DB44 07-T 63-2020公共服務(wù)中心檔案立卷歸檔規(guī)范-（高清現(xiàn)行）

ICS 03.080.01A16

DB4407江 門 市 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB4407/T63—2020公共服務(wù)中心檔案立卷歸檔規(guī)范FilingSpecificationsforPublicServiceCenter20202020042320200523江門市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB4407/T63DB4407/T63—2020DB4407/T63DB4407/T63—2020目 次前??言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1總體要求 1建檔立卷 2檔案整理要求 2檔案保管要求 3借閱、使用和銷毀 4附錄A（資料性附錄）檔案借閱登記表 5附錄B（資料性附錄）銷毀清冊(cè) 6II前??言本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則編寫。本標(biāo)準(zhǔn)由江門市市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：廣東省江門市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)與編碼所、臺(tái)山市水步鎮(zhèn)公共服務(wù)中心。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：張沛賢、韋涵靜、夏雪利、何庭輝、程學(xué)君。IIII公共服務(wù)中心檔案立卷歸檔規(guī)范范圍（本標(biāo)準(zhǔn)適用于服務(wù)中心檔案的管理。規(guī)范性引用文件GB/T18894-2016電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件的整理規(guī)則術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1案卷file指具有有機(jī)聯(lián)系的若干文件的集合體。3.2立卷establishingadossier3.3歸檔filing指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成案卷之后移交檔案室保存的過程。4總體要求凡服務(wù)中心在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子存儲(chǔ)介質(zhì)等不同形式的歷史記錄均應(yīng)建檔立卷。歸檔材料由服務(wù)中心內(nèi)設(shè)各科室/服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予重視和支持，經(jīng)常過問，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。1檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)。GB/T18894建檔立卷基本原則分類成卷或入盒的檔案，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系。歸檔的文件應(yīng)符合文檔一體化管理要求，材料份數(shù)以及每份存檔文件的組成、內(nèi)容均應(yīng)齊全完整。立卷方法對(duì)歸檔材料先劃分門類。按問題立卷法。在每一大門類下，將反映“一事”、“一項(xiàng)目”、“一個(gè)活動(dòng)”的材料組成一卷。一個(gè)案卷內(nèi)的材料集中反映一個(gè)問題、一個(gè)項(xiàng)目或一項(xiàng)活動(dòng)，方便按照問題查找利用檔案。按名稱立卷法。在每一大門類下，按照材料的二級(jí)細(xì)分類別名稱分別組卷，將具有相同類別名稱的材料組成一個(gè)案卷，方便按照材料類別屬性查找利用檔案。在具體工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要選擇使用其中一種立卷法，或者兩種組合使用。6檔案整理要求6檔案整理要求分類立卷歸檔材料的門類主要包括：各級(jí)往來的文件材料；服務(wù)中心工作活動(dòng)中形成的材料；會(huì)議材料；機(jī)構(gòu)、人事材料；會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)材料；基建材料；設(shè)備、儀器材料；業(yè)務(wù)辦理材料；其他具有歷史查考和利用價(jià)值的材料。歸檔材料采用年度-保管期限兩級(jí)分類。按年度分類將歸檔材料按其形成年度分類。若單件檔案涉及跨年度的，按件內(nèi)第一排序文件的形成日期確定。按保管期限分類將歸檔材料按劃定的保管期限分類。6.2組件組件按DA/T22的5.1的規(guī)定進(jìn)行。2編號(hào)/檔號(hào)的編碼規(guī)則：全宗號(hào)：立檔單位名稱的縮寫，用四個(gè)大寫字母表示。檔案門類號(hào)/142019”。示例：A01.2019，A01A文”；20192019表1檔案門類代碼類別各級(jí)往來文書工作活動(dòng)檔案會(huì)議檔案機(jī)構(gòu)/人事檔案會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案基建檔案設(shè)備、儀器檔案業(yè)務(wù)檔案其它材料檔案代號(hào)ABCDEFGHG3010Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。440”補(bǔ)足，如“0001”編目組件按DA/T22的5.5的要求進(jìn)行。檔案保管要求歸檔時(shí)間一般應(yīng)在第二年一季度前完成對(duì)上一年度材料的歸檔。1會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。磁帶、光盤、照片及底片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。保管要求為確保檔案的安全，應(yīng)設(shè)置檔案專用框架。檔案室要牢固，并有防火、防盜、防光、防高溫、建立、健全檔案資料的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案工作人員應(yīng)熟悉服務(wù)中心的歷史和所藏檔案情況，編制必要的檢索工具。應(yīng)不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。3借閱、使用和銷毀借閱和使用A，經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。檔案借出后，要督促按期歸還，并檢查維護(hù)檔案文件的完整齊全。如發(fā)現(xiàn)遺失和污損檔案文件等情況，要追究有關(guān)借閱人的責(zé)任，索回遺失檔案材料，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)予以處理。借閱檔案人員要對(duì)檔案特別愛護(hù)，禁止涂改、勾畫、拆散和抽換案卷，確保檔案原貌和整潔。外單位查閱服務(wù)中心檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可閱覽使用。銷毀服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同中心內(nèi)有關(guān)科室/銷毀的檔案須保存期滿，銷毀前須經(jīng)服務(wù)中心指定的檔案鑒定小組認(rèn)真鑒定后實(shí)施。/組別人員對(duì)所管的檔銷毀檔案，應(yīng)編寫“銷毀檔案目錄”或在原“案卷目錄”上予以注銷。銷毀檔案須派專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《銷毀清冊(cè)》（B）上簽名。44附錄A（資料性附錄）檔案借閱登記表檔案借閱表見表A.1。表A.1檔案借閱登記表序號(hào)日期單位案卷成文件題名利用目的期限檔號(hào)借閱