(財務(wù)知識)財務(wù)系統(tǒng)最全版

（財務(wù)知識）財務(wù)系統(tǒng)20XX年XX（財務(wù)知識）財務(wù)系統(tǒng)20XX年XX月茅年的企業(yè)咨間尬口昇齡,登過實戰(zhàn)盼證可u帝地執(zhí)行的車舐管理方秦門直得臥d【最新卓越罰肋案您可自由編爼】前言隨著信息技術(shù)和財務(wù)管理水平的提高，財務(wù)軟件必將成為財務(wù)核算、管理的重要工具。優(yōu)秀的財務(wù)軟件能夠大大提高財務(wù)人員的工作水平和效率、優(yōu)化管理資源，從而實現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)的管理。由天津天大天財神州浩天科技有限X公司研制開發(fā)的"天財高校財務(wù)計算機管理系統(tǒng)"（以下簡稱“系統(tǒng)”），適用于普通大專院校、高職學(xué)院、中專技校、民辦學(xué)校以及高級中學(xué)等各類教育機構(gòu)。本系統(tǒng)不僅完全符合財政部最新預(yù)算改革方向及高校最新財務(wù)、會計制度，同時能夠充分發(fā)揮計算機系統(tǒng)的處理能力，降低財務(wù)管理工作強度，使財務(wù)部門及其他部門的預(yù)算信息充分溝通，確保學(xué)校資金能夠科學(xué)、合理的使用。自1995年"天財高校財務(wù)軟件v1.0"問世以來，天財軟件勵精圖治、積極進取，經(jīng)過多年發(fā)展，現(xiàn)已成為全國最具知名度的軟件品牌，在全國大中專院校市場占有率名列榜首。截止到2005年底，天財軟件己在全國30個省市的近700家高校、教育主管部門中廣泛使用。目前，管理思想先進、技術(shù)成熟的"天財高校財務(wù)管理系統(tǒng)v4.0"已全新推出，除對原有軟件進行了全面改進和優(yōu)化外，和相關(guān)系統(tǒng)（學(xué)生收費、預(yù)算、財務(wù)分析等）結(jié)合也更加緊密，逐步發(fā)展成為范圍廣、集成緊密、管理功能齊全、技術(shù)含量高的綜合性財務(wù)財務(wù)信息管理平臺，我們愿將最先進的管理思想和技術(shù)方法帶給客戶，和客戶共同發(fā)展進步。第壹節(jié)系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是專為“系統(tǒng)管理員”提供的后臺管理專用程序，包括用戶權(quán)限的設(shè)置、數(shù)據(jù)庫的備份、數(shù)據(jù)管理、日志查詢等。系統(tǒng)管理模塊主要能夠?qū)崿F(xiàn)如下功能：設(shè)立統(tǒng)壹的安全機制，包括數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)表備份、后臺數(shù)據(jù)管理、上機日志等等。對賬套中年度賬的統(tǒng)壹管理，包括建立、清空、和結(jié)轉(zhuǎn)歷史數(shù)據(jù)。對操作員及其權(quán)限的集中管理，包括操作員設(shè)置，功能、科目、部門、憑證類權(quán)限的設(shè)置啟動“系統(tǒng)管理”最簡單的方法就是單擊“天財高校財務(wù)系統(tǒng)”工作面板中的“系統(tǒng)管理”圖標(biāo)，系統(tǒng)將首先彈出客戶端登錄界面，用戶在輸入必要的信息后，按〖確定〗方可正常使用。在“賬套”下拉框處選擇已經(jīng)在服務(wù)端建立的賬套；用戶在“賬號”編輯框內(nèi)輸入賬號，此賬號正確，系統(tǒng)將跳過此項，光標(biāo)置于“密碼”編輯框，如果系統(tǒng)內(nèi)無此賬號，系統(tǒng)將提示錯誤。輸入賬號后，在“密碼”編輯框內(nèi)輸入密碼，只有賬號和密碼都正確，才可登錄進入“系統(tǒng)管理”模塊?！叭掌凇本庉嬁騼?nèi)顯示的是服務(wù)器的系統(tǒng)日期（而非終端系統(tǒng)時間）。輸入格式為“yyyy-mm-dd”也可點【日歷參照】選擇壹個自然時間。此日期應(yīng)為操作員當(dāng)前工作的會計月，即操作員只能在此日期所在月份內(nèi)進行憑證的錄入、修改、復(fù)核或記帳等工作。壹切就緒，點〖確定〗鍵即完成登錄。注意事項：如果是第壹次運行系統(tǒng)，那么必須首先建立操作員、賬套、設(shè)置操作員權(quán)限等。運行“系統(tǒng)管理“后根據(jù)網(wǎng)絡(luò)情況也許很快建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，也許要等壹小會兒，壹般為數(shù)秒。如果登錄不成功，那么系統(tǒng)將有提示。壹般問題用戶可通過檢查安裝、設(shè)置、數(shù)據(jù)庫聯(lián)接來自行解決?？蛻舳说卿浀哪康脑谟冢海?）遠(yuǎn)程驅(qū)動。在C/S網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式下，如果在服務(wù)端尚未啟動系統(tǒng)管理程序，則客戶端登錄會遠(yuǎn)程啟動服務(wù)端上的系統(tǒng)管理程序，且建立此次登錄的客戶端信息。登錄成功后，利用系統(tǒng)管理遠(yuǎn)程返回的系統(tǒng)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行工作。（2）確認(rèn)信息。確定用戶此次進入系統(tǒng)的賬套、會計年度、當(dāng)前會計期間、操作員及其密碼、登錄時間等信息，如果這些信息合法，則登錄成功。（3）記錄信息?？蛻舳说卿洉?qū)動服務(wù)端的系統(tǒng)管理程序，建立此次登錄的客戶端信息，包括之上被確認(rèn)的信息，以及軟件序列號確認(rèn)、客戶機名、子系統(tǒng)名等。每壹次登錄成功后，無論以后的操作進程是否正常（即客戶端子系統(tǒng)是否正常執(zhí)行到注銷自身），都會在服務(wù)端的上機日志中留下此次使用的詳細(xì)記錄。（4）系統(tǒng)安全。壹旦客戶端登錄成功，系統(tǒng)管理將實時跟蹤用戶的操作，如果客戶端發(fā)生死機等異常情況，服務(wù)端系統(tǒng)管理將自動釋放被占用的資源，檢查、恢復(fù)被損壞的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫等，這些保證了系統(tǒng)的安全性。壹、權(quán)限管理為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全和保密,本系統(tǒng)提供“操作員設(shè)置”功能,以便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員通過對系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，壹方面可避免和業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另壹方面能夠?qū)ο到y(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全和保密性。用戶以“系統(tǒng)管理員”的身份進入系統(tǒng)，點取功能菜單中的【權(quán)限管理】中的【用戶權(quán)限設(shè)置】項。進入以下界面：1、如何增加壹個用戶點擊〖增加〗按鈕，用戶可根據(jù)實際需要填寫相關(guān)欄目的內(nèi)容。其中：“用戶代碼”是該用戶的簡名或是用來標(biāo)識所設(shè)置的操作員的編號，必須輸入且不可重復(fù)；“用戶名稱”是所設(shè)置的操作員用戶的全名，必須輸入?！坝脩裘艽a”是指所設(shè)置的操作員進行系統(tǒng)登錄時的口令。在進行口令輸入時，要保證“用戶密碼”和“密碼確認(rèn)”欄目中輸入的內(nèi)容壹致，否則，系統(tǒng)將會提示出錯。各欄目填寫完畢后，點擊〖保存〗按鈕表示確認(rèn)。任何用戶，“系統(tǒng)管理”壹項壹旦被選中，不必再為他設(shè)任何權(quán)限，因為他已經(jīng)是系統(tǒng)管理員，如想放棄該操作員用戶的系統(tǒng)管理員資格，則去掉標(biāo)記。2、如何修改操作員在“用戶代碼”下拉框中，選擇欲修改的操作員用戶代碼，然后點擊〖修改〗按鈕，便可進入操作員修改狀態(tài)。只能改用戶名、口令及各種權(quán)限。相關(guān)欄目修改完畢后，點擊〖保存〗按鈕表示確認(rèn)。3、如何刪除操作員在“用戶代碼”下拉框中，選擇欲刪除的操作員用戶代碼，然后點擊〖刪除〗按鈕，便可對所選中的操作員用戶進行刪除。設(shè)置的操作員用戶壹旦被引用，便不能被修改和刪除。4、如何設(shè)置操作員權(quán)限（1）功能權(quán)限“功能權(quán)限”用來定義操作員在軟件使用中的具體分工，即能夠執(zhí)行哪種操作。用戶首先在界面左側(cè)“用戶代碼”下拉框中選中所要設(shè)置權(quán)限的用戶，界面下方是明細(xì)權(quán)限選擇區(qū)，包括“已擁有權(quán)限”和“未擁有權(quán)限”，其中“未擁有權(quán)限”所列示的明細(xì)權(quán)限都是該操作員用戶目前所不具備的。系統(tǒng)管理員如果想給他（或她）增加些權(quán)限，可用鼠標(biāo)雙擊所要增加的權(quán)限，這時該明細(xì)權(quán)限項就會加到“已擁有權(quán)限”中，表示用戶已具有了該權(quán)限。