2021年公司文控中心管理制度

1、2021 年公司文控中心管理制度第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地 保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有 效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股 東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的 文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經(jīng)營管 理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量 消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本 建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引 進、

2、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的 文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于以上文件材 料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、 重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、 人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù) 圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團主 要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公 司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù) 照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明

3、）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）。三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收 集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章管理體制及其機構(gòu)職責四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負責主體 文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指 導?？偨?jīng)辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資 料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導。文控中心管理員的職責是保證公司 及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部 門，又是永久保存和保護文件資料的

4、機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資 料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責： 1負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文 件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。2制訂和_實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、 保管、保護、統(tǒng)計等工作。4嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工 作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用 工作，主動為公司各項工作和員工服務。6發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基 地之一。7開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的 信息源作用。8_公司各部門文

5、件管理員的業(yè)務學習與培訓，負責指導他們 的工作。9做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。 第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集： 1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期 限（保管期限分永久保存、保存_年、_年、_年等）；注明文件 的版本號。2對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸 檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成 若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程 度來分。2.1大類分為：制度/

6、規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A； 合同：Bo_部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管： PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：SH；市場：SC；銷售：_S；設備：；財務：CW； OEM： WB；后總：HZ；總經(jīng)辦： ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：Y_；研發(fā)技術(shù)中 心：YJ；財務中心：CW； _分公司：GZ； _分1公司：SH； _分公 司：BJ； 分公司： G；信念公司： No2. 3保密用Y表示，非密級則用N表示。2. 4 密級：絕密：AS； _: CS； _:;無：0P編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，（文件資料大類）_ （部門前

7、兩位拼音縮寫）（是否保密）_ （密級程度）_ （年份）_ （流 水號）。如總經(jīng)辦_年某份制度編碼為：_o3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 公司文控中 心管理辦法R>；4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文 件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目 錄。5整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄 應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一 案卷端正書寫標題。6對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料 目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破 損和褪色

8、的材料進行修補和復制。8對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計， 并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應定 期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保 管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定 進行鑒定銷毀。10公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和_。八、文件資料的保管：1防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2公司設立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠 害、防高溫、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固。

9、九、文件資料借閱、利用工作：1總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中 心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級 文件資料時，須填寫借閱文件申請表（附件1），部門經(jīng)理簽批、 總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。2公司文件密級分為絕密、_、_三個級別，絕密級文件資料 禁止調(diào)閱，_級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；_級文 件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過_小時。_級文件資 料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準；跨 系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦 公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3案卷一般僅供在文

10、控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外 借的須辦理登記手續(xù)。4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。5借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂 改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻 印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如 發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領(lǐng)導。6外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方 可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后 方能帶出。7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供 文件資料復印件；3）提供文獻索引資料。8出文部門負責人要求或同意時，文

11、控中心應主動向各部門、員 工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理 信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當某些 文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫公司文件資料銷毀 審批表（附件 2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總 經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準方可銷 毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準后方可銷毀。2銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并 在銷毀清單上簽字。3對已失效的、經(jīng)批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須 認真核對，編制銷毀清單（附件

12、 3），將批準的公司文件資料銷 毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進行管理，提高管 理效率。2本辦法由總經(jīng)辦解釋、補充。2021 年公司文秘檔案管理制度1.目的作用 公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要 素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜 絕資料流失，特制定本制度。2.管理職責行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責 文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔 案室的業(yè)務領(lǐng)導和工作實務指導。各部門所負責的部門內(nèi)部檔案資料，應有專人兼管。同樣也 應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條

13、款要求。文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu)，在行政管理部的 領(lǐng)導下，其管理的主要職責為：制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導 監(jiān)督。負責對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作?？偨Y(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使 公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務產(chǎn)生收益。歸檔資料的范圍、內(nèi)容計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。批示性文件材料 包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準 等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制

14、定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī) 定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。公司的重大決議 包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他 重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)； 下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、 臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源 消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表公司領(lǐng)導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書

15、資料等勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓考 核、工資核定記錄等相關(guān)資料。調(diào)研性資料 包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷商 資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。聲像制品資料 包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外 單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資 料。證件性文書資料 包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可 證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如 汽車使用和房屋建筑等批文證照。饋贈行資料 包括上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書 畫、文獻資

16、料、有紀念意義的各種工藝制品等。文件資料的立卷歸檔檔案的收集凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管 理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一 次。銀行票據(jù)由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導閱后由專人回 收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留 存。各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存；內(nèi)_文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留 存。公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各 部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參

17、加個各種會議回到 公司后，應將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。立卷歸檔的時間凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三 日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文 件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。4.3 立卷歸檔的要求各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢 的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。移交檔案要填寫移交清單，移交清單_一式兩份，雙方簽 字后各執(zhí)一份。歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印 本和底稿、正文和附件必須歸在一起。立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬

18、寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出 來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛 筆，字跡應清楚、準確。立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點， 保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反 映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。立卷應以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有 密切聯(lián)系的文件組合在一起。立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保 管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則 進行插卷。文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系 統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。各

19、種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、 饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人 物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。文秘檔案的借閱文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外 單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無密級檔案。各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘 檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng) 導或原形成檔案得部門領(lǐng)導批準，方可借閱。文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影 印、復印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語，不 得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取 復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿 無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公 章，以示復制件不會有誤。必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后 應仔細校對和_，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證 明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅 自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期 外借，最多為十天，