行政部工作職責(zé)及管理辦法

行政部工作職責(zé)及治理方法

目的

加強公司總部辦公治理，提高辦公效率，降低辦公成本

原則

辦公治理貫徹“規(guī)范、效率、效益”的理念

規(guī)范

以制度規(guī)范辦公治理

效率

有助于提高整體工作效率

效益

減少資源耗費，降低成本

1.差不多行為規(guī)范

1

2.辦公環(huán)境治理

2

3.顧客接待治理

2

4.電話及郵件治理

3

5.辦公用品及設(shè)備治理

4

6.日常事務(wù)治理

5

7.時刻治理

6

8.報刊、書籍治理

6

9.印章治理

7

10.鑰匙治理

7

11.用車制度

8

12.會議治理

8

13.檔案治理

9

1.差不多行為規(guī)范

1.1部門各職員要發(fā)揚團體精神,加強理解與溝通,在工作與生活中相互支持與合作,對同事的合理請求,在力所能及的范圍里,應(yīng)盡可能提供關(guān)心;

1.2公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭行禮表示致意

1.3上班時刻不得隨意閑逛,串崗,談天,不得討論與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的其他情況;

1.4不得在辦公室大聲喧嘩,兩個職員互相討論時，可放低聲音;三個或三個以上職員討論問題時,須到會議室進行討論,以免阻礙其他職員的工作;

1.5在日常工作中,做到"對事不對人",而非"對人不對事"

1.6走通道、走廊時要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲講話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

1.7辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，吸煙須到指定地點。2.辦公環(huán)境治理

2.1行政部衛(wèi)生治理的范圍為公司辦公大廳、會議室、更衣室、花盆、魚缸及走廊、門窗等處的衛(wèi)生。

2.2行政人員看到大廳地上有污漬應(yīng)立即指示保潔員處理潔凈，當(dāng)保潔員不在時，應(yīng)親自處理。確保公司的衛(wèi)生、整潔。

2.3每天的值日生在下班后應(yīng)將辦公大廳的桌面擦拭潔凈，處理潔凈煙灰缸和垃圾桶內(nèi)垃圾；并最后將抹布洗凈掛好，掃把、拖把放置妥當(dāng)。

2.4注意安全用電：電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時更換；嚴(yán)禁擅自私接電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公場所使用電爐。

2.5下班后要關(guān)好公司所有門窗，關(guān)閉電源。

2.6空調(diào)治理：

2.6.1每天早上來公司后應(yīng)立即打開辦公區(qū)域空調(diào)，下班后離開公司前應(yīng)檢查關(guān)閉所有空調(diào)。

2.6.2會議室、更衣室等無人處應(yīng)將空調(diào)關(guān)閉。午飯時，可將微波爐處兩個空調(diào)打開換氣，午飯用畢也應(yīng)立即關(guān)閉。

2.6.3中午午休，大部分職員離開公司時，可關(guān)閉部分空調(diào)，然后打開窗戶透氣。下午上班后將窗戶關(guān)閉。

2.7注重辦公場所的清潔,使用過的紙張,廢物不得隨意亂扔.每位職員負責(zé)清理并保持個人辦公區(qū)域的潔凈整潔,井然有序;3.顧客接待治理

公司來客由前臺接待負責(zé)。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守職員文明禮儀規(guī)范，維護公司形象和利益；并依照來訪意圖正確及時引導(dǎo)來客與領(lǐng)導(dǎo)會見。

