農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書制作規(guī)范

農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書制作規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法行為，提高農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書制作水平，根據(jù)《農(nóng)業(yè)行政處罰程序規(guī)定》，結合農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法工作實際，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于監(jiān)督檢查、行政強制、行政處罰等農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書的制作。第三條農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書的內容必須符合有關法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，做到格式統(tǒng)一、內容完整、表述清楚、用語規(guī)范。第四條農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書分為內部文書和外部文書。內部文書是指在農(nóng)業(yè)行政機關或農(nóng)業(yè)法律法規(guī)授權的執(zhí)法機構（以下統(tǒng)稱“農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關”）內部使用，記錄內部工作流程，規(guī)范執(zhí)法工作運轉程序的文書。外部文書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關對外使用，對執(zhí)法機關和行政相對人均具有法律效力的文書。第二章文書制作基本要求第五條農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書應當按照規(guī)定的格式填寫或打印制作。填寫制作文書應當使用藍黑色或黑色筆，做到字跡清楚、文面整潔。行政處罰決定書應當打印制作。第六條文書設定的欄目，應當逐項填寫，不得遺漏和隨意修改。無需填寫的，應當用斜線劃去。文書中的編號、時間、價格、數(shù)量等應當使用阿拉伯數(shù)字。第七條文書應當使用公文語體，語言規(guī)范、簡練、嚴謹、平實。文書應當正確使用標點符號，避免產(chǎn)生歧義。第八條文書中“案由”填寫為“違法行為定性+案”，例如：無農(nóng)藥登記證生產(chǎn)農(nóng)藥案。在立案和調查取證階段文書中“案由”應當填寫為：“涉嫌+違法行為定性+案”。第九條當場處罰決定書、行政處罰立案審批表、查封（扣押）決定書、解除查封（扣押）決定書、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、履行行政處罰決定催告書、強制執(zhí)行申請書、案件移送函應當編注案號?！鞍柑枴睘椤靶姓^(qū)劃簡稱+執(zhí)法機關簡稱+執(zhí)法類別+行為種類簡稱（如立、告、罰等）+年份+序號”。如XX市XX縣農(nóng)業(yè)局制作的文書，行政處罰立案審批表“案號”可編寫為“延農(nóng)（農(nóng)藥）立〔2012〕1號”。特殊情況下，“執(zhí)法類別”可以省略。第十條文書中當事人情況應當按如下要求填寫：（一）根據(jù)案件情況確定“個人”或者“單位”，“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫。（二）當事人為個人的，姓名應填寫身份證或戶口簿上的姓名；住址應填寫常住地址或居住地址；“年齡”應以公歷周歲為準。（三）當事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人（負責人）、地址等事項應與工商登記注冊信息一致。（四）當事人名稱前后應一致。第十一條詢問筆錄、現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄、查封（扣押）現(xiàn)場筆錄、聽證筆錄等文書，應當場交當事人閱讀或者向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字蓋章或捺指印確認。當事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執(zhí)法人員應當在筆錄中注明，并可以邀請在場的其他人員簽字。記錄有遺漏或者有差錯的，可以補充和修改，并由當事人在改動處簽章或捺指印確認。