信息管理制度

信息管理制度第一條為加強(qiáng)信息管理，加快公司信息化建設(shè)步伐，提高信息資源的運(yùn)作成效，結(jié)合公司具體情況，制定本制度。第二條本管理制度中關(guān)于信息的定義，1、 行政信息，公司系統(tǒng)內(nèi)部目的為行政傳達(dá)的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現(xiàn)為上傳下達(dá)、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。2、 市場信息，公司業(yè)務(wù)銷售的客戶文件、來往傳真、電話、客戶檔案,公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的電話記錄、報(bào)價(jià)、合同、方案設(shè)計(jì)、投標(biāo)書等原始資料、電子資料、文件、報(bào)告等。具體信息管理表現(xiàn)為客戶溝通、文字記錄、資料收集分析、業(yè)務(wù)文件編寫等。歸屬于業(yè)務(wù)經(jīng)營管理。第三條信息管理工作必須在加強(qiáng)宏觀控制和微觀執(zhí)行的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，以提高企業(yè)效益和管理效率，服務(wù)于企業(yè)總體的經(jīng)營管理為宗旨。第四條信息管理工作要貫徹“提高效率就是增加企業(yè)效益”的方針，細(xì)致到位，準(zhǔn)確快速,在企業(yè)經(jīng)營管理中降低信息傳達(dá)的失誤失真延遲，有力輔助行政管理和經(jīng)營決策的執(zhí)行.第五條公司機(jī)構(gòu)的信息工作，都必須執(zhí)行本制度。第六條公司設(shè)立信息中心，設(shè)置獨(dú)立的信息機(jī)構(gòu).第七條行政部依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》負(fù)責(zé)相關(guān)行政信息的日常管理，銷售中心負(fù)責(zé)市場信息管理。信息管理根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，配備必要的電腦技術(shù)人員、文員。第八條信息中心負(fù)責(zé)公司整個(gè)系統(tǒng)的信息管理工作，負(fù)責(zé)所有信息的匯總和檔案管理。對全系統(tǒng)的信息管理工作負(fù)責(zé)。第九條依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》，行政負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)行政信息的管理。第十條信息中心設(shè)企業(yè)信息專員，主要負(fù)責(zé)市場信息的系統(tǒng)化、專業(yè)化管理。企業(yè)信息專員分為行政信息和市場信息兩個(gè)崗位.企業(yè)信息專員主要職責(zé)如下，1、 執(zhí)行公司總經(jīng)理辦公會議的決議，參與編制總經(jīng)理辦公室主持的信息管理制度。，行政信息專員，2、 在銷售中心總監(jiān)指揮下，負(fù)責(zé)市場經(jīng)營中各類信息的采集、處理、傳達(dá)，執(zhí)行中存在的問題提出改進(jìn)措施。，市場信息專員，3、 與行政部聯(lián)合處理日常工作中關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的行政工作。，行政信息專員，4、 輔助指導(dǎo)公司其他各部門業(yè)務(wù)的信息統(tǒng)籌處理。，行政信息專員、市場信息專員，5、 對集團(tuán)總經(jīng)理負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。6、 信息中心日常負(fù)責(zé)監(jiān)察集團(tuán)全系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息管理和活動，負(fù)責(zé)搞好全系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員關(guān)于市場經(jīng)營信息的培訓(xùn)工作，不斷提高業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，第十一條各級領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)保障信息中心人員依照本辦法行使職權(quán)和履行職責(zé)。第十二條信息管理人員在工作中，必須堅(jiān)持原則，照章辦事。對于違反保密制度和其他行政制度的事項(xiàng)，要及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，接受指示后執(zhí)行具體處理。第十三條公司支持信息管理人員堅(jiān)持原則，按信息制度辦事。嚴(yán)禁任何人對敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員進(jìn)行打擊報(bào)復(fù).