這個過程中如果出現(xiàn)了誤操作，增加了壹些不該增加的權(quán)限，只要在“已擁有權(quán)限”用鼠標(biāo)雙擊所要去除的權(quán)限即可，這時該明細(xì)權(quán)限項就會回到“未擁有權(quán)限”中。（2）科目權(quán)限“科目權(quán)限”用來定義操作員對科目所具有的更改、憑證、查詢權(quán)限。如果用戶對某些科目有權(quán)限，那么該用戶在制作憑證或查詢帳表時，只能使用他具有權(quán)限的那些科目，而對于他沒有權(quán)限的那些科目，則不能使用。單擊所選權(quán)限的復(fù)選框，使它置于選中狀態(tài)。更改權(quán)限后，單擊〖保存〗按鈕保存設(shè)置（3）部門權(quán)限“部門權(quán)限”決定了操作員對哪些部門的帳務(wù)具有操作權(quán)限。例如，有些學(xué)校不僅有壹個財務(wù)處，而且各個院（系）也有財務(wù)人員作報帳點，那么，每個院（系）的財務(wù)人員就只能對本院（系）有操作權(quán)限。或者某個柜臺窗口只負(fù)責(zé)某壹個(或幾個)院系的報賬，都可通過設(shè)置“部門權(quán)限”來實現(xiàn)。單擊所選權(quán)限的復(fù)選框，使它置于選中狀態(tài)。更改權(quán)限后，單擊〖保存〗按鈕保存設(shè)置。(4)憑證類型權(quán)限系統(tǒng)員為每個操作員規(guī)定“憑證類型“權(quán)限，該操作員就只能用此類憑證進行錄入(或?qū)徍?，有效避免了“串戶”。壹般來講在多校區(qū)集中核算的時候，應(yīng)按校區(qū)劃分“憑證類型”以方便今后的查詢和統(tǒng)計，同時，再將各校區(qū)的會計人員按所在校區(qū)配置“憑證類型”權(quán)限，使其制單和查詢只局限在本校區(qū)的數(shù)據(jù)泛圍內(nèi)。5、設(shè)置權(quán)限組在大型的財務(wù)系統(tǒng)運行環(huán)境中，由于崗位、用戶眾多，因此需要設(shè)置的各類權(quán)限也就特別復(fù)雜。系統(tǒng)提供壹套基于“工作組”的用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)人員的工作范圍、崗位職責(zé)設(shè)立不同的“用戶組”且設(shè)定“組權(quán)限”。以后加入該“工作組”的用戶將自動繼承組權(quán)限(而不必為每個人授權(quán))，如此可大大簡化權(quán)限設(shè)置工作?！敖M權(quán)限”同樣包括：功能權(quán)限、科目權(quán)限、部門權(quán)限、憑證類權(quán)限四類，注意設(shè)置完整。通過“用戶組”可簡化權(quán)限設(shè)置工作，當(dāng)然，我們也能夠為用戶單獨設(shè)置權(quán)限，操作方法不變。運行系統(tǒng)主菜單【權(quán)限管理】下的【用戶組權(quán)限管理】，進入如圖所示窗口點擊〖增加〗按鈕，輸入“用戶組代碼”、“用戶組名稱”后再點擊〖保存〗按鈕，保存“用戶組”信息。接下來就是為該用戶組設(shè)置功能權(quán)限、科目權(quán)限、部門權(quán)限和憑證類權(quán)限(方法同“用戶權(quán)限設(shè)置”，這里不再贅述)。那么如果將壹個用戶加入工作組呢？我們再壹次打開“權(quán)限管理”窗口，如圖：在左上方“用戶列表”處選定壹個用戶，同時我們再在右下方“用戶備選組”方框里選擇要加入的用戶組，點擊【＜】按鈕加入到“用戶所屬組”的方框內(nèi)，再點擊〖繼承組權(quán)限〗按鈕。二、數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)管理是系統(tǒng)管理員的重要工作內(nèi)容，主要是對財務(wù)工作中壹些常用數(shù)據(jù)或歷史數(shù)據(jù)的備份、刪除、恢復(fù)或數(shù)據(jù)更新工作。這部分功能在系統(tǒng)主菜單【數(shù)據(jù)管理】下。1、數(shù)據(jù)庫管理“數(shù)據(jù)庫管理”用于備份或恢復(fù)整個數(shù)據(jù)庫，且將其轉(zhuǎn)儲到硬盤設(shè)備或磁帶機設(shè)備上長期保存。以后如果機器的軟件或硬件發(fā)生故障造成某些數(shù)據(jù)丟失或者查詢歷史數(shù)據(jù)時，能夠從備份的數(shù)據(jù)中進行恢復(fù)。這樣做使得帳務(wù)數(shù)據(jù)存留得更為保險。因此，備份是數(shù)據(jù)庫管理員的最重要的日常工作。第壹次備份前要保證有壹個備份設(shè)備。單擊系統(tǒng)主菜單【數(shù)據(jù)管理】下的【數(shù)據(jù)庫管理】命令，系統(tǒng)將彈出數(shù)據(jù)庫備份/恢復(fù)窗口，如下圖所示。在數(shù)據(jù)庫備份／恢復(fù)窗口中，有備份和恢復(fù)倆個標(biāo)簽頁，下面我們壹壹介紹。1、"備份"標(biāo)簽頁選擇備份設(shè)備類型：硬盤或磁帶機。選擇備份設(shè)備：選擇壹種已經(jīng)定義的備份設(shè)備,"設(shè)備"，物理上來講，就是壹個備份路徑。指定壹個備份路徑，且給它命名，就形成了壹個備份設(shè)備。備份的文件就存儲在這個“設(shè)備”上。增加備份設(shè)備：如果用戶需要增加新的備份設(shè)備，那么單擊〖增加〗按鈕，系統(tǒng)將彈出備份設(shè)備增加窗口，如下圖所示。用戶在窗口中輸入新的備份設(shè)備的代碼和名稱，且輸入它對應(yīng)的路徑。路徑能夠直接輸入，也能夠單擊按鈕選擇壹個文件夾。單擊〖確定〗按鈕即增加壹個備份設(shè)備。備份參數(shù)設(shè)置完畢后，單擊〖備份〗按鈕即可開始備份。備份完畢系統(tǒng)會提示備份成功。說明：①備份數(shù)據(jù)庫時要保證沒有其他用戶對數(shù)據(jù)庫進行操作，否則無法保證備份成功；②應(yīng)在服務(wù)器上進行備份。2、"恢復(fù)"標(biāo)簽頁當(dāng)磁盤損壞或數(shù)據(jù)庫崩潰時，通過恢復(fù)可將以前的備份重新裝載。選擇備份設(shè)備類型：硬盤或磁帶機。選擇備份設(shè)備：選擇壹種需要恢復(fù)的備份設(shè)備?；謴?fù)參數(shù)設(shè)置完畢后，單擊〖恢復(fù)〗按鈕即可開始恢復(fù)。恢復(fù)完畢系統(tǒng)會提示恢復(fù)成功。說明：①恢復(fù)數(shù)據(jù)庫時要保證沒有其他用戶對數(shù)據(jù)庫進行操作，否則無法保證恢復(fù)成功；應(yīng)在服務(wù)器上進行恢復(fù)。2、數(shù)據(jù)表管理用于數(shù)據(jù)庫中某些數(shù)據(jù)表的備份和恢復(fù)。和“數(shù)據(jù)庫管理”所不同的是，“數(shù)據(jù)表管理”的備份和恢復(fù)不是對整個數(shù)據(jù)庫的操作，而是對數(shù)據(jù)庫中某些表的備份和恢復(fù)，因此它具有更強的靈活性。單擊系統(tǒng)主菜單【數(shù)據(jù)管理】下的【數(shù)據(jù)表管理】命令，系統(tǒng)將彈出數(shù)據(jù)表備份/恢復(fù)窗口，如下圖所示。在數(shù)據(jù)表備份/恢復(fù)窗口中，有備份和恢復(fù)倆個標(biāo)簽頁，下面我們壹壹介紹。1、"備份"標(biāo)簽頁數(shù)據(jù)表的備份能夠設(shè)置多種備份條件：會計期間選擇：選擇要備份的年度期間。例如，備份ZWPZB中2005年5月的憑證，則能夠選擇年度為2005，期間為05。如果“年度”“期間”都為空表示所有數(shù)據(jù)。備份文件格式：用戶能夠自行決定備份后的文件是以什么類型存儲的，系統(tǒng)提供了倆種文件類型(DBASEIII數(shù)據(jù)庫文件，TAB格式的TXT文件)(3)"文件路徑"：選擇文件要保存到的目的文件夾。(4)選擇要備份的數(shù)據(jù)庫表：單擊前面的復(fù)選框?qū)⑵渲脼檫x中狀態(tài)，也能夠單擊〖全選〗和〖全不選〗按鈕進行選擇。備份參數(shù)設(shè)置完畢后，單擊〖備份〗開始備份。2、"恢復(fù)"標(biāo)簽頁數(shù)據(jù)表的恢復(fù)也能夠設(shè)置多種恢復(fù)條件：會計期間選擇：選擇要恢復(fù)的年度期間。恢復(fù)文件格式：用戶能夠自行決定恢復(fù)什么類型存儲的文件，系統(tǒng)提供了倆種文件類型(DBASEIII數(shù)據(jù)庫文件，TAB格式的TXT文件)選擇所要恢復(fù)文件的保存文件夾。選擇要恢復(fù)的數(shù)據(jù)庫表：單擊前面的復(fù)選框?qū)⑵渲脼檫x中狀態(tài)，也能夠單擊〖全選〗和〖全不選〗按鈕進行選擇。恢復(fù)參數(shù)設(shè)置完畢后，單擊〖恢復(fù)〗開始恢復(fù)。3、數(shù)據(jù)■理“數(shù)據(jù)管理”是天財軟件維護后臺數(shù)據(jù)的重要工具。因為它能夠直接對后臺數(shù)據(jù)進行修改、刪除等操作，所以系統(tǒng)員要嚴(yán)格注意權(quán)限控制，原則上只有“系統(tǒng)員”本人才能進入“數(shù)據(jù)管理”進行操作。當(dāng)需要直接進行數(shù)據(jù)操作時，請咨詢天財X公司技服人員，禁止在沒有把握的情況下隨意篡改數(shù)據(jù)。所以執(zhí)行此功能時千萬慎重，最好先做好數(shù)據(jù)備份再操作。單擊【數(shù)據(jù)管理】菜單下的【數(shù)據(jù)管理】命令，進入"數(shù)據(jù)管理"窗口，選擇【文件】菜單下的【新建窗口】，如下圖所示。