建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔(齊魯萬)

建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔一、項(xiàng)目文件的類型

1、項(xiàng)目前期文件：指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。

2、項(xiàng)目施工文件：指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。

3、項(xiàng)目竣工圖：指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。

4、項(xiàng)目監(jiān)理文件：指監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。

5、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。

6、電子文件。

7、項(xiàng)目聲像文件。二、項(xiàng)目文件的歸檔依據(jù)石油化工建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔，主要按《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）、《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》（SH/T3903-2004）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）和本單位有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

三、項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)主要文件的收集與歸檔

1、紅頭文件(項(xiàng)目前期文件)

◆本單位下發(fā)的項(xiàng)目文件

◆上級(jí)下發(fā)的項(xiàng)目文件

◆平行文件

具體來說，項(xiàng)目紅頭文件有：

1）項(xiàng)目有關(guān)的申請(qǐng)與批復(fù)；如項(xiàng)目可行性研究的申請(qǐng)與批復(fù)，基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的申請(qǐng)與批復(fù)等。

2）項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要；

如項(xiàng)目工程建設(shè)協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。

3）項(xiàng)目有關(guān)的通知；如成立項(xiàng)目部的通知等。

4）項(xiàng)目有關(guān)的函和復(fù)函；如項(xiàng)目用電的函、項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告書審查的函。

5）其它。如項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告審查意見。歸檔部門：經(jīng)理辦公室

2、項(xiàng)目評(píng)價(jià)文件

1）安全評(píng)價(jià)。如項(xiàng)目安全預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告，安全驗(yàn)收評(píng)價(jià)報(bào)告。

2）環(huán)境影響評(píng)價(jià)。如項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)大綱、評(píng)價(jià)報(bào)告書。

3）職業(yè)病危害評(píng)價(jià)。如項(xiàng)目職業(yè)病危害預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告等。

4）水土保持評(píng)價(jià)。如水土保持報(bào)告書等。

5）節(jié)能、地震安全評(píng)價(jià)。

歸檔部門：安環(huán)部等有關(guān)責(zé)任部門。

3、項(xiàng)目辦證文件

1）國家土地使用證；

2）建設(shè)用地規(guī)劃許可證；

3）建設(shè)工程規(guī)劃許可證；

4）工程施工許可證；如項(xiàng)目開工報(bào)告表。

5）《選址意見書》、紅線圖等征地時(shí)形成的有關(guān)文件；

6）工程質(zhì)量監(jiān)督書、工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)表等。歸檔部門：有關(guān)責(zé)任部門。

4、招標(biāo)文件

1）勘察招標(biāo)；

2）設(shè)計(jì)招標(biāo)；

3）施工招標(biāo)；

4）監(jiān)理招標(biāo)。凡是實(shí)行招標(biāo)的，每一類招標(biāo)均需要形成招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)議標(biāo)文件、中標(biāo)通知書。歸檔部門：工程部等

5、合同文件

1）勘察合同；

2）設(shè)計(jì)合同；

3）施工合同；

4）監(jiān)理合同；

5）質(zhì)量監(jiān)督合同（協(xié)議）；

6）設(shè)備材料采購合同、設(shè)備監(jiān)造合同；

7）其它相關(guān)協(xié)議。如（供電、供水等協(xié)議）歸檔單位：工程部等有關(guān)部門。

6、設(shè)計(jì)文件

1）工程地質(zhì)勘察報(bào)告；

2）成套購買技術(shù)裝置的詢價(jià)書或招標(biāo)書、合同與技術(shù)附件、工藝設(shè)計(jì)包、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)（國外）、設(shè)計(jì)會(huì)議議定書等；

3）總體設(shè)計(jì)；一般規(guī)定，含3套以上工藝裝置的投資項(xiàng)目，應(yīng)編制總體設(shè)計(jì)。

4）基礎(chǔ)設(shè)計(jì)。

6）樁基檢測(cè)報(bào)告；

7）施工圖；

8）雙方往來的文件（傳真、電子郵件）。歸檔部門：有關(guān)單位和部門。

7、項(xiàng)目涉外文件

1）項(xiàng)目詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判記錄；

2）項(xiàng)目協(xié)議書、合同書及合同附件；

3）外商提供的有關(guān)資料、出國考察報(bào)告；

4）項(xiàng)目建設(shè)中的來往信函；

5）國外各階段設(shè)計(jì)文件、審查、議定書；

6）國外引進(jìn)設(shè)備材料及其設(shè)計(jì)圖紙、說明書；

7）國外設(shè)備存儲(chǔ)、運(yùn)輸、開箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠文件；

8）外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的有關(guān)技術(shù)資料及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。歸檔部門：外事辦公室等有關(guān)部門。

