房地產(chǎn)公司法律審慎調(diào)查業(yè)務(wù)操作指引

法律審慎調(diào)查業(yè)務(wù)操作指引1.總則1.1制定目的為指導(dǎo)集團(tuán)公司全體風(fēng)控人員為公司利益正確進(jìn)行法律審慎調(diào)查的業(yè)務(wù)，切實做好法律審慎性調(diào)查工作，集團(tuán)公司風(fēng)險控制部特制定本指引。1.2指引性質(zhì)本指引是集團(tuán)公司風(fēng)險控制部制定的業(yè)務(wù)操作指引，對于集團(tuán)公司全體風(fēng)控人員（包括外部聘用律師）起建議性、指導(dǎo)性作用。1.3法律審慎調(diào)查的定義本指引所指的法律審慎調(diào)查，是指當(dāng)集團(tuán)公司擬進(jìn)行商業(yè)計劃或交易，如合資、重組、并購、購買資產(chǎn)等情況時，對有關(guān)方（“被調(diào)查方”）的有關(guān)資料、文件、信息等從法律角度進(jìn)行分析和判斷，并作出審慎調(diào)查報告。在審慎調(diào)查過程中，應(yīng)根據(jù)要求和指示進(jìn)行協(xié)調(diào)，促使本公司的商業(yè)計劃或交易在此基礎(chǔ)上得以完成。1.4法律審慎調(diào)查的作用1.4.1法律審慎調(diào)查能夠幫助集團(tuán)公司了解被調(diào)查方的情況，并判斷該情況是否能使擬進(jìn)行的商業(yè)計劃或交易具備深入洽談的可能性。1.4.2法律審慎調(diào)查將幫助集團(tuán)公司決定是否調(diào)整該商業(yè)計劃或交易的價格及確定調(diào)整價格的幅度。1.4.3法律審慎調(diào)查將幫助集團(tuán)公司按照現(xiàn)實情況，進(jìn)一步合理、合法地調(diào)整商業(yè)計劃或交易有關(guān)合同的條款、結(jié)構(gòu)以及決定商業(yè)計劃或交易完成的時間表。1.4.4法律審慎調(diào)查將幫助集團(tuán)公司更加準(zhǔn)確地確定該商業(yè)計劃或交易完成的前提條件和完成后的義務(wù)。1.4.5法律審慎調(diào)查的結(jié)果將幫助被調(diào)查方，為促使商業(yè)計劃或交易基本實現(xiàn)而盡早采取需要的補救措施，或幫助調(diào)查方在有關(guān)協(xié)議中增加被調(diào)查方的陳述和保證條款。1.4.6風(fēng)控人員1)在進(jìn)行法律審慎調(diào)查時，風(fēng)控人員應(yīng)當(dāng)具有審慎、盡職的態(tài)度，具備應(yīng)有的職業(yè)道德，盡力按集團(tuán)公司需要完成審慎調(diào)查。2)風(fēng)控人員應(yīng)結(jié)合審慎調(diào)查目標(biāo)盡量為集團(tuán)公司考慮，全面細(xì)致地完成審慎調(diào)查。若因風(fēng)控人員在審慎調(diào)查中沒有盡其應(yīng)盡的謹(jǐn)慎而導(dǎo)致出具的審慎調(diào)查報告中存在重大失誤，并影響了集團(tuán)公司商業(yè)計劃或交易的正常進(jìn)行或引起不必要的損害性后果，風(fēng)控人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3)風(fēng)控人員可以在審慎調(diào)查過程中采取一定的防范措施，如取得被調(diào)查方的書面答復(fù)函、進(jìn)行獨立調(diào)查、妥善保管文件以及在審慎調(diào)查報告中寫入免責(zé)條款等。但是，風(fēng)控人員不應(yīng)為了減少其責(zé)任而影響法律審慎性調(diào)查的正常進(jìn)行。4)風(fēng)控人員應(yīng)當(dāng)保守其在審慎調(diào)查過程中涉及的調(diào)查方和被調(diào)查方的商業(yè)計劃或商業(yè)秘密。1.6法律審慎調(diào)查的基本階段法律審慎調(diào)查通常可以劃分為以下幾個階段，但是，根據(jù)商業(yè)計劃或交易的大小或難易程度的不同，并非所有法律審慎調(diào)查都需要完成以下各個階段。