小型貿易公司管理制度

小型貿易公司管理制度小型貿易公司管理制度小型貿易公司管理制度xxx公司小型貿易公司管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度小型貿易公司管理制度制度完善現(xiàn)企業(yè)管理制度的四個主要管理對象：人、財、物、信息，后三者都需要人去管理和操作，人是行為的主體。因此，人的管理工作是企業(yè)管理的核心，人力資源管理的戰(zhàn)略性作用十分突出。一、建立回（匯）報機制1、當上級下達工作任務后，任務受領人須在公司明確完成時間內或受領人自定預期完成的工作時間內，督促相關工作人員合作完成。在工作進程中可實時請示匯報，同時要求在規(guī)定完成的時間內必須回報工作完成情況。未完成的必須說明未完成的原因及下一步的工作計劃。2．上級負有監(jiān)管執(zhí)行、協(xié)調各資源幫助下屬完成任務的責任。3．下屬在工作進程中有任何超出職權及能力范圍等的問題可即時向上級回（匯）報以求得協(xié)助。通過“下達—受領—回報”形成一個完整的回路溝通機制。以提升貫徹執(zhí)行力，從而達到追求更高工作效率的目的。二、工作內容及客戶資料規(guī)范化及檔案管理1、針對業(yè)務及采購的客戶資料的資料歸檔尤為重要，存檔的客戶資料除須體現(xiàn)客戶基本信息外，還須體現(xiàn)目標及成交客戶的成交情況、后續(xù)跟進情況、生日、性格、興趣愛好、價值觀。如果條件允許，還須體現(xiàn)其客戶的家庭成員的組成及上述內容（不做硬性指標要求）。2．拜訪客戶資料表則須體現(xiàn)拜訪途徑、開始和結束時間、地點、此次談話內容簡要、下次拜訪議題和時間、預期達成的目標等。3．目的在于公司可實時監(jiān)管對上述兩部門的人員因工作內容、工作時間的彈性造成的監(jiān)管盲區(qū)，特別是出外勤后的工作監(jiān)管容易進入盲區(qū)的跟蹤。同時，未防備相關客戶聯(lián)絡人的離職，此類表格能為后續(xù)的工作人員提供一些信息，使有跡可循、有跡可查，縮短新晉人員與離職人員對應客戶的導入期時長。三、總結制度1、公司員工每周進行一次總結，總結內容為上周工作亮點，不足之處。2．工作亮點的分享，不足之處的改進。3．下周工作計劃的一個安排。4．總結報告按級呈報批復并遞交至行政部保管。四、會議制度增設早會，午餐會等短會。1．早會總時長不超過半個小時。公司主管級早會10-15分鐘，部門早會10-15分鐘。主要內容為總結昨天的工作，明確今天的工作內容和計劃。2．午餐會由各部門自行組織，主要內容為部門內及工作人員當前遇到的問題通過大家集思廣益，共同探討以尋求解決問題的最佳方案；成功經(jīng)驗的分享，促進部門團隊人員的工作能力的全面提升。五、制定公司未來的發(fā)展目標并明確近一年的發(fā)展規(guī)劃1、公司目標不明確間接的讓公司員工失去工作動力，簡單的為工作而工作。明確公司目標讓員工了解自己的工作目的和意義。通過愿景目標的激勵來實現(xiàn)公司目標進而達成員工自身的目標實現(xiàn)和成就感。2．在工作中，盡可能讓員工參與公司年度規(guī)劃內目標的中短期目標的制定。使他們有為自己制定的目標在奮斗的快感和有參與公司決策權力的被認同感。六、晉升與發(fā)展1、公司建立自己的人才儲備系統(tǒng)和人才梯隊。在出現(xiàn)職位空缺及新職位時，優(yōu)先考慮公司職工并發(fā)布內部招聘，執(zhí)行競爭上崗的做法。2．各層管理崗位的主要競聘項為：、競聘人除專業(yè)專長外有無全面統(tǒng)籌的能力，、公司需要專業(yè)能手，銷售明星。但在主管級以上的崗位，公司更看重競聘者的德、賢、智。公司需要能制造更多銷售（采購）明星的推手來擔綱管理重任。、競聘成功的培養(yǎng)對象，公司將在1到3個月內對上述方面為培養(yǎng)者著重培養(yǎng)和考核。在主管部門60%以上的員工業(yè)績由于新晉主管的努力得到提升可考慮轉正，在未轉正前薪資福利待遇不變。、競聘上崗的人員必須符合一個前提要求：在本部門或公司內自行培養(yǎng)一個接班人能全面接管競聘者的本職工作。、競聘者申請及接班人安排情況以報告形式一并遞交人事部。3．公司及人事部將對公司內部競聘者的競聘情況進行保密。4．