第十二條執(zhí)法文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但應當注明頁碼，由相關人員簽名并注明日期。第十三條文書中執(zhí)法機構、法制機構、執(zhí)法機關的審核或審批意見應表述明確，沒有歧義。第十四條需要交付當事人的外部文書中設有簽收欄的，由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收，并注明與當事人的關系。文書中沒有設簽收欄的，應當使用送達回證。第十五條文書中注明加蓋執(zhí)法機關印章的地方應當有執(zhí)法機關署名并加蓋印章，加蓋印章應當清晰、端正，并“騎年蓋月”。第三章具體文書適用及制作第十六條當場處罰決定書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關適用簡易程序，現(xiàn)場作出處罰決定的文書?！斑`法事實”欄應當寫明違法行為發(fā)生的時間、地點、違法行為的定性等情況?！疤幜P依據(jù)及內容”欄應當寫明作出處罰所依據(jù)的法律、法規(guī)和規(guī)章的全稱并具體到條、款、項、目；處罰內容應當具體、明確、清楚。第十七條行政處罰立案審批表是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在辦理一般程序案件中，用以履行報批立案手續(xù)的文書?！鞍讣碓础睓趹敯凑諜z查發(fā)現(xiàn)、群眾舉報或投訴、上級交辦、有關部門移送、媒體曝光、監(jiān)督抽檢、違法行為人交待等情況據(jù)實填寫?！昂喴盖椤睓趹攲懨鳟斒氯松嫦舆`法的事實、證據(jù)等簡要情況以及涉嫌違反的相關法律規(guī)定，并由受案人簽名。第十八條詢問筆錄是指為查明案件事實，收集證據(jù)，而向相關人員調查了解有關案件情況的文字記載。詢問筆錄應當記錄被詢問人提供的與案件有關的全部情況，包括案件發(fā)生的時間、地點、情形、事實經(jīng)過、因果關系及后果等。詢問時應當有兩名以上執(zhí)法人員在場，并做到一個被詢問人一份筆錄，一問一答。詢問人提出的問題，如被詢問人不回答或者拒絕回答的，應當寫明被詢問人的態(tài)度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括號標記。第十九條現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄是指執(zhí)法人員對與涉嫌違法行為有關的物品、場所等進行檢查或者勘驗的文字圖形記載和描述?，F(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄應當對所檢查的物品名稱、數(shù)量、包裝形式、規(guī)格或所勘驗的現(xiàn)場具體地點、范圍、狀況等作全面、客觀、準確的記錄。需要繪制勘驗圖的，可另附紙。對現(xiàn)場繪制的勘驗圖、拍攝的照片和攝像、錄音等資料應當在筆錄中注明。第二十條抽樣取證憑證是指執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，抽取涉嫌違法物品樣品保存作證據(jù)或送交有關部門鑒定而制作的文書。抽取樣品應當按照有關技術規(guī)范要求進行。抽樣送檢的樣品應當在現(xiàn)場封樣，由當事人和執(zhí)法人員共同簽字或蓋章。第二十一條產(chǎn)品確認通知書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關從非生產(chǎn)單位取得樣品，為確認樣品的真實生產(chǎn)單位，向標簽標注的生產(chǎn)單位發(fā)出的文書。產(chǎn)品確認通知書應當準確填寫產(chǎn)品樣品相關信息并附照片，以及要求有關單位確認的期限。第二十二條抽樣取證憑證、產(chǎn)品確認通知書中各欄目信息，應當按照物品（產(chǎn)品）包裝、標簽上標注的內容填寫，其中“許可號”欄，應當按照物品（產(chǎn)品）包裝、標簽上標明的許可證號、批準文號、登記證號等填寫。第二十三條證據(jù)登記保存清單是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在查處案件過程中，對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)進行登記保存時使用的文書。執(zhí)法機關應當根據(jù)需要選擇就地或異地保存。執(zhí)法機關可以在證據(jù)登記保存的相關物品和場所加貼封條，封條應當標明日期，并加蓋執(zhí)法機關印章。文書中應當對被保存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)單位作清楚記錄。第二十四條登記保存物品處理通知書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在規(guī)定的期限內對被登記保存的物品作出處理決定并告知當事人的文書。處理通知書應當寫明當事人姓名（或名稱）、登記保存作出的時間及具體處理決定。