執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單下的【選擇】，出現(xiàn)如下圖所示窗口窗口左側(cè)“數(shù)據(jù)表”框中顯示本系統(tǒng)所有的數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是用來存貯財務(wù)系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的對象，壹個數(shù)據(jù)表存貯某壹類型的數(shù)據(jù)，如：科目、總帳、憑證、項目帳、暫付款帳等等。用戶在此選中要進入的數(shù)據(jù)表(用鼠標(biāo)單擊)，在右側(cè)“表欄目”中即顯示此數(shù)據(jù)表的所有列(column),按〖全選〗按鈕，選中所有列(也可用鼠標(biāo)逐壹單選)。當(dāng)選定所需列后，各列將在窗口下方的“已選擇的欄目”中呈表格狀展開，用戶可在此設(shè)定取數(shù)條件或排序方法。如果指定按某壹列排序，可在該列名下的第壹行（排序行）用鼠標(biāo)單擊，在出現(xiàn)的三種排序法：升序Ascending、降序dscending、不排序notsort中任選壹種。選擇排序是為了查找數(shù)據(jù)更方便，如果選擇“不排序”，那么在檢索數(shù)據(jù)時，數(shù)據(jù)將按照該記錄在數(shù)據(jù)表中的實際存貯順序來顯示。我們見到，在窗口下方的“已選擇的欄目”顯示中，第1行為排序選擇行；第2行及其后面若干行都可設(shè)置顯示條件，可設(shè)置多重條件，條件間是"或or"關(guān)系。例如，在上圖中選擇的數(shù)據(jù)表為"科目編碼"表，若只顯示科目編碼為101或112的科目，那么能夠在"kmbh（科目編碼）"的"條件”行中輸入101，下壹行輸入112，點擊〖確定〗按鈕即可。單擊按鈕取出數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)呈表格狀顯示，用戶可在此任意編輯，包括插入行、刪除行、修改、添加等等。在圖標(biāo)按鈕中：表示插入行；表示在列表底部追加行；選中壹行后再擊可將該數(shù)據(jù)行刪除；要修改數(shù)據(jù)就在屏幕的列表上直接修改。數(shù)據(jù)編輯完畢后，點擊存盤。如果要清除全部數(shù)據(jù)請單擊按鈕，因為數(shù)據(jù)清除不可撤消，所以系統(tǒng)會提出警告，經(jīng)確認(rèn)后才會真正清除。警告：上文只是講述“數(shù)據(jù)管理”的基本操作方法，因為是對數(shù)據(jù)表的直接操作，務(wù)必請系統(tǒng)員慎用，如果使用不當(dāng)會造成不可挽回的后果，所以必要時請在天財X公司技術(shù)人員指導(dǎo)下使用方可。4、歷史數(shù)據(jù)備份所謂“歷史數(shù)據(jù)”就是指當(dāng)前核算年度之前年度的會計數(shù)據(jù)。我們知道，上壹年年終沖轉(zhuǎn)完成之后，總帳數(shù)據(jù)就會自動結(jié)轉(zhuǎn)到下壹年，因此上壹年的數(shù)據(jù)就變?yōu)闅v史數(shù)據(jù)，系統(tǒng)管理員應(yīng)將它備份出來從而脫離當(dāng)前數(shù)據(jù)庫。將歷史數(shù)據(jù)單獨備份出來有以下幾點好處：1、當(dāng)前庫只保留今年數(shù)據(jù)，而沒有以往歷史年度的數(shù)據(jù)，當(dāng)前庫數(shù)據(jù)存貯量變小，如此會提高查詢、存貯速度。2、如果將歷史數(shù)據(jù)從當(dāng)前庫中備份出來，那么我們就能夠在當(dāng)前庫中任意調(diào)整科目、部門、項目而不影響以前年度的數(shù)據(jù)。當(dāng)需要查詢往年數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動掛接到相應(yīng)年度的歷史庫中去檢索。也就是說，當(dāng)用戶查詢往年數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動聯(lián)查歷史庫，用戶感覺就象訪問壹個數(shù)據(jù)庫。單擊【數(shù)據(jù)管理】菜單下的【歷史數(shù)據(jù)備份】命令，系統(tǒng)將彈出備份歷史數(shù)據(jù)窗口，如下圖所示。用戶在窗口中輸入需要備份的歷史數(shù)據(jù)庫的年份，單擊〖開始備份〗按鈕，進行備份。備份完畢后，系統(tǒng)會提示備份成功，同時用戶能夠通過【文件】菜單下的【連接歷史數(shù)據(jù)庫】命令，連接備份好的歷史數(shù)據(jù)庫。注："備份歷史數(shù)據(jù)庫"工作每年只能作壹次（應(yīng)該在“年終結(jié)轉(zhuǎn)"完成之后進行）,平時不得操作。"備份歷史數(shù)據(jù)庫"結(jié)束后系統(tǒng)會提示用戶"是否刪除已備份的歷史數(shù)據(jù)"，用戶要選擇"是"。用戶輸入“歷史數(shù)據(jù)庫年份”且〖開始備份〗，備份的是指定年及其之前的全部歷史數(shù)據(jù)，而且非只是指定年的歷史數(shù)據(jù)。5、歷史數(shù)據(jù)刪除歷史數(shù)據(jù)備份完畢后，我們就能夠?qū)v史數(shù)據(jù)從當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中刪除，以減輕當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的負(fù)擔(dān)，使軟件查詢速度更快。【操作步驟】1?以系統(tǒng)管理員的身份注冊，且且選定賬套，進入系統(tǒng)管理下的"歷史數(shù)據(jù)刪除"界面。2?在界面中的"會計年度"欄目選擇要清空的年度賬的年度，點擊〖確定〗按鈕表示確認(rèn)，這時，為保險起見，系統(tǒng)仍將彈出壹窗口，要求用戶進行再度確認(rèn);如果想放棄，則直接點擊〖放棄〗按鈕。三、其他功能

1更換操作員當(dāng)用戶需要更改登錄賬號時，單擊此菜單項，即彈出系統(tǒng)登錄窗口，如下圖所示。在"賬號"編輯框內(nèi)輸入新的賬號，再在"密碼"編輯框內(nèi)輸入密碼，如果賬號和密碼都正確，新用戶便可重新登錄到系統(tǒng)。2、更改口令菜單項，即據(jù)庫窗口，所需要的歷史數(shù)據(jù)庫。用戶不僅能每壹個用戶都能夠修改自己的口令，口令變更后，舊口令將失效，必須使用新的口令登錄系統(tǒng)。單擊【更改口令】菜單項，即彈出如下圖所示的修改密碼窗口。窗口上要求輸入原口令，及新口令（新口令需要輸入倆遍，第二遍為確認(rèn)口令），只有當(dāng)倆次輸入的新口令完全壹致時，口令才會被更改。下次登錄系統(tǒng)時請注意使用新的口令！菜單項，即據(jù)庫窗口，所需要的歷史數(shù)據(jù)庫。用戶不僅能3連接歷史數(shù)據(jù)庫單擊"連接歷史數(shù)據(jù)庫"彈出如下圖所示的選擇歷史數(shù)用戶只要在左側(cè)子窗口中選擇史數(shù)據(jù)庫，確定后即可連接歷在天財財務(wù)軟件系統(tǒng)中，夠建多個賬套，且每壹個賬套中能夠放不同年度的財務(wù)數(shù)據(jù)。這樣壹來，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)清晰、含義明確、可操作性強，對不同核算帳套、不同時期數(shù)據(jù)的操作只需通過設(shè)置相應(yīng)的聯(lián)接即可進行，而且由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，對利用歷史數(shù)據(jù)的查詢、基本代碼的變更和數(shù)據(jù)的比較分析也顯得特別方便。且可控制當(dāng)前庫的數(shù)據(jù)量，避免因數(shù)據(jù)量過大而導(dǎo)致的軟件性能下降。4連接當(dāng)前數(shù)據(jù)庫此選項為默認(rèn)選項，從歷史庫重新聯(lián)回當(dāng)前庫。單擊后即彈出如下圖所示的系統(tǒng)信息窗口，表明當(dāng)前數(shù)據(jù)庫連接成功。四、日志管理使用日志查詢能夠顯示各操作員在財務(wù)系統(tǒng)中所進行的操作情況，包括進入、離開系統(tǒng)的時間、具體作的工作等等。壹、日志查詢單擊【日志管理】菜單下的【日志查詢】命令，系統(tǒng)會彈出日志查詢窗口，如下圖所示。在日志查詢窗口中系統(tǒng)列出了所有用戶登陸本軟件的具體情況和記錄每個用戶的每壹項操作，包括：登陸用戶、登陸時間以及所作操作等，用戶能夠打印清單保存。系統(tǒng)員可隨時監(jiān)控每個使用者的使用情況，充分保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。二、日志清除單擊【日志管理】菜單下的【日志清除】命令，系統(tǒng)會提示用戶是否確認(rèn)刪除日志，如下圖所示。如果用戶確定刪除日志，單擊是，否則單擊否。三、日志備份單擊【日志管理】菜單下的【日志備份】命令，系統(tǒng)會彈出"另存為"窗口，如下圖所示。在"保存在"下拉框中選擇要存放日志的路徑，在文件名處填寫欲保存的文件名，且選擇保存類型，確定后，即可備份日志。四、日志恢復(fù)單擊【日志管理】菜單下的【日志恢復(fù)】命令，系統(tǒng)會彈出打開日志備份文件窗口，如下圖所示。在"搜尋"下拉框中選擇日志存放的路徑，在文件名處填寫欲恢復(fù)的文件名，且選擇文件類型，確定后，即可恢復(fù)日志。