文件和檔案管理制度

歡迎下載內(nèi)容僅供參考文件檔案管理制度一、目的1、為規(guī)*平安管理體系文件的管理，對包括職業(yè)安康平安在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實施有效控制。以確保各過程、環(huán)節(jié)、場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件。防止各部門誤用作廢文件。2、對平安記錄檔案進(jìn)展有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為平安管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。二、*圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等過程。適用于及使用。三、職責(zé)1、各過程管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)展籌劃并安排專人編寫。負(fù)責(zé)過程管理文件的〔程序、規(guī)定、制度、表格〕組織編制。好相應(yīng)的記錄。2、生產(chǎn)部職責(zé)：負(fù)責(zé)生產(chǎn)管理手冊的編制。負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。3、各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。4、各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。四、程序內(nèi)容1、確定文件種類件分為外來文件、綜合管理體系文件。綜合管理體系文件a.b.環(huán)保平安相關(guān)文件；c.消防平安相關(guān)文件。資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)；料；和圖紙、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄；f.設(shè)施的設(shè)計、運(yùn)行技術(shù)資料；g.供給商和承包商檔案；h.作業(yè)許可證等；i.其他資料。2、提出文件的編制和修改需求向過程負(fù)責(zé)人提出申請。得到確認(rèn)許可，方可進(jìn)展編制修改。3、指定編寫人主要管理規(guī)程由行政部負(fù)責(zé)編制；各部門的各過程管理類文4、進(jìn)展編寫按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)展文件編寫。文件格式根本內(nèi)容：目的：明確編制本文件要到達(dá)的目的*圍：本文件使用的*圍，包括活動*圍、職能*圍和管理圍定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件類別公司代號〔ND〕其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：平安生產(chǎn)文件、環(huán)保文件、消防文件、公司管理內(nèi)部其他文件例子：文件編號：ND-AQ-0201*程序"01*表格記錄。所有文件〔包括表格〕必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。5、評審和審批文件審批權(quán)限。管審核，平安生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6、發(fā)放控制收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新文件及電子版文件一同送交行政部，行政部保存文件原件。各部門需建立"文件控制清單"，在發(fā)布/文件與文件清單保持一致。7、使用控制保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門清晰、易于識別和檢索。8、文件更新文件更改時，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件〔原件填寫"文件與回收記錄"，防止作廢文件非預(yù)期使用。當(dāng)文件在實施過程中因組織構(gòu)造、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對文件進(jìn)展評審。如果需要進(jìn)展修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出，文件更改申請后組織對文件進(jìn)展編寫并按原文件的審批程序進(jìn)展審批。9、平安記錄管理建立記錄清單行政部制訂記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。平安記錄的使用按規(guī)定的工程填寫，所有記錄應(yīng)及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。收 集定期對平安記錄進(jìn)展收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。儲存、保護(hù)磁等，同時還要做好標(biāo)識。保存期限依據(jù)"平安記錄臺帳〞中保存的期限規(guī)定。處 置記錄保存人按照"平安記錄臺帳〞中規(guī)定的處置要求在保存/r/