集團檔案管理制度

文件編號發(fā)布日期檔案管理規(guī)范與實施辦法現行版本V1.0頁次/頁數第PAGE9頁共NUMPAGES9頁檔案管理規(guī)范與實施辦法修訂記錄發(fā)布日期版本說明修改人審核人批準人發(fā)布記錄編制部門檔案管理部日期：審核人（簽名）日期：批準人（簽名）日期：目錄TOC\o"1-1"\h\u163461目的 345392適用范圍 3115513定義 3137094管理原則 390625管理職責 3162836紙質檔案管理 420907電子文件/聲像檔案管理 10111728處罰 1029929附則 11161910附件 11檔案管理規(guī)范與實施辦法目的為加強對公司檔案管理工作，保證和維護檔案的安全、完整，提高檔案的利用價值，充分發(fā)揮檔案的服務功能，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規(guī)，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于集團公司（以下簡稱“集團”）所有職能部門及分公司（以下簡稱“各部門”）的檔案管理，全資或控股子公司參照執(zhí)行。定義本規(guī)定所稱的檔案，是指過去和現在的公司各部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。管理原則公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，各部門收集立卷，行政人事部統(tǒng)一歸檔的原則，共同維護檔案的完整與安全。管理職責檔案管理部：為公司檔案的歸口管理部門，負責對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。對公司各部門的檔案管理進行指導、監(jiān)督和檢查。本規(guī)定的制訂和解釋，并根據執(zhí)行情況以及公司管理發(fā)展需要，不斷完善、優(yōu)化本規(guī)定。各部門分管部門檔案，指定專人（兼職檔案員）負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。檔案管理部檔案管理員和各部門兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，各部門須將檔案管理人員名單報行政人事部備案。檔案工作人員出現工作變動或離職時，必須及時通知行政人事部，并將其經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。檔案管理部檔案管理員負責對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理，確保公司各類檔案文件的安全。負責公司檔案資料的查閱、復印、銷毀等手續(xù)辦理工作。忠于職守，遵守公司檔案管理規(guī)定和保密制度，保守公司秘密，不得向有關人員泄露檔案內容。各部門兼職檔案管理員負責管理本部門的檔案資料，確保部門各類檔案文件的安全。負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。負責本部門檔案資料的查閱、復印等手續(xù)辦理工作。忠于職守，遵守公司檔案管理規(guī)定和保密制度，保守公司秘密，不得對他人泄露檔案內容。紙質檔案管理檔案的收集與識別部門收集、管理。各部門檔案人員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料。并在規(guī)定的時限內移交到公司行政人事部歸檔，并辦好交接簽收手續(xù)，任何人不得占位己有。公司據各部門性質、檔案價值制定《公司檔案分類識別規(guī)范表》，規(guī)定各部門需移交的檔案類型。各部門兼職檔案管理人員依照《公司檔案分類識別規(guī)范表》收集檔案。依照《公司檔案分類識別規(guī)范表》標準，不屬于范圍內的檔案，檔案管理員有權拒收。若在不預定情況下產生的某些不在《公司檔案分類識別規(guī)范表》范圍內的，但具有保存價值的檔案，需填寫“檔案項目歸檔申請表”，經審批后歸檔。凡還在文書處理過程中的文件，尚未辦理完畢的文件，不給予歸檔。檔案的分類、組卷檔案的“分類組卷”由部門的兼職檔案管理員執(zhí)行。各部門應隨時組卷。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案管理員集中統(tǒng)一保管、整理。各部門兼職檔案員需按“檔案整理規(guī)范”進行分類組卷。未按要求整理的，檔案管理員有權不收。過去已移交的不規(guī)范檔案，檔案管理員有權要求兼職檔案管理員重新整理。組卷、歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。檔案管理規(guī)范：按照先組“件”再組“卷”的原則進行整理。（1）組“件”規(guī)范單份文件，每份文件為一件。各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等。一冊（本）為一件。正本與定稿為一件。正件與附件為一件。正文與文件處理單位一件。原件與復印件為一件。轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件。來文與復文、去文與復文（包括請示與批復等）可作為組合件，或各為一份。組“卷”規(guī)范循“文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管與利用”原則組卷。卷內文件按照“管理內容--形成時間順序”的規(guī)律進行排列。卷內文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起。不同保存年限的文件不可歸為同一卷。不同密級的文件不可歸為同一卷。不同年度的文件一般不可歸為統(tǒng)一卷。但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。檔案的移交公司根據檔案性質制定“檔案移交時限表”，確定各部門的檔案移交時限。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案管理員集中統(tǒng)一保管、整理。各部門檔案兼職管理員按要求整理好檔案后，在檔案的規(guī)定移交時限內移交至行政人事部進行歸檔。年度文件以“年”為單位進行移交歸檔，其他文件以“季度”為單位進行移交歸檔。具體劃分根據“檔案移交時限表”執(zhí)行。逾期不移交者，需按相關要求自行完成“編制目錄”、“制定編號”、“裝訂裝盒”等后續(xù)工作，檔案管理員逾期將不再不辦理后繼工作。