1)初始審慎調(diào)查。一旦法律審慎調(diào)查對象確定，風(fēng)控人員可以根據(jù)被調(diào)查方的具體情況，發(fā)送審慎調(diào)查函，并要求被調(diào)查方進(jìn)行答復(fù)。在收到被調(diào)查方提供的各種文件和信息后，風(fēng)控人員應(yīng)對其進(jìn)行審閱和進(jìn)行相關(guān)的法律分析，并撰寫初步審慎調(diào)查報告。2)進(jìn)一步審慎調(diào)查。根據(jù)集團(tuán)公司需要，風(fēng)控人員可以以初步審慎調(diào)查報告為基礎(chǔ)，發(fā)送進(jìn)一步調(diào)查函，并要求被調(diào)查方答復(fù)。在收到被調(diào)查方提供的進(jìn)一步文件和信息后，風(fēng)控人員應(yīng)對其進(jìn)行審閱并撰寫補充審慎調(diào)查報告。根據(jù)集團(tuán)公司的需要，風(fēng)控人員可以針對不同的具體調(diào)查事項進(jìn)行多次進(jìn)一步審慎調(diào)查，以順利達(dá)到全部調(diào)查目的。3)撰寫最終審慎調(diào)查報告。根據(jù)集團(tuán)公司需要，風(fēng)控人員可以根據(jù)初始審慎調(diào)查和多次進(jìn)一步審慎調(diào)查的結(jié)果，提出促使商業(yè)計劃或交易完成的建議并撰寫最終審慎調(diào)查報告。1.7法律審慎性調(diào)查的主要程序根據(jù)具體的商業(yè)計劃或交易，法律審慎調(diào)查的通常程序主要如下：1)審慎調(diào)查目的、對象和范圍的確定。2)審慎調(diào)查函的起草和答復(fù)。3)獨立調(diào)查。4)調(diào)查文件的審閱。5)現(xiàn)場調(diào)查。6)審慎調(diào)查報告的撰寫。7)審慎調(diào)查有關(guān)文件的存檔。2.審慎調(diào)查目的、對象和范圍的確定2.1確定審慎調(diào)查的目的1)因具體商業(yè)計劃或交易不同，在審慎調(diào)查中所期望達(dá)到的目的也會不同。例如，在收購項目中，由于資產(chǎn)收購和股權(quán)收購的審慎調(diào)查目的的不同，風(fēng)控人員在審慎調(diào)查中的側(cè)重點也就不同。2)風(fēng)控人員應(yīng)根據(jù)具體商業(yè)計劃或交易的重點，充分溝通，理解其所欲達(dá)到的交易目的，用書面形式確定審慎調(diào)查的目的。2.2確定審慎調(diào)查的對象根據(jù)集團(tuán)公司的要求并結(jié)合具體的商業(yè)計劃或交易，風(fēng)控人員可以確定具體的審慎調(diào)查的對象，即被調(diào)查方。例如，在收購項目中，股權(quán)收購的審慎調(diào)查中的被調(diào)查方通常會涉及目標(biāo)公司及其子公司、分支機(jī)構(gòu)等，而資產(chǎn)收購的審慎調(diào)查中的被調(diào)查方通常只限于擬轉(zhuǎn)讓資產(chǎn)的出讓方。2.3確定審慎調(diào)查的范圍根據(jù)集團(tuán)公司對于審慎調(diào)查的目的的不同，審慎調(diào)查的范圍通常也不盡相同。并且，審慎調(diào)查的范圍會因被調(diào)查方的公司類型的不同而不同，也會因商業(yè)計劃或交易的類型不同而有差異。一般而言，法律審慎調(diào)查可包括以下范圍：1)公司概況；2)公司經(jīng)營；3)動產(chǎn)；4)不動產(chǎn)；5)勞動；6)知識產(chǎn)權(quán)；7)訴訟、仲裁及行政復(fù)議及其他法律程序；和8)其他事項。3.審慎調(diào)查函的起草和答復(fù)3.1審慎調(diào)查函的起草和發(fā)送1)風(fēng)控人員可以根據(jù)與調(diào)查方確定的審慎調(diào)查目的和范圍，起草審慎調(diào)查函。審慎調(diào)查函的內(nèi)容應(yīng)與確定的調(diào)查范圍相一致。