3.1接待人員必須儀表端莊、整潔。具體要求是：

3.1.1頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長。

3.1.2指甲：指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。涂指甲油要盡量用淡色。

3.1.3口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。

3.1.4化妝：應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水

3.2接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，無異味。

3.2.1接待環(huán)境包括前臺、沙發(fā)區(qū)、走廊等處。

3.2.2辦公桌上的文件、文具、電話等物品應(yīng)擺放整齊。不常用的東西和私人用品，應(yīng)放置在抽屜中。

3.2.3茶葉、杯具要預(yù)備齊全?？腿俗吆?，應(yīng)及時清洗茶具和煙灰缸，并重新擺放好。

3.2.4接待區(qū)的報紙應(yīng)定期更新。

3.3接待來訪者的工作程序：

3.3.1要時刻注意公司大門，發(fā)覺有客人朝門口走來，應(yīng)站立面帶微笑迎接來訪者，為公司樹立良好的形象。

3.3.2了解客人的來訪緣由，并及時聯(lián)系被訪人。假如被訪人臨時不在或有事，應(yīng)立即請其入座，招待茶水，遞送報紙以派遣時刻，或者輕松的與之交談，使之感到不被冷淡。假如實在無法接待客人，應(yīng)立即向?qū)Ψ街v明情況，應(yīng)主動請對方留言并盡快將留言傳達給被訪人。。

3.3.3客人離開時，應(yīng)禮貌送客。關(guān)于重要的客人，應(yīng)送至電梯處并為客人按電梯按鈕。

3.4接待人員要留一份公司內(nèi)部電話簿；并按一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。應(yīng)記住常來的客人，看到對方應(yīng)及時喊出姓氏。

3.5向客人遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。

3.6如遇有客人進入隔斷區(qū)應(yīng)禮貌勸阻，上班時刻（包括午餐時刻）辦公室內(nèi)都應(yīng)保證有人接待。4.電話及郵件治理[/b]

＜電話治理＞

4.1電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話筒。假如耽擱了一小會，拿起電話后，要先向?qū)Ψ秸嬲\致歉。講話應(yīng)稍慢而清晰，同時面帶微笑。

4.2通話時先問候，并自報公司、部門。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結(jié)束時禮貌道不，待對方切斷電話，自己再放話筒。

4.2對不指名的電話，推斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并立立即電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接聽人。

4.3臨時離座時,同部門或鄰座同事請主動接聽來電并作好電話記錄。

4.4打電話時簡明扼要，抓住關(guān)鍵，并盡可能降低音量。

4.5行政人員應(yīng)訓(xùn)練自己的聽辨能力，當(dāng)老客戶打來電話時，應(yīng)能立即使用合適的稱謂問候?qū)Ψ健?/p>

4.6若無專門理由,上班時刻內(nèi)盡量幸免拔打私人電話,禁止長時刻拔打私人電話.

4.7與工作無關(guān)的來電應(yīng)盡快結(jié)束通話，或告知對方另約時刻通電話。

4.8假如現(xiàn)在不便談話，應(yīng)直言相告，或者稍后再回電話，并講明回電話的準(zhǔn)確時刻。

4.9正在與客人交談時接來電，應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束通話。

4.10接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭辯和隨意承諾，而應(yīng)先致歉意然后再通過相關(guān)手續(xù)解決問題。

＜郵件治理＞

4.11公司收發(fā)的所有郵件都應(yīng)登記在冊，并注明詳細時刻。

4.12關(guān)于一些重要的,保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發(fā),關(guān)于一些不緊急的郵件則用掛號,平信或一般包裹寄發(fā)。

4.13寄往相同地址的特快郵件請放在同一信封一起寄出,以免發(fā)生不必要的開支。

4.14公司寄發(fā)的郵件均為公司往來文件或單據(jù),切勿在公司郵件中加入私人郵件;

4.15關(guān)于重要的信件，在轉(zhuǎn)送至收信人前最好復(fù)印一份保存，以備查詢。5.辦公用品及設(shè)備治理

所有辦公用具、用品的購置統(tǒng)一由行政部制訂打算、報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購置。辦公設(shè)備由行政部負責(zé)治理和維護。

＜辦公用品治理＞

5.1在每月的25日前,各部門必須把本部門下月所需的辦公用品預(yù)算清單報送行政部文員處,辦公室依照各部門所報預(yù)算按需購買;

5.2加強領(lǐng)用登記制度,所有辦公用品及辦公耗材的領(lǐng)用,須按實際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽字確認(rèn);

＜領(lǐng)用辦公用品注意事項＞

5.3合理發(fā)放個人辦公用品數(shù)量,不得囤積和白費;

5.4部分文具領(lǐng)用需以舊換新,如各種筆類;

5.5職員在調(diào)動或離職時,須交還計算器,直尺,訂書機等耐用物品;

5.6如有遺失,需賠償遺失物購置價格的50%后方可辦理調(diào)動或離職手續(xù);

5.7采納固定時刻領(lǐng)用辦公用品：每月1日為辦公用品領(lǐng)用日;

5.8關(guān)于新入職職員,辦公室人員會在職員入職的第一日預(yù)備好相關(guān)辦公用品后通知其前來領(lǐng)取;

5.9關(guān)于墨盒打印紙等辦公耗材,需預(yù)先預(yù)備適量備用,幸免由于耗材的不足而阻礙正常運作.