8、項(xiàng)目設(shè)備隨機(jī)文件

1）設(shè)備裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單；

2）設(shè)備安裝圖紙、說明書等；

3）設(shè)備質(zhì)量證明文件（產(chǎn)品合格證，材料質(zhì)量證明書，設(shè)備檢測(cè)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)等報(bào)告，性能鑒定文件等）;4）引進(jìn)設(shè)備應(yīng)包括裝箱單、開箱檢驗(yàn)記錄、隨機(jī)資料、商檢和索賠文件。

歸檔單位:誰接收誰歸檔。

9、項(xiàng)目交工技術(shù)文件

1）SH/T3503-2007規(guī)定的各種文件：

a）施工組織設(shè)計(jì)；

b）工程開工、中間交接、交工等工程交付文件；

c）土建、安裝工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)、檢測(cè)等質(zhì)量驗(yàn)收文件；

如：施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢測(cè)報(bào)告等。

d）設(shè)備、材料質(zhì)量證明文件及材料檢測(cè)、復(fù)驗(yàn)報(bào)告；

如：出廠合格證、廠家質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、廠家質(zhì)量保證書、進(jìn)口商品商檢證明、質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告、環(huán)保和消防部門出具的認(rèn)可文件、設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄、材料進(jìn)場復(fù)試報(bào)告等。

e）竣工圖。歸檔單位：各承包單位

2）國家、行業(yè)、地方等對(duì)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)定的應(yīng)形成的文件（SH/T3503-2007不含有的文件）如SH/T3503-2007有關(guān)條款規(guī)定：

4.3建設(shè)工程項(xiàng)目中有關(guān)鐵路、公路、港口碼頭、電信、35kV以上送變電工程和油氣田、長輸管道工程的交工技術(shù)文件內(nèi)容及格式應(yīng)按有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。

4.4鍋爐、壓力容器、起重機(jī)械、電梯等安裝工程的交工技術(shù)文件內(nèi)容除執(zhí)行本規(guī)定外，還應(yīng)執(zhí)行建設(shè)工程項(xiàng)目所在地特種設(shè)備安全監(jiān)察管理部門的規(guī)定。

4.5土建工程所用的交工技術(shù)文件內(nèi)容和格式除本執(zhí)行規(guī)定外，還應(yīng)執(zhí)行建設(shè)工程項(xiàng)目所在地建設(shè)行政主管部門的規(guī)定。注：各省市自治區(qū)也相應(yīng)發(fā)布了有關(guān)建筑工程交工技術(shù)文件格式與要求的地方標(biāo)準(zhǔn)，且必須強(qiáng)制執(zhí)行。因此，SH3503沒有再規(guī)定這部分交工技術(shù)文件的內(nèi)容和格式。其附錄B（土建工程表格）中所列入的表格是針對(duì)石化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)設(shè)備基礎(chǔ)、水池等混凝土工程特殊要求，補(bǔ)充了現(xiàn)行國家建筑工程施工及驗(yàn)收規(guī)范中所缺的交工技術(shù)文件表格和要求。主要有地基驗(yàn)槽（坑）記錄、地基處理記錄、工程定位測(cè)量記錄、設(shè)備基礎(chǔ)復(fù)測(cè)記錄、基礎(chǔ)沉降觀測(cè)記錄、水池蓄水試驗(yàn)記錄等。

如：山東省對(duì)建設(shè)項(xiàng)目土建工程主要?dú)w檔文件：

1、施工試驗(yàn)記錄

1）土壤干密度試驗(yàn)報(bào)告2）砂漿配合比、抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告3）混凝土配合比、抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告4）鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告5）樓地面、屋面坡度檢查記錄

2、施工記錄

1）地基處理2）地基釬探3）樁基施工記錄4）沉降觀測(cè)記錄5）結(jié)構(gòu)吊裝、預(yù)制混凝土樓板安裝記錄6）現(xiàn)場預(yù)應(yīng)力施工記錄7）施工測(cè)溫記錄8）施工放線測(cè)量記錄9）通風(fēng)道、抽氣道、煙道、吸排煙道暢通記錄10）墻體裂縫情況檢查記錄11）頂棚、樓地面裂縫情況檢查記錄

3、隱藏工程記錄

1）地基驗(yàn)槽2)基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程3)鋼結(jié)構(gòu)工程4)防水工程

