自己 第五講 商務(wù)管理文書 2課件

第五講商務(wù)管理文書項(xiàng)目一商務(wù)計(jì)劃一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1．了解商務(wù)計(jì)劃的含義、特點(diǎn)和分類。2．掌握商務(wù)計(jì)劃的寫法和寫作要求。3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地?cái)M寫和修改商務(wù)計(jì)劃。二、情境任務(wù)據(jù)我國衛(wèi)生部門保守估計(jì)，我國有2.4億人口存在著不同程度的肥胖，每年僅在減肥保健品方面，消費(fèi)金額就達(dá)60億～100億人民幣，如此巨大的市場需求使得眾多廠家紛紛進(jìn)入這一市場，減肥產(chǎn)品的市場競爭異常激烈。秘書小丁是廣州天美保健品開發(fā)有限公司市場部的員工，該公司主要生產(chǎn)“瘦身男女”減肥產(chǎn)品，為了擴(kuò)大產(chǎn)品的市場份額，公司決定利用春天即將到來的良好時機(jī)開展促銷活動。為了使活動有條不紊地順利進(jìn)行，市場部經(jīng)理召集部門成員針對活動的目標(biāo)、方式、時間、范圍及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等進(jìn)行商討。經(jīng)過全體成員反復(fù)斟酌，確定此次促銷活動的具體內(nèi)容與步驟，小丁根據(jù)商討結(jié)果制訂出促銷活動計(jì)劃。要求：請根據(jù)以上情境，擬寫促銷活動計(jì)劃。四、學(xué)習(xí)指引知識點(diǎn)商務(wù)計(jì)劃是商務(wù)部門和企業(yè)為未來一定時期制定的商務(wù)工作目標(biāo)，以及完成目標(biāo)做出具體安排的文書。企業(yè)中常用的“規(guī)劃”、“安排”、“方案”、“要點(diǎn)”、“打算”等都屬于商務(wù)計(jì)劃的范疇。（一）商務(wù)計(jì)劃的特點(diǎn)1．目的明確2．科學(xué)預(yù)期3．切實(shí)可行4．系統(tǒng)整合5．監(jiān)督調(diào)整（二）商務(wù)計(jì)劃種類按性質(zhì)分為，綜合性計(jì)劃和專題性計(jì)劃。按內(nèi)容分為，管理計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等。按時間分為，長期規(guī)劃（3年以上）、中期計(jì)劃（2～3年）、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃等。按范圍分為，總公司計(jì)劃、分公司計(jì)劃、地域（華北地區(qū)）計(jì)劃、部門計(jì)劃、個人計(jì)劃等。按格式分為，條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃和文表結(jié)合式計(jì)劃。

技能點(diǎn)（一）商務(wù)計(jì)劃的結(jié)構(gòu)和寫法標(biāo)題正文落款2．正文計(jì)劃的內(nèi)容部分，包括前言、目標(biāo)、任務(wù)、措施和步驟回答：做什么為什么做怎樣做（2）主體。計(jì)劃寫作的重點(diǎn)部分，一般必須寫清以下兩方面的內(nèi)容：

1）目標(biāo)任務(wù)：明確制訂出達(dá)到的目標(biāo)（指標(biāo)、數(shù)量和質(zhì)量上的要求）。做什么（3）結(jié)尾。結(jié)尾可以說明計(jì)劃的執(zhí)行要求，也可以提出希望或號召；有的計(jì)劃不專門寫結(jié)尾，主體部分寫完后全文自然結(jié)束。3．落款在正文右下方寫明制訂計(jì)劃的單位名稱和日期。如果標(biāo)題中已經(jīng)標(biāo)明單位名稱，并在下方注上日期，那么落款也可以不寫。（二）商務(wù)計(jì)劃的寫作要求1．客觀求實(shí)2．準(zhǔn)確清晰3．有條有理范例評析五、任務(wù)實(shí)施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點(diǎn)，并完成寫作任務(wù)。六、拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改P19參考答案：1、原文標(biāo)題不規(guī)范2、該計(jì)劃的前言未寫明制定計(jì)劃的依據(jù)、目的。3、該計(jì)劃中的任務(wù)指標(biāo)應(yīng)放在主體的前部。4、原文內(nèi)容存在多處重復(fù)，如第三大條與第四大條中5、9兩小條意思完全重復(fù)或部分重復(fù)，可以合并成一條來寫。其余另有多處。5、原文共寫了四大條，第四大條下又寫了10小條，從其寫作的具體內(nèi)容上看這樣安排結(jié)構(gòu)層次缺乏邏輯性。6、原文中在表達(dá)方式上有不準(zhǔn)確的地方。7、計(jì)劃制定者的署名和日期應(yīng)放在落款處。8、原文中的標(biāo)點(diǎn)符號有誤。回顧：

