華豐房產(chǎn)中介公司行政管理制度

行政管理制度辦公管理一辦公紀(jì)律1著裝要求工作時間內(nèi)，工作時間內(nèi)，公司員工須著統(tǒng)一工裝，佩帶工作證；儀表儀容要整齊、整潔。女生頭發(fā)過肩的必須束發(fā)，不得燙染過分鮮艷的頭發(fā)；男生不得蓄須。違者主管經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督其回家整改，所費(fèi)時間視為請假。公司為培訓(xùn)考核合格員工定制統(tǒng)一工裝，員工費(fèi)用自理；但員工在公司工作滿一年的，公司無條件一次性返還全部費(fèi)用；但中途離職員工可帶走工作服，但公司不返還定制工作服費(fèi)用。當(dāng)天補(bǔ)休但需回公司辦理公事的員工，也需著裝整齊，否則視為違紀(jì)。2工作要求A員工舉止文雅，講究禮貌，待人和氣，尊重上司和同事，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不得造謠生事。B工作時間內(nèi)，不得做與工作無關(guān)的事，不得睡覺、聊天，串崗、高聲談笑，禁止講粗話。不得公話私用。與公事無關(guān)人員不得帶至工作場所。C服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。如有異議，應(yīng)向上級反映，但不能影響工作的進(jìn)展。D未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁員工兼職，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即刻予以辭退。E員工負(fù)責(zé)對使用的辦公桌、椅、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的保養(yǎng)與維護(hù)，保障辦公場所設(shè)備的安全，辦公用品等不得丟失、挪用和損毀,否則照價賠償。F員工下班前將重要資料存放好，并檢查計(jì)算機(jī)，復(fù)印機(jī)、電燈、空調(diào)和門窗是否關(guān)閉后鎖門離開。G節(jié)約公司資財(cái)，提高財(cái)務(wù)使用效益。不得利用公司辦公用品、通訊設(shè)施謀取私利，不得侵占公司財(cái)物，損害公司利益。二辦公程序1公司實(shí)行股東會領(lǐng)導(dǎo)下的首席運(yùn)營官負(fù)責(zé)制A公司管理程序：總經(jīng)理→副總經(jīng)理→部門經(jīng)理→主管→職員B工作報(bào)告程序：職員→主管→部門經(jīng)理→副總經(jīng)理→總經(jīng)理C總經(jīng)辦為公司管理協(xié)調(diào)部門和行政管理部門；D員工對上級有意見或?qū)居幸庖?、建議的，可通過公司設(shè)置的建議箱、意見通道反映，如特別緊急情況可直接向總經(jīng)理反映、投訴。2溝通與投訴管理制度A總則:為加強(qiáng)公司部門、員工、客戶之間的信息交流與溝通，達(dá)到群策群力、參與管理、向客戶提供更佳服務(wù)的目的，特制訂此制度。a上下屬間懇談：指各層級管理人員與下屬之間定期或不定期的思想交流。尤其管理人員需每月對自己管理范圍內(nèi)的每個員工，進(jìn)行一次例行懇談，每次時間不超過20分鐘，重點(diǎn)是交流工作過程中存在的困難、工作方法、工作技巧及個人意見與建議。b人事行政部懇談:在員工入職、離職和發(fā)生特別或重大事項(xiàng)時，人事行政部必須與其進(jìn)行懇談。入職懇談重點(diǎn)在于工作目標(biāo)、崗位職責(zé)、職業(yè)規(guī)劃及組織期望等；離職懇談主要是聽取員工意見并作出評價；特殊懇談側(cè)重于對特別或重大事項(xiàng)了解、檢討及分析等。c懇談中發(fā)現(xiàn)的重要問題，管理者有責(zé)任進(jìn)行跟進(jìn)并解決。d所有懇談都要根據(jù)規(guī)定填寫記錄，作為管理者考核每季度交運(yùn)營部備案管理。B客戶意見箱：a在公司辦公場所設(shè)置“客戶意見箱”；b有投訴要求的客戶自愿填寫“客戶意見表”投入投訴箱內(nèi)；c由行政于每周三開啟“客戶意見箱”，對反映事宜進(jìn)行了解、解決；d客服部經(jīng)理于一周內(nèi)向客戶就投訴事宜做出書面答復(fù)；e客服部要堅(jiān)持“客戶至上”的原則，全面了解投訴事由，做出合理答復(fù)；f客服部要配合相關(guān)部門就投訴原因進(jìn)行了解分析，制定必要的改善措施；g向被投訴員工就投訴事宜進(jìn)行了解、溝通及教育。