專業(yè)的會議技巧課件

專業(yè)的會議技巧專業(yè)的會議技巧茫盲忙茫盲忙管理者的10個角色人際關(guān)系類角色傀儡領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)絡(luò)員

信息類角色監(jiān)聽員傳播者發(fā)言人

決策類角色創(chuàng)業(yè)者對付麻煩者資源分配者談判者正式的權(quán)力和地位管理者的10個角色人際關(guān)系類角色信息類角色決策類角色正式我們公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或硬要安排在事務(wù)特多的周一開。許多主管對何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得我們疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)跟重要客戶或政府官員約好見面，根本不能出席，這使得討論很難進行。而到場的人往往有不是跟議題最有直接關(guān)系的人，所以準(zhǔn)備也不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。因此會議就常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低。

現(xiàn)在這家公司是我任職過的第四家公司，我的工資一家一家增加，職位一點一點上升，可是開會的情況卻是家家相同，沒有因換公司而有所改善。所以我敢說，

大多數(shù)的公司會議都是有問題的，甚至是錯誤的。會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及解決方案解決方案—建立會議規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間 安排規(guī)章制度議程1分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定確認(rèn)行動總結(jié)23結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范會議準(zhǔn)備解決方案—建立會議規(guī)范開始議程123結(jié)束會議跟蹤固定的會議流需要開會嗎?不需要,如果:已經(jīng)按慣例每周聚會一次沒什么特別的事情要討論還有比開會更好的方法會議成本太大你是唯一做決策的人并且知道該怎么做的人(開會讓他人參與只能把問題搞亂)一定要開會,如果:必須把信息同時傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作有些事情需要當(dāng)中表揚或批評你給小組委派任務(wù)開會前的準(zhǔn)備工作需要開會嗎?不需要,如果:一定要開會,如果:開會前的準(zhǔn)備工作Why:會議的目的What:討論的話題Who:參加者確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備When:日期及開始/結(jié)束時間Where:地點及設(shè)備How:GroundRules規(guī)章制度：手機，準(zhǔn)時等其它：交通，住宿等

開會前的準(zhǔn)備工作--1H5WWhy:會議的目的How:GroundRules開會前的準(zhǔn) 1．決定開會是否是一個最理想的辦法

2．決定你希望從會議中得到的成果

3．制定數(shù)量化的目標(biāo)

4．選擇參加會議的人 5．制定議程及選擇日期時間和地點

6．要求參加者準(zhǔn)備的資料

7．自己要準(zhǔn)備什么資料

8．決定策略

9．預(yù)計由誰去跟進

10．委任秘書

開會前的準(zhǔn)備工作 1．決定開會是否是一個最理想的辦法

2．決定你希望從會

如何做開場白

定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及有明確宗旨內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序：概觀會議進行程序；提供跟討論有關(guān)的資訓(xùn)；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見開場給與會者一個聽你說話的理由WIIFT介紹中說些什麼？KISS:KeepitShort&Simple

如何做開場白

定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及有明100分鐘的會議誰往往是發(fā)言最多的人100分鐘應(yīng)該怎樣分配？如何分配發(fā)言時間—20/80！100分鐘的會議如何分配發(fā)言時間—20/80！語言你講得非常好，那你對XX問題怎么看？你講得非常好，旁邊這位怎么看？請用5分鐘時間說一下（一般會用多少分鐘？）非語言手勢姿勢眼神面部表情如何掌握議事進度

語言如何掌握議事進度

極好爭辯跑題頑固份子過分健談詢問你的觀點沉默不語發(fā)牢騷完全錯誤表達(dá)不清私下談話漫無邊際我愿意聊天我比你懂!如何處理會議中“問題”員工極好爭辯發(fā)牢騷我愿意聊天我比你懂!如何處理會議中“問題”員工沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競爭(暴力)*回避*妥協(xié)*協(xié)作*遷就(適應(yīng))決斷---滿足自己的要求合作---滿足對方的要求如何處理與會者間的沖突沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競爭(暴力)*回避*妥協(xié)處理沖突的大忌建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題（如要求幫助解決你自己的問題）當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒聽完陳述后就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題處理沖突的大忌建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議聽完如何避免團體會議討論中的誤區(qū)集一思考（團體思維）是指在團體內(nèi)部，人們在決策及思考問題時由于過分追求團體的一致，從而導(dǎo)致團體對問題的解決方案不能做出客觀及實際的評價的一種思維模式。產(chǎn)生的原因：1，達(dá)成一致時沒有考慮所有的信息；2，團體有較高的凝聚力和強硬的領(lǐng)導(dǎo)者，成員的觀點難以有效地表達(dá)，觀點受到污染；3，來自規(guī)范性影響的從眾壓力使得成員同意最終的決策，而不是從內(nèi)心同意。團體極化指通過團體討論使得成員的決策傾向更趨極端的現(xiàn)象。如何避免團體會議討論中的誤區(qū)集一思考（團體思維）用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率評估有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議

