07Excel表格設(shè)計(jì)原則與專業(yè)素養(yǎng)

1、【龍逸凡】Excel你真會(huì)了嗎？：Excel表格的設(shè)計(jì)原則與專業(yè)素養(yǎng)一、Excel表格的三大類型在日常工作中，我們用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理目的主要有二個(gè)：一、制作報(bào)表、 圖表，二、利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，提煉出報(bào)表。如果 數(shù)據(jù)量不是很大的情況下，可以直接在Excel中直接錄入數(shù)據(jù)，并保存在Excel 表格中，再進(jìn)行分析加工。如果是海量數(shù)據(jù)，Excel無(wú)法勝任，這不是我們討論 的范疇，略過(guò)。因而，Excel數(shù)據(jù)處理的完整流程包括：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、 數(shù)據(jù)加工、報(bào)表輸出。如下圖：對(duì)一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，就不需要專門的錄入界面，也沒(méi)有數(shù)據(jù)加工，直接錄入 到表格，進(jìn)行簡(jiǎn)單的格式設(shè)置

2、后就做為報(bào)表，直接打印輸出。我們根據(jù)所處的Excel數(shù)據(jù)處理的流程環(huán)節(jié)以及表格的性質(zhì)，可以將Excel 表格分為：清單型、報(bào)表型、過(guò)渡型三大類型。與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的是清單型表格。此類表格主要用于存儲(chǔ)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)， 是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，其數(shù)據(jù)來(lái)源可能是直接錄入，也可能是外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入，如各種臺(tái)賬、 憑證序時(shí)簿、業(yè)務(wù)明細(xì)表都是清單型表格。其使用對(duì)象是數(shù)據(jù)加工者，數(shù)據(jù)加工 的所有信息都來(lái)源于清單型表格，因而，清單型表格設(shè)計(jì)是否合理，格式是否規(guī) 范，將直接影響到后期數(shù)據(jù)加工；與報(bào)表輸出環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的是報(bào)表型表格。數(shù)據(jù)量較大時(shí)用此類表格來(lái)進(jìn)行信息輸出，它反映的信息都是經(jīng)過(guò)加工處理，高度濃縮后的。比如各種匯總表、財(cái)

3、務(wù)報(bào)表等，其使用對(duì)象就是信息的最終用戶；除前二者之外的表格就是過(guò)渡型，我們也可稱之為其他型。過(guò)渡型表格主要 用于數(shù)據(jù)的輸入或加工分析。一般情況下，都是在清單型表格中直接輸入數(shù)據(jù)， 專門設(shè)計(jì)有數(shù)據(jù)輸入表格的情況較少，常見(jiàn)于用VBA設(shè)計(jì)的小型Excel類軟件， 比如Excel財(cái)務(wù)軟件、票據(jù)管理軟件等。這類軟件為了數(shù)據(jù)校驗(yàn)和錄入方便，常 設(shè)計(jì)有專門的錄入表格或窗體。大多數(shù)情況下，過(guò)渡型表格主要是用于數(shù)據(jù)分析 和加工。如果將清單型表格比喻為材料倉(cāng)庫(kù)，報(bào)表型表格是產(chǎn)品，那么過(guò)渡型表 格就是加工廠、加工車間。過(guò)渡型表格的使用對(duì)象是數(shù)據(jù)錄入者和數(shù)據(jù)分析者。二、Excel表格的設(shè)計(jì)原則我們使用Excel表格的

4、目的就是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析后，整理出需要的 信息，然后制作出報(bào)表，提交給信息的最終使用者。數(shù)據(jù)量較大時(shí)，各環(huán)節(jié)中， 最關(guān)鍵、最復(fù)雜、甚至直接決定最終報(bào)表質(zhì)量的就是數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，因而，進(jìn)行 Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)就要一切以數(shù)據(jù)加工為中心、始終以為數(shù)據(jù)加工服務(wù)為原則。 基于此，在Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)要遵循以下原則：1、數(shù)據(jù)管理原則要有良好的數(shù)據(jù)管理理念，理清數(shù)據(jù)處理的四大步驟、區(qū)分三類表格。在實(shí)際工作中，先根據(jù)數(shù)據(jù)量的大小確定需要使用幾類表格，然后根據(jù)表格 的用途確定表格的類型，然后再確定各類表格的整體結(jié)構(gòu)、布局。清單型表格的 結(jié)構(gòu)取決于數(shù)據(jù)內(nèi)容的類型和復(fù)雜性，以方便數(shù)據(jù)加工為原則；報(bào)表型表格以

5、用 戶需求為原則，在清晰直觀地反映信息的基礎(chǔ)上，適當(dāng)考慮報(bào)表使用者的習(xí)慣。2、一致性原則同物同名稱：也就是說(shuō)對(duì)象只能有一個(gè)名稱，同一對(duì)象的名稱在任何表格、 任何人員、任何部門里、集團(tuán)內(nèi)的任何公司間都要保持一致，以便數(shù)據(jù)引用。同表同格式：相同的表格其格式必須保持相同，以便統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)。另外，同一類工作簿/工作表的名稱也應(yīng)保持一致的格式，以方便表格翻新 時(shí)批量修改公式。如工資表名稱為“2011年1月銷售明細(xì)表”，那么其他月份的 名稱應(yīng)分別為“2011年2月銷售明細(xì)表”“2011年12月銷售明細(xì)表”，而 不應(yīng)為“2月銷售明細(xì)表”或“龍逸凡公司11年3月銷售表”等等。3、規(guī)范性原則名稱規(guī)范、格式規(guī)范：

