物業(yè)公司行政人事部崗位設(shè)置作業(yè)規(guī)范

145/146重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-1作業(yè)規(guī)范行政人事部崗位設(shè)置圖版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共1頁簽發(fā)日期編制采購專員副經(jīng)理采購主管司機庫管員文員資料內(nèi)勤員培訓(xùn)專員行政人事專員行政人事主管經(jīng)理助理經(jīng)理采購專員副經(jīng)理采購主管司機庫管員文員資料內(nèi)勤員培訓(xùn)專員行政人事專員行政人事主管經(jīng)理助理經(jīng)理重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-2作業(yè)規(guī)范行政人事部要緊職能版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.針對公司的經(jīng)營治理目標(biāo)和進展規(guī)劃，提出合理的機構(gòu)設(shè)置和職位配置方案，制定人力資源開發(fā)和治理打算。2.負責(zé)實施職員的招聘、培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、考核和人員調(diào)配等工作，并建立人事檔案。3.健全公司內(nèi)部治理規(guī)章制度和崗位職責(zé)，制定工作標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)道德規(guī)范，監(jiān)督檢查實際執(zhí)行情況。4.對職員、業(yè)主、住戶以及相關(guān)方意識與技能的培訓(xùn)進行有效策劃、實施和治理。5.跟蹤公司的質(zhì)量方針和目標(biāo)適時實施人力資源治理。（含建立公司人才資源檔案）。6.以公司名義向內(nèi)向外發(fā)送的文件的起草和文印。7.安排各種會議，編寫會議紀(jì)要、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等材料。負責(zé)處理日常行政事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，督促、檢查各項決策、決議的實施，反饋有關(guān)信息。8.外部文件資料（含開發(fā)商移交的技術(shù)檔案資料）的完整收集和保存及檔案治理。9.公共關(guān)系事務(wù)的處理。10.法律事務(wù)的處理。11.本部日常治理工作臺，以及電腦、局域網(wǎng)、清潔衛(wèi)生的治理。12.公司各部門對公司的相關(guān)合同進行評審。13.有關(guān)部門按程序進行供主評定，負責(zé)在合格供方名單規(guī)定的單位中采購物資/服務(wù)（含重要設(shè)備的關(guān)鍵備品配件）。14.公司車輛、后勤、保密、安全等方面的治理，保證公司日常經(jīng)營活動的需要。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-3作業(yè)規(guī)范行政人事部質(zhì)量目標(biāo)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁依照公司2003年質(zhì)量目標(biāo)，結(jié)合本部門實際工作制訂2003年行政人事部質(zhì)量目標(biāo)：1.公司各項行政治理工作實現(xiàn)PDCA循環(huán)率100%2.職員培訓(xùn)覆蓋率/合格率100%3.業(yè)主/租客培訓(xùn)覆蓋率/培訓(xùn)合格率≥80%4.內(nèi)外文件起草合格率≥90%5.內(nèi)外部文件資料收集完整率及保存完好率≥95%6.公司本部清潔衛(wèi)生日檢查合格率100%7.公司公共/法律關(guān)系事務(wù)處理及時率/中意率≥90%8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的成功率/及時率100%9.合同評審率100%10.內(nèi)外關(guān)系信息傳遞準(zhǔn)確率/及時率100%重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-4作業(yè)規(guī)范行政人事部工作職責(zé)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.負責(zé)公司總部來電、來訪、來信等日常行政接待工作。2.負責(zé)草擬公司行政公文（如通知、請示、決議等）和各類文件的打印工作。3.負責(zé)公司行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及文件檔案資料的立卷歸檔工作。4.負責(zé)公司各類書籍報刊的購置、分類、保管、借閱、治理工作。5.負責(zé)公司行政印鑒及各服務(wù)中心印章治理工作。6.負責(zé)公司總部各部門及各服務(wù)中心的協(xié)調(diào)工作，落實上傳下達任務(wù)。7.負責(zé)公司與萬怡公司及其下屬各分公司、樓盤項目部，行政人事主管部門及其它相關(guān)業(yè)務(wù)單位的溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。8.負責(zé)辦理公司各種業(yè)務(wù)招待活動。9.負責(zé)公司車輛的調(diào)度使用和維修工作。10.負責(zé)公司各部門/各服務(wù)中心所有物資的庫存、調(diào)度及分配工作。11.負責(zé)公司各部門/各服務(wù)中心固定資產(chǎn)的建賬、登記、領(lǐng)用等治理工作。12.負責(zé)公司行政人事部布局規(guī)劃及辦公環(huán)境、辦公秩序的治理與維護工作。13.負責(zé)公司內(nèi)部文體娛樂活動和其它各種對外活動的策劃組織及安排工作。14.負責(zé)公司工商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等各種證件的治理及年審工作。15.負責(zé)公司行政人事部辦公設(shè)施設(shè)備（計算機、復(fù)印機、油印機、傳真機、飲水機、辦公桌椅、空調(diào)機、文件柜等）的治理、維護、保養(yǎng)。16.負責(zé)協(xié)助各服務(wù)中心與市物價局、地房局、市公安局相關(guān)部門、物業(yè)服務(wù)中心業(yè)務(wù)聯(lián)系及溝通工作。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-5作業(yè)規(guī)范行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé)與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé)1.直接對總經(jīng)理助理負責(zé)。2.按PDCA循環(huán)的方式對行政人事部工作實施治理并指導(dǎo)其職員的工作。3.負責(zé)對本部門職員進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓(xùn)。4.負責(zé)主持初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。5.負責(zé)牽頭對分包方、供方進行評價。6.負責(zé)辦理公司工商營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等各種證件的年審及變更工作7.主持合同評審。8.負責(zé)采購打算的審核。9.負責(zé)組織對文件資料收集準(zhǔn)確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔率，社區(qū)服務(wù)中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培訓(xùn)治理、行政內(nèi)勤治理、物資供應(yīng)治理、文件資料治理、檔案治理等工作內(nèi)容。3.具有較強的組織和協(xié)調(diào)能力，能調(diào)動思想政治工作部門職員積極性并使其為實現(xiàn)公司及本部門質(zhì)量目標(biāo)而作出貢獻。4.具有專門強的溝通能力，能獨立處理公司對內(nèi)、對外各種關(guān)系。5.具有以顧客為關(guān)注焦點的意識，確保顧客及相關(guān)方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作經(jīng)驗，并取得物業(yè)經(jīng)理上崗證，年齡28歲至45歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-6作業(yè)規(guī)范行政人事部經(jīng)理助理崗位職責(zé)與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事部經(jīng)理助理崗位職責(zé)1.直接對行政人事部經(jīng)理負責(zé)。2.按PDCA循環(huán)的方式協(xié)助行政人事部經(jīng)理對行政人事部工作實施治理。3.負責(zé)對本部門職員進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓(xùn)。4.負責(zé)初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。5.負責(zé)采購打算的初審。6.負責(zé)協(xié)助行政人事部經(jīng)理組織對文件資料收集準(zhǔn)確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔率，社區(qū)服務(wù)中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培訓(xùn)治理、行政內(nèi)勤治理、文件資料治理、檔案治理等工作內(nèi)容。3.具有較強的組織和協(xié)調(diào)能力，能調(diào)動思想政治工作部門職員積極性并使其為實現(xiàn)公司及本部門質(zhì)量目標(biāo)而作出貢獻。4.具有專門強的溝通能力，能獨立處理公司對內(nèi)、對外各種關(guān)系。5.具有以顧客為關(guān)注焦點的意識，確保顧客及相關(guān)方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作經(jīng)驗，并取得物業(yè)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至35歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-7作業(yè)規(guī)范行政人事部副經(jīng)理崗位職責(zé)與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事部副經(jīng)理崗位職責(zé)1.直接對行政人事部經(jīng)理負責(zé)。2.按PDCA循環(huán)的方式行政人事部經(jīng)理對行政人事部工作實施治理。3.負責(zé)對本部門職員進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓(xùn)。4.負責(zé)協(xié)助經(jīng)理對分包方、供方進行評價。并作好相關(guān)記錄。5.負責(zé)初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施。6.負責(zé)采購打算的初審。7.負責(zé)治理職工食堂和職員宿舍。8.