摘自彼得得魯克“管理任務(wù)，職責(zé)及實踐1974用“足夠多”的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識如何達(dá)成決感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。事實——即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發(fā)生的事件相符。感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷感覺與事實演練昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。感覺與事實演練昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人判斷問題以下問題你認(rèn)為是事實者請打為感覺者請打1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現(xiàn)。2.那個男人是強盜。3.此事件發(fā)生於昨晚九點過后。4.打開櫥窗的男人是店主。5.強盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。6.有人打開櫥窗。7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強盜威協(xié)店主並進行搶劫。10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。判斷問題以下問題你認(rèn)為是事實者請打為感覺者請打頭腦風(fēng)暴法德爾菲法易地思考法思路轉(zhuǎn)換法團隊決策方法頭腦風(fēng)暴法團隊決策方法頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea頭腦風(fēng)暴法IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaI分類IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea分類IdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdeaIdea無拘無束提意見，追求數(shù)量將點子記在大家看得見的地方供大家參考/受啟發(fā)鼓勵結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想與會者不分職位高低，平等議事不允許在點子匯集階段評價或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點子比一般方法多70%頭腦風(fēng)暴法（BRAINSTORMING）無拘無束提意見，追求數(shù)量頭腦風(fēng)暴法（BRAINSTORMIN特點：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組進行協(xié)調(diào)，通過信函進行交流，避免面對面的討論帶來的消極影響1，由工作小組明確問題內(nèi)容，并設(shè)計一系列征詢解決問題的調(diào)查表2，將調(diào)查表寄給事先選定的專家，請他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密3，處理這一輪征詢的意見，找出共同點和各種意見的統(tǒng)計分析情況4，將統(tǒng)計結(jié)果反饋給專家，專家結(jié)合其他人的意見對自己的意見進行修改，說明理由5，將修改過的意見進行綜合處理后，再寄給專家，如此反復(fù)幾次，直到獲得較為滿意的答案德爾菲法—專家群體決策法特點：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組特點：讓團隊離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個地方去專門研究一些問題參與決策的人員離開辦公室，到一個新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的決策易地思考法特點：讓團隊離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事物的干擾，到另一個就是有意識的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個新的角度進行審視，就會有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)這是突破舊的思維模式進行變革的決策方法思路轉(zhuǎn)換法就是有意識的變換常規(guī)的思維方法，從不同的角度、觀點甚至完全相權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識決策無異議決策四種群體決策（見輔助資料）權(quán)威決策四種群體決策（見輔助資料）預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時結(jié)束會議如何圓滿結(jié)束會議

預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)如何圓滿結(jié)束會議

會議記錄會議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納誰會勝任會議記錄者？反應(yīng)敏捷的人？寫字快的人？記憶力強的人？組織能力強的人？傾聽能力強的人？總結(jié)能力強的人？會議記錄會議記錄者的功能對會議記錄的十大建議重要的會議應(yīng)錄音下來從而使整理會議記錄時有依據(jù)除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。大多數(shù)會議都能指定一會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任會議記錄者的筆記最好要流暢易于了解，同時不失真會議記錄者的責(zé)任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請發(fā)言人解釋清楚。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤對會議記錄的十大建議6，會議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個結(jié)論都無誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期7，會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。8，會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點工作分派情形及完成日期記錄無誤通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）9，會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤部分10，將此份會議記錄發(fā)送給與會者6，會議記錄內(nèi)容包含：會后跟進做為參會者拿到會議記錄后要細(xì)讀，尤其是對與自己工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記會議一下會議的過程，分析一下各個不同與會者對同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)考慮會議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案會議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會議進行動員和安排，并將會議精神貫徹進下一步的工作中去。會后跟進做為參會者 會后跟進作為會議主持人請大家填寫會議評估表針對評估意見做出改進措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事詢問缺席的原因--如有需要，討論有關(guān)項目跟進計劃，如有需要立刻召集另一次會議如有需要，找高層協(xié)助如計劃進行十分順利，取消下次會議，而用公文報告進度，讓有關(guān)的人知道會議之后檢討得失

會后跟進作為會議主持人會后跟進備忘錄會后跟進備忘錄如何