會(huì)計(jì)信息化管理辦法

會(huì)計(jì)信息化管理辦法第一章總則第一條為了指導(dǎo)和規(guī)范xx有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）會(huì)計(jì)信息化工作，保證會(huì)計(jì)信息化工作的順利開展，根據(jù)股份公司會(huì)計(jì)信息化管理的相關(guān)要求，結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的實(shí)際情況制定本制度。第二條 本辦法適用于公司及公司所屬單位、子公司各財(cái)務(wù)核算單位。第二章會(huì)計(jì)信息化崗位責(zé)任制度第三條會(huì)計(jì)信息化工作崗位分為：會(huì)計(jì)信息化主管、會(huì)計(jì)信息化操作員、審核人員、會(huì)計(jì)檔案管理員、出納員。第四條會(huì)計(jì)信息化主管責(zé)任制一、 組織協(xié)調(diào)本單位對(duì)軟件的運(yùn)行工作，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)工作人員之間的工作關(guān)系；二、 監(jiān)督會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，保證系統(tǒng)合法、安全、保密、可靠和可審計(jì)；三、 檢查計(jì)算機(jī)輸出帳表數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性；四、 完善現(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度。第五條會(huì)計(jì)信息化操作員責(zé)任制一、 負(fù)責(zé)所分管財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的原始憑證的審查、匯集工作，按會(huì)計(jì)核算工作的要求和會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的要求對(duì)憑證進(jìn)行預(yù)處理，編制并輸入記帳憑證;二、 嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)輸入的要求做好數(shù)據(jù)輸入操作，數(shù)據(jù)輸入完畢后先進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無誤后交會(huì)計(jì)主管審核；三、 進(jìn)行所分管業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，并負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存；四、年末經(jīng)內(nèi)部核查和審計(jì)后打印系統(tǒng)所有明細(xì)賬、總分類賬、會(huì)計(jì)報(bào)表；五、 注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露；六、 系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向陜煤股份系統(tǒng)管理員報(bào)告，并做好故障記錄和上機(jī)記錄等事項(xiàng)；七、 要嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件的操作。第六條 審核人員責(zé)任制一、負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的記帳憑證和原始憑證進(jìn)行審核，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性；二、 對(duì)不符合財(cái)務(wù)制度和有關(guān)規(guī)定的不真實(shí)、不合法的憑證退還各有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊；對(duì)填制的不符合要求、不完整、不規(guī)范的憑證，包括金額錯(cuò)誤的憑證，會(huì)計(jì)科目和分錄錯(cuò)誤的憑證，要求操作員查明原因并進(jìn)行修改；三、 對(duì)正確的會(huì)計(jì)憑證操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行審核并登記計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)帳簿;四、 對(duì)計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。第七條會(huì)計(jì)檔案管理員責(zé)任制一、 負(fù)責(zé)管理存檔各類帳表、憑證、資料打印和保管工作；二、 做好各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作不得擅自出借；三、 按規(guī)定的期限，對(duì)需存檔的會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)軟盤（光盤）、程序光盤向煤業(yè)股份催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)。第八條出納員責(zé)任制一、 根據(jù)制單操作員轉(zhuǎn)來的現(xiàn)金、銀行憑證，復(fù)驗(yàn)確認(rèn)無誤后，支付各種款項(xiàng)；二、 每日終了，盤出庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)額，與機(jī)內(nèi)賬簿核對(duì)；三、 每月終了，與銀行對(duì)帳，編制余額調(diào)節(jié)表，與銀行對(duì)賬單裝訂于當(dāng)月銀行憑證首頁(yè)。第三章會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)操作管理第九條 系統(tǒng)使用管理一、 為了保證會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，必須對(duì)系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制；二、 在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)投入運(yùn)行前，經(jīng)申請(qǐng)由陜煤股份系統(tǒng)管理員確定本信息化系統(tǒng)合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限，并報(bào)會(huì)計(jì)主管審核批準(zhǔn)后，在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員，按同樣手續(xù)辦理；三、 對(duì)各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限，形成分工牽制，健全內(nèi)部控制制度；四、 會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)專機(jī)專用，謝絕無關(guān)人員使用計(jì)算機(jī)做其它工作；五、 操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定的范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、計(jì)算、記賬和打印有關(guān)帳表；六、 存檔數(shù)據(jù)、光盤、軟盤、帳表和文檔資料等會(huì)計(jì)資料，由煤業(yè)股份系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對(duì)，并交會(huì)計(jì)檔案管理員保管；第十條上機(jī)操作規(guī)程一、 操作人員必須是合法的，有權(quán)使用會(huì)計(jì)系統(tǒng)的人員，培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后，才能上機(jī)操作；二、 操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，關(guān)掉其他無關(guān)軟件，盡量減少占用機(jī)器時(shí)間，提高工作效率，業(yè)務(wù)處理完后，應(yīng)及時(shí)退出會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，以防其他人員越權(quán)操作；三、 操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密，不得隨意泄漏，操作人員的密碼每個(gè)月要變更一次；四、 操作人員必須嚴(yán)格按所分配的操作權(quán)限操作會(huì)計(jì)軟件，不得越權(quán)或以其他操作人員的身份上機(jī)操作；五、 操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照原始憑證的數(shù)據(jù)編制憑證輸入計(jì)算機(jī)；六、 審核記帳人員應(yīng)及時(shí)檢查操作人員輸入計(jì)算機(jī)的憑證數(shù)據(jù)與原始憑證數(shù)據(jù)的一致性、合法性。