根據(jù)公司有關(guān)獎罰規(guī)定、程序，對情節(jié)惡劣的予以通告批評及相應(yīng)處理，對被表揚(yáng)者予以宣傳表彰。第二節(jié)會議管理會議制度：1、開會實(shí)行簽到制，且開會時必須關(guān)閉或靜音電話,不得遲到，如遇特殊情況需提前一天向人事行政部請假，否則作曠工處理。2、會議既要：會議結(jié)束當(dāng)天按照管理歸口，上交會議既要的電子檔。二、公司會議分為：會議名稱會議主題會議流程會議管理晨會店目標(biāo)指定；崗位技能培訓(xùn)。1早9:00-9:10小組會；2早9:10-9:30全體會；9:00-9:30召開；部門經(jīng)理在9:40前提交早會報(bào)告給營業(yè)部經(jīng)理?？冃昴繕?biāo)總結(jié)；1部門主管主持：2小組日工作總結(jié)；3部門經(jīng)理主持：夏6:30冬6:00召開時間30分鐘；晚會開完后半個小時提交會議報(bào)表電子檔給營業(yè)部經(jīng)理。店管周會本周目標(biāo)總結(jié)；下周目標(biāo)制定；1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)主持召；2部門經(jīng)理撰寫會議報(bào)告給營業(yè)部經(jīng)理。每周二中午13:30前；或周四早8:50前；會后半小時內(nèi)提交電子檔會議報(bào)告給營業(yè)部經(jīng)理。公司月管會本月目標(biāo)總結(jié)；下月目標(biāo)制定；公司時間管理；1人事行政部負(fù)責(zé)主持；2人事行政部負(fù)責(zé)主持和監(jiān)督執(zhí)行會議決議的結(jié)果。月最后1個工作日晚7:00召開；或次月1日早8:50前召開；股東季會公司股份管理季度財(cái)務(wù)會和季度的月會一起召開；季最后1個月最后兩個工作日晚7:00召開；或次月1日早8:50前召開；股東年會年度股份管理1人事行政部負(fù)責(zé)組織；2首席運(yùn)營官負(fù)責(zé)報(bào)表；3股東審核；股份分發(fā)；4新財(cái)年股份管理落實(shí)。每年元月5日前召開。公司年會年度公司管理1公司年度發(fā)展總結(jié)；2各項(xiàng)獎懲落實(shí)兌現(xiàn)；3新財(cái)年發(fā)展目標(biāo)制定。4聚餐。每年春節(jié)前10日召開。第三節(jié)文檔管理一、文件收發(fā)管理1收發(fā)文管理A部門對內(nèi)、對外發(fā)放檔由本部門起草，將檔及部門填寫的《發(fā)文審批表》交首席運(yùn)營部審核、統(tǒng)一編號、修改后呈首席運(yùn)營部簽批。B運(yùn)營部簽批后的對內(nèi)檔由行政部統(tǒng)一發(fā)放、存檔；對外檔交回部門發(fā)放，由行政部存檔。C各部門與外單位來往合同、函件、通知等重要檔原件需及時提交首席運(yùn)營部統(tǒng)一存檔，部門保留復(fù)印件，如需用原件可向運(yùn)營部辦理借用手續(xù)。2傳真管理A公司各部門傳真由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)存檔；B各部門將需要發(fā)出的傳真放到總經(jīng)辦傳真檔架，由行政部傳真存檔后，放回各部門崗位并簽收。C對收到的傳真，由行政部存檔后將復(fù)印件發(fā)至各部門崗位并簽收。3非特殊情況，任何人員不得私自收發(fā)傳真郵件。二、歸檔管理為規(guī)范檔案管理，更好地保存公司文檔及客戶資料，建立檔案資料室，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，行政助理直接負(fù)責(zé)。1存檔內(nèi)容：各部門對外簽訂合同、協(xié)議原件；A各部門各宗業(yè)務(wù)合同、往來傳真、函件、資料；B公司對外宣傳資料、函件、稿件；C客戶資料；D公司注冊資料、規(guī)章制度、通知、通告、會議紀(jì)要；E員工人事檔案、考勤統(tǒng)計(jì)表、傭金提成表、表彰、處罰單；F公司所有工具用書。