檔案管理人力必修公開課一等獎(jiǎng)省優(yōu)質(zhì)課大賽獲獎(jiǎng)?wù)n件

1項(xiàng)目二檔案搜集2教學(xué)目和要求1、了解檔案室搜集工作和檔案館搜集工作2、能夠利用詳細(xì)辦法和方法進(jìn)行檔案搜集工作3、了解文件歸檔制度，熟悉歸檔和不歸檔文件范圍3第一節(jié)檔案搜集第二節(jié)檔案室搜集工作第三節(jié)檔案館搜集工作4第一節(jié)檔案搜集一、檔案資源流向文書部門本機(jī)關(guān)檔案室歸口檔案館其它歸檔零碎文件5二、檔案搜集

檔案搜集工作是檔案業(yè)務(wù)工作第一個(gè)步驟。按照黨和國家要求，經(jīng)過例行接收制度和專門征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其它地方檔案，分別集中到各相關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館。6第二節(jié)檔案室搜集工作1、檔案室搜集工作內(nèi)容檔案室搜集工作主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料歸檔。歸檔，就是各單位在工作活動(dòng)中形成并處理完成，有保留價(jià)值文件材料，經(jīng)文書部門或承接部門系統(tǒng)整理立卷后，定時(shí)移交給檔案室集中保留過程。（p21-22）7主要包含：——對(duì)本單位需要?dú)w檔文件接收。（主渠道）

——對(duì)未及時(shí)歸檔零碎文件補(bǔ)充搜集。（補(bǔ)充形式）82、歸檔制度（1）歸檔范圍（p22）凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成、辦理完成、含有保留價(jià)值文件材料均屬歸檔范圍。凡是反應(yīng)本機(jī)關(guān)主要工作職能和歷史發(fā)展面貌文件材料都有保留價(jià)值，應(yīng)該歸檔。

9①本機(jī)關(guān)文件材料主要包含本級(jí)人代會(huì)、政協(xié)、黨、政、工、青、婦領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開代表大會(huì)、代表會(huì)議、工作會(huì)議全套會(huì)議文件，以及各種聲像材料（由召開機(jī)關(guān)搜集歸檔）；本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料；本機(jī)關(guān)頒發(fā)各種正式文件簽發(fā)稿、印刷稿，主要文件修改稿；本機(jī)關(guān)請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示與本級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)文件；本級(jí)機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)；本機(jī)關(guān)形成財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；

10①本機(jī)關(guān)文件材料本機(jī)關(guān)制訂工作條例、章程、制度等文件材料；本機(jī)關(guān)（本行業(yè)）歷史沿革、大事記、年鑒，反應(yīng)本機(jī)關(guān)（本行業(yè)）主要活動(dòng)事件剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性實(shí)物和展覽照片、錄音、錄象等文件材料；本機(jī)關(guān)（包含上報(bào)和下批）干部任免（包含立案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘用，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表，紀(jì)律檢驗(yàn)，治安保衛(wèi)以及職員錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評(píng)殘、撫恤、死亡等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；本機(jī)關(guān)及本機(jī)關(guān)辦理干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根；11①本機(jī)關(guān)文件材料本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)；本機(jī)關(guān)編印情況反應(yīng)、簡報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物定稿、樣本；本機(jī)關(guān)與相關(guān)機(jī)關(guān)單位簽署各種協(xié)議、協(xié)議書等文件材料；本機(jī)關(guān)與外國簽署條約、協(xié)定書、協(xié)定、協(xié)議、換文（正本、副本）和機(jī)關(guān)外事活動(dòng)中形成請(qǐng)示匯報(bào)、計(jì)劃、考查總結(jié)、主要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)、聲象材料、有參考價(jià)值資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等。