表：檔案移交時限表序號類型收集管理部門移交時限保管部門1股東會、董事會、監(jiān)事會文件董秘辦文件產生的當月終后30天檔案管理部2黨支部、工會文件黨支部、工會文件產生的當月終后30天檔案管理部3會計檔案財務部每年3月份財務、檔案管理部4人事檔案行政人事部員工入職后30天及每季度末人力資源部5對外合同、協(xié)議類文件行政人事部文件產生的當月終后30天檔案管理部6制度類文件行政人事部文件產生的當月終后30天檔案管理部7公司內外部公文行政人事部文件產生的當月終后30天檔案管理部8項目資料項目負責人文件產生的當月終后30天檔案管理部9設備資料設備部按設備開箱之日檔案管理部10工程資料工程負責部門按照工程項目進度檔案管理部11各類證照各部門文件產生的當月終后30天檔案管理部12外派學習資料（培訓、會議等）行政人事部文件產生的當月終后30天檔案管理部13會議資料（公司層級會議）行政人事部文件產生的當月終后30天檔案管理部14各部門業(yè)務文件及記錄、單據各部門文件產生的當月終后30天檔案管理部15各部門公文各部門文件產生的當月終后30天檔案管理部16公司所有聲像文件各部門文件產生的當月終后30天檔案管理部17公司所有電子備份文件各部門文件產生的當月終后30天檔案管理部18其他文件文件產生的當月終后30天檔案管理部每月的25-30日為移交歸檔時間，其他時間檔案管理員不受理移交歸檔手續(xù)、不接收檔案。各部門在移交檔案或資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，填寫“檔案移交簽收表”，由部門負責人簽字后歸檔備查。凡不符合組卷要求或文件資料不全的，檔案管理人員有權拒絕接收。移交后的文件，由檔案管理員完成打包、包裝等工作，兼職檔案管理員不可擅自進行密封處理。移交后續(xù)檔案管理工作移交后的后續(xù)工作由檔案管理人員負責，兼職檔案人員配合協(xié)作。編輯檔案移交后，檔案管理員根據《檔案分類標識規(guī)范標準表》對每卷檔案進行編號、密級匹配，以便查閱與保存。所有檔案資料劃分三個密級：秘密級和機密級和絕密級。具體劃分標準據公司《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。檔案編號以字母或者數字作為代碼，按照“部門+大類+小類+日期+保存年限+流水號”的格式進行編寫。編號按照《檔案分類編號表》執(zhí)行。檔案移交后，檔案管理員需對檔案按照目錄模板進行編制目錄，目錄要求信息完整、準確。每一個檔案盒內必須配有一份目錄。裝訂與裝盒檔案管理員需對以“卷”為單位，對每卷檔案進行裝訂。去掉文件上原有的金屬物，用棉線或不銹鋼釘對檔案重新進行裝訂。檔案管理員應對對破損的文件資料進行裱糊，對純藍墨水、紅墨水、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料及傳真進行復?。粚垙埛^大的文件加以折疊。裝訂好后，檔案管理員按同一年度、同一管理內容類別、部門、保管期限與產生時間等特征裝盒保存。檔案盒應采用牛皮紙檔案盒，以防潮防霉。貼卷脊與上柜檔案員應按照檔案內容編輯好檔案卷脊，張貼在檔案盒上后上柜。檔案管理員需按照檔案盒內文件內容、類型為檔案歸于的檔案盒定總類名稱。檔案管理員需為檔案盒進行檔案盒編號，編號以“卷”為原則進行編號，也叫卷號。卷脊必須包含“總類名稱”、“部門”、“保存期限”、“密級”。卷脊按照“卷脊管理模板要求”進行編輯。檔案盒上柜應按照部門、內容、時間等內在聯(lián)系進行排列。檔案的保管公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。公司檔案資料的保管按部門、保存期限、密級、大類、年度、編號等次序進行保管。檔案保管人員須做好檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“九防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光、防高溫。公司檔案室應當加強檔案的管理和利用，定期對檔案的價值進行鑒定，對密級的變更和解密根據公司《保密管理規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查，防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。檔案柜的鑰匙未經主管副總批準不得轉借給他人，如鑰匙遺失必須在1小時內上報主管副總，并安排換鎖工作。如檔案沒有任何登記的情況下丟失，由檔案管理員承擔全部責任。檔案的查閱、復印公司員工查閱、復印檔案時，應嚴格辦理查閱、復印手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》、《檔案復印登記表》，由檔案管理員核實后方可查閱、復印。如查閱人、復印人為《保密管理規(guī)定》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，必須經行檔案管理部負責人審核，批準人審批后方可進行查閱、復印。公司員工不得查閱、復印檔案內容與本身工作無關的檔案。檔案查閱、復印的批準人為：秘密級檔案由主管副總審批；機密級檔案由總裁審批；絕密級檔案由董事長審批。原則上檔案原件概不外借或帶出檔案室，檔案室可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。查閱公司檔案者應愛護檔案，保持整潔。不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以免造成檔案的損壞。查閱公司檔案者應注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將按照公司《保密管理規(guī)定》的有關規(guī)定予以處罰。檔案的銷毀對于超過保管期限和確已失去價值的檔案，應定期銷毀。銷毀前，檔案管理部檔案管理員應詳細填寫《檔案銷毀登記表》報行檔案管理部負責人審核，報批準人批準后，方可銷毀，任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由主管副總審批，機密級檔案的銷毀由總裁審批，絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案銷毀由行政人事部檔案管理員負責，同時由檔案管理部負責人和文件所屬部門負責人現場監(jiān)銷，嚴禁私自銷毀檔案。銷毀登記表（清冊）必須獨立組卷裝訂，永久保存！電子文件/聲像檔案管理公司根據檔案類型、內容等特征制定《電子文件實施管理辦法》管理辦法，對電子文件、聲像檔案進行管理。公司的電子文件、聲像檔案的管理按照《電子文件管理辦法》執(zhí)行。處罰有包括但不限于下列行為之一的，由行政人事部責令限期改正，并報請總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分，對于情節(jié)嚴重或其行為令公司遭受經濟損失的，公司有權立即辭退，無需提前通知，不作任何經濟補償，并追究其相應的賠償責任，行為構成犯罪的將依法追究其法律責任：將公務活動中形成的應當歸檔