采購流程管理

采購流程管理采購流程管理采購流程管理xxx公司采購流程管理文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度采購流程管理目的：根據(jù)公司以前采購過程中出現(xiàn)的問題，結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際情況，制定并規(guī)范采購流程，明確采購責(zé)任，對采購過程進(jìn)行控制，確保本公司采購成本控制在合理的范圍，并使產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)滿足設(shè)計(jì)和規(guī)定的要求。采購流程：采購清單→采購前準(zhǔn)備→供應(yīng)商談判→合同簽訂/下單采購→訂單追蹤→到貨檢驗(yàn)→交貨/客戶簽收→協(xié)調(diào)安裝→支付貨款采購清單：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（工程部）根據(jù)所實(shí)施項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、材料及設(shè)備清單根據(jù)工程進(jìn)度編制設(shè)備材料請購單；請購單需詳細(xì)注明所需設(shè)備和材料的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等需求；報(bào)經(jīng)工程部經(jīng)理審核并簽字確認(rèn)，交采購部申請購買相關(guān)設(shè)備材料。采購前準(zhǔn)備：采購人員接到工程部請購單后，應(yīng)充分了解設(shè)備材料的品名和規(guī)格，不清楚的地方需及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通并專業(yè)化理解；采購人員清理庫存，如請購單所列部分設(shè)備材料的規(guī)格型號和庫存產(chǎn)品一致，則單獨(dú)列出，數(shù)量不足部分再另行采購；急件或工程需用日期緊急的設(shè)備材料應(yīng)優(yōu)先辦理采購；根據(jù)請購單按同類產(chǎn)品進(jìn)行分類，每一類產(chǎn)品初選三家以上的供應(yīng)商（事前需充分了解供應(yīng)商的基本情況，如資質(zhì)、產(chǎn)品認(rèn)證、付款條件、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等）；向初選供應(yīng)商以郵件或傳真的方式詳細(xì)說明需采購設(shè)備材料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、售后保障等相關(guān)采購信息；對初選供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行初步地比價(jià)和議價(jià)；供應(yīng)商談判：1、經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)，與初選供應(yīng)商分別進(jìn)行質(zhì)量要求、產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等重要環(huán)節(jié)的溝通談判；2、向部門經(jīng)理通報(bào)溝通協(xié)調(diào)情況，如有必要，部門經(jīng)理再次與供應(yīng)商分別就幾個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行溝通，確保公司的成本控制在合理的范圍內(nèi)；3、將與供應(yīng)商溝通談判情況向總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)，由總經(jīng)理與供應(yīng)商進(jìn)行最后一輪的溝通，綜合評估后，確定本類產(chǎn)品的最終供貨商。合同簽訂/下單采購：1、向供應(yīng)商再次強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的質(zhì)量要求和供貨期要求；2、合同簽訂時(shí)再次核對請購單上設(shè)備材料的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期，交貨地點(diǎn)等信息，務(wù)必做到準(zhǔn)確無誤；3、合同中需注明產(chǎn)品的包裝，如工程業(yè)主方有明確要求的，按照業(yè)主的要求進(jìn)行包裝；4、明確供應(yīng)商應(yīng)提供的售后服務(wù)細(xì)節(jié)（包括安裝調(diào)試環(huán)節(jié)）和質(zhì)量保障期限和質(zhì)保金額；5、在合同中明確供應(yīng)商的違約后果和應(yīng)承擔(dān)責(zé)任，包括必要的經(jīng)濟(jì)處罰；6、向供應(yīng)商準(zhǔn)確無誤地提供需開發(fā)票的本公司詳細(xì)信息；7、供應(yīng)商應(yīng)準(zhǔn)確無誤地提供收款單位的詳細(xì)信息；8、根據(jù)合同條款，填寫請款申請單，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，向供應(yīng)商支付相應(yīng)貨款。