由于公司內部管理崗位有限，為增加員工的榮譽感及某種虛榮心的滿足，建議在原有薪資待遇的前提下增設一些崗位職稱，如：見習采購員、采購員、高級采購員、見習采購經(jīng)理、采購經(jīng)理、見習采購部經(jīng)理、采購部經(jīng)理。業(yè)務部及其他部門以此類推采取崗位梯隊制。七、完善企業(yè)合理化建議制度合理化建議制度是管理的民主化制度，是一種較為成熟和規(guī)范化的企業(yè)內部溝通制度。主要作用是鼓勵在職職工直接參與管理，并可以通過上情下達讓企業(yè)管理和員工保持經(jīng)常性的溝通。1．設立意見箱2．員工及各層管理可采取匿名和署名的方式提供建議。公司每周六統(tǒng)一歸納交總經(jīng)理審批，在下星期一以板報等形式公布批復內容及建議采納情況。3、被采納的建議提供者（有署名的），視建議的重要性給予人民幣50元—100元的獎勵，此項獎勵不設封頂，獎金隨薪資一并發(fā)放。八、充分授權，樹立企業(yè)與員工是合作伙伴關系的理念1、通過完全授權的方式，可以訓練員工處理問題的應變能力，而且可以將員工的創(chuàng)意、潛能激發(fā)出來，同時也是對員工信賴的表現(xiàn)。這種做法會使員工感受到企業(yè)的尊重與重視，有助于建立企業(yè)內的信賴關系，達成員工有主人翁精神的養(yǎng)成目標及要求。2．監(jiān)管方式：實時向主管上級會（匯）報工作進程。3．主管上級應更多的從側面引導、激發(fā)員工創(chuàng)意，以經(jīng)驗分享的形式適可的給予協(xié)助，營造充裕發(fā)揮能力的氛圍和空間。九、娛樂活動1、在節(jié)假日，休息時間有目的的組織一些娛樂（競賽）活動。以部門或小集體形式參加競賽。目的在于緩解工作壓力的同時提升員工的團隊協(xié)作能力，對集體團隊精神的進一步領悟。力求將義陽打造擁有一榮俱榮犧牲精神，一損俱損團隊意識的有凝聚力的團隊。十、其他。制度要求沒有完善的管理制度，任何先進的方法和手段都不能充分發(fā)揮作用。為了保障信息管理系統(tǒng)的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準則，使信息管理規(guī)范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：建立原始信息收集制度一切與組織活動有關的信息，都應準確毫無遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數(shù)據(jù)的人，要給予必要的處罰。規(guī)定信息渠道在信息管理中，要明確規(guī)定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規(guī)定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織內部進行合理地分工，避免重復采集和收集信息。提高信息的利用率信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業(yè)務水平，健全信息管理體系，通過專門的訓練，使信息工作人員具有識別信息的能力。同時，必須重視用科學的定量分析方法，從大量數(shù)據(jù)中找出規(guī)律，提高科學管理水平，使信息充分發(fā)揮作用。建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)信息反饋是指及時發(fā)現(xiàn)計劃和決策執(zhí)行中的偏差，并且對組織進行有效地控制和調節(jié)，如果對執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差反應遲鈍，在造成較大失誤之后才發(fā)現(xiàn)，這樣就會給工作帶來損失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監(jiān)督和反饋擺在重要地位，嚴格規(guī)定監(jiān)督反饋制度，定期對各種數(shù)據(jù)、信息作深入地分析，通過多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統(tǒng)。管理監(jiān)督體系1、通過稽核，提高執(zhí)行力：通常講到執(zhí)行力，是被迫的使我們每一個人要把應該做的事情執(zhí)行起來，被迫記住這句話，被迫使你提升執(zhí)行力。