12②上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料上級(jí)機(jī)關(guān)召開需要本單位落實(shí)執(zhí)行會(huì)議主要材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)屬于本單位職能活動(dòng)范圍內(nèi)并要執(zhí)行文件，以及普發(fā)、非本單位主管業(yè)務(wù)但需落實(shí)執(zhí)行法規(guī)性文件；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢驗(yàn)當(dāng)?shù)赜虮緳C(jī)關(guān)工作時(shí)主要指示、講話、題詞、照片和有特殊保留價(jià)值錄音、錄象等材料；本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采取文件最終初稿和印本；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位文件（包含報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）包括本單位表彰、批評(píng)及人員獎(jiǎng)懲、職務(wù)任免等上級(jí)來文13③同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行法規(guī)性文件相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢驗(yàn)形成主要文件同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)絡(luò)、協(xié)商工作主要來往文件。14④下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送主要工作計(jì)劃、匯報(bào)、總結(jié)、經(jīng)典材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件直屬單位報(bào)送主要科技文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送法規(guī)性立案文件15⑤其它相關(guān)文件材料其它有主要查考利用價(jià)值文件材料，如：各種普查工作中形成文件材料；按相關(guān)要求應(yīng)歸檔死亡干部文件材料需要執(zhí)行法規(guī)性文件；相關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)本單位工作檢驗(yàn)形成主要文件16不歸檔文件范圍本單位主管業(yè)務(wù)無關(guān)文件；上級(jí)單位任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員文件，普發(fā)供參閱、不辦理文件材料；上級(jí)單位發(fā)來供工作參考抄件，上級(jí)單位征求意見未定稿文件；本單位重份文件；無參考利用價(jià)值事務(wù)性、暫時(shí)性文件；電報(bào)初稿、未成文初稿，普通性文件歷次修改稿，鉛印文件各次校對(duì)稿（但主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和責(zé)任人簽字最終定稿除外）17不歸檔文件范圍未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)未生效文件；從正式文件、電報(bào)上摘錄供工作參閱非證實(shí)材料；無特殊保留價(jià)值信封，普通性表態(tài)、問詢普通性問題、提出普通性提議或意見信函；單位內(nèi)部相互抄送文件材料，不應(yīng)推行公文行文、介紹信等；本單位責(zé)任人兼任外單位職務(wù)形成與本單位無關(guān)文件材料。18不歸檔文件范圍無參考目標(biāo)從各方面搜集文件材料；參加非主管單位召開會(huì)議不需要落實(shí)執(zhí)行和無參考價(jià)值文件材料；非隸屬單位抄送不需要辦理文件材料；下級(jí)單位抄送立案普通性文件材料，以及送來參閱簡報(bào)、情況反應(yīng)，不應(yīng)抄報(bào)或無須立案文件材料；越級(jí)抄送普通，不需要辦理文件材料。19注意：①歸檔文件類型要齊全完整：紙質(zhì)文件與同版本電子同時(shí)歸檔。對(duì)應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行對(duì)應(yīng)歸檔。一個(gè)部門文書檔案和科技檔案應(yīng)分別歸檔。機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其它機(jī)關(guān)將對(duì)應(yīng)復(fù)制件或其它形式副本歸檔。相關(guān)刊物、簡報(bào)、圖書等普通性參考資料標(biāo)準(zhǔn)上不立卷歸檔，而應(yīng)單獨(dú)保留。20注意：②每份文件必須齊全完整：即文件定稿與正本、主件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、請(qǐng)示件與批復(fù)件等必須完整無缺；初稿是文件原始稿件，供修改、討論與審核使用，文件初稿經(jīng)過審核修改簽發(fā)以后，就成為定稿。文件定稿應(yīng)與正式印發(fā)稿（正稿）一同歸檔，裝訂成為一件，排列時(shí)正稿在前，定稿在后。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。21注意：③相關(guān)一項(xiàng)工作、一次會(huì)議全部文件必須完整無遺漏；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字傳真稿（復(fù)印后歸檔）、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成主要信件、電報(bào)、電子郵件及主要事項(xiàng)電話統(tǒng)計(jì)也應(yīng)歸檔。22注意：④歸檔文件必須系統(tǒng)科學(xué)。系統(tǒng)科學(xué)是指反應(yīng)本單位工作各個(gè)方面文件都要?dú)w檔，現(xiàn)有反應(yīng)黨務(wù)，又有反應(yīng)行政管理；現(xiàn)有主要職能活動(dòng)，又有輔助管理職能；現(xiàn)有發(fā)文，又有來文；現(xiàn)有文字，又有表格等等。只有這么歸檔文件，才是一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)整體，才能完整反應(yīng)一個(gè)單位主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展真實(shí)面貌。23下面是新星學(xué)院幾份文件，請(qǐng)你判別一下哪些需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔？理由是什么？1、廣東省教育廳關(guān)于落實(shí)實(shí)施《普通高等學(xué)校學(xué)生管理要求》相關(guān)普通本?？茖W(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知2、新星學(xué)院院長在全省教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上經(jīng)典講話。3、廣東省教育廳關(guān)于工商管理學(xué)院李X、黃XX等同志任職通知。4、中共廣州市委關(guān)于廣州市荔灣區(qū)城市管理所劉X、陳XX貪污腐化處理決定。5、新星學(xué)院-三年發(fā)展規(guī)劃（第二稿）6、新星學(xué)院關(guān)于XX系劉XX期末考試作弊通報(bào)（初稿）7、國家領(lǐng)導(dǎo)人視察新星學(xué)院講話8、廣東省教育廳轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部《食品衛(wèi)生許可證管理方法》通知9、新星學(xué)院與鴻飛廣告企業(yè)關(guān)于宣傳口號(hào)拆遷維修施工協(xié)議10、新星學(xué)院院長在全市書法家協(xié)會(huì)換屆選舉上講話24本單位形成文件，只有少部分不歸檔。本單位收到外來文件，只有少部分歸檔。25本單位收文中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注：上級(jí)主管部門來文上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門來文三個(gè)特征幫助判斷：一是針對(duì)本機(jī)關(guān)來文，即本機(jī)關(guān)是文件主送機(jī)關(guān)；二是來文內(nèi)容與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作相關(guān)。這部分主要指上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)或本行業(yè)主管部門文件。三是來文內(nèi)容與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作無關(guān)，但本機(jī)關(guān)需要落實(shí)執(zhí)行。26各單位可結(jié)合本單位實(shí)際情況，制訂本單位文件材料歸檔與不歸檔范圍。/zwfwzx/zcfg/szcfg/08/t0820_18115.htm/programs/xxgk/gkml/view.jsp?id=2766127（2）歸檔時(shí)間普通在第二年六月份以前（形成第二年上六個(gè)月內(nèi)），也可靈活處理。①各項(xiàng)管理工作中形成文件材料在第二年上六個(gè)月內(nèi)歸檔。②工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目判定、完工后或財(cái)務(wù)決算后3個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長可分階段、單項(xiàng)歸檔。③外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目標(biāo)文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后及時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。28④會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。⑤電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。⑥磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。⑦以下文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。