5.10辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

5.11所有職員要勤儉節(jié)約，杜絕白費，努力降低消耗和辦公費用。

＜電腦、打印機、傳真機治理＞

5.12大廳設(shè)有兩臺兼掃描、打印、復(fù)印一體的數(shù)碼打印機，使用時打開開關(guān)，不使用則應(yīng)關(guān)閉電源。

5.13打印紙分為三層放置：第一層為16K，第二層為A4，第三層則為差不多用過了一面的廢紙。

5.14堅持勤儉節(jié)約，關(guān)于還未完全定稿仍需打印出來的文稿，可利用已用過一面的打印紙。也可把打印過的紙張裝訂起來在公司內(nèi)部用作便簽紙。

5.15嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。

5.16指定專人使用傳真機，做登記并保留所有發(fā)送記錄。

5.17文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員,不可拖延。6.日常事務(wù)治理

6.1行政部人員應(yīng)盡量堅持既工作日記，詳細記錄工作時刻和活動，合理安排時刻。

6.2協(xié)助需要印制名片的同時統(tǒng)一對外聯(lián)絡(luò)印制名片。收下名片樣張后。問清對方需要時刻，聯(lián)系印刷單位，同時負責(zé)校對和按時將成品遞交給需求者。

6.3應(yīng)提早到崗，監(jiān)督治理出勤登記和打卡。

6.4每天都應(yīng)有一個值日生下班之后打掃衛(wèi)生，因此行政人員每天早上到公司后應(yīng)在寫字板上標(biāo)出值日生的姓名。7.時刻治理

7.1公司周一至周六為工作日，周日為休息日。具體作息時刻如下:

7.27:50之前打卡報到,7:50—8:00作好上班前的一切預(yù)備;

7.38:00—12:00上午上班時刻,下班后打卡;

7.412:00—13:00午飯休息時刻,13:00—13:40公司午休時刻,全部電腦休息,職員可在辦公桌上休息,或者看報紙,不可發(fā)出聲響阻礙他人休息.

7.513:50前打卡,14:00前完成上班預(yù)備

7.614:00—17:40下午上班時刻,17:40后當(dāng)天的值日生開始打掃衛(wèi)生.18:00后打卡.8.報刊、書籍治理

＜報刊雜志治理＞

8.1為了方便大伙兒借閱,對以公司名義訂閱的報紙、雜志,采納統(tǒng)一治理的方法,即以公司名義訂閱的報紙,由行政人員按照日期將近一個禮拜的報紙依次夾好置于報架處,大伙兒閱讀請在報架旁就座,不要將報紙帶出辦公間.

8.2雜志則統(tǒng)一存放于會議室內(nèi)，設(shè)立借閱登記薄，借閱時,依照要求填寫相關(guān)內(nèi)容后即可借走;歸還時將雜志交還回負責(zé)人處,并作歸還記錄;

8.3所有雜志借閱期為一個星期,假如需要續(xù)借,請到保管人處重新登記,每個續(xù)借期為一個星期.個人若有專門情況需要長期保留雜志,請在登記卡上登記.

