東方航空公司ERP系統(tǒng)最終用戶培訓(xùn)手冊采購模塊

拷貝數(shù)量 ChinaEasternAirlineEndUserTraining拷貝數(shù)量 東方航空公司ERP系統(tǒng)最后用戶培訓(xùn)手冊采購模塊撰寫人: 東航項(xiàng)目組撰寫日期: 2003年3月21日2003年4月28日文控編號:版本: 1.1審批人:東航項(xiàng)目組文檔控制更改記錄DateDateAuthorVersChangeReferenceion03/28/2劉偉1.00032003/4/李其祥1.1修改內(nèi)容28查閱NameNamePosition分發(fā)CopyCopyNameLocationNo.名目文檔控制 2更改記錄 2查閱 2分發(fā) 3名目 4編寫說明 7目的 7使用對象 7參考文檔 8相關(guān)崗位及職責(zé) 9崗位及職責(zé) 9Oracle采購系統(tǒng)根本操作說明 10如何登錄Oracle采購系統(tǒng) 10瀏覽器窗口說明 12工具欄說明 13下拉菜單說明 14系統(tǒng)快捷鍵說明 15請購單的手工錄入 16請購單的匯總、查詢及相關(guān)內(nèi)容 19采購訂單處理 27手工錄入采購訂單 28標(biāo)準(zhǔn)采購訂單的自動生成 31一攬子采購協(xié)議發(fā)放的審批 34采購訂單的查詢 35采購訂單的接收 40采購訂單接收的退回 44接收的更正 47供應(yīng)商管理 50新建供應(yīng)商 50供應(yīng)商合并 55報(bào)表 60報(bào)表的提交 60報(bào)表的打印、輸出 63總結(jié) 65編寫說明最后用戶培訓(xùn)手冊的每一章將按采購業(yè)務(wù)中涉及的根本操作類型來展開，包括以下兩個(gè)方面：操作說明：簡要敘述操作的背景、用途、著重點(diǎn)等。操作經(jīng)過：簡要敘述操作的步驟。目的這是最后用戶教育培訓(xùn)的輔助教材，使相關(guān)人員在清晰認(rèn)識將來業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，能熟悉把握ORACLE采購訂單管理系統(tǒng)的操作。使用對象最后用戶培訓(xùn)手冊適用于東航有關(guān)部門物品的采購申請審批人員、采購的審批人員、詳細(xì)的執(zhí)行人員以及倉庫的保管人員。參考文檔東方航空股份有限公司財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)庫存系統(tǒng)解決方中國東方航空公司ERP升級項(xiàng)目需求匹配和差異分析中國東方航空公司ERP升級項(xiàng)目測試文檔相關(guān)崗位及職責(zé)崗位及職責(zé)編號編號崗位主要職責(zé)人員Oracle采購系統(tǒng)根本操作說明本章介紹使用Oracle應(yīng)用軟件的有關(guān)根本操作。如何登錄Oracle采購系統(tǒng)1.Oracle應(yīng)用軟件系統(tǒng)1.Oracle應(yīng)用軟件系統(tǒng)啟動后彈出Oracle應(yīng)用產(chǎn)品窗口，如下圖：輸入用戶名：在用戶名欄鍵入自己的用戶名（用戶名由系統(tǒng)管理員分配指定）輸入口令：Tab”鍵或用鼠標(biāo)單擊口令欄將光標(biāo)移至口令欄輸入自己的口令選擇責(zé)任：輸入密碼后，敲“回車”鍵或點(diǎn)擊“連接”，進(jìn)入“責(zé)任”窗口：處理日常業(yè)務(wù)時(shí)用鼠標(biāo)選中自己使用的菜單欄目，如“采購管理系統(tǒng)超級用戶”后點(diǎn)擊“確定”或用鼠標(biāo)雙擊，進(jìn)入指定窗口。瀏覽器窗口說明3）23）21定位列表區(qū)：顯示出所需要的功能表單名，雙擊表單名或點(diǎn)打開開頭的項(xiàng)目擴(kuò)充至更遠(yuǎn)的子層直至找到所需的表單。