，交清后方可離開。第九條 凡加蓋印章的文件、資料等須交由資料管理 部門存檔備查。第十條 凡不符合用印規(guī)定的，或內(nèi)容、數(shù)量等與申 請(qǐng)理由不符或有疑問的，印章管理部門和專管員有權(quán)拒絕用 印。（二）打印、復(fù)印管理第六條 所有需復(fù)印資料之人員必須熟練復(fù)印技術(shù)，倘 若自己不懂復(fù)印技術(shù)必須向總臺(tái)文員咨詢清楚方可。第七條復(fù)印時(shí)原件、紙張必須放置妥當(dāng)，保證復(fù)印質(zhì) 量，印件清晰。第八條 若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí)，應(yīng)先選擇復(fù)印1件, 確認(rèn)質(zhì)量合格，再輸入余數(shù)，以免浪費(fèi)紙張。第九條 節(jié)約紙張，若內(nèi)部使用則盡量使用再生紙張, 紙張盡量雙面復(fù)印使用。（行政部可以領(lǐng)取再生紙）第十條嚴(yán)禁復(fù)印與公務(wù)無關(guān)的私人資料，違者罰款2

4、0yu O（三）傳真管理第十一條 公司傳真機(jī)由行政部負(fù)責(zé)管理。第十二條行政部收到傳真件后應(yīng)及時(shí)送達(dá)收件人，并 由收件人簽名確認(rèn)。發(fā)送傳真經(jīng)行政部同意，登記后方可發(fā) 送。第十三條 傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理、操作，嚴(yán)禁他人擅自收發(fā)傳真件。（四）報(bào)刊及郵件收發(fā)管理第十四條 公司報(bào)刊及郵件收發(fā)工作由公司行政部管理，行政部文員負(fù)責(zé)。第十五條行政部文員按照公司要求負(fù)責(zé)辦理有關(guān)報(bào) 刊訂閱手續(xù)。第十六條 行政部文員應(yīng)負(fù)責(zé)按時(shí)取回公司所訂報(bào)刊,并負(fù)責(zé)分送或上報(bào)刊架。第十七條 各類郵件由行政部文員統(tǒng)一簽收，或及時(shí)通 知收件人簽收，經(jīng)簽收郵件應(yīng)及時(shí)送達(dá)收件人，重要郵件須 進(jìn)行登記并由收件人簽收。第十八條所有公發(fā)信件、郵

5、件一律經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)，行政部進(jìn)行登記，方可寄發(fā)并報(bào)銷郵資。（五）辦公物資管理第十九條 公司辦公物資分為低值易耗品、管制品、實(shí)物資產(chǎn)。1、低值易耗品：筆、紙、橡皮擦、訂書釘、膠水等。2、管制品：訂書機(jī)、起訂器、剪刀、美工刀、文件夾、 計(jì)算器等。3、實(shí)物資產(chǎn)：物資價(jià)格達(dá)300元以上，如：空調(diào)、計(jì) 算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)等。第二十條 各部門于每月20日前將部門下月所需辦 公用品需求表提交行政部，所有辦公用品由行政部統(tǒng)一負(fù) 責(zé)編制計(jì)劃，協(xié)助采購，行政部安排辦公用品管理員專人管 理，領(lǐng)用人須在辦公用品領(lǐng)用登記表上登記。第二十一條 辦公用品管理員根據(jù)辦公用品庫存量情 況以及消耗水平，及時(shí)向行政部部長報(bào)

6、告，確定訂購品種、 數(shù)量。第二十二條調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文 書形式提出正式申請(qǐng)，經(jīng)行政部按公司VI視覺系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)審 核確定規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，然后到專門地點(diǎn)印刷、制作。第二十三條 收到辦公用品，由辦公用品管理員簽字驗(yàn) 收后，作好登記入庫工作。第二十四條 辦公用品由行政部統(tǒng)一采購、保管發(fā)放。第二十五條 辦公需要應(yīng)本著節(jié)約、環(huán)保的原則，文件 夾應(yīng)盡量提高使用周轉(zhuǎn)效率，多余的部分可以退回行政部; 紙張的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿；簽字筆可 以多用筆芯替換等。第二十六條 辦公用品管理員每月匯總辦公用品消耗 量并記錄匯總結(jié)果。第二十七條 凡借用公司辦公物資，需填寫辦公設(shè)備 使用登