治理車輛和車輛的調(diào)度9.負責(zé)協(xié)助行政人事部經(jīng)理組織對文件資料收集準(zhǔn)確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔率，社區(qū)服務(wù)中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培訓(xùn)治理、行政內(nèi)勤治理、文件資料治理、檔案治理等工作內(nèi)容。3.具有較強的組織和協(xié)調(diào)能力，能調(diào)動思想政治工作部門職員積極性并使其為實現(xiàn)公司及本部門質(zhì)量目標(biāo)而作出貢獻。4.具有專門強的溝通能力，能獨立處理公司對內(nèi)、對外各種關(guān)系。5.具有以顧客為關(guān)注焦點的意識，確保顧客及相關(guān)方的需求得到滿足。6.其它要求：大專及以上文化程度，具有三年以上物業(yè)治理公司工作經(jīng)驗，并取得物業(yè)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至35歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-8作業(yè)規(guī)范采購主管崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁采購主管崗位職責(zé)1.對行政人事部經(jīng)理負責(zé)。2.負責(zé)對分包方、供方進行評價。3.負責(zé)具體實施合格供方的評定，負責(zé)采購打算的編制。4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理。5.負責(zé)按采購操縱程序?qū)|(zhì)量目標(biāo)實現(xiàn)情況的統(tǒng)計并將統(tǒng)計結(jié)果及時傳遞到品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內(nèi)容，公司質(zhì)量治理體系相關(guān)作業(yè)程序和作業(yè)規(guī)范。2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理的能力。3.具有一定的社會關(guān)系，并能及時依照公司的實際情況建立供方關(guān)系的能力。4.其它要求：大專及以上學(xué)歷，具有二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，年齡25歲至45歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-9作業(yè)規(guī)范采購專員理崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁采購專員崗位職責(zé)1.對采購主管負責(zé)。2.負責(zé)對分包方、供方進行評價。3.負責(zé)具體實施合格供方的評定，負責(zé)采購打算的編制。4.具體實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理。入職要求1.了解ISO9001：2000內(nèi)容，公司質(zhì)量治理體系相關(guān)作業(yè)程序和作業(yè)規(guī)范。2.具有實施物品采購工作，對合格供方實施動態(tài)治理的能力。3.有一定社會關(guān)系，并能及時依照公司的實際情況建立供方關(guān)系的能力。3.其它要求：大專及以上學(xué)歷，具有二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，年齡25歲至45歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-10作業(yè)規(guī)范行政人事主管崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事主管崗位職責(zé)1.對行政人事部經(jīng)理負責(zé)。2.負責(zé)公司對外聯(lián)系事務(wù)。3.與政府相關(guān)職能主管部門保持聯(lián)系，及時了解當(dāng)?shù)匚飿I(yè)治理行業(yè)動態(tài)及相關(guān)政策，并將所獵取的信息及時向行政人事部經(jīng)理報告4.負責(zé)公司規(guī)章制度和對外文件起草等和公司部行政人事事務(wù)的處理。5.負責(zé)對本部門職員進行職業(yè)意識和職業(yè)技能的培訓(xùn)。6.負責(zé)協(xié)助行政人事部經(jīng)理主持初審公司各項治理規(guī)章制度并監(jiān)督實施.。7.負責(zé)對分包方、供方進行評價。8.審核公司刊物。9.負責(zé)對社區(qū)服務(wù)活動方案的審定。10.協(xié)助行政人事部經(jīng)理組織對公司文件資料收集準(zhǔn)確/完整率及保存完好率，合同評審率，合格供方評定率，物業(yè)治理費收支公告率，業(yè)主/租客動態(tài)檔案建檔率，社區(qū)服務(wù)中意率，組織利潤盈虧率等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培訓(xùn)治理、行政內(nèi)勤治理、物資供應(yīng)治理、文件資料治理、檔案治理等工作內(nèi)容。3.具有一定的組織和協(xié)調(diào)能力，能調(diào)動思想政治工作部門職員積極性并使其為實現(xiàn)公司及本部門質(zhì)量目標(biāo)而作出貢獻。4.具有專門強的溝通能力，能處理公司對內(nèi)、對外各種關(guān)系。5.具有以顧客為關(guān)注焦點的意識，確保顧客及相關(guān)方的需求得到滿足。6.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專及以上學(xué)歷，具有三年以上物業(yè)治理公司工作經(jīng)驗，并取得物業(yè)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至45歲，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-11作業(yè)規(guī)范行政人事專員崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事專員崗位職責(zé)1.對行政人事主管負責(zé)。2.負責(zé)及時跟蹤公司動態(tài)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，按PDCA循環(huán)的方式，對公司人力資源實施動態(tài)治理。3.負責(zé)依照職員的招聘、錄用等，并建立動態(tài)治理。4.負責(zé)牽頭策劃組織對相關(guān)方實施考核、驗證，并保存記錄。5.與各部門、各服務(wù)中心保持緊密聯(lián)系，了解其工作狀況及各項需要，并做好協(xié)調(diào)工作。6.及時傳達公司內(nèi)部各種文件、通知，落實好上傳下達任務(wù)。7.并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)及時傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內(nèi)容，深刻領(lǐng)悟人力資源治理關(guān)于本公司興衰存忘的重要作用，能熟練掌握人力資源治理技能的能力。2.具有對人力資源實施治理的能力。3.具有對職員考核過程按ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求進行策劃的能力。4.具有較強的組織和協(xié)調(diào)能力，確保培訓(xùn)的有效實施。5.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專以上學(xué)歷，具有三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗；年齡25歲至35歲之間，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-12作業(yè)規(guī)范培訓(xùn)專員崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁培訓(xùn)專員崗位職責(zé)1.對行政人事主管負責(zé)。2.負責(zé)及時跟蹤公司動態(tài)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，按PDCA循環(huán)的方式，對公司人力資源實施動態(tài)治理。3.負責(zé)職員意識及技能方面的培訓(xùn)策劃、組織、實施和驗證。4.負責(zé)牽頭策劃組織對相關(guān)方實施培訓(xùn)、考核、驗證與演練，并保存培訓(xùn)/演練記錄。5.與各部門、各服務(wù)中心保持緊密聯(lián)系，了解其工作狀況及各項需要，并做好協(xié)調(diào)工作。6.并將統(tǒng)計資料和數(shù)據(jù)及時傳遞至品質(zhì)治理部。入職要求1.了解ISO9001：2000內(nèi)容，深刻領(lǐng)悟人力資源治理關(guān)于本公司興衰存忘的重要作用，熟練掌握人力資源治理技能，熟悉職員培訓(xùn)程序、業(yè)主/租客培訓(xùn)程序。2.具有對職員培訓(xùn)和業(yè)主/租客培訓(xùn)過程按ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求進行策劃的能力。3.具有較強的組織和協(xié)調(diào)能力，確保培訓(xùn)的有效實施。4.其它要求：人力資源治理、物業(yè)治理專業(yè)大專以上學(xué)歷，具有三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗；年齡25歲至35歲之間，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-13作業(yè)規(guī)范文員崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁文員崗位職責(zé)1.負責(zé)公司總部各部門各類文件的打字（?。┕ぷ鳎⒆龊糜涗?。2.3.負責(zé)公司總臺的長途電話、傳真機、總臺電腦使用治理，做好使用記錄。4.5.負責(zé)公司各種會議會前預(yù)備工作（如預(yù)訂會議室、通知與會人員）。6.負責(zé)公司中高層例會、部門例會的會議記錄分發(fā)至各有關(guān)部門。7.負責(zé)公司總部計算機（除財務(wù)專用外）、復(fù)印機、傳真機的關(guān)機治理，聯(lián)系維修，定期保養(yǎng)及及時更換墨粉、復(fù)印紙等工作。8.負責(zé)公司總部行政人事部報刊書籍的裝訂、接收、分類治理工作。9.負責(zé)公司總部各部門/各服務(wù)中心文件資料的復(fù)印、油印工作，并做好登記。10.負責(zé)按時開啟、關(guān)閉公司總部行政人事部所有門窗（簾）、空調(diào)機及飲水機。11.負責(zé)公司總部行政人事部職員飲用水的訂購及更換。12.負責(zé)給公司重要來訪客人端茶送水，保持總臺接待物品擺放整齊。13.負責(zé)定期更改和打印公司通訊錄。14.負責(zé)公司總部打孔機、裝訂機的治理和使用。15.負責(zé)公司總部人員考勤登記工作。16.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。入職要求1.熟悉辦公室的工作，同意過專業(yè)的禮儀禮貌知識培訓(xùn)，對物業(yè)治理方面的知識有一定的了解。2.具有較強的計算機操作技能，能熟練的應(yīng)用辦公軟件進行文字表格處理。