如何做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作

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一、會(huì)議的準(zhǔn)備工作

（一）擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）擬定會(huì)議議程、日程和程序。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。

（四）提出與會(huì)人員名單。

（五）編排分組。多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后，要對(duì)與進(jìn)行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組，以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有：根據(jù)地域編組；根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。

（六）選定、布置會(huì)場(chǎng)。

（七）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（八）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。

（九）制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

（十）負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書部門。報(bào)到是會(huì)議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（十一）會(huì)議文秘工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議、小型會(huì)議，一般由常設(shè)會(huì)議行政部門或固定的專職、兼職會(huì)議文秘工作人員負(fù)責(zé)會(huì)議工作。規(guī)模較大且又較重要的會(huì)議，組織精干有力的工作班子或成立大會(huì)秘書處，下設(shè)若干工作小組如秘書組、文件組、業(yè)務(wù)選舉組、簡(jiǎn)報(bào)組、宣傳報(bào)道組、翻譯組、總務(wù)組、警衛(wèi)組、交通組等。明確分工，各負(fù)其責(zé)，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議前的計(jì)劃與成本預(yù)算

1、會(huì)議計(jì)劃

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的與任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開(kāi)時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)議怎樣布置，是否需食宿、車輛、是否安排參觀、文化娛樂(lè)等其他活動(dòng)。

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)行政處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由文秘制訂、提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，再由文秘或行政處組織人員，分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

2、會(huì)議成本預(yù)算

有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過(guò)一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。

會(huì)議成本包括兩部分：

（1）會(huì)議明顯的耗費(fèi)

如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)，與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來(lái)的，又是直接消費(fèi)的。

（2）與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值

這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的3倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：

會(huì)議成本＝X+2J*N*T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間（小時(shí)）

三、安排會(huì)議時(shí)間的技巧

會(huì)議時(shí)間盡量要短，會(huì)議時(shí)間超過(guò)一小時(shí)，由于腦力消耗過(guò)大，產(chǎn)生疲勞感，與會(huì)人員就會(huì)盼望會(huì)議早點(diǎn)結(jié)束，這勢(shì)必影響會(huì)議作出有效的決定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的辦公會(huì)、情況碰頭會(huì)，應(yīng)盡可能在一小時(shí)左右的時(shí)間內(nèi)開(kāi)完，對(duì)于議題多或討論重大問(wèn)題的會(huì)議，確需較長(zhǎng)時(shí)間，可劃分為幾段開(kāi)，使一次會(huì)議變成若干次小會(huì)，每段各有中心，一段進(jìn)行完了，有適當(dāng)?shù)男菹r(shí)間，使與會(huì)人員精力得到恢復(fù)、緊張的思維得到調(diào)節(jié)后再進(jìn)入下一段。

四、會(huì)議場(chǎng)所的選定與布置

1.選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇，要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過(guò)小則擁擠。第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。

2.布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議，要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方，人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈，追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆，座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽，紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅，日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。

會(huì)場(chǎng)形式。日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式多為圓型、橢圓型、長(zhǎng)方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，體現(xiàn)民主與團(tuán)結(jié)的氣氛；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕松、親切之感；中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感；大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式為好。大型會(huì)議一般在禮堂召開(kāi)，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會(huì)人員安排座位。

排列座次的幾種規(guī)則：1、凡要正式公布名單的，按照名單先后順序排列座次。2、按照選舉得票多少排列座次，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后。3、按照姓氏漢語(yǔ)拼音字母字頭為序排列先后。4、按照姓氏筆畫為序排列座次。

排列座次的幾種方法：1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次，先排出席會(huì)議的正式委員（代表），后排候補(bǔ)委員（代表）。2、豎排法。即按照各代表團(tuán)成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次，正式代表在前，候補(bǔ)代表在后。每個(gè)代表團(tuán)的排列次序按固有順序從左至右排列，或以會(huì)場(chǎng)中心座位為基點(diǎn)，向兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展。3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，一左一右，依次排列。

五、準(zhǔn)備會(huì)議通知須知

會(huì)議通知按形式分，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有面對(duì)面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。

書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬也是會(huì)議通知的書面形式。

書面通知以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外，也具有備忘和作為會(huì)議入場(chǎng)或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些，以便使與會(huì)人員接到通知后，有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場(chǎng)，也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對(duì)發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間，如人大常委會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會(huì)議沒(méi)有必要過(guò)早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作，需要在平時(shí)打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請(qǐng)別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。

電報(bào)通知寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對(duì)方猜測(cè)。在不能確認(rèn)被通知單位或個(gè)人是否參會(huì)時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方接到通知后回電。

傳真和電腦通知：務(wù)必弄清對(duì)方是否收到、