聲像檔案管理規(guī)定

聲像檔案管理辦法(一)總則第一條為加強強本公司司的聲像像檔案，特特制定本本辦法。第二條本公司司的聲像像檔案是是指本公公司各部部門或個個人在社社會實踐踐活動中中直接形形成的對對國家、社社會和公公司有保保存價值值的錄音音、錄像像、照片片、影片片等輔以以文字說說明的歷歷史記錄錄。聲像檔案一一般由錄錄單帶、錄錄像帶、攝攝像帶、影影片(母片)、照片片(含底片片)等文字字說明兩兩部分組組成。第三條聲像檔檔案是本本公司全全宗的組組成部分分，必須須由檔案案室實行行集中統(tǒng)統(tǒng)一管理理。((二)聲像檔檔案資料料的收集集第四條收集范范圍11.反映映本公司司主要職職能活動動工作成成果和存存在問題題的聲像像資料。22.各級級領(lǐng)導(dǎo)人人和著名名人物參參加的與與本公司司有關(guān)的的重大活活動的聲聲像資料料。33.本公公司有關(guān)關(guān)人員組組織或參參加的重重要會議議，會見見以及外外事活動動的聲像像資料。44.涉及及本公司司和郵電電系統(tǒng)權(quán)權(quán)益的聲聲像資料料。55.其它它單位形形成的與與本公司司有關(guān)的的重要聲聲像資料料。66.其它它具有保保存價值值的聲像像資料。第五條收集時時間11.聲像像檔案資資料應(yīng)在在形成后后一個月月內(nèi)隨立立檔部門門其它載載體形態(tài)態(tài)的檔案案同時歸歸檔；如如有特殊殊情況可可以適當(dāng)當(dāng)延長歸歸檔時間間。22.檔案案部門應(yīng)應(yīng)隨時收收集零散散的具體體保存價價值的聲聲像資料料。第六條收集要要求11.錄音音帶、錄錄像帶、攝攝像帶、影影片、照照片(含底片片)和文字字說明要要收集齊齊全，按按時歸檔檔并建立立歸檔控控制措施施。凡未未按規(guī)定定歸檔的的，其形形成費用用不予報報銷，以以防散失失。22.接收收原版、原原件，特特殊情況況下可接接收復(fù)制制件。33.聲像像資料的的內(nèi)容要要真實，底底片、原原件與影影像、復(fù)復(fù)制品要要相符。第七條聲像檔檔案資料料的征集集11.檔案案部門有有責(zé)任隨隨時征集集重要聲聲像資料料；22.在征征集的聲聲像資料料中，凡凡涉及國國家和全全國郵電電部門重重大事件件的，應(yīng)應(yīng)向郵電電部辦公公廳檔案案處報送送目錄。第八條聲像檔檔案費用用的報銷銷本公司各部部或個人人凡按本本辦法第第四條形形成聲像像檔案的的費用，只只要將檔檔案資料料按要求求向檔案案歸檔，經(jīng)經(jīng)檔案室室簽字認認可，財財務(wù)部門門應(yīng)給予予核報費費用。((三)聲像檔檔案的整整理第九條聲像檔檔案的整整理，包包括分類類、組合合、排列列和編目目，使其其系統(tǒng)起起來，便便于保管管和利用用。第十條聲像檔檔案的整整理由攝攝錄人員員負責(zé)，檔檔案部門門協(xié)助。第十一條分類類、編號號11.照片片檔案按按年代、問問題分類類。同屬屬一類的的照片按按時間順順序編號號，同時時填寫其其底片號號。底片片在全宗宗內(nèi)編流流水號。格格式：全全宗號--流水號號。22.錄音音帶、錄錄像帶、攝攝像帶按按年代--問題分分類，按按內(nèi)容編編號。同同一內(nèi)容容分錄幾幾盤的應(yīng)應(yīng)視為一一個案卷卷，編一一個案卷卷號，然然后每盤盤再依次次編排序序號。3.編注與與其他載載體檔案案相聯(lián)系系的參照照號。格格式為((檔案形形態(tài))檔號/((檔案形形態(tài))檔號。第十二條保管管期限：：應(yīng)視其其內(nèi)容的的重要程程度、時時間、名名稱、可可靠程度度、有效效性等因因素，劃劃定保管管期限。第十三條文字字說明的的編寫11.文字字說明基基本內(nèi)容容包括事事由、時時間、地地點、人人物、背背景、作作者(攝制者者)等。22.