4、竣工驗(yàn)收文件

1）單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄

2）單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄

3）單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄

4）分部（子分部）工程驗(yàn)收記錄

5）分部（子分部）工程觀感檢查記錄

6）基礎(chǔ)、主體等分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

7）地面、樓面工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

8）屋面工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

9）其它

10、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)階段主要形成文件

1）總體試車方案、生產(chǎn)和輔助裝置試車方案；

2）項(xiàng)目聯(lián)機(jī)試車方案和投料試車方案；

3）裝置開、停車方案；

4）裝置調(diào)試報(bào)告；

5）崗位工藝技術(shù)規(guī)程；

6）崗位操作法；

7）現(xiàn)場運(yùn)行及事故應(yīng)急救援預(yù)案和檢修方案；

8）技術(shù)培訓(xùn)材料；

9）裝置運(yùn)行日志；

10）系統(tǒng)圖；

11）試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告；

12）裝置性能試驗(yàn)報(bào)告；

13）其它有關(guān)文件。歸檔單位：建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門

11、竣工驗(yàn)收文件按照《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收規(guī)定》（SH/T3904-2005）規(guī)定，建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收應(yīng)包括交工驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收、生產(chǎn)考核、竣工決算與項(xiàng)目審計(jì)、檔案驗(yàn)收。

1）交工驗(yàn)收

形成：工程交工證書。

2）專項(xiàng)驗(yàn)收：消防、職業(yè)衛(wèi)生、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)。形成：消防驗(yàn)收意見、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)及驗(yàn)收意見、勞動(dòng)安全衛(wèi)生評(píng)價(jià)及驗(yàn)收意見、環(huán)境影響評(píng)價(jià)及驗(yàn)收意見。

3）生產(chǎn)考核（生產(chǎn)能力、能耗、工藝指標(biāo)、產(chǎn)品質(zhì)量、設(shè)備運(yùn)行、“三廢”排放達(dá)標(biāo)情況、環(huán)境噪聲強(qiáng)度及有毒有害氣體深度）形成：考核評(píng)價(jià)報(bào)告、生產(chǎn)考核總結(jié)、72h運(yùn)行記錄。

4）竣工決算與項(xiàng)目審計(jì)形成：竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告

5）檔案驗(yàn)收形成：檔案驗(yàn)收評(píng)價(jià)及驗(yàn)收意見

6）項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督形成：項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告

7）竣工驗(yàn)收文件形成：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收證書、工程設(shè)計(jì)總結(jié)、工程施工總結(jié)、工程監(jiān)理總結(jié)、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審文件、竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件。歸檔單位：有關(guān)責(zé)任單位或部門

12、項(xiàng)目監(jiān)理文件的歸檔

1)監(jiān)理管理文件:

◆監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則等；

◆監(jiān)理月（周）報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理總結(jié)等；

2)監(jiān)理工作記錄（1）有關(guān)通知、記錄◆監(jiān)理通知及回復(fù)單、監(jiān)理指令；◆監(jiān)理抽檢記錄、不合格項(xiàng)處置記錄、旁站監(jiān)理記錄、見證取樣備案文件。

（2）報(bào)審報(bào)批性文件◆開工/復(fù)工報(bào)審文件；◆施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審文件；◆分包單位資質(zhì)報(bào)審、特殊工種資質(zhì)報(bào)審；◆設(shè)備、材料報(bào)審文件；◆施工進(jìn)度、索賠與支付等報(bào)審文件；◆工序報(bào)驗(yàn)文件。

3）其它相關(guān)文件。如工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、HSE計(jì)劃書和HSE工作通報(bào)等。具體歸檔范圍參照國家和中石化有關(guān)規(guī)定。

13、設(shè)備監(jiān)造文件

◆設(shè)備監(jiān)造委托合同；監(jiān)造單位資質(zhì)材料；

◆監(jiān)造計(jì)劃；

◆設(shè)備制造的檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)要求、檢驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告；

◆原材料、零部件等質(zhì)量證明文件和檢驗(yàn)報(bào)告；

◆會(huì)議紀(jì)要、來往文件；

◆監(jiān)造日志（月報(bào)）、監(jiān)造總結(jié)；

◆其它相關(guān)文件。歸檔單位：設(shè)備監(jiān)造單位

13、項(xiàng)目電子文件(10分)

◆前期文件

◆設(shè)備隨機(jī)資料；

◆施工交工文件；

◆竣工圖；

◆監(jiān)理文件。

◆其它相關(guān)文件。歸檔單位：各相關(guān)部門或單位

14、項(xiàng)目聲像材料

1）類型：照片、攝像材料；

2）主要內(nèi)容

◆工程前原貌

◆地基與基礎(chǔ)工程（隱蔽）

◆主體工程◆各種安裝工程，特別是重要設(shè)備的安裝◆竣工驗(yàn)收◆竣工后全貌

歸檔單位：總承包單位、監(jiān)理單位

四、歸檔文件的質(zhì)量要求按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）等規(guī)定：

1、歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。

2、項(xiàng)目文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

3、項(xiàng)目文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

4、項(xiàng)目文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料。如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

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