國有企業(yè)公文管理辦法模版

公文管理辦法第一章總則第一條為使集團公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號）文件精神，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第二條集團公司的公文，是集團公司在經(jīng)營管理過程中或處理公務活動中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達黨和國家有關方針、政策，頒布規(guī)章制度、施行行政措施、請示和答復問題、聯(lián)系商洽業(yè)務、制定計劃、總結(jié)經(jīng)驗、記載活動的重要工具，是集團公司系統(tǒng)開展經(jīng)營管理和公務活動的有效手段。第三條集團公司公文工作應貫徹黨政分工的原則，凡屬業(yè)務經(jīng)營管理類工作不以黨委名義行文，凡屬黨內(nèi)事務不以集團公司名義行文。第四條公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第五條公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全保密。要嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他相關規(guī)定，嚴格遵守公司各項保密制度，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。第六條集團公司系統(tǒng)內(nèi)各單位及其負責人應當高度重視公文處理工作，嚴格遵守本辦法，加強對本單位公文處理工作的領導和檢查。第七條集團公司綜合部是公文處理的管理機構，主管并負責指導總公司各單位的公文處理工作。綜合部設立專職人員負責公文處理工作，進行統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、催辦、打印、用印、立卷和歸檔。第八條擔負公文處理工作的文秘人員，應熱愛本職工作，樹立為領導和公司、為基層和群眾、為業(yè)務服務的思想，以認真負責的工作態(tài)度，嚴謹精細、一絲不茍的工作作風，堅持原則、嚴守紀律的組織觀念，努力做好公文處理工作。第二章公文種類第九條公文種類：（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項或重大行動做出決策和部署；獎懲有關機構和人員、變更或撤銷下級公司不適當?shù)臎Q定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在到一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。（七）意見使用于對重要問題提出見解或處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級公司執(zhí)行和周知的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于下級向上級機構匯報工作、反映情況，回復上級機構的詢問。（十一）請示適用于向上級機關請求指示、批準。在同一文件的標題內(nèi)“請示”和“報告”不能同時使用。（十二）批復適用于答復下級公司請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項（十四）函適用于不相隸屬的機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十五）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（十六）規(guī)定、辦法“規(guī)定”適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施和行為規(guī)范?！稗k法”適用于對某項工作或活動制定具體做法和要求。（十七）工作簽報適用于集團公司職能部門向領導呈報需要反映事項、解決問題的簡要請示、報告。（十八）部門工作通知書適用于集團公司公司各部門之間，一般性的、時效短的工作任務分解或需周知的通知。第十條發(fā)文字號（一）晉水投董。適用于公司董事會向上級部門請示、報告工作。公文字號為“晉水投董[XXXX]X號”(“XXXX”為年份的阿拉伯數(shù)字表示，下文同義)。文種包括請示、報告等。（二）晉水投董決。僅適用于各屆各次董事會產(chǎn)生的決議。（三）晉水投函。適用于與同級單位和不相隸屬的單位之間互相商洽工作，詢問和答復問題；向有關主管部門申請批準事項等。公文字號為“晉水投函[XXXX]X號”，文種為函。（四）“晉水投”后加部門代字（如晉水投綜、晉水投財?shù)龋?，適用于集團公司內(nèi)部各有關職能部門以集團公司名義，向下屬分支機構及相應部門的發(fā)文。公文字號為文種包括決定、通知、批復等。第三章公文格式第十一條集團公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、頁碼等部分組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊密程度，緊密公文應當分別標注“特急”“加急”。電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平級”。（四）發(fā)文單位標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標志可以使用聯(lián)合發(fā)文單位機關全稱，也可以單獨用主辦單位名稱。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位的發(fā)文號。集團公司發(fā)文由集團綜合部統(tǒng)一編號。（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。（七）公文標題。一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種三部分內(nèi)容組成。（八）主送機關，指公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復事項、辦理工作的單位，主送單位名稱應為全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主題，用來表述公文的內(nèi)容。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。(十三)印章，公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普法性公文和電報可以不加蓋印章。（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的傳遞機關和送印日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。（十一）除會議紀要外，公文應當根據(jù)文件的內(nèi)容標注主題詞。主題詞由揭示公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點的詞或詞組構成。每一公文標注的主題詞的數(shù)量一般不超過5個。（十二）主題詞、抄送(報)單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期打在公文最后頁底端。