子層在擴(kuò)充項(xiàng)目的下列縮排顯示。前十個(gè)定位列表區(qū)：假若有常常使用的表單，能夠?qū)⑺鼈儚?fù)制至前十個(gè)定位列表區(qū)。前十個(gè)列表顯示出表單名，能夠立刻選擇全部折疊全部擴(kuò)充它們而無需在定位列表區(qū)中搜索。添加方式：在定位列表區(qū)中選擇需用的表單，點(diǎn)擊向右的箭頭；刪除方式：在前十個(gè)定位列表區(qū)中選擇需刪除的表單，點(diǎn)擊向左的箭頭。全部折疊全部擴(kuò)充擴(kuò)充/折疊按鈕：用于擴(kuò)充或折疊功能表單。擴(kuò)充擴(kuò)充所有子層折疊擴(kuò)充所有子層工具欄說明系統(tǒng)工具欄如下圖所示：保存 剪切 刪除記錄 附件查找打印查找打印粘貼縮放窗口幫新建 下一步 復(fù)制 編輯字段 文件夾工具返回至瀏覽器 關(guān)閉表單 清除記錄 轉(zhuǎn)換下拉菜單說明系統(tǒng)內(nèi)功能表單中的下拉菜單如下圖所示：從圖中可看出，既能夠使用工具欄，也能夠使用下拉菜單，對系統(tǒng)表單進(jìn)行操作。系統(tǒng)快捷鍵說明在ORACLE系統(tǒng)中，除了能夠使用工具欄和下拉菜單進(jìn)行操作外，系統(tǒng)還提供了快捷鍵，以便利系統(tǒng)表單操作，下列列舉一些常用快捷鍵：Ctrl-S 保存Ctrl-L 值列表F11 輸入查詢條件Ctrl-F11（假若不用F11用Ctrl-F11則查找出所有記錄）請購單的手工錄入本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何手工輸入采購申請單路徑：采購>申請>申請。輸入請購單的總體信息在類型欄中，選擇類型為采購申請。在說明欄中，輸入自己請購單的標(biāo)識。選擇庫存組織輸入地點(diǎn)來源選擇建議供應(yīng)商（可選）在項(xiàng)目區(qū)域輸入請購的項(xiàng)目信息（可輸入多行信息）。輸入項(xiàng)目類型輸入項(xiàng)目編號項(xiàng)目類別及說明會自動帶入輸入請購單的項(xiàng)目信息在數(shù)量欄中，輸入所需數(shù)量。在價(jià)格欄中，輸入所需材料的單價(jià)（此價(jià)格可從項(xiàng)目信息自動帶出）。在日期欄中，選擇材料需求日期。這樣一張請購單所需的根本信息已完成。保存，請購單的編號將自動產(chǎn)生。單擊“審批”提交批準(zhǔn)。選擇相應(yīng)的審批層次和審批人。點(diǎn)擊確定請購單的匯總、查詢及相關(guān)內(nèi)容本章主要介紹如何查詢已輸入請購單的狀態(tài)、活動歷史、存在問題等。本操作適用于請購單的日常查詢。請購單查詢路徑：采購>申請>申請匯總依據(jù)屏幕相關(guān)內(nèi)容查詢條件(可選)進(jìn)行查詢:按請購單號按編制人按項(xiàng)目按單據(jù)類型按請購人選擇查詢結(jié)果著重上圖中的審批狀態(tài)，按“查找”按鈕進(jìn)行查詢，進(jìn)入請購單匯總窗口。著重上圖中的審批狀態(tài)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)選擇要查看的記錄按行按鈕可查看請購單行信息。按新建按鈕可輸入新的請購單。按打開按鈕可修改審批狀態(tài)為未完成的訂單。請購單控制選擇菜單：工具>控制選擇活動，更改單據(jù)狀態(tài)。輸入進(jìn)行此活動的原因。點(diǎn)擊“確定”，請購單的狀態(tài)被更改。請購單歷史記錄查看選擇菜單：工具>查看活動歷史記錄顯示該請購單活動的歷史記錄請購單模板應(yīng)用進(jìn)入請購單錄入屏幕點(diǎn)擊“名目”按扭選擇請購單模板點(diǎn)擊“查找”按鈕出現(xiàn)供應(yīng)商項(xiàng)目名目窗口選擇所需行項(xiàng)目點(diǎn)擊添加，復(fù)制記錄到訂單區(qū)，被選區(qū)中已選擇項(xiàng)將變?yōu)樗{(lán)色輸入請購數(shù)量輸入需要日期重復(fù)1-4輸入其他請購項(xiàng)目。