編寫寫文字說說明的要要求：(11)準(zhǔn)確確揭示檔檔案材料料的內(nèi)容容，概括括其反映映的全部部信息，標(biāo)標(biāo)注項目目正確齊齊全；((2)照照片的自自然張((內(nèi)容相相近的亦亦可以若若干張))編寫文文字說明明。錄音音帶、錄錄像帶、攝攝像帶按按案卷編編寫文字字說明。一一組聲像像資料聯(lián)聯(lián)系密切切的應(yīng)加加文字說說明：((3)文文字簡潔潔、語言言通順；；((4)時時間用阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字表示示。第十四條編制制格式照片編制采采用橫寫寫格式。其其格式為為照片//底片號號-文字說說明-參見號號-攝制時時間-攝制者者。音帶、錄像像帶、攝攝像帶的的編制格格式：在在盒套上上置標(biāo)注注頁。按按要求逐逐項填寫寫。第十五條案卷卷要求11.將具具有共同同主題內(nèi)內(nèi)容的若若干份聲聲像資料料組成案案卷，集集中編放放。22.卷內(nèi)內(nèi)目錄：：照片、底片片以自然然張為單單元填寫寫卷內(nèi)目目錄；錄音、錄像像帶、攝攝像帶以以盒為單單元填寫寫卷內(nèi)目目錄。33.卷內(nèi)內(nèi)備考表表，用于于說明卷卷內(nèi)聲像像材料的的整理、變變動情況況。第十六條編目目聲像檔案的的著錄依依照GBB37992.55-855《檔案案、著錄錄規(guī)則》進進行。((四)聲像檔檔案的保保管第十七條聲像像檔案入入庫前要要進行檢檢查，對對已被污污損的，要要進行必必要的技技術(shù)處理理。第十八條保管管條件底片、膠片片庫溫度度應(yīng)保持持在133~15℃之間，相相對濕度度應(yīng)保持持35%%~45%%；照片庫溫應(yīng)應(yīng)保持114~24℃，相對對濕度應(yīng)應(yīng)保持337.55%~67..5%；；錄音、錄錄像帶庫庫溫應(yīng)保保持188~24℃，相對對濕度應(yīng)應(yīng)保持440%~~60%%。第十九條底片片冊、錄錄音、錄錄像帶、攝攝像帶應(yīng)應(yīng)立放，磁磁帶庫必必須避開開30奧斯斯特以上上的磁場場，磁場場盒與盒盒的間距距不小于于3mmm；存放放磁帶最最好不用用鐵皮柜柜。第二十條對庫庫存的照照片檔案案，要兩兩年檢查查一次。第二十一條條歸歸檔保存存的聲像像檔案，任任何人不不得私自自撤銷、抽抽出、清清洗、消消磁和涂涂改；銷銷毀聲像像檔案必必須經(jīng)過過鑒定，征征得歸檔檔單位同同意，報報經(jīng)主管管領(lǐng)導(dǎo)審審批，登登記造冊冊。第二十二條條建建立健全全聲像檔檔案統(tǒng)計計制度，做做好聲像像檔案收收進、移移出、庫庫存數(shù)量量、保管管情況、提提供利用用及效果果等項統(tǒng)統(tǒng)計工作作。((五)聲像檔檔案的開開發(fā)利用用第二十三條條編編制聲像像檔案目目錄、卡卡片等檢檢索工具具，為利利用提供供方便條條件。第二十四條條建建立聲像像檔案借借閱，利利用制度度，嚴格格審批手手續(xù)，根根據(jù)聲像像檔案的的機密程程度，確確定利用用范圍。第二十五條條具具有專利利的聲像像檔案，外外單位利利用時，應(yīng)應(yīng)按《中中華人民民共和國國專利法法》的有有關(guān)規(guī)定定辦理。已已移交檔檔案館的的，所得得專利收收益，原原則上應(yīng)應(yīng)撥給原原移交單單位，檔檔案館收收取保管管費。第二十六條條聲像檔檔案原版版一般不不得借出出檔案室室之外。如如有特殊殊需要，經(jīng)經(jīng)主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，方方可限期期外借。利利用率高高的聲像像檔案可可將復(fù)制制件外借借；外單單位借用用或復(fù)制制聲像檔檔案，由由檔案室室負責(zé)辦辦理，