3.具有良好的語言表達能力，應(yīng)變能力，親和力強。4.其它要求：物業(yè)治理、文秘專業(yè)等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷，有一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，工作態(tài)度認真、不卑不亢、踏實肯干，年齡最好在21歲至26歲之間，女性為宜。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-14作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁資料內(nèi)勤員崗位職責(zé)1.對行政人事主管負責(zé)。2.負責(zé)公司行政人事部各類行政公文（除人事任免）的草擬、送審、登記、保存、歸檔工作。3.負責(zé)公司外來文件（特指政府部門、上級公司、同級項目部）的收集、傳閱、呈批、催辦、保存、歸檔工作。4.負責(zé)公司總部行政人事部各類專業(yè)書籍、業(yè)務(wù)資料的分類、整理及借閱登記按期催還工作。5.負責(zé)接收登記公司內(nèi)部（各部門/各服務(wù)中心）來函，及時分送各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門處理并負責(zé)催辦，最后分類整理歸檔。6.負責(zé)公司各部門/各服務(wù)中心各種合同協(xié)議送審、分發(fā)、歸檔、保存整理工作。7.負責(zé)公司工商資料、各類資質(zhì)證書等機密資料的登記、歸檔、保管工作。8.負責(zé)公司總部行政人事部所有臺式計算機、手提電腦、打印機、復(fù)印機、空調(diào)機等使用講明書、保修（維修）卡、驅(qū)動光盤等資料的登記、分類、整理、歸檔及借用治理工作。9.負責(zé)對公司各種活動圖片、相（影）片、圖表收集、分類、整理歸檔工作。10..負責(zé)裝訂公司各類文件資料。11.負責(zé)指導(dǎo)各部門/服務(wù)中心資料內(nèi)勤員進行資料和檔案治理工作。12.每月20日定期對公司所有檔案集中系統(tǒng)整理、盤查一次。13.遵守公司保密制度，不散布、傳播在工作中接觸的公司資料、決策等屬保密的事項。14.負責(zé)參與公司擬接管物業(yè)的標(biāo)書或物業(yè)方案的策劃和制作。15.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。入職要求1.了解職ISO9001：2000內(nèi)容，熟悉公司各部門職責(zé)及工作程序，熱愛物業(yè)治理內(nèi)勤工作，熟悉文件資料操縱程序，熟悉檔案治理工作及相關(guān)的法律法規(guī)。2.具有文印能力，檔案收集、分整、歸檔、整理和保管的能力，實施各種物業(yè)相關(guān)中介服務(wù)的能力。3.具備一定的計算機操作技能，會使用常用的辦公軟件。4.其它要求：物業(yè)治理、行政治理、法律等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷；同意過主管部門正規(guī)的物業(yè)治理培訓(xùn)，取得國家建設(shè)部頒發(fā)的物業(yè)治理上崗證；具有兩年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，年齡在23歲至30歲之間，身心健康，性不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-15作業(yè)規(guī)范庫管員崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁庫管員崗位職責(zé)1.對行政人事主管負責(zé)。2.負責(zé)公司總部行政人事部所有物品、工具、材料的驗收、入庫登記并做好實物賬的登記工作，負責(zé)各服務(wù)中心物資物品的調(diào)撥治理工作。3.嚴(yán)格按照物品領(lǐng)用制度進行辦公用品、材料、其它物品的發(fā)放、回收并做好登記工作。4.物品出入庫、調(diào)撥要及時登記，做到入賬及時，入庫單、出庫單、調(diào)撥單等單據(jù)當(dāng)日清理。5.掌握物品庫存動態(tài)，負責(zé)物品申購打算；6.負責(zé)日常的倉庫檢查及每月月底各服務(wù)中心的盤點工作，并編制月度報表報送公司財務(wù)部；7.做好專用工具的借用、歸還、登記工作，嚴(yán)禁私自借用工具及用品。8.負責(zé)倉庫環(huán)境清潔衛(wèi)生及安全消防治理工作；9.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。入職要求1.對ISO9001：2000的內(nèi)容有一定的了解。2.有一定財務(wù)知識和計算機操作能力，具備倉庫物資治理能力，熟悉財務(wù)盤點、物品盤存的相關(guān)流程。3.其它要求：行政治理、財經(jīng)等相關(guān)專業(yè)中專以上學(xué)歷，半年以上物質(zhì)、倉庫治理工作經(jīng)驗，為人老實，作風(fēng)正派，年齡在23歲至30歲之間。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-16作業(yè)規(guī)范司機崗位職責(zé)及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁司機崗位職責(zé)1.負責(zé)公司的公務(wù)用車。2.服從調(diào)度分配，依照要求執(zhí)行出車任務(wù)。3.負責(zé)車輛的日常維護和保養(yǎng)，注意保持車輛整潔。4.努力鉆研業(yè)務(wù)技術(shù)，熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態(tài)之中，發(fā)覺不安全因素，及時排除。5.加強安全意識，自覺遵守交通規(guī)則，保證行車安全。6.配合主管部門做好車輛的維修保養(yǎng)和年審工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行車輛治理規(guī)定，節(jié)約用油，降低能量消耗。8.下班后按指定地點停放車輛保管，嚴(yán)禁公車私用。9.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。入職要求1.熟悉各種機動車輛的駕駛技能、交通規(guī)則以及重慶交通地形。2.熟悉車輛性能，保證車輛隨時處于良好狀態(tài)之中，發(fā)覺不安全因素，及時排除。3.其它要求：通過駕駛培訓(xùn)，取得相應(yīng)車輛駕駛證，三年以上機動車駕齡，高中以上學(xué)歷，年齡最好在23歲至40歲之間。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-17作業(yè)規(guī)范接待來訪治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的明確公司行政人事部接待來訪制度，樹立企業(yè)良好形象，提高服務(wù)質(zhì)量。2.適用范圍適用于公司總部行政人事部總臺接待工作。3.職責(zé)公司行政人事部負責(zé)來人來訪接待工作。4.工作規(guī)定 4.1保持接待區(qū)域的整潔及待客用品（紙杯、茶葉）齊全。4.2工作期間要穿著工作制服或職業(yè)裝，儀態(tài)端莊，保持良好的精神面貌。4.3來訪人進入行政人事部，接待人員應(yīng)點頭示意或起立，以表示尊重。盡量少讓客人久等，否則，應(yīng)誠懇表示歉意。4.4及時、準(zhǔn)確地記錄來訪者姓名、單位及來訪意圖，能解決的問題及時解決。自己不能解決的，應(yīng)一直訪者解釋清晰或講明找哪個部門解決，杜絕講“不明白”。4.5有關(guān)人員不在，應(yīng)禮貌地代為約定時刻；如有重要情況，應(yīng)在“接待記錄表”內(nèi)登記，并及時聯(lián)系有關(guān)人員。4.6給客人指示方向或作介紹時，不要用一只手指指點點，應(yīng)手臂伸直，手指自然并攏，掌心向上，軀體前傾、眼睛兼顧對方并指示目標(biāo)。4.7接待人員不得擅離崗位；如遇專門情況離崗，必須請其他同事替換。4.8行政人事部接待的禮貌語言和禮貌動作：4.8.1客人進門講：您好、請坐、請喝茶、您請看。4.8.2客人走時講：感謝、對不起、這是我應(yīng)該做的、您慢走、再見。4.9迎接重要客人時，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)、人員要出門等候，不能坐在室內(nèi)靜候。4.10他人相互交談時，不要隨便去旁聽或隨意插話。若須打斷，應(yīng)等對方談話告一段落時，講聲“對不起，我打斷一下能夠嗎？”得到同意后再插話。4.11客人在過道或樓梯間，工作人員不能從客人中間穿過，應(yīng)先道一聲“對不起，請讓一下”，待對方移步后再從側(cè)面通過。4.12送客時，應(yīng)等客人站起來后同時起身，親切道不?？腿松焓种笤傥詹弧?.13對一般的客人送到門口，等待客人提出“留步”后方可講：“原諒不遠送，歡迎您再來。”返身進門時關(guān)門要輕，不能重重一扣。關(guān)于重要客人，領(lǐng)導(dǎo)或長輩，應(yīng)扶送上車，待到車子啟動，面帶微笑揮手道不，目送車子遠去4.14接聽來電時，應(yīng)使用禮貌用語，如所找的有關(guān)人員在場，應(yīng)及時通知；如有關(guān)人員不在，重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-17作業(yè)規(guī)范接待來訪治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁可在“接待記錄表”內(nèi)登記要緊內(nèi)容，并負責(zé)跟進。5.質(zhì)量記錄5.1接待記錄表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-18作業(yè)規(guī)范傳真復(fù)印打印油印治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為規(guī)范傳真、復(fù)印、打印、油印工作制度，明確工作內(nèi)容，提高工作效率。2.適用范圍適用于公司行政人事部傳真、復(fù)印、打印、油印工作治理。3.職責(zé)3.1行政人事部經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工作。3.2行政人事部文員負責(zé)傳真、復(fù)印、打印、油印工作。4.工作規(guī)定4.1受控文件與機密文件資料，必須持有其領(lǐng)導(dǎo)簽字的申請單及行政人事部審批的手續(xù)，方可復(fù)印、油印。4.2公司職員復(fù)印、油印、傳真材料，須辦理登記手續(xù)、審批手續(xù)并妥善保存?zhèn)洳椤?.3嚴(yán)格操縱復(fù)印和傳真數(shù)量，非必要材料不予復(fù)印和傳真。數(shù)量多，宜油印的材料不復(fù)印。4.4行政人事部不承接外單位及私人托付的打印、復(fù)印、油印傳真文件。4.5打印機、復(fù)印機、油印機和傳真機由專人保管，定期維修和保養(yǎng)。無關(guān)人員未經(jīng)許可不得操作。4.6打字、復(fù)印室系機要重地，非工作人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。4.7除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外，其它電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人均需填寫“長途電話登記表”。5.