（注：因采購人員或財(cái)務(wù)人員自身失誤，填錯(cuò)收款人名稱，開戶行或賬號等，以致對方無法收到貨款，無法按期交貨，造成工期延誤，給予相關(guān)責(zé)任人員200元—2000元的經(jīng)濟(jì)處罰，造成嚴(yán)重后果的，追究相關(guān)責(zé)任直至開除公司。）訂單追蹤：1、根據(jù)合同約定的交貨期，采購人員在供應(yīng)商生產(chǎn)期間應(yīng)與對方聯(lián)絡(luò)人員經(jīng)常保持電話溝通，追蹤訂購產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度；2、因客觀因素，如原材料供應(yīng)、能源緊張等原因造成供應(yīng)商不能如期交貨的，采購人員應(yīng)及時(shí)與本公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通說明原因，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與工程業(yè)主方協(xié)調(diào)，如無法更改交貨時(shí)間，采購人員應(yīng)強(qiáng)勢施壓供應(yīng)商，敦促對方按時(shí)保質(zhì)保量出貨，否則將依據(jù)合同條款追究供應(yīng)商的相關(guān)責(zé)任；3、采購人員應(yīng)給供貨商反復(fù)強(qiáng)調(diào)，產(chǎn)品的規(guī)格型號應(yīng)與合同清單一致，產(chǎn)品銘牌、合格證、說明書均應(yīng)與簽訂的合同保持一致，如因?qū)Ψ藉e(cuò)誤而造成不良后果的，由供應(yīng)商承擔(dān)由此帶來的一切費(fèi)用和責(zé)任；3、發(fā)貨前，采購人員應(yīng)再次與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、地點(diǎn)、收貨人及運(yùn)輸方式，并以傳真的方式通知供應(yīng)商；4、供應(yīng)商承諾發(fā)貨后，應(yīng)立即向?qū)Ψ剿魅“l(fā)貨憑證，并及時(shí)追蹤貨物運(yùn)輸狀況。到貨檢驗(yàn)：1、貨到公司：由采購人員協(xié)同公司技術(shù)人員對產(chǎn)品進(jìn)行開箱檢查，按訂貨合同核對產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及外觀是否滿足合同要求；2、貨到工程現(xiàn)場：由現(xiàn)場項(xiàng)目負(fù)責(zé)人依照合同清單復(fù)印件進(jìn)行以上檢驗(yàn)。交貨/客戶簽收：1、交貨前與甲方協(xié)調(diào)交貨日期、交貨地點(diǎn)、對方收貨人等相關(guān)問題，妥善采用最優(yōu)運(yùn)輸方式（快遞/托運(yùn)/公司自送/外協(xié)汽運(yùn)等）；2、準(zhǔn)備交貨清單，清單上產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等需與合同清單保持一致，蓋公司鮮章交予公司送貨人員（至少一式兩份，甲方保留一份，公司存檔一份）；3、當(dāng)外購的設(shè)備材料是多個(gè)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮各批次產(chǎn)品的到貨時(shí)間盡量集中在一個(gè)時(shí)間段，經(jīng)檢驗(yàn)后統(tǒng)一配送到工程現(xiàn)場，以約公司的物流成本；4、公司送貨人員（工程部技術(shù)人員或現(xiàn)場項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）在甲方指定的交貨地點(diǎn)和業(yè)主/安裝公司/監(jiān)理單位辦理設(shè)備材料的交接，由一方或幾方對貨物進(jìn)行品名、規(guī)格型號、數(shù)量的確認(rèn)，由對方簽字后妥善保管，帶回公司交予采購人員接收存檔；5、按合同約定，供應(yīng)商直接將所訂購的設(shè)備材料發(fā)運(yùn)輸至工程現(xiàn)場的，采購人員應(yīng)事前向供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)按照我方要求填寫好送貨清單，送貨人將貨物運(yùn)送到現(xiàn)場，交業(yè)主/安裝公司/監(jiān)理公司簽字確認(rèn)后，以快遞/掛號信的形式將送貨單原件遞交給公司相關(guān)采購人員保留存檔。安裝協(xié)調(diào)：現(xiàn)場項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在收到甲方/安裝單位的設(shè)備安裝調(diào)試指令后，采購人員按照和供應(yīng)商約訂的合同條款協(xié)調(diào)供應(yīng)商技術(shù)人員到現(xiàn)場進(jìn)行安裝調(diào)試；供應(yīng)商必須嚴(yán)格按照采購人員指令的時(shí)間到達(dá)工程現(xiàn)場進(jìn)行安裝調(diào)試，否則采購人員以合同違約需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任后果向供應(yīng)商施壓；現(xiàn)場安裝調(diào)試過程中如出現(xiàn)問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)在現(xiàn)場與供應(yīng)商技術(shù)人