大學(xué)審計(jì)檔案管理辦法

大學(xué)審計(jì)檔案管理辦法第一條審計(jì)檔案是審計(jì)處于審計(jì)項(xiàng)目完成后，將審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿和各種審計(jì)證據(jù)、資料按照規(guī)定和要求歸類、裝訂、立卷的總稱，是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察審計(jì)工作、開(kāi)展理論研究的重要文件資料，是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分。為了加強(qiáng)審計(jì)檔案工作，切實(shí)做好審計(jì)文件、資料的收集、整理、保管工作，根據(jù)《審計(jì)法》和《大學(xué)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》制定本辦法。第二條本辦法所稱審計(jì)檔案，是指審計(jì)處執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動(dòng)中形成的收集、制作與使用的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子和實(shí)物等形態(tài)記錄材料及不同形式的歷史記錄。第三條審計(jì)處的檔案管理工作接受上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)和學(xué)校檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。第四條審計(jì)處設(shè)審計(jì)檔案兼職管理人員1名，具體負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的整理、保管、編研和統(tǒng)計(jì)工作。第五條實(shí)行審計(jì)文件材料立卷歸檔工作責(zé)任制。審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，文件材料的收集、整理、立卷由該審計(jì)組負(fù)責(zé)，誰(shuí)主審誰(shuí)立卷，審結(jié)卷成，定期歸檔。跨年度結(jié)束的審計(jì)項(xiàng)目放在審計(jì)結(jié)束的年度立卷。凡不必入檔的材料，如草稿、或經(jīng)查證已完全否定的材料均應(yīng)剔除。必須入檔的材料如有遺漏，要立即查找補(bǔ)齊。收入審計(jì)案卷的材料應(yīng)按類別、時(shí)間編排，并編好目錄。第六條審計(jì)文件資料立卷歸檔的基本要求：1、為確保審計(jì)檔案中文件材料的合法、有用、有效，在立卷內(nèi)容上應(yīng)做到真實(shí)、完整和精煉。2、為便于審計(jì)檔案的安全保管和使用，要做到案卷大小規(guī)格符合要求，文件排列整齊有序，封面整潔，書(shū)寫(xiě)規(guī)范。第七條審計(jì)文件資料立卷歸檔的范圍：1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的指示、講話和批復(fù)等；2、審計(jì)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的審計(jì)任務(wù)文件；3、審計(jì)通知書(shū)；4、審計(jì)報(bào)告及被審計(jì)單位對(duì)報(bào)告的書(shū)面意見(jiàn)，審計(jì)處審定審計(jì)報(bào)告的有關(guān)資料；5、與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的主要證明材料及其他材料；6、審計(jì)結(jié)論和處理決定以及審計(jì)處討論和處理決定的會(huì)議記錄；7、被審計(jì)單位執(zhí)行審計(jì)決定和審計(jì)報(bào)告的情況；8、被審計(jì)單位的申訴及復(fù)審報(bào)告和決定；9、后續(xù)審計(jì)材料；10、審計(jì)調(diào)查報(bào)告及有關(guān)材料；11、下級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)報(bào)送備案的有關(guān)資料；12、其他有關(guān)文件材料。被審計(jì)單位日常報(bào)送的財(cái)務(wù)報(bào)表資料作為資料管理，不立卷歸檔。第八條審計(jì)文件材料的立卷程序：1、審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，并認(rèn)真檢查每份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合格，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。2、審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后，立卷責(zé)任人要對(duì)審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，并按規(guī)定進(jìn)行排列。3、立卷文件、材料經(jīng)檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計(jì)案卷的編目工作：（1）立卷人將文件材料整理后，對(duì)卷內(nèi)文件材料按排列順序，逐頁(yè)在正面右上角用阿拉伯?dāng)?shù)字編頁(yè)號(hào)。（2）按文件材料順序填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。如文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、文件形成時(shí)間，填寫(xiě)文件的起止頁(yè)號(hào)。（3）填寫(xiě)檔案?jìng)淇?。主要填?xiě)：立卷人、立卷時(shí)間、檢查人簽名及檢查日期。4、對(duì)立卷責(zé)任人歸檔上交的審計(jì)項(xiàng)目案卷，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，應(yīng)責(zé)成立卷人及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。第九條審計(jì)檔案文件材料的排列順序：審計(jì)文件的排列順序一般應(yīng)按三個(gè)單元作如下:1、第一單元結(jié)論性文件材料（1）審計(jì)報(bào)告；（2）審計(jì)報(bào)告原稿及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)告人的批示；（3）審計(jì)決定與檢查審計(jì)決定執(zhí)行情況的文件；（4）采取審計(jì)行政措施的文件；（5）審計(jì)建議書(shū)、移交處理函；（6）審計(jì)意見(jiàn)書(shū)與審計(jì)意見(jiàn)采納情況的文件；（7）被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面意見(jiàn)及審計(jì)組的書(shū)面說(shuō)明；（8）審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議記錄或記錄摘要。2、第二單元證明性文件材料（1）匯總審計(jì)工作底稿；（2）審計(jì)取證材料清單；（3）原始審計(jì)工作底稿；（4）審計(jì)證據(jù)；（5）審計(jì)中所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要。3、第三單元立項(xiàng)性文件材料按文件材料形成的時(shí)間順序并給文件材料的重要程度進(jìn)行排列。（1）上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)性文件或授權(quán)審計(jì)通知書(shū)；（2）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的舉報(bào)材料；（3）審計(jì)方案及編制審計(jì)方案所形成的文件材料；（4）審計(jì)通知書(shū)；（5）審計(jì)文件送達(dá)回證。各單元文件材料的排列順序是：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后卷內(nèi)文件排列，一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后。第十條審計(jì)文件材料按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷和幾個(gè)卷，一般不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并立為一個(gè)卷。第十一條審計(jì)文件材料的歸檔時(shí)間按學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。第十二條審計(jì)檔案的密級(jí)及保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)確定，并按有關(guān)規(guī)定做出標(biāo)識(shí)。第十三條借閱審計(jì)檔案，一般應(yīng)限定在審計(jì)處內(nèi)部，凡需將審計(jì)檔案借出審計(jì)處或要求出具審計(jì)檔案證明的，應(yīng)經(jīng)審計(jì)處主管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十四條查閱審計(jì)檔案，必須經(jīng)檔案管理員同意并辦理查閱手續(xù)，借閱時(shí)間不超過(guò)當(dāng)天，需延長(zhǎng)時(shí)間者，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，填寫(xiě)《資料借閱單》。第十五條不經(jīng)允許，不得在卷內(nèi)加注符號(hào)和拍照，不得亂寫(xiě)、涂改、抽拆和損