質(zhì)量記錄5.1接收傳真登記表5.2發(fā)送傳真登記表5.3受控文件復(fù)印申請表5.4復(fù)印油印記錄表5.5長途電話登記表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-19作業(yè)規(guī)范行政人事部文書處理治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的為使公文處理規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，以提高公文處理的效率和質(zhì)量。2.適用范圍公司行政人事部的文書治理工作。3.職責(zé)行政人事部資料內(nèi)勤員負責(zé)公司公文處理的治理工作。4.工作規(guī)定4.1公文處理4.1.公文處理要緊包括；公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀。4.1.2公文處理的差不多原則是：及時、準(zhǔn)確、規(guī)范、保密。4.1.3公文種類：通知、通報、報告、請示、函、會議記錄等。4.2公文格式4.2.1發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在公文正上方；4.2.2發(fā)文字號：包括發(fā)文年度、發(fā)文機關(guān)代號和發(fā)文順序號、按順序標(biāo)識下方，如“萬怡渝能字[2003]第001號”；4.2.3公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的要緊內(nèi)容，標(biāo)題在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識或發(fā)文字號下方居正文上端中央位置書寫；4.2.4公文署名，分為機關(guān)署名和領(lǐng)導(dǎo)署名，標(biāo)注在正文或附件講明右下方，印章必須與署名相符，蓋在單位名稱的正中位置。4.2.5成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通知的日期為準(zhǔn)，亦能夠印發(fā)時刻為準(zhǔn)，成文日期要完整寫出年、月、日。4.2.64.3公文的起草和審批簽發(fā)4.3.1公文起草的差不多要求是：a)重點要突出，觀點要鮮亮，論理要清晰，文字要精練，用詞要準(zhǔn)確，篇幅要簡短、結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，層次要分明；b)擬稿人必須用方格稿紙擬寫，要按公文的文種格式行文，用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆或紅筆書寫；c)文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前，負責(zé)擬稿的人員要對公文進行認真核對。4.3.2公文的審批簽發(fā)程序為：行文稿先由行文部門負責(zé)人審核簽名，再送行政人事部核稿，不屬急件，一般不得將文稿重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-19作業(yè)規(guī)范行政人事部文書處理治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁呈送領(lǐng)導(dǎo)；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。“請求”、“報告”和對外行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，一般例行事務(wù)性公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，最后由行政人事部編號簽字并交打字室打印、其它各部門均不得直接安排打字員打印。4.4公文處理4.4.1公文處理要緊包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。4.4.2登記公文，應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、來文機關(guān)、發(fā)往機關(guān)、份數(shù)、收發(fā)時刻及辦理情況等逐項記載清晰，以便今后回收和銷毀。4.5分發(fā)公文4.5.1一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事部資料員簽收、登記并及時分送；4.5.2依照公文性質(zhì)和內(nèi)容，由行政人事部經(jīng)理提出處理意見，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或依照需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理；4.5.3凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政人事部負責(zé)催辦，并將落實結(jié)果報告主管領(lǐng)導(dǎo)。4.6承辦公文是指同意下級單位請示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等，承辦請示的公文，凡屬本公司權(quán)限范圍內(nèi)能批復(fù)的事項，一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議決定后再批復(fù)呈文單位，時限一般不得超過一周，重要事項和重要問題的請示、可直接送領(lǐng)導(dǎo)批閱后批復(fù)、時限不得超過三天，承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，幸免延誤。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-20作業(yè)規(guī)范行政人事部書籍治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范書籍治理工作，使書籍治理工作有序。2.適用范圍適用公司所購書籍的治理工作。3.職責(zé)3.1行政人事部經(jīng)理負責(zé)對書籍治理工作的檢查指導(dǎo)。3.2行政人事部資料內(nèi)勤員負責(zé)對書籍編號、歸類、登記、保管、借閱等治理工作。4.0工作規(guī)定4.1書籍的日常治理工作由資料內(nèi)勤員負責(zé)，行政人事部經(jīng)理負責(zé)監(jiān)管。4.2資料內(nèi)勤員將所有書籍進行編號，然后登記在“書籍目錄”中，內(nèi)容包括：編號、書目名稱、類不、冊數(shù)、單價、購買時刻、備注等欄目。每次購進新書，需進行編號登記，再辦理借閱手續(xù)。4.3資料內(nèi)勤員按編號順序?qū)来闻欧旁诎踩攸c，并注意防潮、防霉、防腐蝕防蟲蛀、防火、防盜工作。4.4資料內(nèi)勤員每月對書籍進行一次清點，每季度將清點結(jié)果記錄在“書籍目錄”內(nèi)報行政人事部經(jīng)理審核參閱。4.5行政人事部每月底末將“書籍目錄”提供給各個部門，供各部門選擇借閱。4.6書籍出庫一律辦理借閱手續(xù)，否則不準(zhǔn)出庫。4.7借閱人員到資料內(nèi)勤員處查閱“書籍目錄”，按需要選擇書籍，每一次一般不得超過兩本，并在“公司資料文件/借閱登記表”中簽名并注明借閱時刻。4.8書籍借閱一般不超過15天，超過15天的需要辦理續(xù)借手續(xù)(己被預(yù)約借閱的書籍除外)。4.9借閱人發(fā)覺欲借閱的書籍已被他人借走，可向資料內(nèi)勤員預(yù)約借閱。4.10書籍借閱工作必須經(jīng)資料內(nèi)勤員辦理，同事之間不可相互轉(zhuǎn)借。4.11借閱人應(yīng)愛惜公司財產(chǎn)，在書籍中勾畫、涂改、撕毀、損壞或因不慎丟失書籍，照價賠償。4.12借閱人應(yīng)在歸還日期前主動將書籍歸還行政人事部。經(jīng)行政人事部兩次催交不還的，視為丟失，由行政人事部將扣款項目報財務(wù)部，在職員當(dāng)月工資內(nèi)按書籍原價的兩倍價款予以扣除。4.13借閱人將書籍歸還，資料內(nèi)勤員應(yīng)注銷借閱人簽名。5.質(zhì)量記錄5.1書籍目錄5.2行政人事部資料文件/書籍借閱登記表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-21作業(yè)規(guī)范辦公用品使用治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的為明確職員領(lǐng)用辦公用品制度，節(jié)約辦公用品成本。2.適用范圍公司總部行政人事部領(lǐng)用辦公用品的治理工作。3.職責(zé)3.1行政人事部經(jīng)理負責(zé)對辦公用品領(lǐng)用治理工作的監(jiān)督檢查。3.2庫管員負責(zé)辦公用品領(lǐng)用治理工作。4.工作規(guī)定4.1辦公用品供應(yīng)采取集中治理、分部門申請、定期供應(yīng)、盡量選配有用、低中檔價格用品的原則。4.2辦公用品的使用應(yīng)本著節(jié)約有用的原則，各部門/各服務(wù)中心要按實際工作需要申報，不得夸大，不得虛報，庫管員應(yīng)認真嚴(yán)格審核，幸免白費和虛報。4.3庫管員要經(jīng)常深入各部門/各服務(wù)中心，了解辦公用品使用情況，做出合理規(guī)定，保障供給。4.4辦公用品定義：辦公用品要緊包括各種文具、清潔用具等。辦公用品的發(fā)放由行政人事部具體負責(zé)實施。4.5辦公用品的申請領(lǐng)用4.5.1公司各部門/服務(wù)中心全體職員必須本著“節(jié)約第一，按需領(lǐng)用”的原則使用和領(lǐng)用辦公用品，不得以任何形式和借口多占多領(lǐng)。4.5.2個人常用辦公用品的領(lǐng)用方法原則上采納按職務(wù)及工作性質(zhì)按月領(lǐng)用。領(lǐng)用時需在辦公用品領(lǐng)用登記本上簽名，注明辦公用品的名稱、數(shù)量等。4.5.3公用常用辦公用品在領(lǐng)用時需在“辦公用品領(lǐng)用登記表”上簽名，注明辦公用品的品名、數(shù)量，并注明“公用”。4.5.4特不辦公用品的領(lǐng)用按照申請購入多少、領(lǐng)用多少的原則發(fā)放，領(lǐng)用時必須在辦公用品領(lǐng)用登記本上簽名，并注明用途。4.5.5各部門主管/服務(wù)中心主管須建立辦公用品實物賬，進出物品要登記入賬，領(lǐng)用人要簽名，以備倉庫專管員查驗。4.5.64.5.7辦公用品每月按部門的工作需要進行預(yù)算，月末進行盤點。4.5.8各部門應(yīng)本著節(jié)約、節(jié)儉的原則申領(lǐng)辦公用品。如未經(jīng)部門主管同意，發(fā)放領(lǐng)用辦公用品超過規(guī)定數(shù)量的，從工資中扣除多領(lǐng)取用品的費用；發(fā)覺挪用、貪污和白費辦公用品行為嚴(yán)峻的，行政人事部將予以嚴(yán)肅處理。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-21作業(yè)規(guī)范辦公用品使用治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁5.質(zhì)量記錄5.1.物品領(lǐng)用登記表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-22作業(yè)規(guī)范公司物資物品盤點治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范公司所購物資物品的清查、盤點工作，掌握物資物品分配動態(tài)。2.適用范圍適用于對公司物資物品的盤點工作。3.