2檔案歸檔及借出：A各部門于每天上午11:00－12:00將本部門需要?dú)w檔資料提交檔案室，與行政部辦理簽收手續(xù)；B各部門員工如需要借出檔案需填寫《檔借閱登記表》，根據(jù)借出檔保密級別辦理簽批手續(xù)，二級保密檔需經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)，一級機(jī)密檔需經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，行政文員核實(shí)無誤后辦理借出登記；檔保密級別詳見《公司檔保密級別統(tǒng)計(jì)表》；C行政負(fù)責(zé)跟進(jìn)借出檔案的追收。3檔案資料室維護(hù)A檔案資料室要保持環(huán)境整齊清潔，不可堆放雜物；B行政負(fù)責(zé)檔案資料室的維護(hù)、管理、歸檔及借閱手續(xù)；C行政要作好檔案的保密工作，作廢的檔資料及時銷毀，員工未經(jīng)許可嚴(yán)禁隨意查閱檔；a檔案室除運(yùn)營工作人員，其他人員未經(jīng)總經(jīng)辦經(jīng)理批準(zhǔn)不得進(jìn)入；b行政要保持檔案、圖書的整齊、有序，保證查閱方便。三、圖書管理1需借閱的員工在行政助理處辦理借閱手續(xù)；2每月月底行政部進(jìn)行書籍盤點(diǎn)及維護(hù)工作，每月初公告圖書目錄。3借閱：A各部門員工可根據(jù)工作需要在資料室開放時間進(jìn)行圖書借閱；B借閱圖書、借用檔需要填寫《檔借閱登記表》行政文員簽字后借出；C員工要愛護(hù)書籍，不得污損、遺失，遺失者照原價二倍賠償；D為了保證其他員工的借閱需要，每位每次可借閱圖書壹本，借閱時間為1天，員工需要按期歸還，行政負(fù)責(zé)追回；第四節(jié)保密管理為維護(hù)公司利益，公司全體員工必須嚴(yán)格遵守保密制度。1公司對員工的個人檔案資料按管理規(guī)定予以保密；2員工在職期間或離任后，不得向其他公司及個人公開公司保密、機(jī)密資料；3員工工作期間只能獲得職責(zé)范圍內(nèi)資料，不得私自復(fù)印公司保密資料；4任何員工不得將公司保密資料帶離公司；5公共場合所談公司業(yè)務(wù)時，要把握保密尺度，避免無意泄密；6檔案、資料的傳閱只限于參與項(xiàng)目的職員及管理人員范圍；7各部門檔案資料須由專人保管并在規(guī)定時間內(nèi)及時移交檔案室；8員工要加強(qiáng)保密意識，員工之間避免互相打聽、傳說公司機(jī)密；9公司各部門檔案分為三個保密等級，對一級機(jī)密檔限于總經(jīng)理室、該項(xiàng)目部門經(jīng)理及參與員工，二級保密檔限于總經(jīng)理室、部門經(jīng)理及項(xiàng)目參與員工，三級一般類檔可面向全體員工、客戶、合作單位；10公司檔案保存、借用、對外公布嚴(yán)格遵守檔案機(jī)密等級規(guī)定，填寫《檔借閱申請表》，自行簽批手續(xù)；11因泄密而對公司造成損失的，公司立即予以開除并追究經(jīng)濟(jì)賠償及法律責(zé)任。第五節(jié)辦公用品及資產(chǎn)管理1行政部按季度制定辦公用品使用計(jì)劃，經(jīng)運(yùn)營部審批后進(jìn)行采購、入庫、分發(fā)；2各部門按計(jì)劃每月5日到人事部門申領(lǐng)辦公用品，人事行政部記帳登記；3辦公用品的消耗品類，各部門按需領(lǐng)用；4其他固定資產(chǎn)的購進(jìn)及名片印刷，由使用部門填寫《購物申請表》，本部門經(jīng)理簽字后提交運(yùn)營部，運(yùn)營部審核后，由運(yùn)營部負(fù)責(zé)采購與管理，各部門領(lǐng)用并辦理登記手續(xù)；5各員工負(fù)責(zé)對使用辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)的日常維護(hù)及保養(yǎng)，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)管。6財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的核算工作，監(jiān)督固定資產(chǎn)的添置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢，并按照固定資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定履行財(cái)務(wù)手續(xù)，正確計(jì)算