第二節(jié)系統(tǒng)初始化如果是首次使用本系統(tǒng)，用戶會進行大量初始化工作，只有在初始化后，系統(tǒng)才能夠正式使用。也就是說，由用戶根據(jù)自己的需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境，將天財賬務(wù)處理變成適合本單位實際需要的專用系統(tǒng)。初始化的內(nèi)容包括：定義各類核算基本編碼，包括憑證類型、科目、部門、項目、個人、銀行賬號、憑證打印格式等錄入科目余額初始化（各明細(xì)科目年初余額）錄入項目余額初始化（各經(jīng)費項目年初余額）錄入往來款初始化（未仍清暫付款、暫存款明細(xì)賬）銀行對賬初始化（錄入單位、銀行未達(dá)賬項，使調(diào)節(jié)后余額相等）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置及其他準(zhǔn)備工作，建賬成功后開啟系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化是使用系統(tǒng)的基礎(chǔ)，為今后系統(tǒng)的使用開辟了工作環(huán)境，所以要經(jīng)過多方面的準(zhǔn)備籌劃，把基礎(chǔ)工作做好、做細(xì)、做準(zhǔn)確。在滿足當(dāng)前會計核算、管理的同時，仍要有更高度的規(guī)劃能力，要考慮前瞻性、規(guī)范性及可擴展性，為今后業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。壹、科目設(shè)置本功能完成對會計科目的設(shè)立和管理，包括總帳科目及其下級明細(xì)科目。用戶能夠根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。壹般來說，為了充分體現(xiàn)計算機管理的優(yōu)勢，在學(xué)校原有的會計科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對以往的壹些科目結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，以便充分發(fā)揮計算機的輔助核算功能。如果原來有許多往來單位、個人、部門、項目是通過設(shè)置明細(xì)科目來進行核算管理的，今后在使用帳務(wù)系統(tǒng)后，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細(xì)科目的上級科目設(shè)為輔助核算科目，且將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。科目設(shè)置中壹共可設(shè)置以下幾種輔助核算：按部門、按項目、往來對沖、現(xiàn)金銀行、國庫支付、資產(chǎn)對帳等。壹個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每壹筆業(yè)務(wù)將會登記在輔助總賬和輔助明細(xì)賬上。在“帳務(wù)處理”中，單擊系統(tǒng)主菜單中【系統(tǒng)設(shè)置】下的【科目設(shè)置】，即進入本功能。1、增加會計科目單擊〖增加同級〗或〖增加下級〗按紐，界面右側(cè)出現(xiàn)會計科目編輯界面，輸入科目信息。其中科目代碼：科目編碼必須按其級次的先后次序建立，且必須唯壹。各級代碼的長度應(yīng)和安裝軟件時所規(guī)定的長度相壹致。科目代碼只能由數(shù)字、英文字母表示，其他字符（如&"';空格等）禁止使用。科目名稱：科目中文名稱科目屬性：分為資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入、支出五種，按制度加以選擇余額方向：選擇科目余額的方向在借方仍是貸方。壹般情況下，資產(chǎn)、支出類科目的余額方向為借方，負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入類科目的余額方向為貸方。核算類別：分為現(xiàn)金、銀行、暫付、暫存、國庫支付、赤子控制、資產(chǎn)對帳、其他七種。其中：①現(xiàn)金及其下級明細(xì)科目要選"現(xiàn)金"，可打印出"現(xiàn)金日記帳"銀行存款及其下級明細(xì)科目要選"銀行"，這時在制單時當(dāng)使用到"銀行"類科目時，要錄入結(jié)算方式、支票號、業(yè)務(wù)日期、對方單位等輔助信息，在之后的“銀行日記帳”中可查詢到。在"112應(yīng)收及暫付款"或"212暫付及暫存款"中的明細(xì)科目中，如果需要進行對沖控制，且輸入借款責(zé)任人，則應(yīng)選擇“暫付”（或暫存），否則選為“其他”，當(dāng)作壹般科目對待。對于國庫集中支付的科目，比如"103零余額賬戶",應(yīng)選為"國庫銀行"。這樣在制單過程中當(dāng)使用到此類科目時，需錄入“預(yù)算類型”、“類款項”、“支出類型”等信息，以備日后查詢統(tǒng)計。對于"固定資產(chǎn)"、“材料"等壹些科目，財務(wù)部門需要和其他部門進行帳本和實物的對帳。這類科目可選為“對帳”，制單時錄入“數(shù)量”“單價”“資產(chǎn)編號”等相關(guān)對帳信息的錄入，用于數(shù)量管理和和其他部門對帳的需要當(dāng)把核算類別選為"赤子控制"時，如果借方科目在作帳過程中當(dāng)前余額出現(xiàn)貸方，系統(tǒng)將報警提示（貸方科目反之）。助記碼：用于幫助記憶科目，壹般為科目名稱各個漢字拼音的頭壹個字母組成（例如："現(xiàn)金”的助記碼可寫為xj）,這樣在制單中需錄科目代碼時，可錄其助記碼，系統(tǒng)可自動將助記碼轉(zhuǎn)換成科目代碼，這樣可加快錄入速度，且減少代碼記憶量。外幣核算：用于設(shè)定該科目核算的是否帶外幣，以及核算的外幣名稱。壹個科目只能核算壹種外幣，只有選中“外幣核算”才允許定外幣幣名，如果此科目核算的外幣幣種沒有定義，應(yīng)先進行“外幣幣種設(shè)置”（參后文）部門/項目：只在其末級科目設(shè)置上才有效。這是系統(tǒng)提供的壹項目重要輔助核算功能，如果該科目核算到部門壹級，能夠只選“分部門”起到簡化科目的作用；如果該科目控經(jīng)費項目控制（比如支出、暫付款等），應(yīng)選中“分部門”“分項目”。在設(shè)置部門/項目核算時請盡量慎重，因為，如果您的科目已有數(shù)據(jù)，而您又對科目的輔助核算進行修改，那么，很可能會造成總賬和輔助賬對賬不平。是否啟用：標(biāo)志是否是有效科目。無效的科目在制單時不能夠使用。輸入完成后，點擊〖保存〗按紐，保存剛才的輸入，可將科目代碼表打印輸出。注意：如果壹個科目有余額或發(fā)生額時，當(dāng)在它下面增加下級科目時，系統(tǒng)默認(rèn)將已有的余額或發(fā)生額轉(zhuǎn)到第壹個增加的明細(xì)科目中。2、修改會計科目在窗口左側(cè)的樹狀顯示中選擇要修改的科目，在右側(cè)的會計科目顯示界面修改。修改完畢后，用鼠標(biāo)單擊〖保存〗按鈕。注意：科目代碼不可修改。3、刪除會計科目在窗口左側(cè)的樹狀顯示中選擇要刪除的科目，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前會計科目。注已經(jīng)使用的科目不能刪除。非末級科目不能刪除。如果科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能刪除。否則必須先刪除有該科目的憑證，且將該科目及其下級科目余額清零，再行刪除。4、復(fù)制科目如果幾個科目之間明細(xì)科目內(nèi)容相近，可通過“科目復(fù)制”功能將其中壹個科目的明細(xì)科目完全復(fù)制到另壹個科目下面（如有變化再作修改），從而減輕錄入工作量。點擊〖復(fù)制〗按紐——在“數(shù)據(jù)來源科目”輸入被復(fù)制的科目代碼（能夠是任何級別），再在“復(fù)制從___到___之間的科目”中輸入復(fù)制的泛圍，比如01—12。再選擇復(fù)制的級別后，用鼠標(biāo)單擊〖確定〗即可。二、結(jié)算方式設(shè)置該功能用來建立和管理用戶在財務(wù)活動中所涉及到的結(jié)算方式，如現(xiàn)金、轉(zhuǎn)帳支票、電匯、委托收款等等。這些設(shè)置今后將作為銀行憑證的輔助信息壹同錄入到憑證中，從而在“銀行日記帳”中得到顯示，且在“銀行對帳”中充當(dāng)重要的對帳條件。在“帳務(wù)處理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【系統(tǒng)設(shè)置】下的【結(jié)算方式定義】，進入以下窗口：1、增加結(jié)算方式點擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，彈出代碼編輯窗口，用戶可根據(jù)自己的實際情況，在相應(yīng)欄目中輸入適當(dāng)內(nèi)容。其中“結(jié)算方式編碼”用以標(biāo)識某結(jié)算方式，錄入值必須唯壹，結(jié)算方式編碼能夠數(shù)字09或字符AZ表示。"結(jié)算方式名稱"必須錄入，且標(biāo)志“啟用"。按下〖確定〗按鈕便可將本次增加內(nèi)容保存，且在瀏覽窗口中顯示。2、修改結(jié)算方式用戶可先在瀏覽窗口中用光標(biāo)選擇要修改的結(jié)算方式，然后點擊功能鍵中的〖修改〗按鈕，便可彈出窗口，用戶對結(jié)算方式的內(nèi)容進行修改（只能修改名稱和啟用狀態(tài)）。