職責(zé)行政人事部庫管員負責(zé)對公司物資物品的盤點。4.0工作規(guī)定4.1行政人事部物資物品盤點4.1.1每月底庫管員會同財務(wù)人員共同清點行政人事部庫存物資物品。4.1.2盤點對象為庫存的辦公用品、日用品、服裝等物品。4.1.3庫管員依照本月出入庫單、調(diào)撥單等單據(jù)核對庫存物資物品的數(shù)量。4.1.4將庫存物資物品區(qū)分為物料用品、低值易耗品及固定資產(chǎn)，制作月盤點表，一式貳份，交財務(wù)一份，自備一份。4.2各部門/服務(wù)中心物資物品的盤點4.2.1庫管員每月定時應(yīng)到各服務(wù)中心清點庫存的辦公用品、工程用品、保潔用品和服裝等物資物品。4.2.2庫管員應(yīng)會同各服務(wù)中心庫管員共同清點。4.2.3各物資物品的數(shù)量清點完畢，行政人事部庫管員與服務(wù)中心庫管員應(yīng)在盤點表上簽字確認。4.2.4庫管員自留一份，以核對下月各服務(wù)中心采購申請單。5.質(zhì)量記錄5.1入庫單5.2出庫單5.3盤點報告表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-23作業(yè)規(guī)范公司倉庫治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范倉庫治理制度，確保倉庫物品完好。2.適用范圍適用于公司辦公用品、工裝的倉庫治理。3.職責(zé)行政人事部庫管員負責(zé)入庫物資物品的驗收、出入庫和調(diào)撥工作。4.工作規(guī)定4.1入庫4.1.1對公司采購部采買的物料，庫管員依照各部門/服務(wù)中心“采購申請”的要求對采購部采購回的物品會同相關(guān)人員按常用物料檢驗標(biāo)準(zhǔn)進行驗證。4.1.2驗收無誤，辦理入庫手續(xù)，并填寫“入庫單”。4.2標(biāo)識、貯存和防護：4.2.1入庫物品分類擺放，進行標(biāo)識工作，并登記實物保管帳。倉庫實行規(guī)范治理，明確設(shè)立“合格區(qū)”、“待檢區(qū)”、“不合格區(qū)”，并有相應(yīng)標(biāo)識牌。4.2.3經(jīng)檢驗合格入庫的物料放入“合格區(qū)”；已進庫但還未檢驗的物料放入“待檢區(qū)”；不合格物品放入“不合格區(qū)”。庫管員應(yīng)經(jīng)常對庫房進行清掃，保持庫房內(nèi)潔凈、整潔。4.3出庫4.3.1庫管員按“先進先出”的原則發(fā)放物資物品，緊急情況下可先行發(fā)放，但事后必須補辦出庫手續(xù)，出庫時應(yīng)填寫“出庫單”。4.4調(diào)撥：4.4.1庫管員按各服務(wù)中心交上的“采購申請單”內(nèi)采購回的物資物品，填寫調(diào)撥單，并交各服務(wù)中心倉庫理管員進行核對簽收。4.5物資盤存：4.5.1庫管員每月底匯總出入庫、調(diào)撥物料的數(shù)量、單價及結(jié)存數(shù)量，并作出實物盤點表，一式二份，交公司財務(wù)部一份，自留一份。4.5.2庫管員依據(jù)結(jié)存數(shù)量，做出下月采購打算。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共4頁簽發(fā)日期編制1.目的規(guī)范公司物資采購、公司各種車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的治理，確保公司物資采購來自合格供方，各種車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行正常。2.適用范圍公司所有物品采購、材料、車輛、電腦等固定資產(chǎn)或流淌資產(chǎn)的治理。3.職責(zé)3.1庫管員負責(zé)按庫存物資狀況和物品質(zhì)量監(jiān)控情況核對各部門于每月底提交的《采購申請表》，并及時將核對、增刪后的《采購申請表》交上級主管或總經(jīng)理審批。同時做好公司材料庫房的入庫、保管、發(fā)放等工作。3.2公司采購專員負責(zé)按批準(zhǔn)后的《采購申請表》及時采購相應(yīng)的物資，并負責(zé)實施合格供方的適時增刪。3.3工程治理部經(jīng)理負責(zé)審批與工程相關(guān)的各種工具、材料物資的領(lǐng)用和零星急用物資的采購，并負責(zé)監(jiān)督、治理。3.4行政人事部經(jīng)理負責(zé)審批辦公室物資的領(lǐng)用、車輛安排以及本規(guī)定執(zhí)行情況的監(jiān)督。3.5總經(jīng)理負責(zé)審批車輛重大維修、保險辦理以及重大事故的解決方案。3.6各部門經(jīng)理或其指定的電腦操作員負責(zé)本部門所有電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的治理。行政人事部負責(zé)公司所有電腦的系統(tǒng)的維護、治理和相關(guān)人員的電腦知識的培訓(xùn)。4.治理規(guī)定4.1打算內(nèi)采購申請每月25—30日，各服務(wù)中心、各部門填寫《采購申請表》交庫管員按庫存物資狀況和物品質(zhì)量情況及時核對、增刪，并報上級主管或總經(jīng)理審批。通過審批后，由采購專員負責(zé)在每月10日往常采購入庫。然后將《采購申請表》交庫作為領(lǐng)用物質(zhì)的依據(jù)。4.1.2打算外采購申請1)、服務(wù)中心在工程維修或施工中急需用的專門或零星打算外物資，經(jīng)庫管員簽字確認公司庫房無存貨，應(yīng)填寫《采購申請表》，其總價在100元以內(nèi)，可由工程治理部經(jīng)理直接購買，經(jīng)庫管員驗證、登記后投入使用。2)、如總價在100元及以上的急用物資，應(yīng)該由需用部門經(jīng)理電話告知分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理，征得同意后，由采購專員及時采購，辦理驗證入庫手續(xù)，方可通知需用部門領(lǐng)出。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共4頁3)、若因客觀緣故，采購需要時刻較長，采購專員應(yīng)及時向物資需用部門反映情況。需用部門協(xié)助采購、提供采購信息或選用替代物品，并及時通知因此受到阻礙的業(yè)主或客戶，向其講明緣故。4.2材料庫房治理4.2.1庫管員認真做好物資入庫驗收工作，確認賬、物相符合后在《實物入庫單》上簽字。4.2.2庫房內(nèi)保管物品要分類擺放，編號上架，建立物品保管卡片。4.2.3各保管處，各部門材料領(lǐng)用人依照《采購申請表》所列打算，分類填寫《實物出庫單》，必須有工程治理部經(jīng)理簽字認可，方能發(fā)放。否則，一切后果由庫管員承擔(dān)。4.2.4各服務(wù)中心，各部門無專門情況，辦公用品采取一個月一次領(lǐng)取。辦公用品類物資的領(lǐng)用必須有行政人事部經(jīng)理簽字認可，并如實登記后，方可發(fā)放。否則，一切后果由庫管員承擔(dān)。4.2.5個人工具的領(lǐng)用，除按材料的領(lǐng)用程序辦理領(lǐng)用手續(xù)外，庫管員及時將個人領(lǐng)用工具填入其《個人工具臺帳》，并定期盤查。未到使用年限擅自發(fā)放工具，造成的一切損失由庫管員承擔(dān)。4.2.6庫房應(yīng)每月清庫一次，做可到帳、卡、物相符合，并嚴(yán)格實施防火、防盜、防爆、防潮、防霉等防護措施。由行政人事部負責(zé)抽查。4.2.7各樓盤工程治理主管負責(zé)對每次領(lǐng)用的工程維修材料及時填入《材料領(lǐng)用臺帳》，臨時未使用的材料存入本組材料柜。同時，將派工單及時交回服務(wù)中心負責(zé)人。各服務(wù)中心負責(zé)人負責(zé)對派工單所列的材料使用情況建立《材料使用臺帳》。庫管員負責(zé)對各樓盤材料，物質(zhì)的領(lǐng)、用、庫存情況進行隨機抽查核對。每月25—28日，各服務(wù)中心將本月《物質(zhì)耗用匯總表》交庫管員進行核對匯總。并如實清退各工程組暫未使用的物質(zhì)。4.2.8每月末，由庫管員編制公司總的本月物質(zhì)領(lǐng)用匯總表、領(lǐng)用物品總帳、庫存狀況、合格供方所提供物品使用質(zhì)量狀況等分不交財務(wù)部建帳和行政人事部審查，篩選合格供方。4.3車輛治理4.3.1一切業(yè)務(wù)用車由行政人事部安排和治理，駕駛員不得私自出車。4.3.2公司車輛由指定司機駕駛，換人駕駛必須通過行政人事部經(jīng)理同意。各種車原則上不外借，確需外借，須車況良好，并征得行政人事部經(jīng)理的同意，并由車輛指定司機駕駛。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第3頁共4頁4.3.3公司車輛的使用、維護、保養(yǎng)、清潔、送修、加油、辦理保險費、養(yǎng)路費、年檢、隨車工具及車輛證件等由指定的司機負責(zé)。4.3.4如遇到下列專門情況，司機可直接出車，但事后應(yīng)及時向行政人事部經(jīng)理講明緣故。1)工程設(shè)備維護搶修、故障排除、事故處理、救災(zāi)搶險是急需用車。2)職員搶救業(yè)主或業(yè)主以外受傷、危險、重病情等急需用車。4.3.5每次出車駕駛員必須填寫《出車記錄表》，寫明出車事由、用車人、往返區(qū)域（含公里數(shù)）、批準(zhǔn)人等，以便月底檢查、考核。4.3.6公司車輛的維修、保養(yǎng)、年審等可能金額超過200元的，必須先填寫書面報告（包括維修項目、維修地點、可能費用等），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由專職司機負責(zé)實施。4.3.7公司車輛，每天必須回公司車庫統(tǒng)一停放，未經(jīng)批準(zhǔn)不得在外過夜停放。4.3.8司機應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，牢固樹立安全第一的思想。嚴(yán)禁酒后開車、過度疲勞開車，嚴(yán)禁“三超一越”（超車、超速、超載、越紅線駕駛），防止事故發(fā)生，維護車輛的完整、完好。如因駕駛員違規(guī)造成的賠款、罰款，由駕駛員自行負責(zé)。4.4電腦網(wǎng)絡(luò)治理4.4.1電腦、網(wǎng)絡(luò)的所有設(shè)備屬于公司財產(chǎn)，僅限于公司日常治理工作，任何人不得私自開啟計算機處理個人的事務(wù)或隨意上網(wǎng)，更不同意玩電腦游戲。否則，發(fā)覺一次處以20元以上的罰款。4.4.2公司電腦設(shè)備實行專機專用制。每臺電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在領(lǐng)用前均由行政人事部對其配置進行全面登記注冊，建立臺帳，并將電腦貼上封條。由使用人在行政人事部《電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備臺帳》上簽字認可后方可使用，并負責(zé)日常治理。發(fā)覺人為損壞或丟失，由負責(zé)人依照情節(jié)輕重，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。4.4.3電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在正常使用中出現(xiàn)問題或需要維護、維修，由使用人書面向行政人事部提請報修。維修時如電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及配件被確認無法修復(fù)，其變更后的配置應(yīng)重新登記，并由使用人簽字認可。4.4.4凡擅自開封設(shè)備，造成設(shè)備損壞者，將予以嚴(yán)肅處理，并照價賠償。