6、表格中的各類數(shù)據(jù)使用規(guī)范的格式，如數(shù)字就使用常 規(guī)或數(shù)值型的格式，日期型數(shù)據(jù)不能輸入20120106、2012.1.6、12.1.6等不規(guī)范 的格式。4、整體性原則同一事項(xiàng)同一類型的工作表放在同一個(gè)工作簿，同一類工作簿放置在同一文 件夾。便于統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)、編輯修改公式。5、安全性原則數(shù)據(jù)輸入時(shí)可使用數(shù)據(jù)有效性校驗(yàn)輸入數(shù)據(jù)；要分發(fā)的表格要保護(hù)工作表， 僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；如果引用了其他工作簿的數(shù)據(jù)，在不需 要鏈接時(shí)就應(yīng)斷開(kāi)鏈接，以免源表格被刪除或移動(dòng)后，造成本表數(shù)據(jù)丟失。另外 還養(yǎng)成定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣；6、可擴(kuò)展性原則編輯的公式應(yīng)有良好的擴(kuò)展性。表格名稱應(yīng)規(guī)范、有規(guī)律，單元格引用

7、時(shí)應(yīng) 使用正確使用相對(duì)引用、絕對(duì)引用，以便使用鼠標(biāo)填充公式。三、三類表格的具體設(shè)計(jì)要求清單型表格的具體設(shè)計(jì)要求：以方便后期數(shù)據(jù)處理為基本原則；結(jié)構(gòu)合理，主要字段排在前面，以方便查找引用數(shù)據(jù)；有列標(biāo)題、列標(biāo)題名不重復(fù)，列標(biāo)題為非數(shù)字；不能有合并單元格、多行標(biāo)題；同一類數(shù)據(jù)要在同一工作表，不要分表保存；各記錄間不能有空行空列，不能有小計(jì)、合計(jì)行；同一列為同一數(shù)據(jù)類型。且要保證各列數(shù)據(jù)格式的規(guī)范性；無(wú)冗余數(shù)據(jù)，可通過(guò)已有數(shù)據(jù)計(jì)算得出的數(shù)據(jù)則不必輸入到清單型表格;清單型表格不能從過(guò)渡型表格引用數(shù)據(jù)； 保證數(shù)據(jù)的一致性。過(guò)渡型表格的基本設(shè)計(jì)要求:方便數(shù)據(jù)錄入；數(shù)據(jù)錄入時(shí)要有校驗(yàn)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)正確；用于分

8、析的過(guò)渡型表格無(wú)論如何設(shè)計(jì)至少要以不影響源數(shù)據(jù)為前提；效用最大化原則：選用最快捷、最高效的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)加工；實(shí)用性原則：靈活使用輔助單元格，化繁為簡(jiǎn)；不要大范圍使用數(shù)據(jù)有效性、條件格式和數(shù)組公式；如果某工作表含有計(jì)算量大的公式，可考慮將其移出工作簿單獨(dú)保存，需要時(shí)再打開(kāi)，以提高整個(gè)過(guò)渡型工作簿的運(yùn)行速度；數(shù)據(jù)加工時(shí)注意要勾稽、對(duì)比，以檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確；數(shù)據(jù)加工使用的公式要有良好的可擴(kuò)展性，方便修改；邏輯清晰、布局合理、適當(dāng)標(biāo)注，便于后期閱讀、修改。報(bào)表型表格的基本設(shè)計(jì)要求：結(jié)構(gòu)合理、層次清晰、重點(diǎn)突出、排版美觀，方便閱讀與打印；用公式統(tǒng)計(jì)清單型的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成或引用過(guò)渡型表格的數(shù)據(jù)而生成；報(bào)

9、表要準(zhǔn)確表達(dá)信息使用者需要的信息；表格排版適當(dāng)考慮使用者的習(xí)慣；如果是定期提供的報(bào)表，則使用的公式要有良好的可擴(kuò)展性；注意保護(hù)工作表，防止誤操作破壞公式與數(shù)據(jù)。四、使用Excel表格的專業(yè)素養(yǎng)要有良好的數(shù)據(jù)管理理念，區(qū)分三類表格并選擇正確的類型；嚴(yán)格執(zhí)行Excel表格的六大設(shè)計(jì)原則和具體要求；需通過(guò)計(jì)算得出結(jié)果的單元格要盡量使用公式，而不要直接填列結(jié)果；表格的結(jié)構(gòu)及公式要有良好的可擴(kuò)展性；其他表已有的數(shù)據(jù)要通過(guò)公式引用到本表；同一工作表只放一張表格，至少要做到兩張表不要平行排列；注重?cái)?shù)據(jù)的安全：定期保存工作簿，重要操作后隨時(shí)保存，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、臨時(shí)性的操作最好在復(fù)制的副本上進(jìn)行；數(shù)據(jù)量大的表格應(yīng)將公式粘貼為數(shù)值，減少計(jì)算量；不要大范圍使用數(shù)據(jù)有效性