史上最全商務型公文寫作的基本要求和技巧

史上最全商務型公文寫作的基本要求和技巧公文是一種特殊的文章，其寫作過程具有一些特殊的規(guī)律性，因此，要寫好公文，除了必須遵從諸如文字通順、觀點與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等文章寫作規(guī)則之外，還必須遵循下列一些基本要求：一、合“法”合“法”，即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務必合乎國家法律、法令、方針政策，合乎上級指示和規(guī)定，與本機關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。二、實事求是實事求是，即要求公文的內(nèi)容能從實際情況出發(fā)，有切實的客觀針對性，有利于解決實際問題;要忠實地反映情況和問題;各種判斷要合乎實際;各種解決問題的方法措施應切實可行，具有可操作性。三、平實得體首先是文體要正確，務使表達合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運用要得體，符合特定場合、對象的需要。四、簡明通順簡明，即要求盡量用最簡潔的文字，順暢而有條理地明確表達充實豐富的內(nèi)容，做到言簡意賅。五、莊重嚴謹嚴謹，即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴密有序，用語務必周密確切不生歧義，沒有漏洞。六、表達準確準確，即要求從對公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項具體內(nèi)容的表達，從文種的選擇到概念的使用，以至于每個符號的書寫印刷均必須準確無誤，不允許有任何欠缺、失當或失真。七、格式規(guī)范規(guī)范，即要求公文格式、語言表達、符號使用均應符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不能“標新立異”。八、結(jié)構(gòu)完整完整，即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認識上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。九、字跡清晰清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標準、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯漏。十、材料耐久耐久，即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長遠的歷史效用。公文禮儀公文禮儀是指用于公務禮儀交往，針對性、實用性較強的文體禮儀。它使用廣泛，涉及到生活、工作、交往的每個方面，因此，掌握其寫作要領(lǐng)是非常重要的，禮儀文書的寫作要注意以下特點：(一)借重事端，著重宣揚各種禮儀往來總是由一定事端引起的。人們之間的社交活動往往含有明確的目的性，活動的組織者可以事先策劃，根據(jù)活動的目標，安排好活動的日程、活動的計劃，以傳播信息，擴大影響，配合社交活動的每一環(huán)節(jié)，精心設(shè)計與之相符合的禮儀程序，對于社交活動策劃組織者來說是一項非常重要的事情。利用禮儀文書進行宣揚，可以強調(diào)社交活動的目的，增強社交活動的效果。(二)針對性強，巧妙發(fā)揮禮儀文書針對性非常強，其中的重要內(nèi)容不允許出現(xiàn)任何錯誤，如祝賀誰、悼念誰、年齡大小、職務名稱、主要稱謂、慶祝內(nèi)容、紀念事項，這些因素若有一字之差就可能失了分寸和禮貌，都是馬虎不得的。在禮儀文書中，遣詞造句都應當明確得當，不能讓人有誤解。既要嚴格遵循格式，又要允許借題巧妙發(fā)揮，以期得到良好效果。(三)禮儀周全，溫文爾雅合乎常規(guī)的禮儀，是公務文書的前提，然后才可借題發(fā)揮。中華民族是禮儀之邦，禮儀周全的表現(xiàn)是多方面的，如對人用尊稱、對己用謙稱、道賀用吉祥語、悼念避指責;表面雖然疏遠，有事也須往來;意見雖然不同，語氣卻要平和。在禮儀場合或文書中，不可故意讓人為難。若禮儀不周全，對方會以為你粗俗，不懂事理，重者還會以為你是故意挑釁。在改革開放的今天，尤其是同外國人打交道時，更應該事先了解對方的風俗習慣和特殊禮節(jié)，使自己的行為舉止和文字語言都合乎禮儀規(guī)范，溫文爾雅，不失中華禮儀之邦的風范。公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規(guī)范和慣例。我國公文禮儀的基礎(chǔ)，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述。公文的撰制公文是國家行政機關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級行政機關(guān)的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執(zhí)行。(一)內(nèi)容要求任何類型的公文，不論其發(fā)文機關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應當在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導原則。1.嚴守法規(guī)。公文的觀點和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應及時向領(lǐng)導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯(lián)系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。(二)格式要求公文是一種規(guī)范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。1.選擇恰當文種。國務院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機關(guān)權(quán)限范圍和行文機關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當文種，采取相應格式。2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內(nèi)容。其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號。文件名稱，由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“()”。其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。一是公文標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國公安機關(guān)開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機關(guān)，公文標題即可省略發(fā)文機關(guān);如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之;標題字數(shù)太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。二是主送機關(guān)。即負責受理或答復該公文的機關(guān)。上行文只有一個主送機關(guān)，即文件責任的直接承擔者;下行文可有多個主送機關(guān)，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機關(guān)名稱之后。