3、刪除結(jié)算方式用戶可先在瀏覽窗口中用光標(biāo)選擇要刪除的結(jié)算方式，然后點擊功能鍵中的〖刪除〗按鈕，便可對所選定的結(jié)算方式內(nèi)容進行刪除。結(jié)算方式壹旦被引用，便不能進行刪除的操作。三、憑證類別定義用戶完全能夠按照本單位的需要對憑證進行分類，開始錄入憑證之前，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別。如：記帳憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，預(yù)算憑證等。在“帳務(wù)處理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【系統(tǒng)設(shè)置】下的【憑證類型定義】，進入以下窗口：1、增加憑證類別單擊〖增加〗按紐，在彈出窗口中系統(tǒng)自動按次序給出“類型編號”，用戶繼續(xù)填寫憑證字（可為大寫英文字母或壹個漢字，比如"記"表示記帳憑證，或用Z"）憑證類別名稱等欄目即可。"打印格式”選為“記帳憑證（自定義）”。按下〖確定〗按鈕便可將本次增加內(nèi)容保存，且在瀏覽窗口中顯示。2、修改憑證類別將光標(biāo)移到要修改的憑證類別上，用鼠標(biāo)雙擊，即可進入修改狀態(tài)，修改完畢點〖確定〗按紐，保存修改結(jié)果。注：“類型編號”不可修改。3、刪除憑證類別在代碼瀏覽窗口中，將光標(biāo)移到要刪除的憑證類別上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前憑證類別。注意：已經(jīng)使用的憑證類別不能刪除，也不能修改憑證字。4、如何設(shè)置限制類型和限制科目某些類別的憑證在制單時對科目有壹定限制，這里，系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時，此類憑證借方至少有壹個限制科目有發(fā)生貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有壹個限制科目有發(fā)生憑證必有：制單時，此類憑證無論借方仍是貸方至少有壹個限制科目有發(fā)生憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方仍是貸方不可有壹個限制科目有發(fā)生無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目限制科目由用戶輸入，能夠是任意級次的科目，科目之間用逗號分割，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復(fù)錄入。提示：（1）每壹種憑證類型都單獨排列憑證號，且且不同的會計月都從00001號序排（2）在多校區(qū)核算的情況下，按校區(qū)（或報收點）設(shè)置憑證類型。財務(wù)要求每壹種憑證類都需要單獨排號、單獨裝訂的，故每個校區(qū)就可進行自己的憑證保管?！皯{單類型”是納入“權(quán)限管理”中的：系統(tǒng)員為每個操作員規(guī)定“憑證類型“權(quán)限，該操作員就只能用此類憑證進行錄入（或?qū)徍耍?，有效避免了“串戶”。按校區(qū)劃分“憑證類型”仍便于今后的查詢和統(tǒng)計。（3）預(yù)算拔款或調(diào)整應(yīng)使用“預(yù)算憑證”，而使用的科目僅限于“預(yù)算類”科目（即6字頭科目）且且不要和“記帳憑證”混用。四、外幣設(shè)置在此能夠?qū)Ρ举~套所使用的外幣進行定義。在“帳務(wù)處理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【系統(tǒng)設(shè)置】下的【外幣幣種定義】，進入以下窗口：1、增加外幣代碼單擊〖增加〗按紐，在空格處輸入外幣編號、外幣名稱、外幣符號等信息。其中：幣符及幣名：所定義外幣的符號及其名稱，如美元，其幣符能夠定義為us$，名稱定義為美元。精度：定義外幣的匯率小數(shù)位數(shù)。最大誤差：在記賬時，如果外幣*（或/）匯率-本位幣＞最大折算誤差，則系統(tǒng)給予提示，系統(tǒng)默認(rèn)最大折算誤差為0.00001，即不相等時就提示，如果用戶希望在制單時不提供最大折算誤差提示，能夠?qū)⒆畲笳鬯阏`差設(shè)為壹個比較大的數(shù)值，如1000000即可。按下〖確定〗按鈕便可將本次增加內(nèi)容保存，且在瀏覽窗口中顯示。2、刪除外幣代碼將光標(biāo)移到要刪除的外幣上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前外幣。注意：已經(jīng)使用的外幣不能刪除。五、外幣匯率匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。如果您的學(xué)校有外幣業(yè)務(wù)，那么，仍應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。如果您在填制憑證時，若使用的是月初匯率，則應(yīng)將其輸入到記帳匯率中；使用的是當(dāng)日匯率，則您應(yīng)將其輸入到調(diào)整匯率中。在【填制憑證】中所用的匯率應(yīng)先在此進行定義，以便制單時調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。當(dāng)匯率變化時，應(yīng)預(yù)先在此進行定義，否則，制單時不能正確錄入?yún)R率，對于使用固定匯率（即使用月初或年初匯率）作為記賬匯率的用戶，在填制每月的憑證前，應(yīng)預(yù)先在此錄入該月的記賬匯率，否則在填制該月外幣憑證時，將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤。在“帳務(wù)處理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【系統(tǒng)設(shè)置】下的【外幣匯率定義】，進入以下窗口：1、增加外幣匯率單擊〖增加〗按紐，選擇外幣編號號，輸入相應(yīng)信息。其中：記賬匯率：在平時制單時，系統(tǒng)自動顯示此匯率，如果用戶使用固定匯率（月初匯率），則記賬匯率必須輸入，否則制單時匯率為0。調(diào)整匯率：即月末匯率。在期末計算匯兌損益時用，平時可不輸，等期末可輸入期末時匯率，用于計算匯兌損溢，本匯率不作其它用途。2、刪除外幣匯率將光標(biāo)移到要刪除的外幣上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前外幣。六、資產(chǎn)類別設(shè)置在“科目設(shè)置”功能中如果設(shè)置了“資產(chǎn)對帳”類科目，就必須設(shè)置資產(chǎn)類別，因為在制單時會用到。“資產(chǎn)類別”的設(shè)置要考慮如何方便和對帳單位（比如：資產(chǎn)處）對帳或參考對帳單位要求而設(shè)置。在“帳務(wù)處理”中，在【系統(tǒng)設(shè)置】菜單下選擇【資產(chǎn)類別定義】，進入以下窗口進行設(shè)置1、增加資產(chǎn)類別單擊〖增加〗按紐，在彈出窗口中填寫“資產(chǎn)類型編號”、憑證類別名稱等欄目即可?！鞍聪隆即_定〗按鈕便可將本次增加內(nèi)容保存，且在瀏覽窗口中顯示。2、修改資產(chǎn)類別將光標(biāo)移到要修改的資產(chǎn)類別上，用鼠標(biāo)雙擊，即可進入修改狀態(tài)，修改完畢點〖確定〗按紐，保存修改結(jié)果。注：“資產(chǎn)類型編號”不可修改。3、刪除資產(chǎn)類別在代碼瀏覽窗口中，將光標(biāo)移到要刪除的資產(chǎn)類別上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前資產(chǎn)類別。注意：已經(jīng)使用的資產(chǎn)類別不能刪除。七、常用摘要定義在日常填制憑證的過程中，因為業(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率，例如：用"elf"來表示"差旅費"，用"txj"來表示"提現(xiàn)金”等。調(diào)用常用摘要能夠在輸入摘要時直接輸摘要代碼或按［enter］鍵用鼠標(biāo)雙擊選擇。在“帳務(wù)處理”中，在【系統(tǒng)設(shè)置】菜單下選擇【常用摘要定義】，進入以下窗口進行設(shè)置1、增加摘要字典單擊〖增加〗按紐，在彈出窗口中填寫“摘要編號”、摘要內(nèi)容欄目即可。常用摘要的編碼是調(diào)用常用摘要的依據(jù)，因此，不能重復(fù)輸入，也不能為空。按下〖確定〗按鈕便可將本次增加內(nèi)容保存，且在瀏覽窗口中顯示。2、修改摘要字典將光標(biāo)移到要修改的摘要上，用鼠標(biāo)雙擊，即可進入修改狀態(tài)，修改完畢點〖確定〗按紐，保存修改結(jié)果。注：“摘要編號”不可修改。3、刪除摘要字典在代碼瀏覽窗口中，將光標(biāo)移到要刪除的摘要上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗，即可刪除當(dāng)前摘要記錄。八、常用憑證定義在單位里，會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時會計業(yè)務(wù)需要。如何定義常用憑證？在“帳務(wù)處理”中，單擊系統(tǒng)主菜單中【系統(tǒng)設(shè)置】下的【憑證模板軍定義】，即進入本功能。