《瘦身男女》促銷活動方案二、情境任務(wù)2011年，明珠大酒店在悅達(dá)投資有限公司和前進(jìn)商業(yè)集團(tuán)公司的共同經(jīng)營下有了較大的變化，兩家股東投入大量的資金對酒店部分設(shè)備設(shè)施進(jìn)行了更新和改造，荒廢多年的三樓經(jīng)過裝修后重新營業(yè)，彌補(bǔ)了酒店娛樂項(xiàng)目的空缺，使酒店的服務(wù)項(xiàng)目更加完善，針對客房異味的問題，通過打開窗戶通風(fēng)得到了根本的解決，同時對客房舊電視進(jìn)行了更新……，所有的這些給酒店帶來了生機(jī)和希望。酒店設(shè)備的更新、服務(wù)項(xiàng)目的完善、員工服務(wù)水準(zhǔn)的進(jìn)一步提高，使明珠大酒店在2011年的星評復(fù)核中取得有史以來的最好成績——第二名，使明珠大酒店在酒店業(yè)有了較高的聲譽(yù)。酒店注重員工的精神文明建設(shè)，給員工創(chuàng)造了良好的生活空間，將酒店的洗衣房改造成一個寬敞的員工餐廳和員工活動的兩用室，并添置了桌球、乒乓球桌、棋牌等娛樂項(xiàng)目，并多次開展各項(xiàng)比賽，既增強(qiáng)了員工的體質(zhì)又豐富了員工的業(yè)余生活，酒店還將太陽能熱水器安裝到了員工宿舍，解決了員工冬天洗澡的問題。2011年即將過去，明珠大酒店對本年度的工作認(rèn)真進(jìn)行了總結(jié)。要求：請根據(jù)以上情境，擬寫明珠大酒店2011年度工作總結(jié)。三、任務(wù)分析企業(yè)只有不斷地總結(jié)反思才能在商海的風(fēng)浪里穩(wěn)固發(fā)展。完成此任務(wù)需要熟悉商務(wù)總結(jié)的寫作知識與技能，寫作時要全面了解2011年度明珠大酒店的工作情況，比如大堂部、客房部、公關(guān)部、餐飲部、后勤部等各部門工作任務(wù)的完成情況，在充分占有材料的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行分析與歸納，提煉出規(guī)律性認(rèn)識，以指導(dǎo)今后工作。（一）商務(wù)總結(jié)的特點(diǎn)1．實(shí)踐性2．自述性——請問總結(jié)中的主語有沒有“他”或“他們”，“你”或“你們”？3．理論性——感情認(rèn)識上升到理性認(rèn)識（二）商務(wù)總結(jié)的分類按性質(zhì)分為，綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。按內(nèi)容分為，生產(chǎn)總結(jié)、銷售總結(jié)、市場推廣總結(jié)、人力資源工作總結(jié)等。按時間分為，年度總結(jié)、季度總結(jié)、月總結(jié)、階段總結(jié)等。按范圍分為，公司總結(jié)、部門總結(jié)、車間總結(jié)、班組總結(jié)、個人總結(jié)等。！請注意：以單位名義寫的總結(jié)如果標(biāo)題中出現(xiàn)了單位名稱，文后不另署名，也可把日期寫在標(biāo)題下。標(biāo)題中沒有單位名稱，要將署名和日期放在文后。以個人名義寫的總結(jié)，常在標(biāo)題下或文后署名，在文后寫上日期2．正文（1）前言。

簡要概括總結(jié)的目的、對象、時間、地點(diǎn)、背景等基本情況，為下文做鋪墊。有的也通過結(jié)論、提問的方式對總結(jié)的主要內(nèi)容進(jìn)行提示，或?qū)偨Y(jié)的核心問題歸納定論，或?yàn)橐鹱x者的關(guān)注提出問題，以明確總結(jié)的重點(diǎn)。（2）主體。一般包括以下三方面內(nèi)容：①基本做法、成績和經(jīng)驗(yàn)。②問題與教訓(xùn)。③今后的工作和努力的方向。3．落款在正文右下方署上單位名稱，名稱下面標(biāo)明時間。如果單位名稱已署在標(biāo)題下面，則可不再落款。（二）商務(wù)總結(jié)的寫作要求1．求真務(wù)實(shí)2．準(zhǔn)備充分3．分析提煉范例評析（見WORD）五、任務(wù)實(shí)施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點(diǎn)，并完成寫作任務(wù)。六、拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改參考答案：1、材料不足、不具體，更談不上有典型材料本來。

