大學檔案信息化建設規(guī)劃綱要

-7-XXXX大學檔案信息化建設規(guī)劃綱要為適應我校信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，提高學校檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮學校檔案信息資源的服務作用，根據《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》（中辦發(fā)〔20XX〕34號）等文件要求，結合學校實際，制定本規(guī)劃綱要。一、指導思想以《全國檔案信息化建設實施綱要》和《全國檔案工作十五發(fā)展規(guī)劃》為指導，緊緊圍繞學校中心工作，以檔案信息化建設為重點，以檔案信息資源開發(fā)利用為目標，努力提高我校檔案信息化水平，逐步實現(xiàn)學校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，充分發(fā)揮信息化在檔案管理、保管和利用中的作用，為學校乃至社會提供優(yōu)質、快捷的檔案信息服務。二、總體目標以建設XXXX大學數字化檔案館為目標，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進公共服務為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等方面的建設，著力打造學校檔案信息共享交換網絡平臺，大力推進學校檔案信息化進程，實現(xiàn)數字化檔案館的基本功能，建成XXXX大學數字化檔案館。（一）數字化檔案館的基本要求1．在辦公自動化網絡技術平臺環(huán)境下，采集和接收校園網內各應用系統(tǒng)中傳輸、運轉、處理完畢后的電子文件數據，通過建立基礎數據庫，建設為學校各部門提供電子文件的長久存儲、管理、利用等服務的信息系統(tǒng)，確保在校園網各應用系統(tǒng)中運行的電子文件數據完整、安全地得到采集與妥善保存。2．建立檔案服務利用網站，提供現(xiàn)行公開文件、開放檔案目錄等公開信息的網上查詢閱覽服務。學校師生員工和社會公眾可以通過互聯(lián)網與我校檔案館辦理相關檔案查詢認證等業(yè)務。（二）數字化檔案館的基本功能1．數據采集功能通過電子文件網上報送系統(tǒng)軟件，依托電子文件歸檔交換平臺，多層面、多門類采集校園網內必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案，接收應歸檔單位移交的電子檔案，利用數據庫技術建成綜合檔案資源庫。2．數據保存功能通過磁盤、光盤等多種技術手段，對采集到的各類信息在備份的基礎上進行永久保存，形成校園網數據備份基地之一。3．數據利用功能對校園網的各用戶提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析及挖掘服務，建成校園信息綜合查詢系統(tǒng)。依托校園網，建立檔案信息網站，為學校師生員工和社會公眾服務。4．數據管理功能對各類電子檔案實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)檔案的檢驗、標引、分類、排序，目錄生成，數據統(tǒng)計，信息組織和輸出打?。徊⑦\用身份認證、訪問控制技術以及保密管理手段等來確保電子檔案信息的安全及合理利用，保障系統(tǒng)電子檔案信息的安全。5．數據宣傳功能充分利用數字化檔案館保管的各種數字檔案資源，對XXXX大學的歷史進行挖掘，促進我校優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的弘揚和傳承。三、主要任務（一）檔案信息化標準建設1．堅持檔案信息化建設標準先行的原則，依據國家信息化建設的有關規(guī)范和檔案行業(yè)標準，研究制定全校統(tǒng)一的檔案信息化工作技術規(guī)范。2．加強信息化標準的貫徹落實，認真執(zhí)行《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統(tǒng)一、數據規(guī)范、便于轉換、實現(xiàn)共享。（二）檔案信息化基礎設施建設1．加強學校電子檔案管理系統(tǒng)硬件設施建設。檔案館服務器配置應滿足海量數據存儲，快速檢索利用的要求；要完善檔案數據庫建設必備的存儲和備份系統(tǒng)，以確保數據的安全；配備相應的計算機、掃描儀、傳真機、打印機等硬件設備，達到文檔管理一體化的要求。2．加強學校電子文檔管理系統(tǒng)軟件建設。