《印章管理規(guī)定》

編版號：公司本：1.2生效日期：管理體系文件公司印章管理規(guī)定密級：發(fā)放編號：編審批制：核：準：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注第一章總則第一條為規(guī)范集團公司各類印章使用與管理，加強對印章的刻制、保管、使用的監(jiān)控，防范管理風險，特制定本制度。第二條本制度適用于集團及下屬公司的印章保管和使用管理。第二章管理原則第三條公司各類印章按以下原則進行管理：1、統(tǒng)一管理原則集團財務部作為公司印章的歸口管理部門，對本規(guī)定執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和問責。2、嚴格審批原則公司所有印章的刻制、移交、管理、使用、收回、廢止均須按照本規(guī)定的審批權限和流程進行審批。3、專人管理原則公司所有印章指定專人作為印章保管人，由其嚴格按照本規(guī)定進行管理。4、歸檔備查原則公司所有印章管理過程中形成的使用申請、用印記錄、印章收回廢止等資料及時歸檔備查。第三章印章刻制第四條公司的印章主要有公司公章、法定代表人手章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等印章。第五條公司各類印章刻制均由公司總經理提出申請，經董事長批準后，由綜合管理部到公安部門指定地點辦理印章刻制。第六條公司各類印章均由綜合管理部統(tǒng)一安排刻制、取回。第七條公司印章受損需重新刻制時，由公司總經理提出申請，經董事長批準后，由綜合管理部到公安部門指定地點辦理印章重新刻制。第八條公司印章遺失或被盜，應立即報告上級領導，同時向公安機關報案，并在省級或省級以上報刊聲明“作廢”后，方可按規(guī)定辦理印章重新刻制手續(xù)。第九條嚴禁集團各部門、各下屬公司自行刻制印章，如發(fā)現(xiàn)私自刻章或偽造印章，根據(jù)造成的后果及影響采取相應處理措施。第四章印章登記第十條綜合管理部應建立《印章檔案簿》（附表1），將已刻制好的印章進行登記，并將此檔案永久保存。第十一條綜合管理部完成登記后，負責將相關印章移交印章保管人，并留存交接記錄。第五章印章保管第十二條公司各類印章均由集團財務部負責管理，財務經理為保管責任人。第十三條公司印章必須存放在有安全措施的保險柜內，確保印章安全。第十四條公司印章使用完畢后應立即放回指定位置，嚴禁隨意放置。第十五條印章保管人如發(fā)生離職、轉崗或其他情況需進行印章移交的，應將印章移交綜合管理部。經董事長重新確定印章保管人后，綜合管理部與保管人進行交接。印章交接時，應同時移交以往印章使用申請單、用印記錄等全部資料；新的印章保管人亦須備案。第六章印章使用及廢止第十六條印章使用范圍：公司公章：用于以公司名義對外發(fā)出的信函、公文、介紹信、證明、授權委托書、提交給政府部門的報告、以及政府部門或其他機構要求蓋公章簽訂的合同、協(xié)議等文件；法定代表人手章：用于銀行預留印鑒、銀行票據(jù)付款等財務輔助事項和授權委托書、需加蓋法定代表人個人印鑒的對外文書、函件等；合同專用章：用于簽訂合同或協(xié)議；財務專用章：用于支票、收據(jù)、銀行票據(jù)或財務報表等財務文件；發(fā)票專用章：用于公司購買和開具發(fā)票；其他用章：嚴格根據(jù)批準的用途和范圍進行使用。第十七條印章使用要求：1、公司所有印章的使用都必須嚴格按照審批流程進行審批并填寫《印章使用申請單》（附表2），經相關領導簽字批準后，交印章保管人留檔。2、印章使用審批流程：經辦人填寫申請單→部門經理→總經理→常務副總裁→副董事長→董事長。