四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。五是發(fā)文機關(guān)。即公文的法定作者名稱，應采用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關(guān)領(lǐng)導人名義行文，則應在領(lǐng)導人姓名前冠以職務。聯(lián)合行文時，應將主發(fā)機關(guān)排列在前。六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機關(guān)下方，使用年月日全稱。七是印章。即發(fā)文機關(guān)對公文的效力負責的憑證，蓋于發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。其三，文尾。文尾包括如下三個部分。一是主題詞。用以標示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。二是抄送抄報機關(guān)。即除主送機關(guān)外還應了解公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。三是制發(fā)機構(gòu)和制發(fā)時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格;時間居右，頂格。其四，標記。標記包括四個部分的內(nèi)容。一是秘密等級。按公文的機密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。四是印刷份數(shù)。指該公文的實際印制數(shù)量，用括號標注在文件左下方。另外，公文紙一般采用16開型(260mm×185mm)于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內(nèi)正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右(見例一)例一格式規(guī)范的公文樣式(三)語言要求公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數(shù)字標點要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學會熟練使用一套常用的事務性詞匯，簡要對事物進行表達。公文的行文行文即公文的運轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系，也即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系。(一)行文分類按照公文在各級機關(guān)之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應地，行文關(guān)系也可分為上行文關(guān)系、平行文關(guān)系和下行文關(guān)系三種。1.上行文。上行文即下級機關(guān)向上級機關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由于下級機關(guān)要對自己的直接上級機關(guān)負責，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務指導關(guān)系，同級或不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)部門之間的行文。平行文多采用公函文件。3.下行文。下行文即上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、會議記要等9種。(二)行文規(guī)則各級機關(guān)之間互相行文時，務必要遵守如下一些規(guī)則。1.行文機關(guān)應明確發(fā)文權(quán)限，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對超出自己權(quán)限的待處理事項，應行文商請職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。2.下級機關(guān)應向自己的直接上級機關(guān)負責，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應抄報所越機關(guān)。上級機關(guān)如有必要越級向下行文時，亦應同時抄送受文機關(guān)的直接上級機關(guān)。3.受雙重領(lǐng)導的機關(guān)上報公文，應根據(jù)內(nèi)容寫明主報機關(guān)和抄報機關(guān)，由主報機關(guān)答復請示的問題。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文時，應同時抄送另一上級機關(guān)。4.貫徹黨政分開原則，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應以政府名義行文;凡屬黨委的工作，則應以黨委名義行文。5.若待辦事項涉及多個機關(guān)的職權(quán)范圍，或多個機關(guān)遇有相同問題需請示和報告時，各機關(guān)可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。6.經(jīng)批準在報刊上發(fā)表的行政公文，應被視為正式公文而依照執(zhí)行。如不另外行文，發(fā)文機關(guān)應在報刊上發(fā)表該文時加以注明。7.本著精簡高效的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間環(huán)節(jié)，不重復行文。公文的辦理依照國家有關(guān)規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序?！币话愣裕霓k理是指各級行政機關(guān)和公務人員在收到公文后對它進行的辦復。(一)基本要求基層公務員辦理公文務必須遵循準確、及時、安全三項基本要求。1.準確。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標準。2.及時。為提高辦事效率，基層公務員辦理公文時務必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時間內(nèi)辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對于緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉(zhuǎn)周期。公務人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復雜、程序繁多而導致的效率低下。3.安全?；鶎庸珓諉T在辦理公文時要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損;要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。為了確保公文的安全，各級領(lǐng)導務必要端正態(tài)度，充分認識公文安全的重要性;要經(jīng)常性開展公務員業(yè)務培訓，提高基層公務員的素質(zhì)和能力。(二)收文程序收到公文后，基層公務員一定要按程序?qū)ζ溥M行處理。1.登記。各級行政機關(guān)在收到公文后，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領(lǐng)導批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導參考。擬辦意見應簡明扼要，并可隨同附上與來文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導參看。