2)風(fēng)控人員在起草審慎調(diào)查函時，應(yīng)盡量要求被調(diào)查方按照審慎調(diào)查函所列的順序，以書面形式答復(fù)其中的所有各項問題，并提供相關(guān)資料的完整、齊全的復(fù)印件。并且要求被調(diào)查方對審慎調(diào)查函中不適用或無資料的問題分別加以注明，并請被調(diào)查方詳細(xì)注明每份已提供的資料的名稱、有關(guān)方名稱和日期等信息。3)在審慎調(diào)查函的內(nèi)容確認(rèn)后，風(fēng)控人員可及時將審慎調(diào)查函發(fā)送給被調(diào)查方，并給被調(diào)查方一個合理的期間準(zhǔn)備所有的相關(guān)資料。3.2當(dāng)集團(tuán)公司作為被調(diào)查方時，風(fēng)控人員對審慎調(diào)查函的質(zhì)疑和答復(fù)1)在接到調(diào)查方律師的審慎調(diào)查函后，風(fēng)控人員應(yīng)首先判斷審慎調(diào)查函的內(nèi)容與擬進(jìn)行的商業(yè)計劃或交易是否有關(guān)聯(lián)。對于審慎調(diào)查函上與擬進(jìn)行的商業(yè)計劃或交易無關(guān)聯(lián)的項目，風(fēng)控人員應(yīng)及時與調(diào)查方律師溝通并提出質(zhì)疑，也可以暫時拒絕作出答復(fù)。2)風(fēng)險控制部可以上會討論確定：a)是否給予調(diào)查方書面答復(fù)函；b)是否向調(diào)查方提供有關(guān)文件的復(fù)印件；c)在向調(diào)查方提供有關(guān)文件復(fù)印件的情況下，該復(fù)印件在審慎調(diào)查完成后是否需要收回；或者d)是否只允許調(diào)查方律師在集團(tuán)公司現(xiàn)場審閱有關(guān)文件。3）根據(jù)被調(diào)查的要求，風(fēng)控人員應(yīng)起草保密協(xié)議和/或賠償協(xié)議，要求調(diào)查方簽署。4）在同意向調(diào)查方提供有關(guān)文件復(fù)印件的情況下，風(fēng)控人員應(yīng)起草文件清單，并在調(diào)查方接受文件時要求其簽署該文件清單。3.3當(dāng)集團(tuán)公司作為調(diào)查方時，風(fēng)控人員審閱答復(fù)函1)在接到被調(diào)查方的答復(fù)函后，風(fēng)控人員應(yīng)判斷答復(fù)函在答復(fù)形式上的確定性：即被調(diào)查方是否根據(jù)審慎調(diào)查函準(zhǔn)備文件和羅列清單以及答復(fù)函上是否有被調(diào)查方的簽字蓋章。2)在被調(diào)查方僅提供了所需文件復(fù)印件而未提供相應(yīng)的答復(fù)函的情況下，風(fēng)控人員應(yīng)根據(jù)審慎調(diào)查函以及被調(diào)查方已經(jīng)提供的文件復(fù)印件制作相應(yīng)的答復(fù)函，要求被調(diào)查方在該函上注明不適用或無資料的問題，并在該答復(fù)函上簽字蓋章。3)風(fēng)控人員對于答復(fù)函的準(zhǔn)確性判斷，應(yīng)在調(diào)查文件的審閱過程中進(jìn)行。3.4作為調(diào)查方起草和發(fā)送進(jìn)一步審慎調(diào)查函風(fēng)控人員在調(diào)查文件的審閱過程中，如發(fā)現(xiàn)新的問題，可以向被調(diào)查方發(fā)送進(jìn)一步審慎調(diào)查函，要求被調(diào)查方提供進(jìn)一步的文件或作出答復(fù)。4．獨立調(diào)查4.1風(fēng)控人員的獨立調(diào)查若被調(diào)查方的答復(fù)函中出現(xiàn)應(yīng)陳述而未陳述的事實、情況或文件以及需要對答復(fù)函中已陳述的事實、情況或文件的真實性進(jìn)行確認(rèn)時，風(fēng)控人員可以進(jìn)行獨立調(diào)查。4.2獨立調(diào)查的部門1)根據(jù)商業(yè)計劃或交易的背景情況及被調(diào)查方在答復(fù)函中所提供的信息，風(fēng)控人員可以依據(jù)其對本次審慎調(diào)查的具體判斷確定擬進(jìn)行獨立調(diào)查的政府行政部門及其他單位。