單擊〖增加〗，可錄入常用憑證的主要信息。其中：“憑證模板編號”是調(diào)用常用憑證的依據(jù)，不能重復(fù)；憑證類別必須輸入。用戶不能只定義憑證主要信息，卻不定義憑證分錄內(nèi)容。選中該記錄后，單擊“明細(xì)信息”窗口可對常用憑證的憑證分錄內(nèi)容進行定義。按〖增加〗可增加常用憑證的分錄。錄入分錄時，“分錄編號”順次填寫，必須輸入摘要和會計科目，會計科目能夠錄入非末級科目。若會計科目有輔助核算，則仍需錄入“部門編號”和“項目編號”。再選擇借方仍是貸方，如果借貸方向或輔助信息在定義常用憑證時仍不能確定，則可不輸，能夠留到填制憑證時再輸入。如果此憑證帶有按比例分配的性質(zhì)，仍可在各分錄上定義“分配比例”，這樣在調(diào)用常用憑證時，用戶只需錄入總金額，系統(tǒng)會自動按設(shè)定好的比例分開。憑證若要修改輔助信息，則可用鼠標(biāo)雙擊，在輔助信息彈出窗口中修改數(shù)據(jù)。九、部門設(shè)置按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則定義學(xué)校各部門的部門編號及其信息，比如各個院系、實驗室、圖書館、各管理部門、黨政部門、各研究所等等。部門設(shè)置最多可分4級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【部門設(shè)置】，進入如下圖所示窗口：1、增加部門用鼠標(biāo)單擊〖增加〗按鈕，這時在屏幕右面輸入部門編號、部門名稱、部門屬性、電話、地址、備注等信息即可。其中：部門編號：符合編碼級次原則。必須錄入，必須唯壹。部門編號必須符合部門編碼級次原則。部門名稱：必須錄入。職工人數(shù)：能夠為空。部門屬性：輸入部門是教學(xué)部門、教輔部門、行政部門等部門分類屬性，能夠為空。部門屬性的設(shè)置沒有核算意義，只有統(tǒng)計意義電話：能夠為空。備注：能夠為空。啟用否：必須啟用。否則該部門無效。2、修改部門信息在部門代碼錄入界面左邊，將光標(biāo)定位到要修改的部門編號上，這時界面即處于修改狀態(tài)，能夠?qū)Σ块T名稱、部門屬性、電話、地址、備注等信息進行修改。注意：部門編號不能修改。3、刪除部門代碼把光標(biāo)放在要刪除的部門上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗按鈕，系統(tǒng)將提示“確實要刪除該部門信息嗎？"單擊〖是（Y）即可刪除此部門。注意：若部門被其它對象（項目、人員）引用后就不能被刪除。十、人員設(shè)置主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的教職員工、或校外人員、或?qū)W生列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。人員設(shè)置主要用來滿足往來款責(zé)任人或項目負(fù)責(zé)人的制定。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【部門設(shè)置】，進入如下圖所示窗口：1、增加人員信息單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，出現(xiàn)壹空白窗口，用戶可根據(jù)實際情況，在相應(yīng)欄目中輸入適當(dāng)內(nèi)容。注意：人員編號必須錄入，必須唯壹；人員姓名必須錄入，能夠重復(fù)；所屬部門：選擇該職工所屬的部門。您只能選定末級部門。2、修改人員信息在窗口中將光標(biāo)定位到要修改的職員上，用鼠標(biāo)雙擊，即可進入修改狀態(tài)修改。修改完畢點〖確定〗鍵。3、刪除人員信息把光標(biāo)放在要刪除的職員上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗按鈕，系統(tǒng)提示"確實要刪除XX嗎？"，單擊〖是（Y）即可刪除此職員。注：若該職工仍有未仍清借款或未完工項目，則不能刪除。十壹、項目設(shè)置所謂“項目”，就是泛指那些需要作經(jīng)費指標(biāo)控制的對象，比如科研經(jīng)費、代管經(jīng)費或是單位基金等等。也就是說，凡是那些需要作經(jīng)費指標(biāo)控制的對象我們都要把它們定義成壹條壹條的項目，而“項目”的分類大致又包括科研類項目、代管類項目、單位基金類項目、拔款類項目、材料類項目、專款類項目和經(jīng)費類項目等等，項目的設(shè)置要根據(jù)學(xué)校本身的控制和管理要求而定。我們定義的項目和科目聯(lián)合使用，能夠同時達(dá)到核算和控制倆方面作用，用戶在實際的憑證分錄過程中，除了要錄入“科目代碼”和金額外，仍要錄入部門代碼和項目代碼，告訴系統(tǒng)消減的是哪壹部門、哪壹項目的指標(biāo)，這樣在此張憑證記帳后既可形成壹般的總帳、明細(xì)帳又可形成單獨的項目帳，總帳、明細(xì)帳等可滿足我們財務(wù)核算的需要，而且通過項目帳，我們又能夠得到每個項目的發(fā)生額和余額數(shù)。1、項目類型壹個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如說，經(jīng)費類、科研類（可能根據(jù)來源再分）、代管類、專用基金類、收入類……。所以為了便于管理，我們應(yīng)當(dāng)對這些項目進行科學(xué)分類，項目類型能夠按大類分，也能夠分得較細(xì)，比如上面所說的“經(jīng)費類”，仍可細(xì)分作人員經(jīng)費、學(xué)生經(jīng)費、公用經(jīng)費、包干經(jīng)費、設(shè)備修繕費、預(yù)算安排的專項經(jīng)費、預(yù)備金、領(lǐng)導(dǎo)機動費等等在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【項目屬性設(shè)置】，我們選中“項目類型”頁面：在此我們可隨時增加壹種項目類別。按位于屏幕右下方的〖增加〗按鈕，可輸入項目分類編碼和分類名稱，其中：“項目類別代碼”必須錄入必須唯壹；“項目類別名稱”必須錄入；“收入/支出控制科目”是指該類項目的收入/支出業(yè)務(wù)限定在哪些科目上，超出限定科目系統(tǒng)不允許憑證通過，已保證前臺制單的正確性。在“項目設(shè)置”中，當(dāng)為項目選擇“項目類型”時，該項目類型的收入/支出控制科目就會附加在項目上。按〖保存〗按鈕保存。要刪除項目類型，可用鼠標(biāo)選擇項目類型，再用鼠標(biāo)點〖刪除〗按鈕。注意：刪除已有項目類型時，該項目類型下不能存在項目。若要修改項目類型，用鼠標(biāo)點該項目分類，再在右邊的錄入框中直接修改后按〖保存〗即可。2、轉(zhuǎn)帳分類在此設(shè)定項目轉(zhuǎn)帳分類代碼和名稱。它在作轉(zhuǎn)帳憑證時會用到，用于區(qū)分專項和非專項經(jīng)費;專項經(jīng)費轉(zhuǎn)帳時支出沖收入,非專項經(jīng)費轉(zhuǎn)帳時支出及收入分別轉(zhuǎn)入“事業(yè)結(jié)余”科目。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【項目屬性設(shè)置】，我們選中“轉(zhuǎn)帳分類”頁面：設(shè)置項目的“轉(zhuǎn)帳分類”在“年終轉(zhuǎn)賬憑證定義”過程中會用到，用以保證項目間沖轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性。所謂“專項”是指專項的經(jīng)費拔款、科研拔款、科研收入以及其他專項性收入，此類項目的特點是：在年終沖轉(zhuǎn)的過程中，用支出沖收入余額保留在收入科目上而不轉(zhuǎn)入事業(yè)結(jié)余。所以專項類的轉(zhuǎn)帳分類的設(shè)置，要和各專項收入科目的末級科目壹壹對應(yīng)，這樣才能在壹個大的支出科目中（比如532科研支出，各種類型的科研項目都在此支出）將某壹類項目的支出數(shù)統(tǒng)計出來，對沖相應(yīng)的收入科目；對于“非專項”，我們只要定義大類就能夠，不用再跟非專項收入末級科目壹壹對應(yīng)，因為總是都要轉(zhuǎn)入到341事業(yè)結(jié)余科目；對于那些不參和年終轉(zhuǎn)帳的項目，比如代管類、暫存類等，能夠不用定義轉(zhuǎn)帳分類。3、項目屬性1~3系統(tǒng)允許用戶為項目自定義多種屬性及下級明細(xì)。自定義屬性最多有三種，設(shè)置內(nèi)容完全由用戶根據(jù)自身管理、統(tǒng)計需要自由定義，便于用戶從不同角度對項目進行匯總統(tǒng)計或透徹分析。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【項目屬性設(shè)置】，我們選中“項目屬性”頁面：在這里分別設(shè)置“項目分類屬性”1~3（用戶可根據(jù)自身需要只設(shè)置其中的1個或2個屬性）。為項目準(zhǔn)確選擇各類屬性。今后我們可按這些屬性進行匯總統(tǒng)計，以滿足報送各類報表或自身統(tǒng)計的需要，同時也彌補了以前版本軟件只能按“項目類型”統(tǒng)計、查詢的單壹性。對于項目賬的查詢打印，圍繞自定義“分類屬性”，系統(tǒng)新增了按各種“分類屬性”生成的“項目資金流量表”、“項目總帳”“項目余額表”“項目明細(xì)帳查詢”“項目統(tǒng)計表”和“項目分類屬性統(tǒng)計表”等，豐富了查詢內(nèi)容和角度。