負責人及審批步驟步驟一步驟二步驟三步驟四具備的權限承擔的責任時間節(jié)點即時根據(jù)用印需求，填寫用對發(fā)起審批的準確性、印申請，并發(fā)起審批對用印申請進行審核，對用印事項、必要性、并簽署意見對用印申請審批，并簽署意見經辦人及時性負責部門經理總經理即時真實性負責對用印事項把控即時常務副總裁批示把控批示批準即時步驟五步驟六步驟七副董事長董事長批示批準蓋章即時即時即時核查用印事項、相關領導簽字財務經理3、公司對外提供的需蓋章的合同、協(xié)議、文件、支票等資料，印章保管人應根據(jù)資料內容進行審查，審核蓋章件與《印章使用申請單》是否一致，檢查簽字是否齊全，大、小寫數(shù)字是否相符、文件署名是否與所蓋印章名稱一致，確保資料與簽字件準確無誤后，方可進行蓋章。4、公司印章保管人蓋章前必須嚴格審查需蓋章的內容，是否符合公司審批流程，嚴禁在有損我公司利益的文件、資料、合同、協(xié)議、證照、證件、介紹信、保函、公文用紙、支票、票據(jù)等紙質材料和其他實物及空白紙上蓋章。5、不得開具蓋有公司印章的空白介紹信、證明等文件。如因工作需要確需開具的，須填寫《印章使用申請單》并經董事長批準。未使用的蓋章文件必須交回集團財務部。6、公司印章保管人在對合同、協(xié)議、文件、支票等資料加蓋印章時，印章的位置要正確，端正蓋在指定位置或成文日期上，印跡清晰，不可互相重疊。文件署名必須與所蓋印章名稱一致。7、《印章使用申請單》審批完成后2日內須到印章保管人處蓋章，超過期限后需重新審批。8、公司各部已蓋章的合同原件如對方單位已簽章，須在取件后5日內（外地10日內）將雙方簽章完畢的合同原件一份交回集團財務部歸檔。9、公司各部已蓋章合同應留存審批簽字件及原件各一份，確保合同留存完整；已蓋章合同如有不執(zhí)行的情況，應將合同審批簽字件、原件及復印件一并交回集團財務部作廢。10、印章保管人每月底將備案文件、《印章使用申請單》、《印章使用登記表》（附表3）整理存檔備查。11、對于違反印章管理規(guī)定要求蓋章的，印章保管人有權拒絕蓋章，同時向上級領導匯報。12、外出攜帶公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人手章辦理業(yè)務時，由部門經理提出申請，經董事長批準后，由印章保管人攜帶印章隨經辦人辦理用印業(yè)務。第十八條印章的收回和廢止：1、如遇公司合并、清算、撤銷或更名等情況，應當停止使用原印章，及時將印章交回至綜合管理部處理，綜合管理部指定人員做好印章的收繳、調換、歸檔工作。2、公司印章作廢停止使用后，如政府規(guī)定應上繳的，綜合管理部應按規(guī)定上繳政府指定部門，并填寫《印章上繳登記表》（附表4），登記備查；其他印章應在綜合管理部監(jiān)督下由印章保管人負責銷毀，銷毀印章時應在《印章銷毀登記表》（附表5）上做詳細登記備查。3、新印章啟用、舊印章停用事宜，綜合管理部應向與公司有業(yè)務往來的單位及政府相關部門發(fā)送通知，通知中應明確停用和啟用印章的時間，并附停用和啟用印章的印模。第七章罰則第十九條違反公司印章管理規(guī)定未給公司造成經濟損失的，處罰相關責任人500元～1000元，情節(jié)嚴重的，給予降薪、降職、直至開除。第二十條違反公司印章管理規(guī)定且給公司造成經濟損失的，處罰相關責任人1000元～3000元；情節(jié)嚴重的，除相應的經濟處罰外，給予降薪、降職、直至開除；觸犯法律行為的由司法機關依法追究法律責任。附表1印章檔案簿印章名稱登記日期登記號碼印章材質制成日期刻制經辦人交接日期監(jiān)交人移交經辦人接收人印模:備注:附表2印章使用申請單用印部門辦理事項用印時間印章種類印章種類用印內容（哪個公司的哪種印章？）文件名稱用印份數(shù)經辦人年月日部門經理/總經理意見年月日年月日常務副總裁批示副董事長批示年月日年月日董事長批準備注：本申請單由集團財務部存檔備查。附表3印章使用登記表申請部門/經用印文件用印文件內容摘要辦理事項最終批準人印章名稱序號日期份數(shù)辦人名稱附表4印章上繳登記表印章名稱：上繳單位：停用時間：上繳原因：印模上繳人（簽字）：日期：年月日上繳單位領導（簽字）日期：年月日接收人（簽字）：日期：年月日接收單位領導（簽字）日期：年月日備注：本表一式貳份，上繳單位和接