＜書籍保管＞

8.4借書人在借書前應(yīng)認(rèn)真檢查書刊是否有損壞,如有破損請借書人主動提出并讓負責(zé)人確認(rèn)并做出證明;否則借書人將承擔(dān)賠償責(zé)任;

8.5請注意愛護書刊,保持書刊的整潔及完整性;書刊超過規(guī)定借閱時刻,請主動辦理續(xù)借或歸還手續(xù),幸免書刊的遺失.關(guān)于遺失的書刊,借閱人應(yīng)照價賠償.9.印章治理

9.1公司行政章、合同專用章由行政主管保管。行政部負責(zé)公司印章的治理工作，應(yīng)建立印章治理臺帳，對用印情況進行督導(dǎo)。

9.2印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由(內(nèi)容)、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等要緊事項。

9.3凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽字確認(rèn)，方予用印并填寫用印登記。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。

9.4合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。

9.5公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批。

9.6借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時限交還。

9.7關(guān)于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要依照情節(jié)輕重予以處理。

9.8印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負有監(jiān)督責(zé)任，并相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

9.9其他部門如需使用印章，應(yīng)向總經(jīng)理申請。行政部不得將印章帶出辦公室，也不得托付他人代蓋印章，更不得隨意交給他人拿走使用。10.鑰匙治理

10.1公司所有鑰匙由行政主管統(tǒng)籌治理、復(fù)制，各部門鑰匙由部門負責(zé)人治理。

10.2如因公需使用鑰匙，得向保管人講明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。

10.3部門負責(zé)人負責(zé)治理鑰匙的使用，不得任意復(fù)制或同意同仁借予他人使用，否則負連帶賠償責(zé)任。

10.4鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所受損失由保管人負擔(dān)責(zé)任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。

10.4.1離職時應(yīng)將鑰匙繳交辦公室負責(zé)人。

10.4.2鑰匙遺失時，應(yīng)立即向行政部報備。

10.4.3未經(jīng)行政部同意不得復(fù)制。

10.4.4不能任意借予外人使用。11.用車制度

11.1公司內(nèi)部用車應(yīng)經(jīng)行政部統(tǒng)一調(diào)度。公司用車范圍：

11.1.1提貨發(fā)貨時（當(dāng)貨運公司較遠，物資較多時使用）；

11.1.2公司有重要會客任務(wù)，接送客戶時；

11.1.3業(yè)務(wù)申請出差時；

11.1.4雨雪過大，無法騎車時；

11.1.5攜帶貴重物品及大量現(xiàn)金出外或歸來時；

11.1.6車輛有問題需要維修時或需要加油時；

11.1.7有緊急公事，須盡快辦理時；

11.1.8總經(jīng)理安排合理使用時；

11.2上述用車范圍視情況可在長城車與中華車之間協(xié)調(diào)使用，奧德賽非專門情況不予以使用；

11.3出差用車（合肥以外）用車人一般情況下提早半天通知行政部，行政部經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后指導(dǎo)用車人完整填寫派車單，隨后下發(fā)車鑰匙及停車卡；需滿油交車；

11.4收回派車單后，行政部負責(zé)記錄在車輛登記本上，確保派車單與登記本登記項目一一對應(yīng)，以備核查；

11.5準(zhǔn)時交納車輛保險、營運、養(yǎng)路、年審以及相關(guān)稅費。12.會議治理

＜會議室治理＞

12.1愛護會議室設(shè)備,未經(jīng)許可不得擅自將會議室內(nèi)一切設(shè)備,物品等移至它處使用.

12.2會議結(jié)束后,將各自座椅歸位,擺放整齊,以便下個會議人員使用.

12.3行政部人員應(yīng)最后離開,檢查會議室,關(guān)閉所有電源,包括使用的電腦,投影儀等.若發(fā)覺會議室內(nèi)設(shè)備等物品不能正常使用時,應(yīng)及時記錄并聯(lián)系維修人員.

＜會議與接待＞

12.4行政部負責(zé)公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理主持召開的各種會議的組織和服務(wù)工作。

12.5擬定會議議程、日程表。

12.6準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會議主題、會議時刻、會議地點、要求出席人員、與會人員應(yīng)預(yù)備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。

12.7會議期間，依照不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服務(wù)：會場預(yù)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時需求等。

12.8會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議紀(jì)要，做出會議總結(jié)等。13.檔案治理

為對公司的文件檔案實行規(guī)范化治理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所指文件檔案，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料。

＜文件資料的歸檔＞

13.1凡與公司項目經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。

131.2對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應(yīng)依照該文件的時刻、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準(zhǔn)確分類。

13.3為了方便查尋，對差不多分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機密文件另類歸檔。

13.4對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

13.4.