首先將通過稽核專員的稽核來使我們每一個人的工作計劃達成率提高，這僅針對我們做還是沒做，還沒有考慮到我們所做事情的質量或效果。2．通過稽核，發(fā)現(xiàn)問題、讓問題無處可藏：我們企業(yè)里面第一件事要做的是打假，打假不僅是一些假數(shù)據(jù)、假動作；還包括企業(yè)里通常發(fā)現(xiàn)不了的問題，在很多情況下問題被掩藏掉了，或者是我們還沒有把問題的真相找到。所以我們要通過稽核、通過檢查讓問題真實的暴露出來。3．通過稽核，客觀公正處理問題、劃分責任：通過稽核發(fā)現(xiàn)問題，同時必須要對問題進行處理和進行責任的劃分。稽核體系的建立，最終是一定要讓責任人為此買單，而責任的劃分，必須保證客觀、公平；例如在《品質管理制度》中涉及到賠償?shù)牡胤剑压緩囊患壍搅壍乃械娜藛T都列入到這個賠償?shù)姆秶?，也就是說有可能我們的一個員工所造成的損失，最終要追究到總經(jīng)理頭上去。所以根據(jù)賠償責任劃分標準、按照不同的賠償比例，即使在無法了解真相的時候，也會按照不同的比例去劃分責任。4．通過稽核，促進目標、計劃的達成：這里講的計劃更多的是指公司經(jīng)營和管理的工作計劃，通過稽核、通過檢查、通過監(jiān)督確保公司年度目標和我們的月度、周度、日度的工作計劃有效達成。5．通過稽核，促進流程、制度的落實：企業(yè)花費大量的人力、財力制定了許多管理制度、工作標準，這些流程是企業(yè)管理中的基本法。雖然每個企業(yè)都希望制度的制度得到有效的落地執(zhí)行，但往往由于新人的加入、不能堅持等原因，導致企業(yè)的標準化工作效果甚微。因為每一個人都是有惰性的，當人遇到流程、制度約束，當你自己很不舒服很痛苦的時候，就需要通過稽核，這樣一股外力促使你一定按照流程制度來執(zhí)行。有了流程制度的落實最終你的目標、計劃達成才有保障。如果計劃達成并不按照我們的流程制度運作得到的，恐怕這種達成也只是偶爾為之吧！試問明年、后年呢6．通過稽核，形成內部制約機制和控制體系：企業(yè)中，既有一張看得見的行政控制網(wǎng)，還有一張看不到的制約控制網(wǎng)，制約控制體系是在行政控制網(wǎng)范圍以外的一套管理模式，由于它的隱蔽性和每個人身上具有的人情，在管理中并沒有引起管理者的太多注意。就算企業(yè)有上述兩套控制體系存在，也多半會因為企業(yè)自身原因致使兩套體系不能緊密結合，縫隙太大，不能發(fā)揮同力作用。通過稽核體系的導入將企業(yè)兩套體系進行重新組合，將內部制約和控制變成一套完整的管理體系。7．通過稽核，打造人才培養(yǎng)基地，為公司輸送人才：通過稽核為公司輸送人才，輸送什么樣的人才呢作為稽核人員，以前可能是部門經(jīng)理、也可能是職員，甚至是一名現(xiàn)場的作業(yè)人員，但這些都不重要，只要你在稽核的崗位上真正的把整個公司的流程制度包括年度經(jīng)營計劃、工作計劃、年度預算等全部了解清楚之后，你就可以在公司做真正的高層了，就是“批量的培養(yǎng)總經(jīng)理”。8.通過稽核，關注過程、控制細節(jié)：這幾個字的重點就是在過程中反復強調細節(jié)。9.通過稽核，形成雷厲風行的執(zhí)行文化：很多公司的企業(yè)文化有一條是：“絕不找任何借口”，用我的理解就是雷厲風行；執(zhí)行的核心：就是說到就要做到。當出現(xiàn)問題時，首先從自己開始查找原因，當需要承擔責任時，首先想想自己有哪方面的過錯，而不是把問題或者責任推給別人。在企業(yè)里，我們必須要打造出這種文化：就像軍隊一樣。10.通過稽核，解放領導：在稽核體系建設中，最終的目的讓每一個人學會檢查，學會互相檢查；讓領導脫離我們日常事務的處理，當人人都能在流程體系下進行自我與相互檢查時，目就達到了，領導從日常的事務中脫離出來，做領導該做的事情。在澤亞企管輔導的項目調研報告里面寫過一句話：“各級領導都在降級使用”，大家還記得嗎領導做的不是領導的活，領導干的不是領導的事，領導天天去解決異常問題，變成了救火隊長。所以我們現(xiàn)在通過體系打造讓領導真正的能成為嚴格意義上的領導，做更重要的事情。檔案管理制度一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