會(huì)議的籌劃與管理

第九講

會(huì)議的籌劃與管理1會(huì)議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高2現(xiàn)在的企業(yè)會(huì)議有那些通病呢？1、準(zhǔn)備工作不充分2、開(kāi)會(huì)技巧不佳，經(jīng)常主管一堂言3、會(huì)議過(guò)于頻繁4、與會(huì)人員選擇不當(dāng)5、常常把會(huì)議開(kāi)成批判大會(huì)6、時(shí)間安排不合理、隨意延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間7、與會(huì)人員會(huì)議紀(jì)律不強(qiáng)，缺乏基本的禮儀8、會(huì)議地點(diǎn)不合理9、會(huì)而不議、議而不決，決而未果10、會(huì)議的目的不明確3會(huì)議的籌劃與管理

會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的善后處理4會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會(huì)人員名單3、

申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、

會(huì)場(chǎng)布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會(huì)議通知

5安排議題、議程

議題的收集和篩選議程6某某會(huì)議議程7月6日上午9點(diǎn)（花園酒店）1、（9：00）開(kāi)場(chǎng)白2、（9：10）缺席致歉3、（9：20）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（9：40）各部門(mén)銷售情況報(bào)告（10：30）會(huì)間休息5、（10：40）分析產(chǎn)品滯銷問(wèn)題緣起（12：00）午餐及午休時(shí)間6、（14：00）商討并列出可能的應(yīng)對(duì)之策（15：30）會(huì)間休息（15：40）評(píng)估應(yīng)對(duì)策略，做最后決議（17：00）特別事宜（17：15）其他事宜（17：30）會(huì)議結(jié)束議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)。清楚標(biāo)示項(xiàng)目編號(hào)。明確每一項(xiàng)目的的時(shí)間分配。早上9點(diǎn)是個(gè)不錯(cuò)的開(kāi)會(huì)時(shí)間，因?yàn)榇丝倘四X最清醒。包括歡迎詞、介紹、會(huì)議目標(biāo)、宣布基本準(zhǔn)則。會(huì)議不宜持續(xù)太長(zhǎng)時(shí)間、會(huì)間休息有利于精力的恢復(fù)。午餐、午休時(shí)間不宜繼續(xù)開(kāi)會(huì)。無(wú)人介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超時(shí)肯定令人不快。7擬訂與會(huì)人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議

送交上級(jí)審核

8

申請(qǐng)會(huì)議所需資金

確定會(huì)議規(guī)格申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)口頭書(shū)面9會(huì)場(chǎng)布置

選擇會(huì)場(chǎng)

a.場(chǎng)地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備

d.會(huì)場(chǎng)氛圍

e.場(chǎng)地不受外界干擾

布置會(huì)場(chǎng)

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會(huì)議文件

10會(huì)場(chǎng)布置

提供完善的會(huì)議場(chǎng)所⊙會(huì)議桌⊙椅子⊙空調(diào)(會(huì)議開(kāi)始前30分鐘就要打開(kāi)空調(diào),使會(huì)場(chǎng)溫度適宜)⊙照明.光線(柔和\平靜感,比辦室稍暗點(diǎn))⊙書(shū)寫(xiě)工具⊙鐘(失去對(duì)時(shí)間的控制,與會(huì)者的報(bào)告就會(huì)沒(méi)完沒(méi)了)⊙屏幕⊙放映機(jī)⊙音響11會(huì)議通知需知會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應(yīng)詳盡說(shuō)明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集時(shí)間地點(diǎn)議程:應(yīng)包含開(kāi)會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間準(zhǔn)備資料與會(huì)人員主辦單位12討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊會(huì)場(chǎng)類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型1314面對(duì)面就座當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

1516顯示等級(jí)如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長(zhǎng)桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處171819自由討論如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上20布置會(huì)場(chǎng)禮堂式屏幕屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):優(yōu)點(diǎn)是在留有過(guò)道的情況下,能最大程度地?cái)[放座椅,缺點(diǎn)是與會(huì)者沒(méi)地方放資料,記錄也不便.21布置會(huì)場(chǎng)教室式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):這種布置風(fēng)格針對(duì)不同的房間面積和與會(huì)者人數(shù)在安排上有一定的靈活性,而且狹長(zhǎng)的會(huì)場(chǎng)設(shè)置便于與會(huì)注意力的意中服務(wù)人員入口22布置會(huì)場(chǎng)弦月式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):因?yàn)橐巫又环旁谧雷拥囊幻?所有的與會(huì)者都面向主持人,方便主持人與與會(huì)者目光交流.服務(wù)人員入口飲料處23布置會(huì)場(chǎng)◆方形中空式評(píng)價(jià):當(dāng)討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反意見(jiàn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)兩邊，有利于決議的順利產(chǎn)生。服務(wù)人員入口24布置會(huì)場(chǎng)橢圓式屏幕主席臺(tái)幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評(píng)價(jià):一般適宜于20人左右的內(nèi)部會(huì)議服務(wù)人員入口飲料處25安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

26一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì)27角色練習(xí)表演會(huì)議期間奉茶的禮儀28給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開(kāi)會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤(pán)，另一人專為客人上茶。29茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)30上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤(pán)，盤(pán)子高度位于胸部敲門(mén)，并說(shuō)：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)面31桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，用手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序32

會(huì)間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會(huì)議記錄和錄音4、

會(huì)場(chǎng)服務(wù)33

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作

34安排就座

要適合會(huì)議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會(huì)議主持人的座位秘書(shū)的座位35做好會(huì)議記錄

會(huì)議記錄構(gòu)成

會(huì)議記錄方式

會(huì)議記錄寫(xiě)作

36小組討論設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（5分鐘）37會(huì)議名稱

時(shí)間

主席

會(huì)議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)

決議事項(xiàng)的實(shí)施

實(shí)施項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人或部門(mén)

完成期限

出席人蓋章

特別事項(xiàng)

38會(huì)場(chǎng)服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程

39會(huì)議的善后處理

1、會(huì)場(chǎng)清理2、印發(fā)會(huì)議