7、記表，并由部門主管負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。第二十八條借用物資超時(shí)未還的，行政部有責(zé)任督促 歸還。第二十九條借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況 照價(jià)或折價(jià)賠償。（六）電話及網(wǎng)絡(luò)管理第二十五條 公司電話僅為工作聯(lián)系使用，員工接聽與 撥打電話應(yīng)語氣熱情、語言文明。第二十六條 業(yè)務(wù)電話應(yīng)盡量長話短說，控制通話時(shí)間, 節(jié)約話費(fèi)，嚴(yán)禁使用辦公電話閑聊或聯(lián)系與工作無關(guān)事務(wù)， 嚴(yán)禁撥打聲訊服務(wù)臺(tái)。第二十七條 行政部開通長途電話，各部門的公務(wù)長途 一律到行政部撥打，行政部負(fù)責(zé)登記。后勤服務(wù)人員因公電 話一律到行政部撥打。第二十八條嚴(yán)禁在上班時(shí)間使用網(wǎng)絡(luò)瀏覽與工作無 關(guān)內(nèi)容，嚴(yán)禁在行政部上網(wǎng)聊天、玩游戲或在網(wǎng)上發(fā)布違法

8、、 違規(guī)信息。（七）公司接待制度第一條 接打電話時(shí)，要使用文明語言，如“您好”、請(qǐng) 問貴姓、“您找哪位”、“請(qǐng)稍候”、“謝謝”等之類的禮貌用 語。第二條在打電話前要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其他所需 要的文件、資料，不能等電話接通后，去找所需要的東西而 讓對(duì)方拿著聽筒等候。第三條 當(dāng)客人來訪時(shí)，應(yīng)熱情迎接，主動(dòng)引客人到會(huì) 議室交談，忌讓客人長久等候無人過問。第四條 業(yè)務(wù)客戶和重要訪客離開公司時(shí)，應(yīng)由具體接 待的員工為客戶開門并送至電梯口或大門口。第五條 謝絕訪客翻動(dòng)、閱讀、使用公司與員工個(gè)人用 品，注意公司與客戶的商業(yè)機(jī)密。第六條 著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務(wù)熱情、 周到、耐心，保持笑容。（

9、八）員工出差管理制度第一條為加強(qiáng)出差費(fèi)用的管理，特制定本規(guī)定。第二條 本公司員工因公出差辦理公務(wù)者，依本辦法規(guī) 定發(fā)給出差旅費(fèi)。第三條 本公司員工乘坐火車、輪船、飛機(jī)按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 發(fā)給交通費(fèi)：1、乘坐火車及長途汽車，原則上應(yīng)出具鐵路局、公路 局或汽車公司的購票證明單，如因故未能取得購票證明單者, 由出差人出具憑單。2、乘坐輪船應(yīng)取具輪船公司或旅行社的購票證明單或 船票存根。3、因急要公務(wù)必需搭乘飛機(jī)者應(yīng)事先報(bào)準(zhǔn)并憑飛機(jī)票 根報(bào)支旅費(fèi)。4、搭乘公司的交通工具者，不得再報(bào)支交通費(fèi)。第四條 員工出差的膳食、住宿、雜費(fèi)均需開具發(fā)票第五條 出差期間因公支出的下列費(fèi)用，準(zhǔn)予按實(shí)報(bào)銷, 并依下列規(guī)定辦理：1、乘坐計(jì)程車原則上應(yīng)取得汽車公司開具的統(tǒng)一發(fā)票， 無法取得者由出差人員出具憑單為憑。2、因公宴客的費(fèi)用，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后應(yīng)以統(tǒng)一發(fā)票 為憑。第六條 員工出差銷差后三日內(nèi)應(yīng)填具