2)目前通常可供公開調(diào)查有關(guān)資料的政府行政部門主要包括工商行政部門、房地產(chǎn)部門等。風(fēng)控人員可以根據(jù)這些行政部門的工作程序、工作時間及工作習(xí)慣，集中調(diào)查需獨立調(diào)查的事項。3)在需要對與被調(diào)查事項有關(guān)的其他單位進(jìn)行調(diào)查時，通常應(yīng)在被調(diào)查方事先針得該單位的同意后，并在被調(diào)查方有關(guān)人員的陪同下進(jìn)行。4.3獨立調(diào)查的可信度風(fēng)控人員可以將獨立調(diào)查中獲取的文件、資料和信息對照相關(guān)的，已由被調(diào)查方提供的文件、資料和信息，并判斷調(diào)查到的文件、資料和信息的可信度。4.4、追蹤調(diào)查風(fēng)控人員可以對在審慎調(diào)查中出現(xiàn)的新問題繼續(xù)追蹤調(diào)查，以獲得相對確定的結(jié)論。5.調(diào)查文件的審閱5.1調(diào)查文件審閱的分工1)風(fēng)控部可以根據(jù)審慎調(diào)查的范圍、任務(wù)和各風(fēng)控人員的不同業(yè)務(wù)專長，對審慎調(diào)查過程中收集到的文件按不同專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分工和審閱。2)若審慎調(diào)查涉及的被調(diào)查方眾多，調(diào)查方律師也可以按不同的被調(diào)查方分工審閱有關(guān)文件。5.2調(diào)查文件審閱的準(zhǔn)備各風(fēng)控人員事先應(yīng)充分了解、熟悉和掌握相關(guān)領(lǐng)域的法律法規(guī)、實踐中的業(yè)務(wù)操作和行業(yè)慣例，明確界定的工作范圍，把握對調(diào)查文件進(jìn)行審閱時工作的角度和重點。5.3調(diào)查文件的審閱風(fēng)控人員在審閱相關(guān)的調(diào)查文件時應(yīng)細(xì)致認(rèn)真，對調(diào)查文件的完整性、真實性與合法性等問題進(jìn)行謹(jǐn)慎的法律研究和咨詢。5.4調(diào)查文件的鑒別風(fēng)控人員在審閱調(diào)查文件時應(yīng)最大限度地甄別、排除虛假事實，盡可能再現(xiàn)被隱瞞或被忽視的事實，其中特別應(yīng)注意：1)調(diào)查文件復(fù)印件與原件的一致性；2)調(diào)查文件上的印鑒的前后一致及其變化的合理銜接；3)調(diào)查文件上的蓋章、簽字是否代表有關(guān)單位和個人的真實意思表示；4)對于調(diào)查文件中的間接證據(jù)，要調(diào)查有關(guān)單位和人員，核實有關(guān)事實的陳述和記載是否真實、準(zhǔn)確；5)注意調(diào)查文件簽發(fā)時間與相關(guān)事實發(fā)生時間的合理銜接，排除被調(diào)查方變造文件的可能性。5.5標(biāo)記或記錄對于調(diào)查文件審閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，風(fēng)控人員可以隨時做出標(biāo)記或做出書面記錄，應(yīng)盡可能通過編制表格以突出被審閱項目的重點內(nèi)容。同時，對于被調(diào)查方補充資料或做出解釋的，風(fēng)控人員也應(yīng)做好書面記錄。5.6風(fēng)控人員之間的合作各風(fēng)控人員在審閱文件的過程中，若發(fā)現(xiàn)有關(guān)文件涉及其他人的審閱范圍，應(yīng)及時與該風(fēng)控人員聯(lián)系，并根據(jù)需要，相互提供有關(guān)文件的復(fù)印件，并相互支持配合。6.