文中首段所寫的一些做法，如“推行、落實(shí)工作責(zé)任制；修建子弟小學(xué)校舍；建方便面生產(chǎn)車間廠房”等做法，客觀上必定存在許多材料和思路的，由于作者未作收集，也就更不可能進(jìn)而對材料作起碼的分析、展開了。由此導(dǎo)致的結(jié)果，是使人對該公司上半年的工作情況不明。2、經(jīng)驗(yàn)體會缺少特點(diǎn)。文中所寫的三條“經(jīng)驗(yàn)”，即“上下團(tuán)結(jié)”、“不怕困難”和“領(lǐng)導(dǎo)帶頭”，基本上任何單位都可以用，而且任何時候都可以用。這也是由于作者對工作和材料未能有所占有和無法施行分析所帶來的結(jié)果。3、結(jié)構(gòu)內(nèi)容不完整。比照總結(jié)正文的結(jié)構(gòu)和寫法，本文漏寫“問題與教訓(xùn)”、“今后的工作和努力方向”等內(nèi)容。項(xiàng)目三商務(wù)報(bào)告一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1．了解商務(wù)報(bào)告的含義、特點(diǎn)、分類和作用。2．掌握商務(wù)報(bào)告的寫法和寫作要求。3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地?cái)M寫和修改商務(wù)報(bào)告。二、情境任務(wù)恒達(dá)集團(tuán)總公司業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，其業(yè)務(wù)已輻射多個省、市、區(qū)。2011年6月，集團(tuán)總公司擬在江蘇省成立分公司并組建江蘇分公司籌備小組?？偣绢I(lǐng)導(dǎo)要求籌備小組成員結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌鲂枰e極穩(wěn)妥地落實(shí)各項(xiàng)籌備工作?；I備小組于2011年7月奔赴江蘇全面開展工作，經(jīng)過三個月的努力，第一階段的籌備工作基本告一段落，完成了分公司營銷總部、企業(yè)部及倉儲地的選址、租賃，與當(dāng)?shù)卣拖嚓P(guān)部門達(dá)成初步合作意向等。為解決在籌備工作當(dāng)中遇到的資金困難等問題，及時獲得集團(tuán)總公司的工作指導(dǎo)意見，順利完成第二階段的籌備工作，籌備小組商議，擬行文向集團(tuán)總公司匯報(bào)第一階段籌備工作的進(jìn)展情況。要求：請根據(jù)以上情境，以恒達(dá)集團(tuán)總公司江蘇分公司籌備小組的名義擬寫一份報(bào)告，向集團(tuán)總公司匯報(bào)第一階段籌備工作的進(jìn)展情況。三、任務(wù)分析商務(wù)報(bào)告與公文報(bào)告的屬性一致，都是用來匯報(bào)工作、陳述情況的，只是商務(wù)報(bào)告?zhèn)戎仄髽I(yè)的經(jīng)營活動，面更寬；受文對象有上級管理層，有同級有關(guān)部門，有股東等公眾；寫作結(jié)構(gòu)雖有約定俗成的體式，但應(yīng)用中靈活得多。完成上述任務(wù)，一要明確寫報(bào)告的目的；二要掌握需要報(bào)告事項(xiàng)的詳細(xì)情況；三要熟悉商務(wù)報(bào)告寫作的相關(guān)知識與技能。四、學(xué)習(xí)指引

知識點(diǎn)商務(wù)報(bào)告是用于向上級管理層、有關(guān)部門或董事會、股東大會匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)有關(guān)方面咨詢的一種商務(wù)管理文書。（一）商務(wù)報(bào)告的特點(diǎn)1．目的明確2．陳述為主3．注重時效（二）商務(wù)報(bào)告的類型按內(nèi)容涉及面劃分為，綜合性報(bào)告與專題性報(bào)告。按時間劃分為，年度報(bào)告、季度報(bào)告等。按用途劃分為，工作報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、呈送報(bào)告等。（三）商務(wù)報(bào)告與商務(wù)總結(jié)的區(qū)別

