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資料范本本資料為word版本,可以直接編輯和打印,感謝您的下載QP540100質(zhì)量策劃程序地點: 時間: 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廢版本;存檔外來文件。4.4.2各部門主管負(fù)責(zé)存檔本部門使用的外來文件。要求5.1總則受控文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、更改、發(fā)行、存檔、作廢等,按本程序職責(zé)說明執(zhí)行。5.2受控文件分發(fā)前準(zhǔn)備:5.2.1文件的編號和批準(zhǔn):文件在經(jīng)相關(guān)部門或個人在編寫完成后進(jìn)行如下處理:編號:按照“5.12”的要求進(jìn)行編號。批準(zhǔn):按照本程序“4.職責(zé)”的要求由相應(yīng)的批準(zhǔn)人在文件上簽章使文件生效;5.2.2受控文件的登記和標(biāo)識:文件批準(zhǔn)后并登錄于“文件目錄”中;交分發(fā)者的文件可以是原稿、復(fù)印件或傳真方式。若以原稿或復(fù)印件交分發(fā)者,則在作為原稿/復(fù)印件的文件首頁背面蓋“受控”章以便識別。若以傳真方式送分發(fā)者,分發(fā)者收到傳真后在首頁背面蓋“受控”章以便識別。對于分發(fā)給使用部門的原稿或復(fù)印件,應(yīng)由文件的分發(fā)部門在相應(yīng)的文件的首頁正面加蓋紅色的“受控”章,以表明文件處于“受控”狀態(tài)。對于非受控文件,如:用于教育培訓(xùn)的文件等,應(yīng)于首頁加蓋“非受控”章,以便識別。5.3受控文件分發(fā):5.3.1分發(fā)前,文件的批準(zhǔn)人確定文件分發(fā)范圍,填寫“文件分發(fā)名單”,文件分發(fā)名單確定的原則是:凡是與文件執(zhí)行內(nèi)容有關(guān)的部門均應(yīng)得到相應(yīng)文件的有效版本。5.3.2文件分發(fā)者按批準(zhǔn)人確定的“文件分發(fā)名單”復(fù)印文件,并將文件分發(fā)給相應(yīng)的部門或個人。5.3.3接受文件人在“文件分發(fā)記錄表”上簽章,作為文件接收的證據(jù)。5.3.4如果分發(fā)的文件是更新版本,分發(fā)者應(yīng)按照原分發(fā)范圍(即原有的“文件分發(fā)名單”)要求文件的接收人出示失效文件,并蓋[作廢]章做作廢處理或當(dāng)場銷毀,分發(fā)者在“文件分發(fā)記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄,作廢文件的原稿需保留。5.4受控文件的更改:5.4.1《質(zhì)量手冊》、程序文件及工作文件需更改時,如涉及文件內(nèi)容的更改,由申請者填寫“文件更改申請”表,經(jīng)管理者代表審核后經(jīng)董事長批準(zhǔn),由辦公室按照5.3節(jié)的規(guī)定分發(fā)至相關(guān)單位部門和個人。如果只是錯字或字?jǐn)?shù)的刪減等的更改,則可由管理者代表認(rèn)可后直接在文件上更改(含原件),并在更改處簽章。5.4.2除非有特別指定,受控文件的更改應(yīng)由管理者代表審核后經(jīng)董事長批準(zhǔn)。5.4.3文件內(nèi)容做小的改動時,須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁),其余頁次內(nèi)容不作變更。5.4.4更改版本號整數(shù)位或更改頁碼時,整份文件換為新版。A.文件的首版,其起始版本號應(yīng)為1.0。凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改,每更改一次應(yīng)順次提升版本號小數(shù)點后面的一位數(shù),如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。凡是文件更改中涉及系統(tǒng)的主要內(nèi)容或需要增、減頁次等,應(yīng)更改版本號整數(shù)位,每更改一次順次提升整數(shù)位1.2改為2.0;2.4改為3.0等,每次更改后的新版本號的小數(shù)位應(yīng)從X.0開始。表格的版本、版次的更改與文件相同。5.5受控文件存檔參照「質(zhì)量記錄控制程序‘JS-QP4202’」執(zhí)行。5.6受控文件控制:5.6.1受控文件統(tǒng)一由辦公室分發(fā),其他部門未經(jīng)授權(quán)不得分發(fā)。5.6.2如確因?qū)嶋H需要增發(fā)文件,可以向文件批準(zhǔn)者申請:由批準(zhǔn)人直接填寫在“文件分發(fā)名單”中,正式擁有受控文件。要求一份復(fù)制版本,復(fù)制版本蓋[非受控]章,以不列入更新控制范圍。5.7《質(zhì)量手冊》和程序文件的制作內(nèi)容應(yīng)包含如

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