第十二條公文的板式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。第十三條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。名族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)名族文字。第十四條公文用紙采用國際標準A4型(210mmx297mm)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則第十五條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。原則上實行逐級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越級的單位。對不相隸屬關系的單位實行平行同級行文。第十六條集團公司可以在職權范圍內(nèi)與同級有關業(yè)務單位互相行文或聯(lián)合行文。集團公司內(nèi)設機構除辦公室（董辦、總辦、綜合部）外，不得對外正式行文。第十七條向上級機構行文，應當遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個上級機構，根據(jù)需要同時抄送相關上級機構和同級機構，不抄送下級機構。（二）集團公司的內(nèi)設機構向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)集團公司同意或授權；屬于部門職能范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。（三）下級公司的請示事項，如需以集團公司名義向上級機構請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機構。（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（五）除領導直接交辦的事項外，下級公司向集團公司報送的“請示”、“報告”等，不得直接送交領導者個人及有關部門，應由集團公司綜合部按公文流轉(zhuǎn)程序傳送。（六）受雙重領導的單位向上級機構行文，必要時抄送另一個上級機構。第十八條向下級公司行文，應當遵循以下原則：（一）主送受理公司，根據(jù)需要抄送相關機構。重要行文同時抄送集團公司的直接上級機構。（二）集團公司各職能部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，集團公司將責令糾正或予以撤銷。（三）集團公司向雙重領導的下級公司行文，必要時抄送該下級公司的另一個上級機構。第五章發(fā)文辦理第十九條發(fā)文辦理指以集團公司名義制發(fā)公文的過程，包括起草、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。各級公司上報或下發(fā)正式文件由各級公司綜合部或辦公室統(tǒng)一負責。公司發(fā)文程序為：部門起草→部門負責人審稿→董辦或總辦審核→綜合部復核→公司領導審簽→綜合部登記、印制、核發(fā)。第二十條起草公文要求（一）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權及與主送單位的行文關系確定。（二）擬制緊急公文，必須根據(jù)實際需要確定緊急程度。其中，上報集團公司的急件，首先要在文件中說明緊急的原因，不能籠統(tǒng)地標注“特急”或“急件”。（三）人名、地名、數(shù)字、引文要準確規(guī)范。引用公文應當先引標題，后用圓括號引用發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫具體的年、月、日，不能寫“去年”、“上月”、“昨天”或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“1996”不能寫成“96”。（四）結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。（五）草擬公文一律使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿簽，并按規(guī)定填寫有關內(nèi)容。（六）修改、審批和簽發(fā)公文，一律使用鋼筆或黑色簽字筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易褪色涂改的書寫工具。書寫要工整易認，不得在文稿裝訂線外書寫。（七）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（八）會議紀要中，姓名職務并用時，一般是姓名在前，職務在后，姓名職務之后不再加“同志”字樣。(九)各部門須經(jīng)領導簽字的請示、報告，應使用簽報，并按照逐級上報的原則辦理。第二十一條核稿和簽發(fā)（一）核稿。集團公司所發(fā)公文在送領導簽發(fā)之前由董辦、總辦審核，綜合部復核。主辦部門負責人應對文稿的質(zhì)量嚴格把關，對文稿的內(nèi)容、數(shù)字的真實性、準確性負責。審核和復核的主要內(nèi)容包括：1、行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。2、內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)集團公司的意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提這個測措施和辦法是否切實可行。3、涉及集團公司內(nèi)其他職能部門或外單位的問題，是否與其協(xié)商、會簽。如意見不一致，主辦部門是否加以說明。4、文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。5、其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。6、經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。（二）簽發(fā)1、各級領導簽批公文時應當使用鋼筆或黑色簽字筆。2、公文應當經(jīng)集團公司負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由集團公司董事長簽發(fā)。3、簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意；聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負責人會簽。4、領導簽批后的公文，應當在當天最遲次日（節(jié)假日順延）送綜合部印制。特殊情況除外。第二十二條編號、打印、校對（一）簽發(fā)的文件,統(tǒng)一由公司綜合部文秘人員編號。（二）綜合部根據(jù)有關規(guī)定制定打印的標準格式，并統(tǒng)一繕印制發(fā)。（三）繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準確。（四）繕印文件應根據(jù)先急后平、先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相等，應按照領導簽發(fā)的時間順序安排。（五）公文正式印制前，文秘人員應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序進行復審。