共同點(diǎn)：都需要客觀、全面地反映實(shí)際情況。區(qū)別：1.商務(wù)總結(jié)是為“自我”（本單位本部門）而寫，通常在內(nèi)部流通，除了介紹、推廣經(jīng)驗(yàn)，一般不需向外公布；商務(wù)報(bào)告是寫給上級或有關(guān)部門、人員看的，如果向上級匯報(bào)工作，反映情況，要用“報(bào)告”而不是“總結(jié)”。2.從表達(dá)上看，商務(wù)總結(jié)采用夾敘夾議的方法，通過分析評議，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而商務(wù)報(bào)告則是以敘述為主，反映情況。3.對今后的工作，報(bào)告的意見常常是具體的，而總結(jié)只需概況今后的進(jìn)取方向即可。技能點(diǎn)（一）商務(wù)報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫法1．標(biāo)題（1）由事由和文種兩部分構(gòu)成。如：《關(guān)于小家電產(chǎn)品的質(zhì)量抽查報(bào)告》。（2）由發(fā)文單位、事由和文種三部分構(gòu)成。如：《華貿(mào)通用公司2003年利潤分配情況報(bào)告》。！請注意篇幅長的和內(nèi)容多的報(bào)告往往要列出報(bào)告的目錄，放在標(biāo)題后面，讓閱讀者清楚報(bào)告的主要內(nèi)容。2．受文者有的答復(fù)性報(bào)告、呈送報(bào)告等需要在標(biāo)題下面頂格書寫主送單位或主送人；有的工作報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等沒有特別需要，也可以不寫受文者。3．正文（1）引言。用簡潔的話語交代報(bào)告的目的和依據(jù)，說明緣由。（2）主體。主體部分是報(bào)告的核心，內(nèi)容是陳述報(bào)告有關(guān)事項(xiàng)。不同報(bào)告用意不同，內(nèi)容相差很大，寫法也不同。（3）結(jié)語。有的商務(wù)報(bào)告用類似公文報(bào)告的結(jié)語，如“專此報(bào)告”等結(jié)束，有的也可以不寫結(jié)語。4．落款在正文右下方寫上呈報(bào)者單位或姓名及日期。如需要，可以加蓋公章。（二）商務(wù)報(bào)告的寫作要求1．如實(shí)呈現(xiàn)2．?dāng)⑹龊喢?．呈現(xiàn)多樣化范例評析拆線圖