如果發(fā)現(xiàn)輸入計(jì)算機(jī)的憑證有錯(cuò)誤，在記帳前發(fā)現(xiàn)的，可要求憑證制作人員進(jìn)行修改；在記帳后發(fā)現(xiàn)的，如成本費(fèi)用科目未結(jié)轉(zhuǎn)，報(bào)表未出，可請(qǐng)求帳套主管，恢復(fù)記帳并由本人修改，否則，要求憑證制作人員另作憑證，以紅字沖銷糾正，再制作正確憑證，任何人不能隨意修改帳目；七、 現(xiàn)金、銀行憑證，出納核對(duì)無誤后，以其身份登陸并簽字。第十一條賬務(wù)處理程序一、 賬務(wù)系統(tǒng)初始化。在初次建立會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)時(shí)，需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作，在會(huì)計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、賬本格式、憑證類型、期初余額項(xiàng)目?jī)?nèi)容的設(shè)定，并應(yīng)考慮公司考核管理及報(bào)表取數(shù)的需要；二、 帳務(wù)系統(tǒng)更改。系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對(duì)帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)；三、 憑證處理。編制記帳憑證要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對(duì)不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不于受理，對(duì)記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證予以退還，并要求更改和補(bǔ)充；四、 記賬憑證的審核與記帳（一） 記賬憑證必須經(jīng)出納簽字（銀行、現(xiàn)金憑證），憑證審核員嚴(yán)格審核，確認(rèn)準(zhǔn)確、合法后方可進(jìn)行記賬處理；（二） 操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要檢查無誤后再保存并交審核員；（三） 輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、出納、財(cái)務(wù)主管簽字后方為有效憑證；（四）同一張憑證，制單和復(fù)核不能同一人。五、賬表的打印和結(jié)賬（一）現(xiàn)金日記賬要每天與出納庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無誤。（二）銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次;（三） 科目匯總表每月打印一次；（四） 月末，以上工作正確完成后，由帳套主管進(jìn)行結(jié)帳；（五） 每年末必須全部帳簿打印輸出，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存。六、會(huì)計(jì)報(bào)表根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，賬表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。結(jié)賬后，由系統(tǒng)生成的并打印的各種會(huì)計(jì)報(bào)表，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字蓋章方可生效。會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表可按管理要求的時(shí)間打印輸出。第四章會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理第十二條計(jì)算機(jī)軟硬件管理一、 財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專機(jī)專用，不能用于做其他非相關(guān)工作；二、 除被允許操作會(huì)計(jì)軟件的人員外，其他人員未經(jīng)允許不得使用財(cái)務(wù)專用計(jì)算機(jī)；三、 禁止在財(cái)務(wù)專用計(jì)算機(jī)上使用外來軟盤、U盤、移動(dòng)盤、下載其他軟件。以防止計(jì)算機(jī)感染病毒；四、 使用上、下級(jí)送來的數(shù)據(jù)盤以前，必須先進(jìn)行病毒檢查；第十三條計(jì)算機(jī)軟、硬件維護(hù)由陜煤股份負(fù)責(zé)。第五章會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料管理第十四條實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)資料包括貯存在磁介質(zhì)（軟盤、硬盤、U盤、光盤、存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等）上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。第十五條會(huì)計(jì)資料的管理與保密計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印出來的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度規(guī)定使用和保管。一、 現(xiàn)金銀行記賬憑證及現(xiàn)金銀行日記賬的輸出及保管?，F(xiàn)金銀行收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金銀行記帳憑證審核無誤后打印輸出，出納人員核對(duì)后簽章，并在機(jī)內(nèi)憑證簽字?，F(xiàn)金銀行日記帳當(dāng)日業(yè)務(wù)結(jié)束后，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存及銀行對(duì)帳單，年終將各月現(xiàn)金銀行日記賬打印裝訂，加蓋封印妥善保管；二、 轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。轉(zhuǎn)帳憑證要及時(shí)打印輸出，并統(tǒng)一由機(jī)器自動(dòng)編號(hào)裝訂成冊(cè)，妥善保管。三、 由計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)該補(bǔ)充打印，并要求有關(guān)人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章。第十六條數(shù)據(jù)備份管理數(shù)據(jù)備份在陜煤股份，公司根據(jù)檔案管理催交。第十七條會(huì)計(jì)檔案管理一、 打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。二、 為保證光盤備份數(shù)據(jù)的安全，備份光盤必須寫上標(biāo)簽，裝入盤盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。三、 對(duì)打印出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。