逐步完善學校檔案管理軟件系統(tǒng)建設，保障電子檔案積累、收集的真實性、完整性、安全性和可識別性以及利用的方便性。（三）檔案信息資源建設1．目錄數據庫建設：學校檔案館在逐步做好現(xiàn)藏檔案目錄錄入的基礎上，有計劃、有步驟地充實目錄數據庫，建立目錄數據檢查審核制度，對全校檔案定期進行目錄數據質量檢查，保證錄入數據的規(guī)范。2．全文數據庫建設：按國家檔案局行業(yè)標準《紙質檔案數字化技術規(guī)范》，學校檔案館應穩(wěn)步推進存量檔案數字化和增量檔案電子化，加快建設檔案全文數據庫，開發(fā)全文檢索系統(tǒng)和多媒體信息檢索系統(tǒng)。全文數據庫結構設計應符合檢索優(yōu)先原則，通過關鍵字查詢、語義查詢，能夠檢索到基于內容的圖像、視頻、音頻檔案，完善服務功能。3．多媒體數據庫建設：在未來五年內，學校檔案館要逐步完成現(xiàn)藏重要音像、照片檔案數字化處理工作，搶救和保護好檔案原件，逐步完善多媒體檔案數據庫建設。（四）檔案管理應用系統(tǒng)建設1．建立學校檔案目錄中心。學校檔案館要充分運用文檔管理系統(tǒng)軟件，不斷壯大和擴展檔案目錄數據庫。在此基礎上，建立全校檔案目錄中心，實現(xiàn)檔案資源的共享，并提供開放檔案目錄網上查詢服務。2．建立學校電子文件中心。學校檔案館根據學校辦公自動化建設要求，同步規(guī)劃學校電子文件中心建設，實現(xiàn)在線采集、接收電子文件，為各級領導決策服務。學校各單位、部門要積極配合檔案館，做好檔案軟件文檔管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的技術銜接工作，以保證系統(tǒng)間的無縫鏈接，依托校園網整合檔案信息資源，構建檔案信息共享平臺。（五）檔案服務利用系統(tǒng)建設建立檔案服務利用系統(tǒng)，為全體師生校友提供“足不出戶”的便捷服務。檔案利用者可以遠程登錄檔案館的網上利用服務系統(tǒng)，通過網上注冊、身份認證并提交相關材料后，可在線申請辦理學歷學位認證、中英文成績證明等各項業(yè)務，檔案館工作人員后臺審核通過后進行辦理，并將辦理進度在線告知用戶，辦完后通過快遞送到用戶手中。（六）檔案信息安全保障體系建設建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制。要建立健全檔案信息安全制度，加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的維護管理，實施可靠安全的數據備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數據庫采用磁盤、光盤等方式同步備份。采用相應的存儲系統(tǒng)進行數據存儲備份并嚴格進行管理。加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。檔案局域網要與外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。要采取數據備份策略，建成存儲系統(tǒng)容災系統(tǒng)，確保檔案信息數據的安全。學校各部門兼職檔案員也要注重檔案信息資源的安全，要建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數字化加工過程中丟失、泄密事件的發(fā)生。四、保障措施（一）加強領導，明確職責檔案信息化建設是學校信息化建設的重要組成部分，必須與學校信息化整體建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各單位、部門要以對歷史負責的態(tài)度，重視和支持學校檔案信息化建設，加大領導力度，為學校檔案信息化建設的發(fā)展提供支持。（二）規(guī)范管理，注重實效學校領導應加強對檔案信息化建設的行政監(jiān)督和宏觀指導,制定相應的規(guī)范性文件和標準，保證各部門產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規(guī)行為,及時總結推廣經驗，促進學校檔案信息化建設規(guī)范穩(wěn)步開展。（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，分類實施檔案信息化建設必須做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一部署，要緊密圍繞學校的中心工作展開，學校檔案信息化工作要在省教