4、項目設(shè)置前面講述的項目類型設(shè)置、轉(zhuǎn)帳分類設(shè)置以及各類項目屬性的設(shè)置其實都是項目的輔助信息，都是圍繞“項目”這壹重要管理環(huán)節(jié)展開的。在“項目設(shè)置”功能中，我們錄入或維護各個項目的名稱及定義的其他信息，平時項目目錄有變動應(yīng)及時在本功能中進行調(diào)整。在每年年初，備份完歷史數(shù)據(jù)庫后應(yīng)將已結(jié)題、已完工或不用的項目刪除。為核算和管理需要，對項目能夠進行分級次設(shè)置（最多為4級），用戶可進行按照上級項目的總額控制或明細(xì)項目的分項控制。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【項目設(shè)置】，進入“項目設(shè)置”窗口頁面：（1）新增項目在“項目分類設(shè)置”頁面中，單擊“部門編號”編輯框后面的幫助按鈕選中要增加項目的部門，這時該部門已有的項目便會顯示在窗口左側(cè)的樹狀列表中，按項目編碼排序。視所增項目的級別和在樹狀列表中鼠標(biāo)所處的位置，單擊〖增加同級〗或〖增加下級〗可增加新的項目定義。其中：“項目代碼”：用戶在此輸入該項目的代碼，代碼最長為12位字符。項目編碼必須錄入且不可重復(fù)。項目代碼的編制最好具有規(guī)范性，盡量在編碼的位數(shù)上集中體現(xiàn)項目的某種特性，以便于查詢統(tǒng)計。項目名稱：該項目的中文名稱。必須錄入"項目類別"：在已定義的"項目類別"中選擇。今后可按項目類型統(tǒng)計、查詢“項目類型”：是指項目的分配類型。某些項目到款后要進行分配（比如科研經(jīng)費到帳后要給學(xué)校、院系、相關(guān)處室提管理費，教學(xué)收入要給院系提發(fā)展基金等等），這些分配能夠是到款后即時分配，也可能是定期統(tǒng)壹分配，但必然遵循學(xué)校規(guī)定的“分配比例”，分配比例和方法因項目類型的不同而異。所以我們首先將項目分配的不同方法設(shè)置為“項目分配類型”，而每壹種分配類型都有和之對應(yīng)的分配方案和比例，將這些分配類型模板化，將大大減化項目分配工作。“負(fù)責(zé)人”：是指該項目的課題負(fù)責(zé)人，必錄入且可錄入多人。下面“負(fù)責(zé)人編碼”也必須錄入，這倆種信息非常重要：＜1＞在財務(wù)系統(tǒng)中可按項目負(fù)責(zé)人查詢、統(tǒng)計；＜2＞如果您使用“天財財務(wù)信息校園網(wǎng)查詢系統(tǒng)"，那么財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須上傳至web服務(wù)器上對全校項目負(fù)責(zé)人、院校領(lǐng)導(dǎo)開放查詢，查詢?nèi)隧毨米约旱摹柏?fù)責(zé)人編號”登錄進入，方可查詢本人所負(fù)責(zé)的全部項目?！绊椖繉傩浴?23：在已定義的“項目屬性”中選擇。今后可按項目屬性統(tǒng)計、查詢“允許超支”：用于設(shè)定此項目是否允許超支。系統(tǒng)默認(rèn)所有的項目都是不允許超支的?！俺揞~”：對于允許超支的項目，設(shè)置超支的最大限度；如果項目設(shè)為不能超支，超支限額的設(shè)置無效?！笆杖?支出控制科目”：限定項目的收、支、借款業(yè)務(wù)所只能使用的科目，以保證前臺審核制單的正確性。比如“科研”類項目，“收入控制科目”可設(shè)置為“413、432”，“支出控制科目”可設(shè)置為“532、112”，如果制單時進超出此科目限制，系統(tǒng)會給出錯誤提示。另外，收支科目可控制到總帳壹級也可控制到科目的任何級次；各控制科目間以“，”分隔?！笆欠裢旯ぁ保簶?biāo)志項目是否完工或結(jié)題。項目完工后應(yīng)選擇中此項，再錄入“完工日期”且保存。完工項目當(dāng)年允許刪除，否則就不能查詢；當(dāng)全年帳務(wù)處理結(jié)束且已備份歷史數(shù)據(jù)庫后，在新壹年的帳務(wù)系統(tǒng)中才可將完工項目刪除，或換成其他項目?！笆欠癜l(fā)布”：此選項和“天財財務(wù)信息校園網(wǎng)查詢系統(tǒng)”相關(guān)，如果取消該選項，那么在向web發(fā)布服務(wù)器上傳數(shù)據(jù)時該項目的總賬、明細(xì)賬不上傳，外界也就不可能查得到。是否發(fā)卡：對于已發(fā)行IC卡的項目，該項自然會被選中。尤其對于那些"已發(fā)卡項目必須持卡報賬”的單位（參見“帳務(wù)處理”部分的“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”）有很大意義。“轉(zhuǎn)帳類型”：在已定義的“轉(zhuǎn)帳類型”中選擇。在今后的年終轉(zhuǎn)帳中意義重大，它將被引用到“轉(zhuǎn)帳憑證定義”中，從而左右著年終沖轉(zhuǎn)的正確性。不參和年終轉(zhuǎn)帳的項目能夠不設(shè)置。“是否啟用”：若項目無效或不準(zhǔn)備再用，設(shè)置為不啟用。未啟用項目不允許參加核算或統(tǒng)計。在對項目進行管理或收支控制過程中，我們有時需要對該項目在某壹類支出進行余額動態(tài)控制，比如我們能夠控制“設(shè)備購置費”、“勞務(wù)費”或“招待費”等支出不能超過某種限額或比例，這樣即便項目整體不超支，如果所設(shè)定的分項支出超出限額或比例，制單時系統(tǒng)同樣不準(zhǔn)通過。而這種所謂的“動態(tài)控制”，不同種類的項目可能會有不同的控制方法，比如某類支出的定額控制、或按項目收入（預(yù)算拔款）比例控制相關(guān)支出等等，使得前臺報帳時作到專款專用，控制相關(guān)支出。如果要進行此類控制，選擇【設(shè)置】菜單下【項目額度設(shè)置】，對該子菜單各項分別設(shè)置⑴項目額度字典設(shè)置比如部門業(yè)務(wù)費分辦公經(jīng)費、招待費、差旅費、培訓(xùn)費、郵電通訊費、機動費等，那么可對部門業(yè)務(wù)費設(shè)置相應(yīng)上述額度控制項，又如科研經(jīng)費中對人員經(jīng)費進行額度控制等。⑵設(shè)置額度控制字典的收入、支出科目⑶項目額度控制初始化對需要進行科目額度控制的項目按額度控制項進行初始化。⑷項目額度控制錄入對于預(yù)算項目經(jīng)費下達(dá)后，按控制額度對項目總額進行分解錄入，或者科研經(jīng)費來款后，按比例提取控制額度。項目控制額度執(zhí)行控制，在憑證錄入時，輸入支出科目，項目后，其相應(yīng)的控制額度會自動提示，且進行超支控制。選中壹個項目后，單擊〖核算科目〗按鈕，進入以下窗口：在“科目”下選擇要控制的科目，能夠是任何級別的科目。“控制方式”分五種：金額控制一對該項支出進行定額控制，在"控制金額"處輸入定額數(shù)；項目總額比例控制一按項目總額的固定比例控制某項支出，在"項目總金額"下輸入項目總額，再輸入“控制比例”支出總額比例控制一在"預(yù)計支出總金額"下輸入支出總額，再輸入"控制比例"實到款比例總額控制一此控制方法為動態(tài)，支出控制額度隨項目實際到款而變化但比例不變，只需要設(shè)置“控制比例”即可。實際支出總額比例控制一此控制方法也為動態(tài)，只需要設(shè)置"控制比例"即可。在這里將每項支出控制設(shè)置完整，且可隨時更改。在前臺報帳時，將按照這些設(shè)置嚴(yán)格控制資金使用方向，完善管理薄弱環(huán)節(jié)。（2）修改項目在窗口左側(cè)的樹狀列表中選中要修改的項目，在右側(cè)界面上進行修改。項目編碼不可修改，其他各項均可修改。修改完畢后點〖保存〗按鈕存盤。（3）刪除項目在窗口左側(cè)的樹狀列表中選中要刪除的項目，點〖刪除〗按鈕。已使用的項目不能刪除。之上講述的是傳統(tǒng)的項目編輯，項目設(shè)置仍可在“項目列表”設(shè)置中進行。選擇“項目設(shè)置列表”頁簽，點擊〖檢索〗按鈕設(shè)定條件檢索出項目。利用按鈕可增加、刪除、修改科目，同樣可設(shè)置核算科目。為項目設(shè)置“分項核算科目”加以細(xì)化控制，保證了項目支出預(yù)想的、合理的比例，為當(dāng)代高校項目經(jīng)費控制管理提供了又壹最新手段。但同時，也加重了后臺設(shè)置的工作量，為如此多的項目設(shè)置控制科目會顯得不厭其煩，考慮到同類項目的“核算科目”設(shè)置也許差不多，所以我們利用“項目核算科目批量設(shè)置"來簡化這壹工作。首先，將壹個項目的"核算科目"設(shè)置好，且將它作為樣本；再在屏幕左上方的"被復(fù)制項目"中輸入或選擇該項目的部門編號和項目編號。接下來點擊再在屏幕左上方的〖項目檢索〗按鈕，利用條件檢索到和樣本項目“核算科目”相壹致的項目，點擊〖復(fù)制〗按鈕，所選項目將被統(tǒng)壹賦予和“樣本”項目完全相同的核算科目及控制方法。點擊〖保存〗鍵。如果不盡相同，也能夠個別修改，或是新增、刪除，通過功能按鈕完成。點擊〖保存〗鍵存盤。在開始使用“帳務(wù)處理”系統(tǒng)時，應(yīng)先將各級科目的年初余額數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“年結(jié)”后，上年各科目余額將自動結(jié)轉(zhuǎn)到本年，所以“期初建帳”只在開始使用軟件時作壹次。若有“部門/項目”核算，仍應(yīng)整理各部門/項目的年初余額，如：某科目有部門（項目）核算，應(yīng)分別輸入各部門（項目）的年初余額，而其合計必然和科目余額相等。