文件管制培訓

文件管制培訓教程

講授：南嘉俊第一頁，共十三頁。

培訓大綱透過本次培訓致力于使各位了解如下幾方面的內(nèi)容：文件的定義及作用公司體系文件的架構(gòu)文件管制及文件管制的作用公司文件管制處理流程知識點回顧第二頁，共十三頁。文件的定義及作用1.文件的定義：

信息（3.7.1）及其承載媒體。理解：信息：可指各種數(shù)據(jù)、圖表、圖片等。媒體：可指紙張、光盤、磁盤等。舉例：品質(zhì)手冊（ＱＭ）、運作程式（ＣＯＰ）、工作指示（ＷＩ）、圖紙（ＤＷＧ）等。2.文件的作用：a.有利于溝通意圖、統(tǒng)一行動。

b.有利于查詢和追溯。

c.有利于對相關人員實施培訓。第三頁，共十三頁。公司的體系文件架構(gòu)公司體系文件呈如下

“金字塔”架構(gòu):一階文件品質(zhì)/環(huán)境手冊二階文件公司運作程式三階文件

工作指示、流程圖、工程更改通知、圖紙等。四階文件品質(zhì)、環(huán)境記錄/表單Quality、EnvironmentRecords/FormWI/FC/ECN/DWGCOPQM/EM一階二階三階四階第四頁，共十三頁。思考：體系文件可否隨意復?。矿w系文件可否隨意修改？體系文件丟失應如何處理？

第五頁，共十三頁。文件管制及文件管制的作用

1.文件管制的定義：確保所有與質(zhì)量/環(huán)境活動有關的場合都能得到并使用正確的文件和有效版本，而對公司的體系文件進行管理的活動。旨在防止作廢文件的非預期使用。理解：作廢文件：指無效或過期的文件。舉例：已作修訂的品質(zhì)手冊、運作程式、工作指示、圖紙等。思考：文件管制的作用是什么？那些文件需要管制（受控）？第六頁，共十三頁。文件管制的作用？a.可避免使用無效或過期的文件。

b.減少異常的發(fā)生。那些文件需要管制（受控）？公司的體系文件均需要管制（受控）即不得擅自修改、復印等，如QMS文件、EMS文件。2.現(xiàn)場人員如何識別所用的文件為受控文件或非受控文件：

a.根據(jù)文件的類型確定。

b.根據(jù)文件上的標識。思考：如何依據(jù)文件的類型和標識確定所用文件是否為受控文件？

第七頁，共十三頁。依據(jù)文件的類型：若所使用的文件為公司的體系文件則為受控文件。依據(jù)文件上的標識：受控文件：文件上蓋有紅色“受控副本”或“CONTROLCOPY”字樣印章的文件。不受控文件：文件上蓋有紅色“不受控副本”或“UNCONTROLCOPY”字樣印章的文件。思考：文件管制的目的是要使體系文件受控并保持有效，請問如何識別所用文件為無效或過期的文件？主要依據(jù)文件上是否有蓋“過時副本”的印章。若為“過時副本”則速與文件管制中心（DCC)聯(lián)系，即時申請新版文件，并將舊版文件交于文件管制中心處理。第八頁，共十三頁。公司文件管制流程文件新增、修訂的提出權(quán)責主管審批接受蓋受控文件印章DCC登記並按數(shù)量複印出複印件更新文件總覽表將已審批文件交與DCCDCC將收回的過時版本文件副本銷毀，過時文件正本依三年的保存期限保存按需編制分發(fā)記錄發(fā)放文件並回收舊版文件DCC確認分發(fā)記錄並將原版歸檔NY第九頁，共十三頁。受控文件丟失，或文件份數(shù)不夠應遵照如下流程處理：需求部門提出申請需求部門接受文件蓋受控文件印章權(quán)責主管審批接受DCC登記並按數(shù)量複印出複印件NY第十頁，共十三頁。文件及其作用？公司文件體系架構(gòu)？文件管制及其作用？公司文件管制的流程？知識點回顧第十一頁，共十三頁。培訓結(jié)束

謝謝參與！2006/5/5

第十二頁，共十三頁。內(nèi)容總結(jié)文件管制培訓教程。文件管制及文件管制的作用。文件管制及文件管制的作用。媒體：可指紙張、光盤、磁盤等。一階文件品質(zhì)/環(huán)境手冊。四階文件品質(zhì)、環(huán)境記錄/表單。WI/FC/ECN/DWG。舉例：已作修訂的品質(zhì)手冊、運作程式、工作指。公司的體系文件均需要管制（受控）即不得擅自修改、復印等，如QMS文件、EMS文件。2.現(xiàn)場人員如何識別所用的文件為受控文件或非受控文件：。思考：如何依據(jù)文件的類型和標識確定所用文件是否為受控文件。思考：文