請購項(xiàng)目輸完后，點(diǎn)擊“選擇”按鈕，所需項(xiàng)目將被復(fù)制到請購單上。對待一些常常需要請購的物料，能夠建立申請模板，利用申請模板直接把物料復(fù)制 到請購單上，便利快捷。采購訂單處理本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何進(jìn)行采購訂單操作。在ORACLE采購系統(tǒng)中采購訂單分為標(biāo)準(zhǔn)采購訂單、規(guī)劃采購訂單、一攬子采購協(xié)議和合同采購協(xié)議四種類型。采購訂單處理的總體流程為：輸入采購訂單(手工和由請購單生成)>審批>采購訂單查詢及控制手工錄入采購訂單或：采購訂單>采購訂單匯總>新建PO采購訂單的總體信息選擇該張訂單的采購訂單類型“類型”。輸入該訂單所屬的供應(yīng)商名稱“供應(yīng)商”。輸入該供應(yīng)商的地點(diǎn)輸入該供應(yīng)商的聯(lián)系人輸入該張采購訂單的采購員。此時(shí)著重采購訂單的日期“已創(chuàng)建”和狀態(tài)“狀態(tài)”。輸入采購訂單的明細(xì)信息當(dāng)輸完采購訂單的總體信息后，開頭輸入訂單行信息輸入物料代碼“項(xiàng)目”。輸入采購數(shù)量“數(shù)量”修改采購訂單價(jià)格“采購價(jià)格”。在采購單錄入主屏幕上,選擇“審批”標(biāo)準(zhǔn)采購訂單的自動生成本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何依據(jù)采購申請自動生成采購訂單。查找需要的請購單輸入采購申請單的查詢條件(著重“批準(zhǔn)”應(yīng)選擇“是”)單擊查找。選擇請購單行建立采購訂單.選擇一行或多行申請行，在行前打勾?；顒佑蜻x擇創(chuàng)建單據(jù)類型域選擇標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。點(diǎn)“自動”進(jìn)入下列屏幕，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”，進(jìn)入采購訂單輸入屏幕。您能夠進(jìn)一步修改您的采購訂單，輸入供應(yīng)商、需要日期等必需錄入的內(nèi)容，然后保存，提交審批。一攬子采購協(xié)議發(fā)放的審批本章主要介紹一攬子采購協(xié)議在發(fā)放時(shí)提交審批的操作經(jīng)過。提交審批路徑：采購訂單>發(fā)放在采購發(fā)放錄入界面，輸入一攬子采購協(xié)議的訂單號，輸入發(fā)運(yùn)組織和發(fā)放數(shù)量，需要日期等信息后，存盤，單擊“審批”。以后的操作同采購訂單的審批。審批經(jīng)過后，就能夠?qū)@一協(xié)議進(jìn)行發(fā)放。采購訂單的查詢本章主要介紹如何查詢采購單信息。路徑：采購訂單>采購訂單匯總?cè)缟蠄D所示,能夠輸入各種查詢條件按采購訂單號按采購訂單類型（如采購訂單，一攬子協(xié)議）按供應(yīng)商按采購員按項(xiàng)目信息選擇查詢結(jié)果單擊查找，符合條件的采購訂單就出目前采購訂單匯總界面上選擇要查看的采購訂單，經(jīng)過“工具”菜單中相應(yīng)的子菜單，能夠進(jìn)行如下操作：查看訂單行路徑：工具>查看行顯示該訂單的采購行信息查看發(fā)貨信息路徑：工具>查看裝運(yùn)顯示該訂單的發(fā)貨信息查看分配信息路徑：工具>查看分配顯示該訂單的帳戶分配信息查看接收信息路徑：工具>查看接收顯示該訂單的接收信息查看訂單活動歷史記錄信息路徑：工具>查看活動歷史記錄顯示該訂單的活動歷史記錄查看訂單相關(guān)的發(fā)票信息路徑：工具>查看發(fā)票可顯示該訂單相關(guān)的發(fā)票信息采購訂單的復(fù)制路徑：工具>復(fù)制單據(jù)復(fù)制采購訂單采購訂單的控制路徑：工具>控制顯示控制單據(jù)窗口選擇活動內(nèi)容。