批辦即機關(guān)領(lǐng)導對需要辦理的公文進行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。3.承辦。承辦即基層公務員根據(jù)領(lǐng)導批示意見，對公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時應當統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結(jié);急件也應隨收隨辦;限時處理的公文當以規(guī)定時間為限，不得拖延;其他一般公文也應盡快辦理。4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對本機關(guān)各承辦部門的公文處理工作進行監(jiān)督與檢查。各級行政機關(guān)應建立健全機關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。公文的基本處理程序1.公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員,應以高度負責的精神,努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準確、及時、安全。公文處理的各個環(huán)節(jié),應力求當日事當日畢。一般應在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復報文單位。因問題復雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的,應向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件,必須在時限內(nèi)辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié):①簽收、登記:首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度,加強對公文運轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處(室)負責簽收、拆封,并按規(guī)定編號、登記。送領(lǐng)導同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封,按其內(nèi)容和性質(zhì),分別處理。對需納入收文辦理的,應編號、登記,按規(guī)定程序處理。收文登記一般應登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序,及時提出注批、注辦意見,呈送機關(guān)領(lǐng)導人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢;一般公文應在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導人。除特殊情況外,領(lǐng)導同志不受理和審批未經(jīng)文書處理部門登記、注批的公文。③催辦:各級國家行政機關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文,無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導人批示的,都應及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的,可以上門催辦;對上門催辦也解決不了的,可經(jīng)分管領(lǐng)導批準后督辦部門辦理。④辦結(jié);公文承辦人員對已處理的文件,要定期進行清理檢查,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況,確定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應力求準確,不應把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類,也不宜把已結(jié)案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件,在正式立卷前,由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存文件作適當整理,要注意文件形成的先后次序和有機聯(lián),保持材料的完整、齊全,并剔除重份。暫存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則,一般可采用分類依號排列法,也可由承辦處(室)自行確定符號這一原則的其他方法。⑤立卷、歸檔:公文辦結(jié)后,應按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應以本機關(guān)形成的公文為主,根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷,完整地反映本機關(guān)的主要工作情況,以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復制件。作為正式文件使用的公文復制件,應加蓋復制機關(guān)的證明章,并視同正式文件管理。整理完備的案卷,應按有關(guān)規(guī)定,定期向檔案部門移交,個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。2.公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。①擬稿。擬稿一般應本著"誰主辦、誰擬稿"的原則進行。重要文件應由領(lǐng)導同志親自動手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點、意見和辦法,組織專人擬稿。草擬文稿應按照《國家機關(guān)公文處理辦法》和《四川省國家行政機關(guān)公文處理實施細則》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準確、規(guī)范,要按公文的內(nèi)容、性質(zhì),恰當?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規(guī)范、精煉,切忌大話、空話、套話。擬稿應注意以下事項:--擬稿應使用統(tǒng)一格式的擬稿紙,并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水),字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿,應清稿謄正。--符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定,應與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。--情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短,涉及緊急或秘密事項的文件應準確標定緊急程度或密級。--人名、地名、數(shù)字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日。--除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其他數(shù)字用阿拉伯數(shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。--引用公文要先引標題,后引發(fā)文字號。--公文使用規(guī)范簡化字,不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應