柱狀圖

餅狀圖

流程圖五、任務(wù)實(shí)施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點(diǎn)，并完成寫作任務(wù)。六、拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改P33參考答案：該報(bào)告正文部分沒有進(jìn)行合理分類，所以報(bào)告的觀點(diǎn)不鮮明突出，材料的安排也比較混亂。修改如下:1、第二、五、七段可以歸為一類。說明企業(yè)通過調(diào)研找到生產(chǎn)上存在的問題，并提出開發(fā)符合市場需要的產(chǎn)品、籌集資金、增置設(shè)備等措施提高了生產(chǎn)能力，增加收入從而化解癥結(jié)。這三段可以概括為：針對薄弱環(huán)節(jié)、平衡生產(chǎn)能力。2、第三和第四段分別說明的是企業(yè)積極開發(fā)國際和國內(nèi)市場，生產(chǎn)出滿足國內(nèi)外市場需要的產(chǎn)品，擴(kuò)大了市場規(guī)模、提高企業(yè)利潤?？梢詫⑦@部分內(nèi)容歸納為：了解市場需求、增產(chǎn)適銷品種。3、第六段則說明的是企業(yè)不斷改進(jìn)染料配方，降低生產(chǎn)成本達(dá)到增產(chǎn)節(jié)支的目的。其意義總結(jié)為：改進(jìn)染料配方、降低產(chǎn)品成本。項(xiàng)目四備忘錄一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1．了解備忘錄的含義、特點(diǎn)、種類和作用。2．掌握備忘錄的寫法和寫作要求。3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地?cái)M寫和修改備忘錄。二、情境任務(wù)恒博公司為了豐富員工的業(yè)余生活，決定開辦一次“電影之夜”活動，該公司宣傳部秘書李曉需要起草一份備忘錄，張貼在宣傳欄里，邀請公司所有的員工參加，要求在備忘錄里寫清楚電影之夜舉辦的時間、地點(diǎn)，而且還要懇請大家對如何開展好這次“電影之夜”活動提出好的建議和設(shè)想。要求：請根據(jù)以上情境，擬寫一份備忘錄。三、任務(wù)分析該任務(wù)是機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作備忘錄的寫作。完成此任務(wù)需要了解備忘錄的含義、特點(diǎn)，熟悉備忘錄的類型，掌握備忘錄的結(jié)構(gòu)寫法與格式要求。四、學(xué)習(xí)指引知識點(diǎn)備忘錄是記錄有關(guān)公務(wù)活動或事務(wù)，以備忘和提醒的一種事務(wù)性文書。（一）備忘錄的特點(diǎn)1．事務(wù)性2．簡明扼要3．形式靈活（二）備忘錄的類型技能點(diǎn)（一）備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法1．標(biāo)題（1）直接寫文種名稱，即《備忘錄》。（2）單位名稱文種。如：《大華電器設(shè)備有限公司備忘錄》。（3）單位名稱事由文種。如：《天意電器設(shè)備公司與豐茂集團(tuán)公司合作開發(fā)機(jī)電產(chǎn)品會談備忘錄》。2．機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作備忘錄的結(jié)構(gòu)：文頭正文（1）文頭包括以下幾部分：1）發(fā)給或致：填寫受文者姓名。2）發(fā)自或自：填寫發(fā)文者姓名。3）日期：填寫備忘錄發(fā)出的日期。4）抄送：填寫需要知道該信息的人員姓名（根據(jù)需要）。5）編號：可有可無。6）主題：簡明扼要地說明備忘錄的主題思想。（2）正文。直截了當(dāng)寫清要辦的事，如果內(nèi)容多，可分條寫。3．機(jī)構(gòu)之間商務(wù)談判備忘錄正文結(jié)構(gòu)（1）導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點(diǎn)、會談項(xiàng)目等。（2）主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項(xiàng)、一致或不一致的意見、觀點(diǎn)和做出的有關(guān)承諾。通常采用分條列項(xiàng)式記錄。（3）結(jié)尾。多數(shù)不另寫結(jié)尾。（4）落款。各方談判的代表簽字、標(biāo)明時間。（二）備忘錄的寫作要求1．責(zé)任明確2．不用敬語范例評析五、任務(wù)實(shí)施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點(diǎn)，并完成寫作任務(wù)。六、拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改P38參考答案：1、發(fā)給人不當(dāng)，應(yīng)發(fā)給部門所有員工。2、部門經(jīng)理應(yīng)作為抄送人。3、主題提煉不準(zhǔn)確，改為“同事XX出國歡送會”。4、正文部分寫作應(yīng)明確出國同事的姓名，歡送會的時間應(yīng)明確到X時到X時，地點(diǎn)還應(yīng)更具體。項(xiàng)目五商務(wù)短信一、學(xué)習(xí)目標(biāo)1．了解介紹信、證明信的含義、特點(diǎn)、種類和作用。2．掌握介紹信、證明信的寫法和寫作要求。3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地?cái)M寫和修改介紹信、證明信。二、情境任務(wù)上海國際會展中心將于近日舉辦一次大型會展活動，中創(chuàng)集團(tuán)決定派業(yè)務(wù)副總王子漁前去學(xué)習(xí)取經(jīng)，秘書小陳要為王副總分別準(zhǔn)備一封介紹信和證明信。要求：請根據(jù)以上情境，擬寫介紹信、證明信。三、任務(wù)分析企業(yè)對外聯(lián)系時，常需要出具書面信息說明身份等，雖然這類文書字?jǐn)?shù)不多，但具有相當(dāng)?shù)膰?yán)肅性，需要認(rèn)真書寫。完成此任務(wù)首先要了解需要被介紹、被證明的人或事的緣由，其次要掌握各類介紹信、證明信的結(jié)構(gòu)寫法，熟悉書信的格式。四、學(xué)習(xí)指引介紹信知識點(diǎn)介紹信是企業(yè)用來介紹所派遣人員的姓名、職務(wù)等有關(guān)身份和說明接洽任務(wù)事項(xiàng)的專用書信。技能點(diǎn)（一）專用介紹信1．介紹信存根部分內(nèi)容一般包括標(biāo)題、編號、持介紹信者姓名、人數(shù)、前往何處、聯(lián)系何事，以及日期幾項(xiàng)，存根是僅供本企業(yè)在必要時查考用的。2．介紹信本文部分內(nèi)容一般包括標(biāo)題、編號、聯(lián)系單位或聯(lián)系人、持介紹信者姓名、職務(wù)、人數(shù)、聯(lián)系何事或有何要求、祝頌語、署名、日期、公章等。如有必要，可以注明有效期限。（二）普通介紹信普通介紹信與專用介紹信的內(nèi)容基本相同，只是不帶存根，也不需要編號，用在企業(yè)一般性工作的接洽聯(lián)絡(luò)上。（三）書寫介紹信寫作要求與商務(wù)信函相似例文評析證明信知識點(diǎn)證明信是以企業(yè)或個人名義，憑著確鑿的證據(jù)證明某人的身份、經(jīng)歷、收入，或者證明有關(guān)事項(xiàng)，或者證明代理的權(quán)限范圍的專用文書，有的稱作證明書，有的稱作