執(zhí)法機關可視具體處理情況制作物品清單。第二十五條查封（扣押）決定書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在案件調查過程中依照有關法律法規(guī)對涉案場所、設施或者財物采取強制措施，實施查封（扣押）的文書。查封（扣押）決定書應當載明下列事項：（一）當事人的姓名或者名稱、地址；（二）查封（扣押）的理由、依據(jù)和期限；（三）查封（扣押）場所、設施或者財物的名稱、數(shù)量等；（四）申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限；（五）執(zhí)法機關的名稱、印章和日期。查封（扣押）財物清單一式二份，由當事人和執(zhí)法機關分別保存。查封（扣押）時，應當在相關場所、設施或者財物加貼封條，封條應當標明日期，并加蓋執(zhí)法機關印章。第二十六條查封（扣押）現(xiàn)場筆錄是指執(zhí)法人員對實施查封（扣押）的現(xiàn)場情況所做的文字記載。查封（扣押）現(xiàn)場筆錄應當記錄查封（扣押）決定書及財物清單送達、當事人到場、實施查封（扣押）過程、當事人陳述申辯以及其他有關情況。第二十七條解除查封（扣押）決定書是指經(jīng)農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關調查核實，依法對查封（扣押）場所、設施或者財物解除強制措施并告知當事人的文書。執(zhí)法機關在做出解除查封（扣押）決定時，視情況制作解除查封（扣押）財物清單。解除查封（扣押）的財物應當與查封（扣押）時的財物核對無誤。對查封（扣押）財物部分解除時，清單應當寫清解除查封（扣押）財物的具體情況。第二十八條案件處理意見書是指案件調查結束后，執(zhí)法人員就案件調查經(jīng)過、證據(jù)材料、調查結論及處理意見報請執(zhí)法機關負責人審批的文書。“調查結論及處理意見”欄應當由執(zhí)法人員根據(jù)案件調查情況和有關法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定提出處理意見。據(jù)以立案的違法事實不存在的，應當寫明建議終結調查并結案等內容；對依法應給予行政處罰的，應當寫明給予行政處罰的種類、幅度及法律依據(jù)等。從重、從輕或者減輕處罰的，應當寫明理由?！皥?zhí)法機構意見”、“法制機構意見”欄，應當分別寫明具體審核意見并由負責人簽名?！皥?zhí)法機關意見”欄，由農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關負責人寫明意見。對重大、復雜或者爭議較大的案件，應當注明經(jīng)執(zhí)法機關負責人集體討論。第二十九條責令改正通知書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關依據(jù)有關法律、法規(guī)的規(guī)定，責令違法行為人立即或在一定期限內糾正違法行為的文書。責令改正通知書應當寫明改正的具體要求、時限和法律依據(jù)。法律、法規(guī)規(guī)定責令改正為行政處罰前置條件的，應當在責令改正通知書中注明逾期不改正的，執(zhí)法機關將依法處理。第三十條行政處罰事先告知書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)以及當事人依法享有的權利的文書。執(zhí)法機關應當根據(jù)案件是否符合聽證條件，決定適用一般案件文書或聽證案件文書。行政處罰事先告知書應當寫明當事人的違法事實及證據(jù)、違反的法律條款、擬作出行政處罰的種類、幅度及法律依據(jù)，并告知當事人享有的陳述和申辯的權利、要求舉行聽證的權利及法定期限，并注明聯(lián)系人、電話和執(zhí)法機關地址等。對違法事實的描述應當完整、明確、客觀，不得使用結論性語言。第三十一條行政處罰聽證會通知書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關決定舉行聽證會并向當事人告知聽證會事項的文書。行政處罰聽證會通知書中應當告知當事人舉行聽證會的時間、地點、方式（公開或不公開）、主持人的姓名、工作單位及職務以及可以申請回避和委托代理人等事項。第三十二條聽證筆錄是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關對聽證過程和內容的文字記載?！奥犠C主持人”、“聽證員”、“書記員”欄分別填寫相關人員的姓名、工作單位及職務。“聽證記錄”應當寫明案件調查人員提出的違法事實、證據(jù)和處罰意見，當事人陳述、申辯的理由和以及是否提供新的證據(jù)，證人證言、質證過程等內容。案件調查人員、當事人或其委托代理人應當在筆錄上逐頁簽名或蓋章并在尾頁注明日期；證人應當在記錄其證言之頁簽名。第三十三條行政處罰聽證會報告書是指聽證會結束后，聽證主持人向執(zhí)法機關負責人報告聽證會情況并提出案件處理意見的文書?！