會議管理辦法

深圳市CX科技會議管理方法第一章總那么為規(guī)范公司的會議管理，提高會議質量和會議效率，根據(jù)現(xiàn)階段深圳市CX科技（下稱“本公司”）的管理實際情況，特制定本方法。本方法適用于本公司的所有會議管理。第二章會議分類及會議組織者職責公司會議包括：A公司級會議：包括公司年度、半年度工作會議、總裁辦公會議等。B專題會議：包括公司技術會議（如產品月度例會）、業(yè)務會議（如季度、月度經(jīng)營會議）等。C跨部門會議：指公司內部兩個或兩個以上部門共同召開的會議。D部門會議：各部門內部召開的會議（如部門例會等）。會議組織者指發(fā)起、組織會議召開并對會議過程進行全面協(xié)調、實施的部門或個人。會議組織者的職責：選擇會議地點，確定會議目標，安排會議日程，制定會議預算，協(xié)調、實施會議事務。第三章會議召開原那么會議的召開將導致會議本錢的產生，包括直接本錢、時間本錢、機會本錢和無效會議導致的損失，因此為提高會議效率、節(jié)約公司資源，公司各項會議應貫徹精簡、高效、節(jié)約的原那么，在充分發(fā)揮例會作用的基礎上，嚴格控制各類臨時性會議，嚴格控制會議規(guī)模，盡量開小會和短會。第四章會議管理4.1會議召開審批流程：4.1.1公司級會議由會議組織者向主管SVP提起申請，主管SVP審批同意后提交公司總裁審批，公司總裁審批同意后方可組織召開會議。4.1.2專題會議及跨部門會議由會議組織者向主管SVP提起申請，主管SVP審批同意后方可組織召開會議。4.1.3部門會議經(jīng)部門總監(jiān)審批同意后方可組織召開會議。4.1.4所有會議如需使用公司會議系統(tǒng)須由會議組織者報行政商務部批準、備案。4.2會議準備：4.2.1公司級會議、專題會議、跨部門會議召開前，會議組織者必須以書面的形式向參會人員發(fā)放會議通知。會議通知必須說明會議召開的時間、地點、會議內容、參會人員及需配合的準備工作等內容。會議通知可參考附件一《會議通知模板》。除公司總裁辦公會議之外，其他非例行會議原那么上須在會議召開的前1個工作日發(fā)出會議通知。4.2.3會議召開前，會議組織者須提前布置好會場，包括按與會人數(shù)擺放好桌椅、進行設備調試、準備會議相關的文件或資料等。參會人員不得無故遲到、早退、曠會。參會人員因特殊原因不能按時參加會議或無法出席會議，須在會前向會議組織者提出申請。4.3會議召開：4.3.1參會人員必須按時參會，不允許遲到或提前退出會議，參會人員必須把通訊工具設置為無聲或振動，會議進行期間不得在會場內撥打或接聽。4.3.2會議開始時，會議組織者/會議主持人應對本次會議的目的進行說明，對會議議程和時間安排進行說明，介紹參會人員，宣布記錄人員。4.3.3會議召開過程中，會議組織者/會議主持人必須注意控制會議時間、維持會議秩序、提煉會議主線，將注意力聚焦在本次會議議程和議題上，以到達會議的簡潔、高效。會議組織者/會議主持人應給予參會人員均等的發(fā)言機會，創(chuàng)造使所有參會人員能自由發(fā)言的氣氛。會議發(fā)言者的發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題，同時遵循會議主持人對議程控制的要求。對會議爭論事項，參會人員應本著對事不對人的原那么，開放心態(tài)，傾聽不同意見，進行換位思考，樹立全局意識。4.3.4會議組織者/會議主持人在會議結束時應對本次會議進行歸納總結，明確會議決議事項，防止議而不決。4.4會議記錄4.4.1會議組織者負責或指定專人進行會議記錄。會議記錄應如實、準確地記錄會議的組織情況和會議內容。原那么上須在會議召開后的1個工作日內發(fā)出會議紀要。會議紀要可參考附件二《會議紀要模板》。4.4.2公司級會議、專題會議、跨部門會議的會議文件如會議資料、會議紀要等，會議組織者須按周提交行政商務部相關接口人存檔；對重要會議文件必須做好必要的保密措施。4.5會議結束4.5.1會議結束后會議組織者應負責整理會場。4.5.2對會議達成的決議事項，相關責任人應于會后作出明確部署，確定時間計劃、具體操作方案等。責任人對會議決議須進行有效的跟進、督辦、反應等,