公司對敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員予以表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。第十四條信息管理人員力求穩(wěn)定，不隨便調(diào)動。信息管理人員調(diào)動工作或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦清交接手續(xù)的，不得離職，亦不得中斷有關(guān)工作.第三節(jié)行政信息管理第十五條按照行政信息的定義，行政信息主要產(chǎn)生、傳遞、應(yīng)用于集公司行政活動中。第十六條行政信息管理主要依據(jù)公司《行政管理綱要》中下列規(guī)定進(jìn)行，1、 文件收發(fā)規(guī)定，2、 文件、檔案、資料的管理規(guī)定，3、 信息管理中心管理規(guī)定，4、 公司印章、介紹信管理規(guī)定，5、 公司值班管理制度，6、 保密制度。第十七條考慮公司業(yè)務(wù)競爭的特殊性質(zhì)，行政信息管理不涉及公司營銷類，客戶，信息、技術(shù)類信息和財(cái)務(wù)類信息。第四節(jié)市場信息管理第十八條依照市場信息的定義，市場信息主要產(chǎn)生、傳達(dá)、應(yīng)用在市場業(yè)務(wù)經(jīng)營管理中。第十九條市場信息來源分類，業(yè)務(wù)，客戶，信息、非業(yè)務(wù)市場信息.1、業(yè)務(wù)，客戶，信息，客戶購買公司產(chǎn)品的電話、傳真、函件、電子郵件，公司、客戶之間業(yè)務(wù)溝通電話、傳真、文件、函件、電子郵件，客戶公司公開的資料，市場人員收集的客戶秘密資料，銷售中心情報(bào)人員傳呈的報(bào)告、資料，針對客戶的分析報(bào)告等。2、非業(yè)務(wù)市場信息，網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志和各種信息渠道收集的行業(yè)性文章、資料，競爭對手資料、文件、報(bào)告，公開的技術(shù)性資料，外圍媒體、機(jī)構(gòu)傳送到集團(tuán)公司的電子郵件、函件、資料，公司內(nèi)部業(yè)務(wù)分析文件、報(bào)告，其他與市場業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理有關(guān)的資料.第二十條信息中心市場信息專員直接在銷售中心總監(jiān)的指揮下，主要負(fù)責(zé)以下業(yè)務(wù)信息工作，1、 負(fù)責(zé)網(wǎng)站的建設(shè)、維護(hù)、更新和對外信息發(fā)布,并開展網(wǎng)絡(luò)商務(wù)系列工作。2、 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)，客戶，信息的接受、整理、初步分析和傳呈銷售中心總監(jiān)，建立、保管客戶檔案并不斷維護(hù)，3、 在銷售中心總監(jiān)的指揮下，負(fù)責(zé)與客戶的電話、電子郵件的信息交流，負(fù)責(zé)與客戶文件資料函件的撰寫、整理、內(nèi)部報(bào)批、外部發(fā)送，4、 負(fù)責(zé)按照《區(qū)域市場管理辦法》的規(guī)定，指導(dǎo)、協(xié)助各市場機(jī)構(gòu)對業(yè)務(wù)信息的收集，督促各市場機(jī)構(gòu)將業(yè)務(wù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確呈報(bào)到公司，整理、分析各市場機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息形成客戶分類檔案，并及時(shí)將重要的信息報(bào)告給銷售中心總監(jiān)，5、 負(fù)責(zé)定期撰寫公司業(yè)務(wù)市場分析報(bào)告，協(xié)助公司銷售決策，6、 監(jiān)察、收集、整理競爭對手情報(bào)資料，收集、整理、分析行業(yè)性文章、資料,7、 負(fù)責(zé)直接業(yè)務(wù)情報(bào)、業(yè)務(wù)信息的整理。8、 上級安排的其他工作.第二十一條行政信息專員在各級行政負(fù)責(zé)人的指揮下，主要負(fù)責(zé)以下非業(yè)務(wù)信息工作，1、負(fù)責(zé)日常打印、復(fù)印等文字文件電腦處理工作和負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用、管理和維護(hù)，2、負(fù)責(zé)公司非市場事務(wù)的洽談和管理、日常信息交流，3、 接收、整理、呈報(bào)、發(fā)送非直接業(yè)務(wù)單位，如媒體機(jī)構(gòu)，的信息文件資料,4、 公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)管理文件的擬稿，5、 各種與行政管理有關(guān)的信息資料工作，6、 上級交辦的其他工作.第二十二條信息人員必須嚴(yán)格遵守公司制度中下列具體規(guī)定，1、 文件收發(fā)規(guī)定，2、 文件、檔案、資料的管理規(guī)定，3、 信息中心管理規(guī)定，4、 安全保密制度。/r