4.4.5因工作需要，增購電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，由需要部門將增購緣故和電腦配置的大致要求書面重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦網(wǎng)絡(luò)治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第4頁共4頁報告行政人事部，由行政人事部在公司各部門現(xiàn)有設(shè)備中予以調(diào)配。無法調(diào)配時，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部購買，并登記、建帳，由使用人簽字領(lǐng)用。5.質(zhì)量記錄5.1采購申請表5.2出車登記表5.3電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備臺帳重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-25作業(yè)規(guī)范行政人事部工作檢查考核治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的2.適用范圍適用于行政人事部本部門各崗位職員。3.職責(zé)行政人事部經(jīng)理負責(zé)對相關(guān)人員進行檢查指導(dǎo)工作。4.工作規(guī)定4.1行政人事部經(jīng)理對各崗位的工作檢查包括周檢及單項檢查，每次檢查應(yīng)填寫“工作檢查記錄表”。4.2行政人事部經(jīng)理每周檢查各崗位的工作，并及時了解本部門的工作動態(tài)。4.3行政人事部經(jīng)理進行單項檢查時，應(yīng)將檢查中發(fā)覺的問題及時告知各崗位職員。4.4檢查方法可采納查閱質(zhì)量記錄、提問、觀看、向其它部門人員了解情況等方法；檢查方法還應(yīng)包括檢查的數(shù)量，每次檢查應(yīng)注意對檢查內(nèi)容做循環(huán)安排。4.5單項檢查為不定期抽檢。4.6行政人事部經(jīng)理應(yīng)每月對行政人事部各崗位職員進行一次評分考核，考核依據(jù)為各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，填寫《職職員作考核評分表》。4.7行政人事部應(yīng)每年對公司職員進行一次平次綜合評分考核，考核依據(jù)為職員每月工作考試得分，并詳細填寫《職員年度考核評分匯總表》。4.8對每年度工作成績突出的職員，可推舉進行年度優(yōu)秀職員評選,被提名評選年度優(yōu)秀職員的人員需填寫《優(yōu)秀職員推舉審批表》經(jīng)逐級審批后，才能參加評選。5.質(zhì)量記錄5.1工作檢查記錄表5.2職職員作考核評分表5.3職員年度考核評分匯總表5.4優(yōu)秀職員推舉審批表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-26作業(yè)規(guī)范行政人事部接待人職員作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.0目的樹立企業(yè)形象，提高職員素養(yǎng)。2.0適用范圍適用公司行政人事部各項接待工作。3.0職責(zé)行政人事部主管負責(zé)對接待人職員作進行監(jiān)督檢查。4.0工作規(guī)定4.1接聽電話標(biāo)準(zhǔn)：4.1.1所有電話，在鈴響3聲之內(nèi)接答。4.1.2拿起電話后，先講“你好，重慶萬怡渝能物業(yè)治理有限公司”，語氣親切柔和。4.1.3認真傾聽對方講話，需要時應(yīng)作詳細記錄，并向?qū)Ψ綇?fù)述一遍。4.1.4通話完畢后，向?qū)Ψ奖硎靖兄x，等對方放下電話后，再輕輕放下電話。4.1.54.2來往信函接收，發(fā)放傳真標(biāo)準(zhǔn)：4.2.1接收公司各種來往信函，應(yīng)當(dāng)天分發(fā)至各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員處。4.2.2收到傳真件后，將傳真內(nèi)容登記在“接收傳真登記表”內(nèi)，10分鐘內(nèi)連復(fù)印件一同發(fā)送至接收部門/人，并在此表內(nèi)簽收。4.2.3傳真件發(fā)送完畢后，應(yīng)確認傳真件是否準(zhǔn)確、清晰地傳到對方，并將傳真內(nèi)容記錄在“發(fā)送傳真登記表”內(nèi)。4.3來訪接待標(biāo)準(zhǔn)：4.3.1使用文明禮貌用語及專業(yè)服務(wù)語言。4.3.2儀態(tài)端莊，保持微笑，迎來送往間，充分體現(xiàn)公司服務(wù)水平。4.3.3不準(zhǔn)推、拉或指著來訪者講話。4.4公文文件資料轉(zhuǎn)呈、發(fā)放治理標(biāo)準(zhǔn)：4.4.1需上傳下達的公文文件，應(yīng)當(dāng)天傳達，并在“公文文件發(fā)放轉(zhuǎn)呈登記表”內(nèi)做詳盡記錄，要求接收人簽字。4.4.2各部門/服務(wù)中心需領(lǐng)取的文件資料，應(yīng)在三日內(nèi)發(fā)放完畢，并在“部門/服務(wù)中心領(lǐng)取資料文件登記表”內(nèi)做詳盡記錄，要求領(lǐng)取人簽字。4.5復(fù)印機、油印機治理標(biāo)準(zhǔn)4.5.1正確使用復(fù)印機、油印機。4.5.2節(jié)約紙張，每次復(fù)印或油印時作廢的紙張不得超過5張。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-26作業(yè)規(guī)范行政人事部接待人職員作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁4.5.3非必要材料不予復(fù)印。4.5.4數(shù)量多的資料，不復(fù)印。4.5.5每次復(fù)印、油印文件應(yīng)在“復(fù)印油印記錄表”中做詳盡記錄。4.5.6對復(fù)印機、油印機應(yīng)每周進行清潔、保養(yǎng)，并及時添加墨粉、油墨及更換配件。4.6打印文件治理標(biāo)準(zhǔn)4.6.1正確使用電腦及打印機的詳細程序，并按有關(guān)操作講明書的指導(dǎo)進行操作。4.6.2打印前應(yīng)對文件進行校對，每次打印文件應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確。4.6.3打印文件應(yīng)按相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)格式打印。4.7內(nèi)務(wù)治理標(biāo)準(zhǔn)4.7.1保持行政人事部內(nèi)清潔，物品擺放整齊。4.7.2每天接收的報刊應(yīng)當(dāng)天裝訂、分類。4.7.3保持復(fù)印室、油印室內(nèi)清潔，每次復(fù)印或油印文件后應(yīng)將各類紙張擺放有序。5.0質(zhì)量記錄5.1公文文件發(fā)放轉(zhuǎn)呈登記表5.2部門/服務(wù)中心領(lǐng)取資料文件登記表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-27作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤員崗位工作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的規(guī)范各類文件的系統(tǒng)治理，提高工作效率和質(zhì)量。2.適用范圍公司行政人事部文件治理各項工作。3.職責(zé)行政人事部經(jīng)理負責(zé)對文件治理工作進行監(jiān)督檢查。4.工作規(guī)定4.1各類文件治理標(biāo)準(zhǔn)4.1.1外來文件：4.1.1.1外來文件分為：區(qū)政府各部門發(fā)文、市政府各部門發(fā)文、及各服務(wù)中心外來文件。4.1.1.2收到外來文件送至相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)看閱后，按時刻順序分類編號。4.1.1.3按編號依次入檔。4.1.1.4清晰編寫文件目錄。4.1.2內(nèi)部文件：4.1.2.1內(nèi)部文件分為：總公司發(fā)文、公司內(nèi)部運作制度、公司內(nèi)部發(fā)文、行政人事部內(nèi)部發(fā)文、行政人事部上報文件、各服務(wù)中心內(nèi)部文件，會議記錄。4.1.2.2各部門發(fā)文分類登記歸檔，各服務(wù)中心上報的文件應(yīng)在10分鐘內(nèi)分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門處理，最后分類、編號、登記歸檔。4.1.3合同協(xié)議：4.1.3.1合同協(xié)議分為：公司對外協(xié)議（工程、商務(wù)）、公司對外協(xié)議（服裝）、公司對外協(xié)議（經(jīng)營部）、各服務(wù)中心對外協(xié)議。4.1.3.2合同協(xié)議按其性質(zhì)分類，有關(guān)各服務(wù)中心的合同協(xié)議分不歸入相應(yīng)部門檔案，編號、登記入檔。4.2工商資料、各類資質(zhì)證書治理標(biāo)準(zhǔn)：4.2.1將公司的工商資料、資質(zhì)證書分不建檔。4.2.2清晰編寫文件目錄。4.3各種書籍、投標(biāo)書及物業(yè)治理方案治理標(biāo)準(zhǔn)4.3.1購回的書籍應(yīng)當(dāng)日編號，在“書籍目錄”中做詳盡記錄，并按編號順序依次放好。4.3.2資料內(nèi)勤員應(yīng)每個月對書籍清點一次。4.3.3各種投標(biāo)書及物業(yè)治理方案應(yīng)記錄名稱、份數(shù)和入檔時刻。4.4其它資料治理標(biāo)準(zhǔn)重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-27作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤員崗位工作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁4.4.1電腦、打印機、復(fù)印機、油印機、空調(diào)、吸塵器等使用講明書資料分類放置。4.4.2做好分類記錄。4.5借閱文件資料治理4.5.1資料內(nèi)勤員應(yīng)在“公司資料文件/書籍借閱登記表”中對借閱的書籍、投標(biāo)書、物業(yè)治理方案、各種文件資料及其他資料做詳盡記錄。4.5.2資料內(nèi)勤員有告知借閱人各項注意的義務(wù)。4.5.3借閱重要文件資料時，資料內(nèi)勤員應(yīng)憑總經(jīng)理的批準(zhǔn)簽字，方可借出。4.5.4借閱人未主動歸還書籍、投標(biāo)書、物業(yè)治理方案、各種文件資料及其他資料的資料內(nèi)勤員應(yīng)在借閱期滿之日向借閱人催還或辦理續(xù)借手續(xù)。4.5.5借閱人歸還各類書籍或其它文件資料，資料內(nèi)勤員應(yīng)在歸還時注銷借閱人簽名。5.質(zhì)量記錄5.1檔案材料目錄表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-28作業(yè)規(guī)范庫管員崗位工作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為規(guī)范倉庫治理工作制度，使各種物資物品調(diào)配有序。2.適用范圍公司行政人事部庫管員。3.職責(zé)行政人事部主任負責(zé)對庫管職員作進行監(jiān)督檢查。4.工作規(guī)定4.1物品倉庫保持清潔，各類物品擺放整齊，標(biāo)識清晰。