現(xiàn)場調(diào)查6.1被調(diào)查方有關(guān)人員的現(xiàn)場答復(fù)1)風(fēng)控人員在文件審閱過程中，應(yīng)對發(fā)現(xiàn)的問題根據(jù)專業(yè)知識進(jìn)行判斷，若該問題可能影響審慎調(diào)查報告結(jié)論的，應(yīng)及時與被調(diào)查方聯(lián)系，說明問題的重要性或關(guān)聯(lián)性，并要求其補充文件或在被調(diào)查方現(xiàn)場要求其有關(guān)人員作出答復(fù)。2)風(fēng)控人員應(yīng)對被調(diào)查方有關(guān)人員在現(xiàn)場作出的答復(fù)的情況進(jìn)行錄音或記錄，制作有關(guān)筆錄并要求被調(diào)查方簽字蓋章。6.2作為被調(diào)查方的現(xiàn)場答復(fù)由風(fēng)控部確定是否需要指派風(fēng)控人員對調(diào)查方律師提出的問題進(jìn)行現(xiàn)場答復(fù)及進(jìn)行現(xiàn)場答復(fù)時應(yīng)掌握的尺度。6.3對不動產(chǎn)或重要動產(chǎn)的現(xiàn)場核查根據(jù)集團(tuán)公司的要求，風(fēng)控人員可依據(jù)被調(diào)查方提供的不動產(chǎn)及重要動產(chǎn)的有關(guān)文件，對其進(jìn)行現(xiàn)場的核查。7.審慎調(diào)查報告的撰寫7.1審慎調(diào)查報告的主要內(nèi)容1)序言部分。在序言部分，通?？梢园ㄈ缦路矫妫篴)出具本報告的目的和范圍；b)本報告所依據(jù)的文件及報告所反應(yīng)情況的截至日期；c)除外責(zé)任。2)正文部分的撰寫a)風(fēng)控人員撰寫的報告正文的內(nèi)容應(yīng)與審慎調(diào)查函涉及的范圍相一致。因此，通常包括公司概況、經(jīng)營、動產(chǎn)、不動產(chǎn)、勞動、知識產(chǎn)權(quán)和訴訟等方面的內(nèi)容。b)風(fēng)控人員在撰寫報告正文各部分內(nèi)容時，可以采用的基本結(jié)構(gòu)是列舉調(diào)查方在審慎調(diào)查過程中獲得的事實或信息，引用適用的法律進(jìn)行分析和論證，針對調(diào)查方擬從事的商業(yè)計劃或交易，說明其中可能存在的法律風(fēng)險及對擬從事的商業(yè)計劃或交易的影響，并提出相應(yīng)的解決方案或建議。7.2撰寫審慎調(diào)查報告的格式和邏輯a)應(yīng)按照審慎調(diào)查報告的格式和內(nèi)容作出全面說明和分析，使審慎調(diào)查報告能真實、準(zhǔn)確地反映被調(diào)查方的情況。b)撰寫審慎調(diào)查報告的邏輯上應(yīng)層層遞進(jìn)，段落清晰，行文簡潔、突出重點，避免不必要的重復(fù)。7.3審慎調(diào)查報告中的引用1)在審慎調(diào)查報告中引用法律法規(guī)時應(yīng)當(dāng)注明文名、文號、段落號、頒布機(jī)構(gòu)及生效和失效時間，注意該法律法規(guī)是否適用該類情況，引用是否全面以及該法律法規(guī)的效力及溯及力。2)在審慎調(diào)查報告中引用相關(guān)文件時應(yīng)說明文件來源，即該文件是由被調(diào)查方提供，還是通過獨立調(diào)查獲得。7.4審慎調(diào)查報告的簽署和發(fā)送審慎調(diào)查報告通常應(yīng)由有律師資格的風(fēng)控人員簽署并發(fā)送給調(diào)查方。7.5作為被調(diào)查方撰寫工作備忘錄在審慎調(diào)查完成后，風(fēng)控人員應(yīng)向集團(tuán)公司遞交一份工作備忘錄或類似文件，闡述根據(jù)被調(diào)查方的指示在審慎調(diào)查過程中文完成的具體工作內(nèi)容，以起到一定的風(fēng)險防范作用。8.審慎調(diào)查有關(guān)文件的存檔8.1審慎調(diào)查中通信類文件的存檔通信是指從調(diào)查方發(fā)出的和其從審慎調(diào)查的任何一方收到的任何通訊性文件，包括信件、傳真、電子郵件和通訊性質(zhì)的備忘錄等。對所有通信性文件，風(fēng)控人員均應(yīng)予以復(fù)印和存檔。8.2審慎調(diào)查中原