A、變更、修改、補(bǔ)充文件材料。

B、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職員調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中文件材料。

C、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成文件材料。

（3）歸檔要求齊全、完整系統(tǒng)、條理排列有序案卷技術(shù)加工符合要求

——遵照文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不一樣價(jià)值，便于保管利用。29303、歸檔程序單位各部門搜集、判定、整理文件向檔案室移交案卷檔案室對(duì)案卷數(shù)量清點(diǎn)、查對(duì)填寫移交清單（一式三份）、移交雙方簽字。檔案室檢驗(yàn)案卷質(zhì)量，不合格要返工314、檔案室怎樣做好搜集工作（1）堅(jiān)持實(shí)施文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷歸檔制度。（2）加強(qiáng)對(duì)文書部門立卷歸檔工作指導(dǎo)，督促做好文件平時(shí)歸卷工作，親密與各部門聯(lián)絡(luò)。（3）加強(qiáng)對(duì)零碎文件搜集。（4）平時(shí)搜集工作要落實(shí)到人。

32（2）加強(qiáng)指導(dǎo)，督促、配合各部門做好檔案平時(shí)搜集工作改變坐等檔案上門、收多收少檔案無所謂態(tài)度。幫助和督促相關(guān)部門做好文書整理和歸檔前準(zhǔn)備工作，如文書部門整理歸檔時(shí)人員分工、怎樣填寫歸檔文件目錄等。親密與單位內(nèi)各部門關(guān)系，了解各部門動(dòng)態(tài)和檔案情況，爭取各方支持。掌握本單位工作活動(dòng)規(guī)律，抓按時(shí)機(jī)進(jìn)行搜集，如重大活動(dòng)檔案實(shí)時(shí)搜集。33（3）加強(qiáng)對(duì)零碎文件搜集搜集工作重點(diǎn)：反應(yīng)本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌檔案?！@類檔案不一定是以上級(jí)來文為主，一定要注意防止只保留上級(jí)來件而不保留本機(jī)關(guān)文件。要注意保留搜集原件。主要電話、講話統(tǒng)計(jì)搜集——一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人即席講話應(yīng)該統(tǒng)計(jì)下來形成文字，并標(biāo)明作者、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況。注意基層單位搜集工作?！胀ㄋ鸭瘯?huì)議統(tǒng)計(jì)、決議、請(qǐng)示和匯報(bào)、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證、單位簡史。

34（4）平時(shí)搜集工作要落實(shí)到人明確詳細(xì)人員職責(zé)：收發(fā)文件、規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié)、各類報(bào)表由文書人員負(fù)責(zé)移交；各類會(huì)議文件由辦公室（廳）負(fù)責(zé)移交；各部門形成文件由各部門指定人員移交。35第三節(jié)檔案館搜集工作國家要求，各機(jī)關(guān)單位含有長久保留價(jià)值檔案必須定時(shí)移交給檔案館集中保留。檔案館經(jīng)過接收、征集等伎倆，實(shí)施對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理。361、館藏檔案搜集范圍（1）中央檔案館（2）省級(jí)檔案館（3）市、縣級(jí)檔案館（4）各類專門檔案館

——對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)含有永久、長久保留價(jià)值檔案接收。

——對(duì)歷史檔案接收和征集工作。372、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案接收（1）接收期限省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將本機(jī)關(guān)永久、長久保留檔案在本機(jī)關(guān)保留左右，再移交給同級(jí)檔案館；省轄市和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將本機(jī)關(guān)永久、長久保留檔案在本機(jī)關(guān)保留左右再移交給同級(jí)檔案館。38（2）接收方法（1）逐年接收（2）定時(shí)接收（以3-5年為一個(gè)接收周期）39（3）接收要求保持全宗完整性，一個(gè)立檔單位需移交檔案館全部檔案應(yīng)作為一個(gè)整體，統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案館，不能隨意分散。立檔單位編制組織沿革、全宗介紹和相關(guān)檢索工（案卷目錄、索引）具應(yīng)隨同檔案一起接收至檔案館。進(jìn)館檔案是經(jīng)判