4.2每次購回的物品、工具、材料應(yīng)當(dāng)天與采購員共同驗收數(shù)量及規(guī)格。4.3購回的物品、工具、材料應(yīng)當(dāng)天入庫，填寫入庫單。4.4配合采購員將各服務(wù)中心所需的物品、工具、材料分類整理并包裝好。4.5當(dāng)日填寫調(diào)撥單，并交給采購員。4.6要求采購員送貨后，將調(diào)撥單交給各服務(wù)中心庫管員進行核對驗收，并要求其填好調(diào)撥單第二、四聯(lián)。4.7庫管員憑返回的調(diào)撥單分類入賬。4.8行政人事部人員需領(lǐng)用物品、工具、材料時，庫管員應(yīng)在其領(lǐng)用時寫好出庫單，并入賬。4.9每月底應(yīng)在28日前做完各項物品、工具、材料的清點工作，并將月盤點表及各種單據(jù)同時交于財務(wù)。4.10每月24日至26日應(yīng)到各服務(wù)中心清點各種物品、工具、材料，清點報告交財務(wù)一份，采購部一份，自存一份。4.11每月賬物應(yīng)相符，發(fā)覺問題應(yīng)在三日內(nèi)查明。4.12每年底結(jié)清本年物品清點后，應(yīng)在第二年一月十日前建好新賬。4.13庫管員應(yīng)每周對倉庫清理一次，保持倉庫清潔。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-29作業(yè)規(guī)范司機崗位工作標(biāo)準(zhǔn)版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為明確司機的工作制度，加強司機工作的規(guī)范性。2.適用范圍行政人事部司機各項工作。3.職責(zé)行政人事部主任負責(zé)對司機工作的檢查監(jiān)督。4.工作規(guī)定4.1敬業(yè)守業(yè)，服從分配，盡職盡責(zé)做好本職工作。4.2樹立良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，不準(zhǔn)違章行車、超速行駛、強行超車，嚴(yán)禁酒后開車。4.3嚴(yán)守紀(jì)律，準(zhǔn)時到達預(yù)定開車地點，不準(zhǔn)擅自改變行車路線。4.4正常情況下每半個月清洗車輛1次。4.5按要求維修保養(yǎng)車輛，保證正常出車，發(fā)覺不安全因素，一天內(nèi)排除。4.6認真遵守公司規(guī)章制度，嚴(yán)禁公車私用。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-30作業(yè)規(guī)范文書資料發(fā)放登記治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范公司公文、資料的分發(fā)、登記治理制度。2.適用范圍適用于公司文書資料發(fā)放治理工作。3.職責(zé)行政人事部接待人員負責(zé)公司文書資料的分發(fā)、登記治理工作。4.工作規(guī)定4.1公文的發(fā)放登記4.1.1由高層領(lǐng)導(dǎo)部門簽發(fā)的公文，應(yīng)憑總經(jīng)理、分管副總、主管經(jīng)理簽字確認的“文件審批表”，方可下發(fā)公文。4.1.2如無專門情況，需下發(fā)的公文應(yīng)在當(dāng)天發(fā)至各部門或服務(wù)中心。4.1.3行政人事部接待人員應(yīng)在“公文文書轉(zhuǎn)呈發(fā)放登記表”內(nèi)，分不登記題目、文件編號、發(fā)文單位、制文時刻、轉(zhuǎn)呈的各部門和服務(wù)中心及發(fā)放人。4.1.4公司下發(fā)的公文，應(yīng)直接發(fā)至各部門經(jīng)理或主管、各服務(wù)中心主任，并讓其在“公文文書轉(zhuǎn)呈發(fā)放登記表”的簽收人及簽收日期欄內(nèi)簽字確認。4.2文件資料的發(fā)放登記4.2.1正常情況下，在收到應(yīng)分發(fā)文件資料的兩天內(nèi)將文件資料分發(fā)至各部門或服務(wù)中心，或通知各部門、服務(wù)中心派人來領(lǐng)取。4.2.2行政人事部行政人事部接待人員在收到應(yīng)分發(fā)的各類文件資料時，如無專門情況，經(jīng)審批人簽字后，應(yīng)在十五分鐘內(nèi)在“部門/服務(wù)中心領(lǐng)取文件資料登記表”內(nèi)，分不登記領(lǐng)取日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取文件資料的名稱、編號、頁數(shù)、及發(fā)放人，并分類整理。4.2.3分發(fā)文件資料時，各部門或服務(wù)中心的領(lǐng)取人只有在“部門/服務(wù)中心領(lǐng)取文件資料登記表”內(nèi)的領(lǐng)取人一欄中簽收后，方可領(lǐng)取文件資料。5.相關(guān)記錄5.1文件審批表重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-31作業(yè)規(guī)范公司檔案治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共5頁1.目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理及借閱工作。2.適用范圍適用于公司各類檔案的治理。3.職責(zé)3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。3.2行政人事部經(jīng)理監(jiān)督治理的實施工作。3.3行政人事部資料內(nèi)勤員負責(zé)對檔案文件的分類、登記、編號、保存等治理工作。4.工作規(guī)定4.1檔案的編號4.1.1公司編號為公司英文縮寫；4.1.2部門編號：a)行政人事部編號為：BG；b)客戶服務(wù)部編號為：KH；c)企劃部編號為：QH；d)物業(yè)治理部編號為：WG；e)協(xié)管部編號為：XG；f)經(jīng)營進展部編號為：JY；g)賣場服務(wù)中心編號為：MC；h)品質(zhì)治理部編號為：PZ；i)工程治理部編號為：GC；4.1.3年份編號：引用年份—2000、2001、2002……。4.1.4檔案順序號：采納阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—001、002、003……。4.1.5檔案編號舉例：※※—※※—※※※—※※※檔案編號類不編號部門/服務(wù)中心編號物業(yè)治理公司編號重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-31作業(yè)規(guī)范公司檔案治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共5頁4.2檔案的分類必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔。4.2.1區(qū)分全宗，按物業(yè)治理的組織機構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類：a)行政、人事類；b)財務(wù)類；c)公共事務(wù)類；d)保潔類；e)園林綠化類；f)工程維修類；g)經(jīng)營類；品質(zhì)類；客戶服務(wù)檔案4.2.2全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規(guī)律動身，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。依照物業(yè)治理的特性，我們采納組織機構(gòu)——問題分類法，如：——收文類——合同類a)行政人事部———職員人事檔案——圖紙類——后勤類———收文類b)財務(wù)部———————發(fā)文類———報表類———賬冊類———憑證類———合同類重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-31作業(yè)規(guī)范公司檔案治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第3頁共5頁——工程圖紙類——合同類——收文類c）服務(wù)中心—————發(fā)文類——業(yè)主檔案類——維修類——投訴類——回訪類——有償服務(wù)與多種經(jīng)營類——打算總結(jié)類4.3立卷與編制目錄4.3.1立卷：確實是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成卷。資料內(nèi)勤員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分不立卷：a)依照檔案（或文件夾）的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙；b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類不名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成，如：——公司行政人事部收文：※※※-B·R-收文；——公司財務(wù)部報表：※※※-C·W-報表；——物業(yè)服務(wù)中心治理組業(yè)主檔案：※※※-※※※-G·L-業(yè)主檔案。c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；d)將需歸檔的資料按其所屬類不及入檔時刻先后順序存放在相應(yīng)檔案盒（或文件夾）內(nèi)。4.3.2編制目錄：a)資料員在檔案盒內(nèi)首頁位置預(yù)備活頁“檔案目錄”；b)每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在“檔案目錄”（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注項目）中，以便查閱。4.3.3正式歸檔材料一般指差不多處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料，可依照材料與類目的緊密程度進行歸類。4.4檔案的保管期限4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種，確定檔案材料的保管年限。一般檔案重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-31作業(yè)規(guī)范公司檔案治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第4頁共5頁分為永久保管、長期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下等）。4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程，對檔案的保存價值進行鑒定及標(biāo)注。4.5檔案的保管4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是：a)便于查閱；b)保證檔案的安全；c)防止檔案的損壞；d)采取修復(fù)技術(shù)、延長檔案壽命。4.5.2檔案的保管程序：a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給資料內(nèi)勤員；b)資料內(nèi)勤員將該資料登記在“檔案目錄”中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號；c)資料內(nèi)勤員定期將“檔案目錄”輸入電腦，以便查詢；d)檔案原則上保管原件。4.5.3檔案應(yīng)集中指定地點保存，并按類上架進柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對檔案材料進行檢查。