速凍食品公司文件、檔案立卷歸檔制度

速凍食品公司文件、檔案立卷歸檔制度第一條：為建立和健全本集團的文件、檔案管理，提高管理水平，實現(xiàn)文檔管理規(guī)范化，特制定本制度。第二條：應(yīng)歸檔的文件檔案分為四類：行政管理檔案、人事管理檔案、經(jīng)營管理檔案、財務(wù)管理檔案。1.行政管理檔案集團與分公司各類文件，下屬公司、分支機構(gòu)上報的請示報告，工作計劃、總結(jié)、報告，會議記錄、紀要；集團和分公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議書等；集團與分公司專題、典型的調(diào)查報告；集團與分公司的大事記，各種活動簡報；集團與分公司各種證照；集團與分公司制度匯編，有關(guān)規(guī)章制度與規(guī)定。2.人事管理檔案員工檔案（錄用登記表，身份證，學(xué)歷、職稱證明等復(fù)印件）；錄用轉(zhuǎn)正審批表；年度、月度工作績效評核記錄；簽定的勞動合同書、責(zé)任目標(biāo)管理合同書、安全責(zé)任書等；人員考勤統(tǒng)計，違章、違紀登記，獎罰記錄等；人力資源管理規(guī)劃，檢查、評比記錄等；員工培訓(xùn)計劃、實施情況匯總；員工任免審批，評比先進有關(guān)資料；企業(yè)文化實施與活動有關(guān)情況；人員招聘簡章計劃、登記表等有關(guān)資料。3.經(jīng)營管理檔案集團與分公司經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃，立項方案；與業(yè)務(wù)客戶的來往傳真、信函，聯(lián)系電話、地址等資料；經(jīng)營信息、宣傳冊、圖片、資料；各種調(diào)研、策劃計劃、方案；調(diào)研收集的各種信息、數(shù)據(jù)、資料；市場分析、預(yù)測的數(shù)據(jù)、資料；可行性報告；投資立項的預(yù)算、決算；經(jīng)營收支和業(yè)績的各種報表、數(shù)據(jù)；產(chǎn)品的工藝、流程、標(biāo)準等；客戶資料、初訪、服務(wù)、聯(lián)系各種情況；與客戶談判、協(xié)商的記錄、意向，簽定的合同、協(xié)議等。4.財務(wù)管理檔案會計憑證、帳簿、報表、報告、財務(wù)計劃、預(yù)算、決算、各種審計資料報告等，有關(guān)財務(wù)與審計制度，及規(guī)定。第三條：文件檔案管理與標(biāo)準由集團總經(jīng)辦統(tǒng)一組織，集團各部門、分公司人行部負責(zé)收集整理；行政、人事、經(jīng)營檔案管理與保管，由集團總經(jīng)辦、銷管部、分公司人行部指定專人負責(zé)；財務(wù)檔案管理與保管，由財務(wù)部指定專人負責(zé)。第四條：各部門對分管的文件、資料要注意收集、積累，每月進行一次整理（經(jīng)營檔案可每專項結(jié)束后整理），按歸檔、立卷要求進行分類、登記，分別編制檢索目錄，集團文檔檢索總目錄，由總經(jīng)辦負責(zé)編制；集團各部門、分公司人行部，每季初上報上季歸檔、立卷的檔案，由檔案管理與保管專人負責(zé)做好登記，并進行必要的加工整理，設(shè)定秘密等級；文檔立卷歸檔后，如需借閱，要辦理借用登記手續(xù)，到期及時催還。第五條：歸檔的文件資料按年度立卷，按集團各部門、分公司人行部統(tǒng)一編號；按文檔的性質(zhì)與作用分為：絕密、機密、秘密、內(nèi)部資料四個等級；按保管期限分為：永久保存（10年）、長期保存（5年）、短期保存（2年）。第六條：歸檔案卷應(yīng)做到分類組卷合理，內(nèi)容完整、準確，重點突出，能反映工作活動的基本全貌。1.案卷封面由立卷人根據(jù)歸檔的內(nèi)容擬定，案卷標(biāo)題要簡明、準確地反映文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任（立卷）者、內(nèi)容和文種，字數(shù)不超過50字，保管期限、秘密等級，按規(guī)定填寫。2.卷內(nèi)目錄（1）順序號：以卷內(nèi)文件、資料排列先后順序填寫序號；（2）文件作者：制發(fā)文件機構(gòu)、或部門，即文件的署名者；（3）文件號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文編號；（4）文件日期：文件的落款日期；（5）標(biāo)題：文件的標(biāo)題一般應(yīng)照實抄錄，資料標(biāo)題設(shè)定，應(yīng)簡明、準確；（6）所在頁號：文件、資料所在起頁編號，卷內(nèi)最后一份文件資料寫明起止頁號。3.裝訂（1）卷內(nèi)材料要去掉金屬物，對破損的文件資料要修補，影響裝訂的紙張要接貼，字跡不清或擴散的應(yīng)復(fù)制與原件相同后立卷；（2）案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂，裝訂時應(yīng)左邊和底邊對齊；（3）裝訂封面可用統(tǒng)一制式的案卷封面，也可用紙用檔案袋。4.存放按統(tǒng)一分類與編號，存放于檔案柜內(nèi)，承辦人每季檢查整理一次以上，集團總經(jīng)辦、分公司人行部每年抽查兩次以上，并注明檢查日期、檢查人。第七條：文檔管理與保管承辦人，與各部門在檔案交接中，應(yīng)做好交接記錄，作為移交案卷的憑據(jù)，交接雙方簽字后，各自保留一份，如承辦人崗職發(fā)生變化，文檔及檢索目錄的交接手續(xù)同前；對于超過保管期限的案卷，或特殊情況需銷毀的案卷，經(jīng)請示集團總經(jīng)理批準后