輸入活動原因。點(diǎn)擊“確定”保存退出。采購訂單的接收本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何依據(jù)采購訂單接收供應(yīng)商交貨。采購訂單的接收包括直接接收入庫、檢驗(yàn)接收入庫和標(biāo)準(zhǔn)接收三種方式。本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何依據(jù)采購訂單接收供應(yīng)商交貨。正常采購物料的接收使用標(biāo)準(zhǔn)接收和直接接收兩種方式。路徑：接收>接收查詢接收信息：來源類型：選擇供應(yīng)商（供應(yīng)商）。采購訂單：輸入采購訂單號。輸入接收的項(xiàng)目編碼。按“查找”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。采購接收檢查送貨單信息與此處的訂單信息相符后，輸入實(shí)際接收的數(shù)量。保存。點(diǎn)擊“題頭”鍵，出現(xiàn)下圖：此處是系統(tǒng)為該次接收產(chǎn)生的收據(jù)號，必需記錄下來。采購訂單接收的退回本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何退回已經(jīng)接收的物品。本操作適用于所有物品的采購接收的返回。查詢符合條件的收據(jù)接收（收據(jù)號）：輸入送貨批的收據(jù)號。也可輸入采購單編號、供應(yīng)商和項(xiàng)目編碼作為查詢條件。按“查找”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。輸入退貨信息點(diǎn)擊相應(yīng)記錄,選擇所要退貨的記錄輸入要退貨的數(shù)量選擇退回目標(biāo)假若該項(xiàng)目要求批次-序列控制,點(diǎn)擊批次和序列輸入詳細(xì)的批次-序列.(詳細(xì)操作見材料的交貨入庫處理)接收的更正本章主要介紹在采購系統(tǒng)中如何依據(jù)對接收數(shù)據(jù)進(jìn)行更正。本操作適用于所有物品的采購接收的更正。/查詢符合條件的收據(jù)接收（收據(jù)號）：輸入送貨批的收據(jù)號。也可輸入采購單編號、供應(yīng)商和項(xiàng)目編碼作為查詢條件。按“查找”鍵或回車，表示接收查詢條件，進(jìn)入下一查詢結(jié)果屏幕。輸入接收更正信息輸入更正的數(shù)量在方框里打鉤保存后退出.供應(yīng)商管理本章內(nèi)容主要介紹在在采購管理系統(tǒng)中對供應(yīng)商的增加、修改。本操作適用于在日常業(yè)務(wù)定義及維護(hù)供應(yīng)商信息。新建供應(yīng)商在供應(yīng)商視窗中設(shè)置供應(yīng)商，以記錄您從其接收貨物和服務(wù)的個(gè)人和公司信息。為供應(yīng)商和供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的信息，在以后將作為輸入該供應(yīng)商的事務(wù)處理時(shí)的默認(rèn)值。路徑：供應(yīng)基準(zhǔn)>供應(yīng)商輸入供應(yīng)商根本信息輸入新供應(yīng)商的名稱、編碼、及適用的付款條件和供應(yīng)商類型等信當(dāng)保存了新供應(yīng)商的付款條款是預(yù)設(shè)的默認(rèn)值，您能夠?qū)@些值進(jìn)行修改。著重，假若您輸入的供貨商名稱或編號已經(jīng)存在，Oracle系統(tǒng)將顯示一條錯(cuò)誤信息，且不允許繼續(xù)輸入，您需查明其是否為重復(fù)錄入的供應(yīng)商。