文明城市創(chuàng)建軟件資料收集整理要點

PAGEPAGE6文明城市創(chuàng)建軟件資料收集整理要點各成員單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的軟件收集整理工作主要包括：收集、審核、整理（排序、編目）、報送。一、材料收集：要求：材料須準(zhǔn)備原始材料，具體要求為：全、細、特。所謂“全”，就是各創(chuàng)建單位要對照本單位的創(chuàng)建目標(biāo)，將三年內(nèi)的資料準(zhǔn)備齊全，不漏一項，不漏一條，不漏一分。所謂“細”，就是要將本單位的軟件資料做細、做實，切不可大而化之。所謂“特”，就是對本單位的特色工作、項目、經(jīng)驗等，要多做、多說、多寫，將興化的文明創(chuàng)建特色做大、做靚。內(nèi)容：軟件資料主要包括文字資料、影像資料和實物資料。以文字資料為主，影像資料應(yīng)圍繞文字資料做好收集，實物資料主要是獎牌獎杯等，其中授予我市（不是部門或鄉(xiāng)鎮(zhèn)）的國際、國家和有關(guān)部委正式頒發(fā)的、與文明創(chuàng)建直接相關(guān)的獎項，其獎牌獎杯在收集后要統(tǒng)一報軟件資料組統(tǒng)一備檢。按照《創(chuàng)建文明城市軟件資料收集整理提要》的要求收集近三年（2009至2011年）的軟件資料。這里有個情況需要說明，就是對涉及到2008年甚至更早的，可延伸收集范圍，以保持軟件資料的有機連續(xù)性和完整性。所有材料均須由出具單位蓋章，以保證真實性，明確責(zé)任。二、整理編目：1、創(chuàng)建軟件資料的分類和編號方法：根據(jù)《江蘇省文明城市測評操作手冊》的有關(guān)要求，創(chuàng)建軟件資料共分為122大項和若干小項，具體編號格式如下：Ⅲ-X-X-X其中，一級類目“Ⅲ-X”代表測評內(nèi)容序號，具體編碼為“Ⅲ-1~Ⅲ-122”；二級類目“Ⅲ-X-X”代表測評標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)的編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字分別填寫；三級類目“Ⅲ-X-X-X”代表該案卷在該標(biāo)準(zhǔn)所有案卷中所處的位置，具體編號時，從該測評標(biāo)準(zhǔn)的第一卷起用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”依次編大流水號。2、文件材料和文件目錄的打印格式要求：文件材料、文件目錄統(tǒng)一用與市政府發(fā)文規(guī)格相同的A4紙，文件材料頁面設(shè)置按規(guī)定文件格式。《文件目錄》格式統(tǒng)一設(shè)置為：標(biāo)題用一號字標(biāo)宋體，項目欄用小四號字宋體，填寫內(nèi)容用五號字仿宋體。表格格式為上下居中。例：文件目錄格式：文件目錄Ⅲ-1-2-1件號責(zé)任者文號題名日期頁號備注01興化市委興委組[2009]96號關(guān)于調(diào)整興化市創(chuàng)建省級文明城市指揮部領(lǐng)導(dǎo)成員、成員單位和工作機構(gòu)的通知2009040604文件目錄中文號項必須與文件中文號一致，文號格式分為三行，第一行為機關(guān)代字，第二行為發(fā)文年度（用方括號），第三行為發(fā)文順序號，沒有文號的軟件資料則此項不填；注意如果同報期號不可放在此項內(nèi)，用括號放在題名項的最后。責(zé)任者可用通用的簡稱；題名欄中可省略責(zé)任者項；日期項按8位數(shù)字填寫，如2009年4月6日則填為20090406（8位數(shù)字分為上下兩排，每排四個數(shù)字），頁號為該份文件第一頁在本卷中所處的頁號。各單位上報紙質(zhì)文件目錄時，同時必須將電子文稿上報至創(chuàng)建辦軟件資料組。3、軟件資料整理要求創(chuàng)建軟件資料統(tǒng)一規(guī)定以件為整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；會議記錄等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復(fù)文可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文、超過兩件的，則將的所有的來文、復(fù)文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊為一件；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件。復(fù)印件均要加蓋單位公章。4、裝盒、排序要求：所有材料一律按單份文件裝盒，絕大多數(shù)單位在任務(wù)分解表中的責(zé)任項目都在兩項以上，因此，不同項目的文件資料要按項目分別排序裝盒，同時在裝盒時要注意，上級文件在前，本級文件和下級文件在后，行文時間早的文件在前，遲的在后，做到一項一盒或一項多盒，不同項目的文件材料不能混合裝盒。同一項目中不同年度的文件應(yīng)分別裝盒。最后將打印好的文件目錄放在每盒材料的最上面。文件資料裝盒后用鉛筆在檔案盒的側(cè)面標(biāo)上三級編號，以便最終統(tǒng)一歸檔迎接驗收檢查。5、圖片、聲像資料的整理：各成員單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在創(chuàng)建過程中，形成了大量的照片和影像資料，這些也是軟件資料的收集范圍，而且是相當(dāng)重要的部分，因為它能很直觀地反映我們的創(chuàng)建過程，這部分材料的收集和整理，有特殊的要求。照片首先要用專用照片夾放好，然后再裝盒，同時要妥善保管好底片，每張照片下面要附說明，也要編制相應(yīng)的目錄。影像資料（錄像帶）要刻錄成光盤，附上說明，編好目錄，再裝盒保存。各成員單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在整理文字資料時，要配合整理相關(guān)隨卷圖片資料和說明，使軟件資料圖文并茂、生動形象。6、裝具規(guī)格要求：創(chuàng)建軟件資料裝具統(tǒng)一由創(chuàng)建辦訂制，市史志檔案辦公室承辦，請各單位到史志檔案辦查檔接待室（5312）購買，聯(lián)系電話：83326599。任何單位不得自行印制檔案裝具。三、審核驗收：軟件資料的審核驗收主要分為四個步驟：軟件資料員初審和補充、責(zé)任單位分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審和補充、市創(chuàng)建辦軟件資料組對各責(zé)任單位的軟件逐家進行過堂初審和完善、軟件資料組對各責(zé)任單位的軟件逐家進行檢查驗收。第一、二兩個步驟在各成員單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)收集整理時同步進行。后兩個步驟由軟件資料組組織開展。創(chuàng)建軟件資料過堂時間：10月