如果有個人往來款的核算，仍應(yīng)將啟用年度前的個人往來款項中未倆清的個人往來明細(xì)賬整理出來，以便在期初余額功能中錄入?？颇吭O(shè)置完畢后，在“帳務(wù)處理”中選擇系統(tǒng)主菜單【系統(tǒng)設(shè)置】下的【余額初始化】，進入“期初建帳”窗口：將光標(biāo)移到需要輸入數(shù)據(jù)的余額欄，直接輸入數(shù)據(jù)即可。只要求錄入最末級科目的余額。若科目有部門（或項目）核算，那么屏幕上的“年初余額”也不允許錄入，只能通過〖輔助核算初始〗按鈕，屏幕顯示“輔助核算科目期初余額錄入”窗口中進壹步錄入該科目下各部門（或項目）的年初數(shù)，方法是：用鼠標(biāo)單擊〖增加〗按鈕屏幕增加壹條新記錄，用戶可順序選擇“部門”、“項目”及“年初余額”。要刪除某壹期初明細(xì)時，將光標(biāo)移到要刪除的期初明細(xì)上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗按鈕，經(jīng)確認(rèn)后即可。窗口下端的合計欄顯示年初的合計數(shù)。錄入完畢單擊〖保存〗按鈕，錄完的輔助核算項目的年初余額系統(tǒng)會自動計算出科目余額。所以在錄入輔助核算年初余額之前，必須先設(shè)置各部門項目代碼。錄完所有余額后，單擊〖匯總〗按鈕計算上級科目的余額，再用鼠標(biāo)單擊〖校驗〗按鈕，可查見期初余額試算平科目衡表，檢查余額是否平衡，也可檢查總賬、輔助賬的年初余額是否壹致。期初建帳結(jié)束后，〖校驗〗功能用于校驗借方、貸方余額是否平衡。如果不平衡，應(yīng)及時加以檢驗和糾正。如果校驗平衡，再選中“期初建帳結(jié)束”選項，表示期初建帳工作結(jié)束以后將不能修改年初數(shù)據(jù)；同時系統(tǒng)將總帳變?yōu)閱⒂脿顟B(tài)，允許用戶繼續(xù)記帳。十三、經(jīng)費指標(biāo)初始化“經(jīng)費指標(biāo)初始”應(yīng)該是開始項目帳管理工作的首要任務(wù)，這就象“帳務(wù)處理”中的“期初建帳”壹樣，它也是我們?nèi)棥俺跏蓟比蝿?wù)之壹（另倆項是“帳務(wù)管理”中的本位幣科目余額初始化和“輔助帳管理”中的暫付、暫存款初始化）。所謂”經(jīng)費指標(biāo)初始化”，就是指用戶把目前手工帳上的截止到本期為止的已有的各項目的余額輸入到計算機上，形成數(shù)據(jù)庫中各項目的期初余額。這樣，我們今后就能夠在這壹期初數(shù)的基礎(chǔ)上繼續(xù)對此項目進行記帳，計算機將自動完成其累加過程。因此我們說，“經(jīng)費指標(biāo)初始”是“項目管理”工作開始的第壹步。“經(jīng)費指標(biāo)初始”功能只在本系統(tǒng)初次投入使用時有效，今后如果該項目已有發(fā)生額，只能通過此功能查見期初余額而不能對其進行修改和刪除。在“輔助帳管理”中，選擇系統(tǒng)主菜單【設(shè)置】下的【經(jīng)費指標(biāo)初始】命令，進入“經(jīng)費指標(biāo)初始”窗口：要錄入壹個項目的期初余額，先單擊〖增加〗按鈕，這時我們見到只有〖認(rèn)可〗〖放棄〗倆鍵可用。然后用戶就可在屏幕下方的數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)中錄入數(shù)據(jù)，錄入的內(nèi)容包括：“部門編號”：所要錄入的項目，它所屬的部門。這里只要錄代碼“項目編號”：輸入該項目的代碼。輸完項目代碼后鍵入回車鍵“年初數(shù)”：表示對該項目本年年初的余額數(shù)，也就是該項目去年年底的結(jié)余數(shù)。增加完壹條記錄后，單擊〖認(rèn)可〗鍵，系統(tǒng)將該記錄存盤。然后用戶可再繼續(xù)增加記錄。用戶錄入數(shù)據(jù)時應(yīng)注意：（1）在“項目編號”中輸入的項目代碼必須真實存在。（2）在錄入“年初數(shù)”時，如果該項目仍有指標(biāo)沒有用完，則錄入的“年初數(shù)”就是指標(biāo)結(jié)余的那部分且且用正數(shù)表示；如果該項目的指標(biāo)已經(jīng)超支，則錄入的“年初數(shù)”就是指超支的那部分且且用負(fù)數(shù)表示；如果該項目指標(biāo)余額年初時恰好為零，則無需再做錄入。“經(jīng)費指標(biāo)初始化”也可由總帳數(shù)據(jù)生成。在“帳務(wù)處理”模塊中進行“科目余額初始化”過程中，我們錄入各科目、以及科目下各項目的余額，所以通過科目余額初始化我們能夠推算出各項目的年初余額，它依據(jù)的公式為：項目年初余額=項目貸方科目合計-項目借方科目合計。通過點擊〖導(dǎo)入總賬數(shù)據(jù)〗按鈕可按科目余額初始化推算項目年初余額。十四、往來帳初始化“借款初始化”它是指在正式啟用天財軟件之前,應(yīng)將目前帳簿中“112暫付款”科目中所有借款未仍清的原始借款明細(xì)記錄（即未沖銷部分）按照該業(yè)務(wù)所在的憑證錄入到系統(tǒng)中，它的作用在于：在今后正式啟用天財軟件后，如果憑證涉及到仍以前借款，能夠找到當(dāng)初的借款記錄進行對沖。比如，某人在“2001年6月2日”借款1000元，在“2001年8月1日”仍款500元，那么我們就需要在“借款初始化”中錄入“500元”借款的記錄。在“輔助帳管理”中，選擇【暫付款管理】下的【借款初始化錄入】進入以下窗口：此窗口由倆個數(shù)據(jù)窗口組成，上面的數(shù)據(jù)窗口為“數(shù)據(jù)顯示區(qū)”，下面的數(shù)據(jù)窗口為“數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)”。要增加壹條記錄，應(yīng)先再擊〖增加〗鍵，窗口下方的”錄入?yún)^(qū)”變?yōu)榭捎?。錄入?yún)^(qū)中各錄入項的輸入應(yīng)依照借款憑證依次錄入下的記帳日期（是指當(dāng)時此張憑證的記帳日期）、憑單類型、科目代碼、部門代碼、項目代碼、責(zé)任人代碼、金額等，錄入完畢單擊〖保存〗鍵該記錄存盤且自動追加到上方數(shù)據(jù)窗口中。如果需要修改某個數(shù)據(jù)，將光標(biāo)移到要進行修改的數(shù)據(jù)上，在下面直接輸入正確數(shù)據(jù)即可，如果想放棄修改，按［ESC］鍵即可；要刪除某壹期初明細(xì)時，將光標(biāo)移到要刪除的期初明細(xì)上，用鼠標(biāo)單擊〖刪除〗按鈕，經(jīng)確認(rèn)后即可；屏幕下端的狀態(tài)欄顯示期初的合計數(shù)。用同樣的方法，我們要將使用本系統(tǒng)前的所有”應(yīng)收暫付款”科目的借款項全部錄入進系統(tǒng)，如果想要查詢已有的記錄可單擊〖檢索〗鍵，各項記錄顯示在上面的數(shù)據(jù)窗口中。我們能夠單擊〖打印〗鍵將查詢結(jié)果輸出。此項內(nèi)容既已完成初始化，待今后系統(tǒng)正常運行后，用戶將不必在本模塊中再進行借款項的錄入，而是隨著憑證記帳，往來賬就會自動記到這里來。十五、銀行對賬初始化如果您要使用系統(tǒng)提供的銀行對賬功能，應(yīng)先對銀行日記賬和銀行對賬單進行勾對，計算出最新余額調(diào)節(jié)表，且將尚未勾對的銀行日記賬和銀行對賬單整理出來，以便在銀行對賬期初功能中進行錄入。為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須先將日記賬、銀行對賬單未達(dá)項錄入系統(tǒng)中。通常許多用戶在使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時，先不使用銀行對賬模塊，比如某單位06年1月開始使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，而銀行對賬功能則是在5月開始使用，那么銀行對賬則應(yīng)該有壹個啟用日期（啟用日期應(yīng)為使用銀行對賬功能前最近壹次手工對賬的截止日期），用戶則應(yīng)在此錄入最近壹次對賬企業(yè)方和銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達(dá)項。等所有未達(dá)賬錄入正確后啟用此賬戶，再開始記5月份憑證，在5月份的憑證記完賬后，進入【銀行對賬單】錄入5月份的銀行對賬單，然后開始對賬?！静僮鞑襟E】⑴用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單中【出納管理】下的【銀行對賬】下的【對賬初始化】。⑵輸入銀行科目后按〖確定〗按鈕，屏幕顯示銀行期初錄入窗。⑶在啟用日期處錄入該銀行賬戶的啟用日期。⑷錄入單位日記賬及銀行對賬單的調(diào)整前余額。⑸錄入銀行對賬單及單位日記賬期初未達(dá)項，系統(tǒng)將根據(jù)調(diào)整前余額及期初未達(dá)項自動計算出銀行對賬單和單位日記賬的調(diào)整后余額。⑹倆方"調(diào)節(jié)后余額"平衡后，按〖啟用〗按鈕，此科目（賬戶）的銀行對賬功能可啟用。單位日記賬和銀行對賬單的“調(diào)整前余額”應(yīng)分別為啟用日期時該銀行科目的科目余額及銀行存款余額；“期初未達(dá)項”分別為為上次手工勾對截止日期到啟用日期前的未達(dá)賬項；“調(diào)整后余額”分別為上次手工勾對截止日期的該銀行科目的科目余額及銀行存款余額。若錄入正確，則單位日記賬和銀行對賬單的調(diào)整后余額應(yīng)平衡。注意：錄入的銀行對賬單、單位日記賬的期初未達(dá)項的發(fā)生日期不能大于等于此銀行科目的啟用日期?！般y行對賬期初”功能是