奥犠C基本情況摘要”欄應當填寫聽證會的時間、地點、案由、聽證參加人的基本情況、聽證認定的事實、證據(jù)?！奥犠C結論及處理意見”應當由聽證人員根據(jù)聽證情況，對擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據(jù)做出評判并提出傾向性處理意見。聽證主持人向執(zhí)法機關負責人提交報告書時，應當附聽證筆錄。第三十四條行政處罰決定審批表是指事先告知后，執(zhí)法人員就當事人陳述申辯或聽證情況及處理意見報請執(zhí)法機關負責人審批的文書?！瓣愂錾贽q或聽證情況”欄應當如實寫明當事人陳述申辯意見或聽證情況?！疤幚硪庖姟睓?，由執(zhí)法人員提出維持或變更行政處罰事先告知書所擬作處罰決定的處理意見。第三十五條行政處罰決定書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關依法適用一般程序，對當事人作出行政處罰決定的文書。對違法事實的描述應當全面、客觀，闡明違法行為的基本事實，即何時、何地、何人、采取何種方式或手段、產(chǎn)生何種行為后果等；列舉證據(jù)應當注意證據(jù)的證明力，對證據(jù)的作用和證據(jù)之間的關系進行說明。應當對當事人陳述申辯意見的采納情況及理由予以說明；對經(jīng)過聽證程序的，文書中應當載明。作出處罰決定所依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章應當寫明全稱，列明適用的條、款、項、目并引用法條原文。有從重、從輕或者減輕情節(jié)，依法予以從重、從輕或者減輕處罰的，應當寫明理由。第三十六條送達回證是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關將執(zhí)法文書送達當事人的回執(zhí)證明文書?！八瓦_單位”指執(zhí)法機關；“送達人”指執(zhí)法機關的執(zhí)法人員或執(zhí)法機關委托的有關人員；“受送達人”指案件當事人；“收件人”不是當事人時，應當在備注欄中注明其身份和與當事人的關系。第三十七條罰沒物品處理記錄是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關對罰沒物品依法進行處理的文字記載。處理記錄應當載明對罰沒物品處理的時間、地點、方式，參與處理的執(zhí)法人員及執(zhí)法機構負責人應當在記錄上簽字。第三十八條行政處罰結案報告是指案件終結后，執(zhí)法人員報請執(zhí)法機關負責人批準結案的文書。結案報告應當對案件的辦理情況進行總結，對給予行政處罰的，寫明處罰決定的內容及執(zhí)行情況；不予行政處罰的應當寫明理由；予以撤銷案件的，寫明撤銷的理由。第三十九條履行行政處罰決定催告書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關申請人民法院強制執(zhí)行前催告當事人履行義務的文書。履行行政處罰決定催告書應當寫明當事人姓名（或名稱）、送達行政處罰決定書情況、履行義務的方式及金額等，并加蓋執(zhí)法機關印章。第四十條強制執(zhí)行申請書是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關向人民法院申請強制執(zhí)行的文書。強制執(zhí)行申請書應當寫明申請人及被申請人基本情況、作出行政處罰決定及送達情況、申請執(zhí)行內容，由執(zhí)法機關負責人簽名并加蓋執(zhí)法機關印章第四十一條案件移送函是指農(nóng)業(yè)執(zhí)法機關在執(zhí)法過程中，將案件移送其他有權機關處理的文書。案件移送函應當寫明受移送單位名稱、移送案件的基本情況及移送依據(jù)。第四章文書歸檔及管理第四十二條一般程序案件應當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。簡易程序案件可以多案合并組卷。第四十三條卷內文書材料應當齊全完整，無重份或多余材料。第四十四條案卷應當制作封面、卷內目錄和備考表。封面應當包括執(zhí)法機關名稱、題名、辦案起止時間、保管期限、卷內件（頁）數(shù)等。封面題名應當由當事人和違法行為定性兩部分組成，如關于×××無農(nóng)藥登記證生產(chǎn)農(nóng)藥案。卷內目錄應當包括序號、題名、頁號和備注等內容，按卷內文書材料排列順序逐件填寫。備考表應當填寫卷中需要說明的情況，并由立卷人、檢查人簽名。第四十五條案件文書材料按照下列順序整理歸檔：（一）案卷封面；（二）卷內目錄；（三）行政處罰決定書；（四）立案審批表；（五）當事人身份證明；（六）詢問筆錄、現(xiàn)場檢查（勘驗）筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存清單、登記物品處理通知書、查封（扣押）決定書、解除查封（扣押）決定書、鑒定意見等文書；（七）檢驗報告、銷售單據(jù)、許可證等有關證據(jù)材料；