輸入供應(yīng)商分類信息。輸入供應(yīng)商類型輸入供應(yīng)商地點(diǎn)詳細(xì)信息。上述信息輸完后，點(diǎn)擊地點(diǎn)按鈕進(jìn)入以下屏幕。廠僅限于8FQ(R) 廠采購卡(Cl哇網(wǎng)絡(luò)地點(diǎn)通訊區(qū)號 編號士圈口1 l 電傷 傳宜輸入地點(diǎn)和國家名稱輸入地址。輸入所在地信息輸入郵政編碼輸入地點(diǎn)選項(xiàng)是否支付地點(diǎn)是否為采購地點(diǎn)是否僅為詢價(jià)地點(diǎn)輸入該供應(yīng)商地點(diǎn)的電話信息輸入供應(yīng)商的聯(lián)系人信息。每個(gè)供應(yīng)商可有多個(gè)聯(lián)系人。姓名 百啋吾佯: 1廠: 1廠I II］ I 1:I ?,I|輸入聯(lián)系人姓名輸入聯(lián)系電話輸入失效日期（必要時(shí)輸入）選擇其他選項(xiàng)能夠輸入您要記錄的供應(yīng)商地點(diǎn)其他信息，例如：銀行帳戶、會計(jì)、發(fā)票稅等信息。如需查看其會計(jì)信息的默認(rèn)值，您可依據(jù)實(shí)際情況修改其默認(rèn)值。保存所做的工作。供應(yīng)商合并本章內(nèi)容主要介紹在在采購訂單管理系統(tǒng)中合并供應(yīng)商信息本操作適用于在日常業(yè)務(wù)對重復(fù)的供應(yīng)商進(jìn)行合并。路徑：采購>供應(yīng)基準(zhǔn)>供應(yīng)商合并選擇合并內(nèi)容無：不傳傳送舊供應(yīng)商的發(fā)票PO：擇“PO（采購訂單）”將信息從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商。假若您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)重新指定給新供應(yīng)商，請選擇“復(fù)制地點(diǎn)的失效日期并使用您選擇要傳送的信息來創(chuàng)建新供應(yīng)商的新地點(diǎn)。合并供應(yīng)商信息假若您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并，請勿選合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期來作為舊供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并將您選定的所有信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并。合并供應(yīng)商信息視圖>請求單擊“查找”單擊“查看輸出采購管理系統(tǒng)將提交并發(fā)請求以運(yùn)行供應(yīng)商合并程序，此程序會將信息從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商，并同時(shí)運(yùn)行供應(yīng)商合并報(bào)表，查閱該報(bào)表并保留以作為供應(yīng)商合并活動的審計(jì)線索。報(bào)表ORACLE為采購系統(tǒng)提供了100多個(gè)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，運(yùn)行這些報(bào)表，能為用戶提供大量與供應(yīng)商及采購事務(wù)處理相關(guān)的信息。報(bào)表的提交路徑：采購>報(bào)表>運(yùn)行選擇提交單個(gè)請求還是請求集，請求集是預(yù)先定義的多個(gè)請求的集合；點(diǎn)擊“確定點(diǎn)擊值列表可顯示所有報(bào)表名；選中要提交的報(bào)表，如上圖所示。點(diǎn)擊；報(bào)表參數(shù)。不同的報(bào)表要求的