發(fā)覺異常或被盜，丟失等情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。4.5.4各部門/服務(wù)中心代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向行政人事部移交，實行統(tǒng)一治理。4.5.5檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級治理。公司行政人事部負責(zé)公司的主體檔案，對各職能部門的檔案治理工作進行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層治理本部門的檔案工作。4.5.6公司行政人事部應(yīng)保存的差不多材料有：會議記錄、上下行文、政府文件、工作打算、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、物業(yè)治理托付合同、物業(yè)治理各項分承包合同、協(xié)議。4.6檔案的密級4.6.1檔案的密級分為三級：絕密、機密、一般：a)絕密檔案包括：職員人事檔案、合同、業(yè)主檔案，公司重大經(jīng)營、治理、決策形成的檔案，財務(wù)類檔案及其它屬絕密的檔案；b)機密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文件（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、打算總結(jié)和其它屬機密的檔案；c)一般檔案包括：公司的通知、通告等一般性文件。4.7檔案的查詢權(quán)限重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-31作業(yè)規(guī)范公司檔案治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第5頁共5頁4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有的檔案。4.7.2副總經(jīng)理可查閱分管部門工作的檔案。4.7.3部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。4.7.4其他人員依照審批查閱有關(guān)檔案。4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在“文件查閱/借閱/復(fù)制登記表”中登記。查閱/借閱/復(fù)制檔案須認真辦理登記手續(xù)，保證按時歸檔。4.8.2檔案治理人員審核其查（借）閱資格：a)權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；b)權(quán)限外的，資料員開具“檔案借閱/復(fù)制審批表”給查閱人辦理審批手續(xù)：屬部門（財務(wù)類外）的檔案，由部門負責(zé)人審批；屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由分管副總經(jīng)理審批；財務(wù)類的檔案由總經(jīng)理審批。4.9在檔案歸還日期前，資料內(nèi)勤員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。4.10須復(fù)制檔案的，絕密檔案報總經(jīng)理審批；機密檔案由分管副總經(jīng)理審批；一般檔案由部門負責(zé)人審批。4.11檔案的銷毀4.11.1超過保管期限的，由資料內(nèi)勤員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀打算及清單，報行政人事部主任審批。4.11.2行政人事部主任審核無誤，后報分管副總經(jīng)理審批。4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政人事部、人力資源部指定3名監(jiān)銷人員（行政人事部主任、人力資源部經(jīng)理、資料內(nèi)勤員）將超過保存期限的檔案銷毀。4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-32作業(yè)規(guī)范辦公室治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制1.目的為加強公司治理，制造良好的工作環(huán)境，樹立和維護良好的公司形象。2.適用范圍適用于公司各本部及各服務(wù)中心辦公場所的治理和操縱。3.職責(zé)3.1行政人事部經(jīng)理或服務(wù)中心責(zé)任人負責(zé)監(jiān)督實施4.辦公室治理規(guī)定4.1職員在辦公室應(yīng)保持衣冠整潔，嚴(yán)禁在辦公場所內(nèi)亂丟垃圾、紙屑等，嚴(yán)禁隨地吐痰，用餐完后，請將飯盒等雜物置洗手間垃圾桶內(nèi)，保持清潔良好的辦公環(huán)境。4.2嚴(yán)禁涂畫、污損桌面、墻面等，以免破壞辦公場所的整潔，阻礙觀瞻。4.3辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。4.4在工作區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁高聲喧嘩，禁止追逐打鬧；講話力求文明、禮貌，不得污言穢語，講話聲量以不阻礙他人工作為原則。4.5下班后應(yīng)將辦公桌上物品擺放整齊，保持桌面整潔，辦公椅推入臺面下，樹立整潔有序的工作風(fēng)格。職員的辦公桌內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品，以免造成不必要的損失。4.6辦公時刻職員應(yīng)堅守工作崗位，需臨時離開時應(yīng)與同事交代，否則按曠工處理。4.7辦公室乃辦公重地，不準(zhǔn)帶閑雜人員入內(nèi)。接待來訪、業(yè)務(wù)洽談要在洽談室內(nèi)進行。4.8最后離開辦公室的職員必須關(guān)閉電腦、空調(diào)、電燈等用電設(shè)備，關(guān)鎖好門窗，如未加留意而造成的物質(zhì)損失由當(dāng)事人承擔(dān)。4.9職員在工作時刻嚴(yán)禁玩電腦游戲，非因工作需要嚴(yán)禁上網(wǎng)掃瞄及網(wǎng)上談天。使用電話應(yīng)力求言簡意賅，勿占用時刻過長，嚴(yán)禁撥打自動聲訊電話，嚴(yán)禁占用電話炒賣股票，因私電話時刻每次不準(zhǔn)超過3分鐘。4.10職員對未經(jīng)明示事項之處理，應(yīng)請示上級，遵照指示辦理。職員應(yīng)服從公司治理人員合理的工作編排調(diào)配，不得采取不合作態(tài)度或拒絕完成所分配的工作，在言行上時刻注意協(xié)調(diào)和諧，沒有協(xié)調(diào)就不可能有好的效率。4.11對公司的一切公物要倍加愛護，辦公設(shè)備作為本公司公務(wù)使用，職員不得利用其處理私人事宜。外借公司物品、文件、資料、書籍等，必須辦理借領(lǐng)手續(xù)。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-32作業(yè)規(guī)范辦公室治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁4.12職員應(yīng)保持勤儉節(jié)約的適應(yīng)，如不需提供對外文件或資料等，應(yīng)利用可接著使用的紙張打印、復(fù)印或書寫，并自覺將可二次使用的紙張集中在復(fù)印機或傳真機旁。4.13職員應(yīng)保守公司商業(yè)秘密，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、查閱及泄露公司文件及資料，不得攜帶機密資料外出。公司有權(quán)即時解雇外泄公司機密資料的職員，并保留采取法律行為的權(quán)利。4.14職員在對外公務(wù)過程中不得有任何有損公司形象的言行。4.15公司接待外來人員、開辦公會議及職員平常閱覽資料時，使用完畢應(yīng)把書籍、資料等放回原位，并清理雜物，保持整潔。4.16財務(wù)部作為財務(wù)人員辦公及保管財務(wù)檔案資料的地點，除財務(wù)人員及公司高層領(lǐng)導(dǎo)工作需要外，其他人員非工作需要不得入內(nèi)。外來人員嚴(yán)禁進入財務(wù)部。4.17職員要經(jīng)常留意告示板上的信息，但切勿擅自張貼或更改板上的通知。4.18職員在受到損傷或觀看到某些危險情況時，要及時采取有效措施并通知部門負責(zé)人。4.19嚴(yán)禁打探其他職員的工資薪酬。4.20請適當(dāng)引導(dǎo)新職員了解并遵守公司各項規(guī)章制度。4.21以上辦公室治理規(guī)定由行政人事部負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-33作業(yè)規(guī)范保密治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制1.目的為確保公司保密文件、資料的安全，防止重要業(yè)務(wù)資料外泄、更改或丟失。2.適用范圍適用于公司被列入公司保密范圍的文件、資料、檔案和涉密的部門或個人。3.職責(zé)3.1行政人事部設(shè)專人負責(zé)保密文件、資料、檔案及涉密業(yè)務(wù)的治理工作，各部室/服務(wù)中心確定相應(yīng)的兼職保密員（一般由各部門經(jīng)理、服務(wù)中心負責(zé)人兼任）。4.治理規(guī)定4.1公司秘密的范圍4.1.1公司的經(jīng)營方針、進展規(guī)劃、年度投資打算、項目規(guī)劃及事實上施的進展情況。4.1.2公司研究掌握的市場動態(tài)、信息。4.1.3公司內(nèi)部的重要文件，包括治理方案、內(nèi)部制度體系、職員手冊、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范、經(jīng)濟合同、招投標(biāo)文件、談判記錄、會議記錄、工程資料、財務(wù)資料及其它與公司經(jīng)營活動有關(guān)的資料。4.1.4職員的薪酬、福利。4.1.5其它需保密的事宜。4.2職員的保密職責(zé)4.2.1嚴(yán)守秘密，不以任何方式向公司內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司秘密。4.2.2不向其他部門職員窺探、過問非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司秘密。4.2.3秘密文件應(yīng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，不得帶有秘密性質(zhì)的文件到無關(guān)的場所。4.2.4計算機中的保密文件必須設(shè)置口令，并將口令報告部門負責(zé)人。4.2.5不在公共場所談?wù)摴颈Ｃ苁马椈蚪唤颖Ｃ芪募?.2.6保密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、拷貝、摘錄、借閱和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)，報行政人事部備案。4.2.7凡召開重要會議，與會人員不得隨意泄露會議內(nèi)容，會議記錄要集中治理。4.2.8公司的保密文件作廢時應(yīng)及時銷毀，不得亂扔亂丟。4.2.9不得將公司的秘密資料作廢品、廢紙出售。重慶萬怡渝能物業(yè)治理公司文件名稱編號：CWBG-33作業(yè)規(guī)范保密治理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁4.2.10職員離開辦公場所時，必須將文件資料放入抽屜或文件柜中