（六）實行文件兩次校對制度，校對要準確無誤。公文“一?！庇蓴M稿人負責。擬稿人必須對文件格式和文件內(nèi)容進行仔細校對?！岸！庇删C合部文秘人員負責。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應及時同有關人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。第二十三條印章使用原則上根據(jù)發(fā)文單位和發(fā)文稿簽上的領導簽批意見使用相應印章，并應根據(jù)《印章管理辦法》嚴格執(zhí)行審批和登記制度。第二十四條印發(fā)文件一律應在《投資集團公司有限公司發(fā)文登記表》上登記。第六章收文辦理第二十五條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。（一）凡送交集團公司的文電、信件，經(jīng)辦人應在《投資集團公司有限公司收文登記表》中詳細登記。檢查來文頁數(shù)及附件是否齊全。如不全時，應在文中注明并提出向發(fā)文單位索補建議，收到的全部公文進行登記。（二）凡注明有關職能部門收的，直接送交有關部門處理。其他一律送交綜合部處理。（三）通過會議等途徑收到的公文，收文者回單位后應及時交綜合部登記處理。第二十六條由綜合部登錄的文電、信件，文秘人員應當認真進行初審。初審重點：是否應由本集團公司辦理；是否符合行文規(guī)則；文種使用、公文格式是否規(guī)范；是否符合公文起草的其他要求等。第二十七條經(jīng)審核，凡需辦理的公文，綜合部文秘人員應填寫《投資集團公司有限公司來文批閱卡》，并提出擬辦意見，送本部門負責人復審后，呈集團公司有關領導批示，并交有關職能部門辦理。（一）閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和共工作需要確定范圍后分送。（二）批辦性公文應當提出擬辦意見報集團公司負責人批示，轉(zhuǎn)相關部門辦理。（三）需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。應急公文應當明確辦理時限。第二十八條根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱部門閱辦。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏報、誤傳、延誤。第二十九條承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。第四十條對辦理的公文，綜合部和各部門承辦人員要負責催辦，及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期結(jié)辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。不積壓不誤傳，防止漏辦和延誤?？梢噪娫挾睫k、實地督辦等方式進行催辦。第四十一條閱批性公文的辦理結(jié)果應黨及時答復來問單位，應根據(jù)需要告知相關單位。第七章公文歸檔第四十二條集團公司根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關規(guī)定，建立機要室、檔案室，并按照有關規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。歸檔的文件材料必須按年度立卷，集團公司在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本辦法的規(guī)定，分別立卷歸檔。第四十三條歸檔范圍：（一）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（二）上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；（三）集團公司對外的正式發(fā)文以及有關單位來往的文書；（四）集團公司的請示與上級機關的批復；（五）集團公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；（六）集團公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報；（七）集團公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；（八）集團公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料；（九）集團公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。在準確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時，還要準確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國家檔案局有關規(guī)定，不應當立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無查考利用價值的事務性，臨時性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本公司業(yè)務無關的文件材料。（5）內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。對于不需要立卷的文件資料應及時銷毀或移交印發(fā)機關。第四十四條存檔文件，應將文件發(fā)文稿簽、原稿、連同正本一份送綜合部存檔，同時備份電子文件。有領導批示的，還應附批示件。第四十五條凡集團公司的公文（含定稿和一份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件包含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由綜合部統(tǒng)一收集管理。（一）一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門備份收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。（二）各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第四十六條歸檔要求：（一）歸檔文件材料要齊全。遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系分類立卷，分卷要準確。根據(jù)發(fā)文機關的問題、時間、名稱等特征進行立卷，使案卷能正確反映本公司活動的基本面貌，并便于查找和利用。黨政文件材料、保密文件材料要單獨立卷。永久、長期、短期要分開立柜。(二)歸檔的案卷質(zhì)量要合乎要求。案卷裝訂要美觀、整齊、耐用，案卷封面項目要填寫清楚、整齊、填全，案卷標題要簡明確切，正確地揭示出立卷內(nèi)文件的作者、問題、名稱，卷內(nèi)文件按一定次序排列，逐張逐項編號，填寫“卷內(nèi)目錄”和“卷末備考”。(三)歸檔的所有案卷要編案卷號，編制全引目錄案卷目錄。(四)要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。第四十七條歸檔公文的保管期限歸檔范圍內(nèi)的公文應確定保管期限，并按照有關規(guī)定定期向檔案管理人員移交。歸檔公文的保管期限有永久、30年、10年三種。劃分方法具體如下：（一）凡是反映集團公司主要職能活動基本歷史原貌的